Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Акт по форме № КМ-9 служит для отражения результатов проверки фактического наличия денежных средств в кассе торговой организации. Как правило, такая инвентаризация носит внезапный характер и может быть инициирована руководителем организации или сотрудниками налоговых органов.

Унифицированная форма № КМ-9 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт по форме КМ-9

До начала проверки кассир даёт расписку о том, что его личных денег в кассе нет.

Акт может быть составлен в двух или трёх экземплярах. В случаях, когда проверка наличных денежных средств проводится по указанию руководства организации, акт составляют в двух экземплярах. Один из них направляется в бухгалтерию организации, второй остаётся у материально ответственного лица, которое приняло денежные средства на ответственное хранение.

В случаях, когда проверка денег в кассе проводится с участием налогового инспектора, акт оформляется в трёх экземплярах. Один из экземпляров направляется в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию организации, третий остаётся у материально ответственного лица, которое приняло денежные средства на ответственное хранение.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Грамотный учет на предприятии невозможен без проверок. Для устранения ошибок и предупреждения злоупотреблений проводятся инвентаризации и ревизии (плановые и внезапные). Такие мероприятия могут быть как внутренними, так и внешними, а их результаты принято оформлять в виде соответствующих актов.

Что такое ревизия на предприятии

Ревизией считается комплекс действий, выявляющих законность проводимых финансово-хозяйственных операций. Инспектируется обоснованность и законность проведения операций, правильность бухгалтерских проводок, отражение информации в документах.

Цели контрольных мероприятий:

• сопоставление учетных и реальных данных для выявления разниц;
• определение причин возникновения расхождений и пресечение их в дальнейшем;
• составление перечня ошибок и рекомендаций по исправлению;
• правка учетных данных на основании акта (списание недостач, оприходование излишков).

Нужно понимать, что ревизия и инвентаризация – это не тождественные понятия . Главные их отличия между собой:

• даже плановая ревизия со стороны контролирующих органов не согласовывается с руководством предприятия, а график инвентаризаций часто утверждается в приказе об учетной политике;
• инвентаризация проводится внутренними структурами, а ревизия внешними;
• ревизия контролирует законность проводимых на предприятии операций, в то время как инвентаризация выявляет разницы между сведениями учета и реальным наличием средств.

Внутренняя проверка (инвентаризация)

Перед проведением процедуры руководителем организации издается приказ о причине проведения мероприятий, целях и составе комиссии, если он не утвержден в учетной политике компании. В комиссию, обычно, включают работников бухгалтерии, руководителей отделов, работников иных структур предприятия. Внутренняя проверка проводится:

• прежде чем сдать отчетность, для представления подлинной информации;
• перед наймом нового сотрудника для передачи ему дел;
• в процессе реорганизации, банкротства, ликвидации предприятия;
• в случае порчи или кражи средств;
• при возникновении ЧП;
• перед арендой или продажей основных средств.

Проверки бывают полные или частичные. Перед тем, как сдать годовую отчетность бухгалтер проводит полную проверку. Частичные делаются при возникновении такой необходимости.

Различают плановые, внеплановые, повторные, контрольные инвентаризации. Периодичность плановых проверок фиксируется в приказе об учетной политике. Внеплановые осуществляются по приказу учредителя.

Это происходит в случае:

• непредвиденных событий (установление факта причинения ущерба или хищения);
• передачи дел новому материально-ответственному лицу;
• инвентаризации кассы.

Собранная информация фиксируются в описях, сличительных ведомостях и актах. Они составляются, как минимум, в двух экземплярах. Комиссия передает документы в бухгалтерию для последующего исправления данных учета и принятия дисциплинарных решений.

Проверка контролирующими органами

Внешние проверки регулируются законом № 294 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и частью 1 НК РФ . Проводить ревизию могут федеральные и региональные органы:

• Ростехнадзора;
• органов МВД;
• Трудовой инспекции;
• Роспотребнадзора;
• Пожарнадзора и т.д.

Различают плановые и внеплановые ревизии. Список организаций, попадающих под плановые проверки, можно найти на официальных сайтах соответствующих инстанций. Перечень мероприятий составляется в пределах будущего года.

Плановые ревизии назначаются каждые три года. Первая проводится через три года от даты основания предприятия. Цель внеплановой проверки – реагирование на обращение в контролирующую службу или намерение удостовериться в исполнении уже выданного предписания.

Ревизор обязан за 3 дня до проведения плановой проверки известить организацию, кроме контроля со стороны фискальных органов (виды проверок, порядок их проведения и сроки регламентируются главой 14 НК РФ). Перед внеплановой ревизией предприятие оповещается за сутки.

Сроки уведомления утверждены законодательно для того, чтобы дать предприятию возможность подготовиться. Время, отведенное на проведение всех мероприятий контроля, – не более 20 дней.

Оформление результатов проверки, особенности заполнения

Информация, собранная за время ревизии, должна быть документально зафиксирована. Ревизионные мероприятия, объекты и результаты отражаются в акте. Исправить ошибки учета можно только на основании этого документа.

Так как унифицированной формы акта внутренней ревизии не существует – организация разрабатывает ее сама. Шаблон документа фиксируется в учетной политике или посредством отдельного приказа руководителя. Его можно редактировать для разных целей.

Акт должен содержать такую информацию:

• название организации;
• день составления;
• причина проверки и издания акта;
• перечень мероприятий;
• наименование операций;
• период проведения;
• ФИО, должности и подписи ответственных лиц.

Не запрещается дополнять акт приложениями. После описания всех найденных нарушений, ревизор дает предложения по их ликвидации. Виновные лица отчитываются в течение 3 дней. Это тоже фиксируется в акте. Документ теряет юридическую силу в случае отсутствия в нем одного или нескольких реквизитов, что особенно важно при взыскании недостачи с материально ответственного лица.

Инвентаризация наличных денежных средств

В отличие от инвентаризации товарных остатков (на складе или в торговом зале магазина), запасов или незавершенной продукции, контрольный пересчет наличных средств в кассе организации часто происходит внезапно, без предварительного извещения кассира. Причиной такого решения руководства может стать:

• желание усилить контроль над материально-ответственными сотрудниками;
• поиск причины возникновения ошибки;
• требование проверяющих.

Для отражения информации о ревизии кассы Госкомстат разработал форму № ИНВ-15. Использовать именно эту форму не обязательно. Она может послужить образцом для формирования собственной.

Для обретения юридической силы документ должен содержать:

• наименование организации;
• день составления;
• номер и название;
• расписку материально ответственного лица;
• данные о количестве средств согласно данным учета и по факту;
• пояснения материально ответственного лица при обнаружении несоответствий;
• решение руководителя;
• должности, подписи, ФИО всех членов комиссии.

Важно заполнить документ без ошибок, так как исправления не разрешаются. Заполнять акт разрешается ручкой черного или синего цвета. Написать его можно от руки либо напечатать.

Ревизия финансово-хозяйственной деятельности

Проверка финансово-хозяйственной деятельности считается самой глубокой. Чаще всего она проводится в бюджетных и государственных учреждениях. Организации могут проводить и самостоятельный контроль (по решению учредителей или собрания акционеров). Внешней проверкой занимаются такие структуры как: налоговая, трудовая инспекция, правоохранительные органы, контрольно-счетная палата.

Документ вмещает большой объем информации:

• описание исследуемых объектов;
• описание методов проверки;
• описание полученных результатов;
• подведение итогов;
• предписание проверяющих.

В «шапке» указывается:

• место проведения (город/поселок);
• наименование документа;
• дата, номер;
• срок проведения мероприятий.

В теле акта содержится:

• констатирующая информация (ссылка на распорядительный документ, данные о ревизоре, период проведения, план работы);
• основная часть (сверка расчетов с контрагентами, по зарплате, с подотчетными лицами, движения наличных денежных средств, расходов на закупку запасов, транспорт, основные средства, ТМЦ);
• смета расходов;
• характеристика сфер деятельности организации;
• описание нарушений со ссылкой на нормативный акт;
• выводы и рекомендации;
• подписи ответственных лиц.

Документ составляют минимум в двух экземплярах с добавлением приложений. С ним знакомятся сотрудники, на участке работы которых обнаружены нарушения. Они также ставят свою подпись.

Инвентаризация ТМЦ в магазине

Проверку ТМЦ рекомендуется делать ежемесячно либо при каждой смене материально-ответственного работника. Это нужно для контроля над сохранностью товара, сроками годности и работой сотрудников. Перед проведением мероприятия издается приказ. После собирается комиссия. Для удобства работы можно создать план проведения мероприятий.

Результат работы комиссии фиксируется в описи. Она составляется в двух экземплярах. В описи отражаются как обнаруженные недостачи, так и излишки. Собранная информация передается на сверку в бухгалтерию, чтобы выявить расхождения фактических данных с учетными. Акт ревизии ТМЦ содержит:

• описание ТМЦ;
• срок проведения;
• реальное количество и стоимость ТМЦ;
• пояснение ответственного лица;
• подписи членов комиссии.

После окончания мероприятий выпускается приказ об утверждении результатов инвентаризации. На основании него происходит взыскание убытков с ответственных лиц, а также, вносятся правки в учетные данные.

Юридическое значение акта ревизии

Документально оформленная информация о проведении проверки служит основанием для редактирования данных бухгалтерского учета. Акты можно представить как подтверждение некоторых бухгалтерских операций, если у налоговой службы появятся вопросы.

Составление итоговых документов позволяет наглядно представить масштабы нарушений в работе предприятия. При значительных отклонениях документ позволяет подтвердить вину ответственного сотрудника, что, в свою очередь, послужит основанием для взыскания с него убытков, увольнения и даже возбуждения уголовного дела, если это предусмотрено УК РФ .

Ревизия – эффективный инструмент не только для служб госконтроля, ее с успехом используют учредители и акционеры компаний. В первую очередь, это помогает установить факты злоупотреблений со стороны исполнительного органа АО или наемного руководителя, превышение ими своих полномочий и совершение сделок, не предусмотренных уставом организации. Доказательством вины и основанием отставки директора также может служить составленный по итогам проверки акт.

Подробнее о том, как подготовиться к проверке финансово-хозяйственной деятельности на предприятии, рассказано в видео.

Для отражения сведений о наличности в кассе на момент проверки формируется специальный официальный отчетный документ — акт.

ФАЙЛЫ

Для чего нужен акт о проверке наличных денежных средств

Периодически наличные денежные средства в кассе проверяются. При этом, чаще всего, проверки бывают внезапными. Инициатива о таких контрольных действиях может исходить как со стороны руководства предприятия, так и со стороны надзорных органов.

Вне зависимости от того, кто стал организатором проверки, по ее итогам составляется акт. В него вписываются

• сумма, которая должна быть в кассе по учетным документам,
• а также та сумма, которая фактически оказалась в наличии при подсчете проверяющими.

Таким образом происходит контроль за финансовой и кассовой дисциплиной компании, выявляются факты служебных нарушений, злоупотреблений, недостач и т.п. неправомерных явлений.

Кто проводит проверку денежных средств кассы

Если проверка проводится внутри фирмы, то для этого мероприятия создается комиссия в составе не менее трех человек. Обычно в нее отдельным приказом директора включаются

• бухгалтер,
• представитель руководства,
• начальник одного из структурных подразделений организации.

Материально-ответственный сотрудник при этих действиях также должен присутствовать, однако в комиссию он не входит.

В тех случаях, когда проверка осуществляется в рамках выездного налогового контроля, ко всем вышеозначенным лицам добавляются еще и инспекторы надзорного ведомства.

Какие последствия может иметь проверка

Если по результатам контрольных мероприятий не будет выявлено нарушений, а наличность будет до копейки совпадать с той, что указана по документам, то никаких последствий, конечно, не будет. А вот если в ходе проверки выяснится, что денег в кассе меньше или больше (такое тоже случается), чем должно быть в соответствии с отчетными бумагами, в отношении материально-ответственных лиц будет, скорее всего, назначено дисциплинарное взыскание (начиная от замечания, выговора и вплоть до увольнения). Кроме того, вероятно, будет требование со стороны руководства о возмещении недостающих средств.

Инспекторы налоговой за излишки или недостачу штрафуют предприятие и его высших должностных работников.

В каком виде делать акт

Сегодня акт о проверке наличных денежных средств кассы можно делать в свободном виде – если речь идет о контроле внутри фирмы. Однако если в проверке задействованы представители налоговой службы, то применяется унифицированная форма КМ-9. В любом случае, независимо от того, какой формат документа будет использован, бланк обязательно должен содержать все необходимые подписи.

Кто должен подписать акт о проверке денежных средств

В акте обязательно должно стоять несколько автографов:

1. кассира-операциониста,
2. начальника структурного подразделения,
3. представителя руководства фирмы (директора или лица, временно исполняющего его обязанности),
4. при налоговой проверке – специалиста налогового органа.

Оформление акта и основные моменты

Документ можно оформлять как в компьютере (если есть электронный бланк), так и делать его рукописным. Количество экземпляров акта напрямую зависит от количества участников проверки. Если проверка проходит внутри компании, то достаточно двух экземпляров: один для кассира, второй – для бухгалтерии, если же в контрольных мероприятиях участвуют работники налоговой, то нужно делать три.

Надо ли учитывать и регистрировать документ

Акты, формирующиеся в компании, подлежат обязательному учету. Для этого обычно применяется специальный журнал, куда вносится название документа, его номер и дата. При помощи журнала не только фиксируется сам факт создания акта, но и в случае надобности, документ без проблем отыскивается.

Чем руководствоваться при хранении

При определении периода хранения акта следует ориентироваться на законодательство РФ и локально-нормативные бумаги фирмы.

Срок хранения финансово-контрольной документации не должен быть менее трех лет (это период исковой давности).

После этого акт можно отправить в архивный отдел или уничтожить (при соблюдении регламента, установленного для утилизации документов).

Образец акта о проверке наличных денежных средств кассы

Если вам понадобилось сформировать акт проверки наличности в кассе, а вы никогда его прежде не делали, выше приведенные советы помогут вам. Также посмотрите и образец заполнения документа: здесь за основу взят унифицированный бланк, который можно использовать и для внутренних контрольных мероприятий.

Бланк КМ-9 (акт о проверке наличных денежных средств кассы)

Бланк КМ-9 (акт о проверке наличных денежных средств кассы)

Источник/официальный документ: постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. под номером 132

Название документа: Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма КМ-9 ОКУД 0330109)
Формат: .xls
Размер: 30 кб

Заполненный бланк КМ-9 отражает итоги проверки действительного наличия денег в кассе компании, которая занимается торговлей. Обычно, подобная инвентаризация происходит без предварительного уведомления торговой организации. Проверку, в ходе которой заполняется акт о проверке наличных денежных средств кассы, могут инициировать глава компании или специалисты налогового ведомства.

Образец заполнения формы КМ-9 был утвержден постановлением российского Госкомстата от 25 декабря 1998 г. под номером 132.

Перед тем, как начать инвентаризацию, кассир предоставляет расписку, в которой указывается, что его собственные денежные средства в кассе отсутствуют. Составление такого документа, как акт по форме КМ-9, может выполняться в 2-х или 3-х образцах. Если инвентаризация наличных денег осуществляется в соответствии с указанием главы компании, то составление документа форма КМ-9 делается в 2-х образцах. Один из экземпляров передается в бухгалтерию торгового предприятия, а другой — сотруднику, несущему материальную ответственность, и который принимает деньги на хранение.

В случаях, когда инвентаризация денежных средств в кассе осуществляется с участием сотрудника налогового ведомства, оформление акта форма КМ-9 выполняется в 3-х экземплярах. Один из образцов передается в налоговую службу, второй — в бухгалтерию торговой организации, а еще один остается у лица, который материальную ответственность за хранение денег.

В документе содержатся такие сведения, как:

• название компании, ИНН, код организации согласно ОКПО, название структурного филиала, если инвентаризация выполняется в нем;
• наименование ККМ, ее заводской номер, а также номер регистрации;
• номер документа, дату и время, когда он был составлен;
• таблица, где указывается, сколько в действительности денежных средств есть в кассе.

Акт ревизии наличных денежных средств (бланк и образец)

Каждое российское предприятие должно проводить инвентаризацию. Названной сверке подлежат имущество, обязательства, а также деньги, находящиеся в организации. Результаты проверок юридическое лицо должно оформить с использованием документов, бланки которых утверждены законодательно или же разрабатываются конкретным субъектом деятельности. Важно отметить, что среди установленных документов, применяемых при инвентаризации, отсутствует бланк акта ревизии наличных денежных средств.

Инвентаризация

Министерство финансов Российской Федерации Приказом от 13.06.1995 N 49 разработало и утвердило Методические указания по проведению инвентаризации. Данный акт регламентирует не только порядок назначения и осуществления сверки, но и способы оформления итогов проверки.

Согласно указанным разъяснениям Министерства финансов России любая инвентаризация начинается с принятия руководством предприятия решения о сверке. Соответствующее распоряжение оформляется приказом, который должен содержать наименование объекта проверки и сроки ее проведения.

Окончание сверки оформляется составлением документов, формы которых изначально были утверждены Минфином РФ в вышеназванном Приказе. Важно отметить, что документ, называющийся актом ревизии кассы, финансовое ведомство в своем нормативном предписании не утверждало.

Министерство финансов России в пункте 2.5 Методических указаний особо подчеркнуло тот факт, что разработанные формы являются примерными.

Позднее Госкомстат Российской Федерации утвердил Постановление от 18.08.1998 N 88 , которым ввел в действие бланки, применяющиеся и в настоящее время. Однако и указанный нормотворческий документ не содержит акт ревизии наличных денежных средств.

Важно подчеркнуть, что, несмотря на отсутствие утвержденной формы документа о ревизии наличных денег, каждое предприятие вправе разработать соответствующий акт самостоятельно.

Данный вывод следует из того факта, что в настоящее время бланки документов, утвержденные Госкомстатом и применяемые для оформления инвентаризации, не являются обязательными.

Образец акта ревизии кассы

И ревизия, и инвентаризация являются схожими процедурами. Целью обоих указанных инструментов выступает проверка соответствия количества наличных в кассе сведениям бухучета.

С учетом изложенного выше возможно предположить, что бланк инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 может явиться моделью для разработки бланка акта ревизии кассы.

Данный вывод обосновывается также возможностью и правом каждого предприятия разработать и ввести в оборот собственные формы документов, которыми оформляются те или иные контрольные мероприятия.

Кроме того, надо помнить, что Госкомстат России своим Постановлением от 18.08.1998 N 88 отнес бланк ИНВ-15 к первичной учетной документации. Соответственно, допускается использовать данную форму в качестве акта ревизии кассы предприятия.

Заполнять вышеназванный документ следует аккуратно. Не допускается наличие ошибок, помарок или подчисток. Форма акта должна обязательно содержать:

• наименование предприятия и указание на его подразделение;
• ссылку на соответствующий приказ;
• расписку ответственного работника, гарантирующую сохранность наличности;
• указание на сумму денег в кассе, выявленную полистным пересчетом;
• пояснения по несовпадению фактических сведений с данными бухучета;
• подписи комиссии.