Tecnología para crear un plan de proyecto. Etapas del proyecto. Etapas del trabajo en un proyecto La planificación del proyecto comienza con un procedimiento

08.07.2023

La planificación de proyectos es una parte de la gestión de proyectos que implica el uso de cronogramas, como un diagrama de Gantt, para planificar el trabajo y luego informar el progreso en un entorno de proyecto.

Inicialmente, se define el alcance del proyecto, pero no se definen los métodos apropiados para completar el proyecto. Después de este paso, las unidades de trabajo necesarias para completar el trabajo deben enumerarse y agruparse en una estructura de desglose del trabajo (WBS), teniendo en cuenta la duración de las distintas tareas. La planificación de proyectos se utiliza a menudo para organizar varias áreas de un proyecto, incluidos los planes del proyecto, las cargas de trabajo y la gestión de equipos y personas. Las dependencias lógicas entre tareas se determinan mediante un diagrama activo de red, que permite determinar la ruta crítica.

La planificación del proyecto es incierta; debe realizarse antes de que el proyecto realmente comience. Por lo tanto, la duración de las tareas a menudo se estima utilizando un promedio ponderado de estimaciones optimistas, normales y pesimistas. Esto agrega “amortiguadores” en la planificación para poder anticipar retrasos (como aprobaciones prolongadas) en la implementación del proyecto. El tiempo en un cronograma se puede calcular utilizando un software de gestión de proyectos. Se pueden estimar los recursos y costos necesarios para cada actividad, dando el costo total del proyecto. En esta etapa, el cronograma del proyecto se puede optimizar para lograr el equilibrio adecuado entre el uso de recursos y la duración del proyecto, consistente con los objetivos del proyecto. Una vez que se crea y aprueba el cronograma del proyecto, se convierte en el cronograma de referencia (u objetivo). El progreso integrado del proyecto se medirá con respecto a un cronograma de referencia durante toda la duración del proyecto. El análisis del progreso con respecto a un cronograma de referencia se denomina método del valor ganado.

Los insumos para la fase de planificación del proyecto son la carta del proyecto y las propuestas conceptuales. Los resultados de la etapa de planificación del proyecto incluyen los requisitos del proyecto, el cronograma del proyecto y el plan para la dirección del proyecto.

La planificación de proyectos se puede realizar manualmente, pero a menudo se utilizan paquetes de software de gestión de proyectos. Estos complejos incluyen el profesional Oracle Primavera y el más cotidiano MS Project.

En el campo de la gestión de proyectos, el cronograma de un proyecto es una lista de hitos, tareas y entregables del proyecto, generalmente con una fecha prevista de inicio y finalización. Estos elementos a menudo se estiman en comparación con otra información incluida en el cronograma del proyecto, como la asignación de recursos, el presupuesto, la duración de las tareas, las relaciones, las dependencias y los eventos programados. Un cronograma de proyecto se utiliza comúnmente para planificar y gestionar una cartera de proyectos. Los elementos del cronograma pueden estar estrechamente vinculados a la estructura de desglose del trabajo (WBS) mediante eventos clave, declaración de trabajo o datos del contrato.

Características de los cronogramas de proyectos

En muchas industrias, como la ingeniería y la construcción, desarrollar y mantener un cronograma de proyecto es responsabilidad de un planificador interno o de un equipo de planificadores, según el tamaño del proyecto. Los métodos de planificación están bien desarrollados y se aplican consistentemente en todas las industrias.

Cabe señalar que la gestión de proyectos no se limita a la industria; una persona común y corriente puede utilizar este método para organizar su propia vida. Algunos programas, plantillas, gráficos y ejemplos de gestión de proyectos ayudarán a los usuarios a crear su cronograma.

Métodos para desarrollar cronogramas de proyectos.

Antes de crear un cronograma, es necesario desarrollar una estructura de desglose del trabajo (EDT), estimar los costos de cada tarea y determinar una lista de recursos. Si estos componentes del cronograma no están disponibles, se pueden crear utilizando métodos de estimación basados en consenso, como el método Delphi. La razón de esto es que el cronograma en sí es una estimación: cada día del cronograma se estima y, a menos que esas fechas se basen en la experiencia real de las personas que van a hacer el trabajo, el cronograma no será exacto.

Para que el cronograma de un proyecto sea realista, se deben cumplir los siguientes criterios:

El cronograma debe actualizarse (actualizarse) constantemente (preferiblemente semanalmente).
El valor EAS (puntuación al finalizar) debe ser igual al valor base.
La carga de trabajo debe distribuirse correctamente entre los miembros del equipo (teniendo en cuenta los fines de semana).

La planificación del trabajo del proyecto es un plan de acción claro para toda la empresa y para cada empleado individual durante un período determinado, cuyo objetivo es el desarrollo y la expansión del negocio. El diseño es una serie de actividades y la documentación adjunta que brinda definiciones claras de cada segmento de la industria considerado: reservas de tiempo, costos de materiales, eficiencia y liquidez de toda el área comercial.

Metas, esencia y definición.

La implementación del proyecto literalmente en todas las etapas requerirá acciones claras, un plan coordinado y consistente. El sistema de planificación de la gestión de proyectos en las primeras etapas es desarrollado (en un sentido conceptual) por el gerente, el propietario de la empresa/negocio. En la etapa de desarrollo del concepto de desarrollo, el director del proyecto (o el departamento de planes de desarrollo) tiene en cuenta los conceptos básicos y objetivos de la dirección:

la duración de todo el plan de implementación del proyecto;
la longitud de cada elemento;
la cantidad de recursos necesarios para lograr las metas: capacidades financieras, reservas laborales, reserva de tiempo;
volúmenes de organizaciones de construcción o diseño involucradas;
plazos de entrega de materiales, componentes, equipos;
liquidez de las actividades en curso.

La tarea principal y el objetivo fundamental del diseño del proceso de planificación en la gestión es elaborar un modelo para implementar una idea de negocio en el concepto deseado.

Cada trámite de la actividad que se realiza tiene su propio responsable, quien es responsable de completar las tareas asignadas en el tiempo requerido. En la mayoría de los casos, son las normas temporales y su cumplimiento las que juegan un papel fundamental en la implementación de todas las ideas más rentables en un período de tiempo determinado. Por lo tanto, el papel principal se asigna al estudio del calendario de implementación y a la previsión de la liquidez de la industria en el futuro.

Las principales etapas de implementación de la planificación de actividades del proyecto.

Cualquier actividad de proyecto está diseñada para implementarse dentro de un período de tiempo determinado. Así, el factor más importante para implementar el plan es tener en cuenta la liquidez de la dirección en el futuro, su rentabilidad e incluso su falta de rentabilidad.

Las metas y objetivos de la planificación deben ser claros, ya que solo en este caso podemos pasar a la siguiente etapa: la formación de las características del proyecto.

Sin embargo, todo el proceso de implementación del plan se puede dividir en varias etapas por conveniencia:

construir un concepto y sus objetivos;
se determina la secuencia de trabajo;
se determinan los recursos que será necesario utilizar;
descripción del proyecto, su composición;
determinación de la secuencia de trabajo;
se elabora la base del presupuesto del proyecto (estimación);
disposición de todos los resultados en un solo documento (negocio/plan);
implementación, implementación del plan;
cálculo de rentabilidad en base a los resultados del plan implementado.

Los resultados de la planificación se presentan en forma de gráficos y análisis comparativos que tienen una estructura piramidal con acciones claras en cada etapa de su implementación.

7 principios para planificar las actividades del proyecto.

Para que el resultado sea efectivo, es importante tener en cuenta 7 principios básicos a la hora de desarrollar y planificar las actividades del proyecto.

Principio #1: Enfoque

La planificación de un plan específico debe basarse en el objetivo principal: por qué es necesario implementar cada una de las etapas de planificación, cuál es su tarea, esencia y necesidad.

Principio No. 2: Sistematicidad

Codependencia sistémica de cada segmento de la etapa implementada. Dado que la planificación es un conjunto de etapas individuales, es importante determinar no solo las tareas para cada una de ellas, sino también garantizar una interacción sistemática y efectiva de cada elemento. Es importante entender que el fracaso en un elemento implica “problemas” en toda la organización de planificación.

Principio #3: Integralidad

El uso de diferentes métodos de diseño no debe afectar la conexión de cada uno de los elementos. Al considerar este principio, es importante tener en cuenta las características individuales de cada dirección, introduciéndolo durante el período de tiempo requerido.

Principio #4: Seguridad

Por supuesto, el principio fundamental para la implementación de cualquier idea es la disponibilidad de los recursos materiales necesarios. Sin financiación, no será posible implementar ningún proyecto, ni siquiera el más modesto. Por tanto, antes de decidirse a implementar determinados planes, conviene calcular inicialmente el apoyo material y, si es necesario, atraer un inversor.

Principio #5: Prioridad

Como regla general, tal principio se considera en el caso en que existe la posibilidad de implementar varias direcciones específicas diferentes. Así, los objetivos prioritarios determinan los puntos más importantes que corresponden a los principios del concepto de desarrollo de una industria o de todo un negocio.

Principio #6: Seguridad

En primer lugar, este principio se basa en la seguridad material, es decir, en el cálculo de riesgos que no permitirán hacer realidad todas las ideas. Se tienen en cuenta no sólo los estudios analíticos financieros, sino también las previsiones de mercado y el análisis de la eficacia del departamento de expertos.

Principio #7: Tiempo

La implementación de ideas específicas es más rentable si existe demanda de oferta. Para implementar el plan, vale la pena considerar el tiempo aproximado que puede ser necesario para implementar los principios de planificación.

Planificación del proceso de gestión: estructura

La estructura para la implementación de las ideas de planificación es una cadena jerárquica de disciplinas intercambiables que permiten resolver diversos problemas organizacionales. El propósito de estructurar los procesos de planificación de proyectos es:

formación de etapas de trabajo que se están implementando (cronograma);
mostrar los resultados de las etapas implementadas (eficaces, ineficaces);
establecer puntos de control para el desarrollo e implementación del proyecto;
proporcionar a todos los empleados y a la dirección de proyectos una comprensión objetiva de lo que se debe hacer en este momento;
distribución de áreas de responsabilidad;
elaborar un conocimiento de todos los recursos utilizados: laboral, material, financiero.

La estructura del diseño está determinada en gran medida por el objetivo. Por ejemplo, los objetivos pueden tener requisitos completamente diferentes: una empresa se fija el objetivo de construir 10 casas de 15 pisos cada una, mientras que otra empresa se fija el objetivo de construir 10 casas de 10 pisos cada una en 5 años. Los objetivos de ambas empresas son diferentes y, por tanto, la estructura será diferente y significativamente diferente entre sí.

Otro esquema

Un breve diccionario de conceptos que caracterizan el proceso de planificación de proyectos:
SSO – diagrama estructural de la organización;
SPP – estructura de desglose del trabajo (distribución);
WBS – estructura de desglose del trabajo.

Estructura en el formato estándar del proyecto de obra prevista:

el establecimiento de metas;
planificación;
Creación;
control y posible corrección de acciones en diferentes etapas;
presentación;
reflexión.

El resultado planificado de la actividad del proyecto puede ser de naturaleza personal, regulatoria, cognitiva, comunicativa o material.

Tipos de actividades de planificación del proyecto.

La actividad del proyecto, la tecnología de planificación y su estructuración también están determinadas por el tipo de actividad. Entonces, por escala distinguen:

microproyectos (una forma limitada de implementación de un proyecto de iniciativa individual, cuyo alcance puede variar);
proyectos pequeños (herramientas de implementación con pocos recursos laborales y financieros, no requieren gran financiamiento);
megaproyectos (programas específicos que están fundamentalmente interconectados con varios proyectos pequeños o medianos).

Tipos de actividades del proyecto por tiempo de implementación:

Corto plazo;
Mediano plazo;
a largo plazo.

La duración de un proyecto a corto plazo puede ser de seis meses a dos años, mientras que los planes a largo plazo se implementan por hasta 15 años. Un proyecto que ha logrado su objetivo se considera implementado; hasta este punto, se puede ajustar el plan del proyecto y revisar el concepto de implementación.

Tipos de planificación de proyectos por tipo de financiación (base presupuestada):

patrocinio;
crédito o inversión;
presupuestario;
Caritativo.

conclusiones

La planificación y control de la gestión de proyectos en cualquiera de estos tipos está a cargo de funcionarios responsables. En el sentido general, la planificación de las actividades del proyecto es un componente obligatorio tanto de una empresa en desarrollo como de un negocio desde cero. Sin este paquete de documentación, no es posible implementar el negocio al nivel adecuado.

03.03.2017

Pasos de la "A" a la "Z" para principiantes y experimentados

Proyecto: un conjunto de acciones planificadas tomadas para resolver el problema de un grupo objetivo específico, limitado en tiempo y recursos, con resultados específicos.

proyecto social: un programa de acción real, cuyo objetivo está dirigido a resolver un problema social urgente en la sociedad, y los objetivos son resultados positivos y cambios en la sociedad.

Requisitos básicos que debe cumplir el proyecto:

Relevancia– el motivo, la base para la implementación del proyecto debe corresponder a las necesidades del momento, a un grupo objetivo específico u otros aspectos que expliquen el surgimiento de la idea del proyecto;

tiempo– el proyecto debe tener una duración limitada;

recursos– el proyecto debe tener una descripción clara de las necesidades;

evaluación de calidad y resultados– la escala para evaluar la eficacia del proyecto se determina de acuerdo con sus objetivos, pero los resultados por los que se esfuerza deben ser claros, susceptibles de análisis y comprensión.

Los proyectos pueden ser simples y complejos, de corto y largo plazo, con un presupuesto limitado y sustancial, riesgosos y con riesgos completamente manejables, con resultados diferentes. En cualquier caso, el proyecto tiene como objetivo solucionar un problema concreto. El proyecto debe ser sistemático, lógico y adecuado, es decir, cada sección debe corresponder a todas las demás (las tareas deben corresponder a la meta, el mecanismo debe corresponder a las metas y objetivos, el presupuesto debe corresponder a las metas, objetivos y mecanismo , etc.).

¿Cómo escribir y formatear un proyecto? Pasos de la "A" a la "Z"

Paso #1: Decidir sobre una idea, analizar el problema.

qué te gustaría cambiar?

¿Qué y de qué manera (en términos más generales) le gustaría lograr?

¿Qué problema quieres resolver?

Escribiste la respuesta → pasó a definir el alcance de la actividad del proyecto, definiendo el problema en el que trabajarás.
Analicé el problema → determiné lo que quería cambiar → surgió una idea de proyecto → pasé a detallar y describir el proyecto.

Paso #2: Escribe el objetivo del proyecto.

Objetivo- una descripción general de los resultados esperados y las expectativas, el punto más alto de logro por el que se esfuerza la organización durante la implementación del proyecto. Una meta es un curso de acción para lograr el resultado deseado.

El objetivo debe formularse de tal manera que su consecución resuelva por completo el problema surgido. La formulación del objetivo debe basarse en la formulación del problema. Podemos decir que el objetivo es el problema a la inversa.

Haga preguntas sobre el propósito de su proyecto:

¿Existe una expresión exacta de cuál debería ser exactamente el resultado del proyecto?

¿Podremos ver y medir los resultados del proyecto en su conjunto y sus partes individuales?

¿Es el objetivo realista? ¿Es posible lograr el objetivo planteado con los recursos disponibles?

¿Qué beneficios o beneficios se obtendrán como resultado del logro de la meta por parte del equipo del proyecto y otras partes interesadas?

Paso #3: Escriba los objetivos del proyecto.

Objetivos del proyecto- estos son pasos específicos que deben tomarse para mejorar la situación existente, estos son pasos para lograr el objetivo.

EN¡Importante recordar! Puede haber varias tareas, todas las tareas son pasos hacia la consecución de un objetivo, interconectados y relacionados con el objetivo del proyecto.

Usa verbos. Por ejemplo, si necesita construir una casa, las tareas serán: sentar los cimientos, erigir paredes, construir un techo, instalar comunicaciones, hacer decoración de interiores, etc.

Controlar. Los objetivos deben cubrir por completo la solución al problema (la meta planteada).

Analizar. Las tareas deben ser efectivas (como resultado, los cambios después del proyecto consisten en resultados específicos).

Paso #4: Verifica la meta y los objetivos según el criterio inteligente.

Observamos nuestra meta y objetivos, los verificamos según el criterio SMART y los ajustamos si es necesario.

	Especificidad
	Mensurable
	Realizable
	Gratificante
	Limitados en el tiempo

Por ejemplo: Objetivo: “Construcción de una casa” - se puede especificar según el criterio SMART de la siguiente manera: “Construcción y puesta en servicio de un edificio de 2 pisos y 6 apartamentos para familias de jóvenes profesionales en el pueblo de Vychegda por el segundo trimestre de 2014”.

Paso #5. Construimos una cadena lógica de acciones a partir de tareas.

Hemos determinado la meta y los objetivos → Empecemos a planificar: cómo sucederá todo.

A partir de cada tarea construimos una cadena lógica de acciones: cómo lograremos el resultado. A veces ayuda dibujar toda la cadena de acciones y tareas para comprender la lógica del proyecto en cada dirección.

Por ejemplo, si hablamos de construir una casa para las familias de jóvenes profesionales, entonces nuestros bloques de tareas pueden estar relacionados con:

directamente por construcción

acuerdos con autoridades gubernamentales

con el trabajo con el público objetivo: familias de jóvenes profesionales

Trabajar con la prensa en las relaciones públicas del proyecto y del evento en general.

Esta cadena lógica nos ayudará a escribir el cronograma del proyecto en su secuencia lógica.

Paso No. 6. Redactamos un plan de acción, un cronograma de trabajo.

El plan determina el orden en que se realizará todo el trabajo: describe qué, quién lo hará y cuándo, en una secuencia lógica + deja claro qué recursos se necesitan. Al planificar, puede utilizar varios formularios, horarios y planes.

Por ejemplo: plan de implementación del proyecto. Ejemplo No. 1

Plan de implementación del proyecto. Ejemplo No. 2

Plan de implementación del proyecto. Ejemplo No. 3

También será útil elaborar un plan de red: programar.

Paso #7. Calculamos cuánto costará nuestro proyecto.

Cada etapa de la implementación del proyecto requiere un cierto gasto de fondos y recursos:

¿Cuánto dinero se requiere para implementar el proyecto? ¿En qué se gastarán?

¿De qué fuentes se espera recibir el dinero? ¿Subvenciones, subvenciones, patrocinios, etc.?

Esta sección del proyecto debe estar muy estrechamente relacionada con otras secciones del proyecto, especialmente el mecanismo de implementación y el cronograma del proyecto.

Posible estimación de costes del proyecto:

Nombre de artículos y gastos.	Cálculo de costo	Costos financieros del proyecto.
Nombre de artículos y gastos.	Cálculo de costo	Fondos disponibles	Fondos solicitados

El “presupuesto” (estimación) debe estar desglosado.

Gastos principales:

alquiler de locales y pagos de servicios públicos

gastos de viaje y transporte

equipo

comunicación y comunicaciones

celebración de eventos especiales

costos de publicación

Consumibles

y otros costos directos que van directamente a su proyecto.

"Otros gastos"- Esta es una partida opcional que se incluye en el presupuesto si hay gastos que no se reflejan en otras partidas. Este artículo debe ser discutido con especial atención.

"Salario"- incluye los salarios directos del personal del proyecto y los especialistas contratados temporalmente bajo contrato, así como los “devengos del impuesto sobre la renta” - 35,8% del fondo total de salarios del personal y especialistas atraídos.

Es necesario prestar especial atención a las últimas tres columnas del cuadro presupuestario: “fondos disponibles”, “fondos solicitados”, “total”. La columna "fondos disponibles" debe indicar los fondos que usted y su organización están invirtiendo en la implementación del proyecto. Por ejemplo: la participación de voluntarios como personal o especialistas externos debe reflejarse en la partida presupuestaria “salarios” en la columna “disponibles”, y el monto corresponderá a los costos en los que habría incurrido la organización si los empleados remunerados hubieran participado en la implementación de proyectos en lugar de especialistas voluntarios.

Si la organización, usted o los patrocinadores proporcionan algún equipo de oficina para la implementación del proyecto, entonces en la columna "disponible" vale la pena indicar su costo aproximado, teniendo en cuenta su vida útil.

En la columna "requerido", queda por indicar la cantidad de fondos que le faltan a la organización para implementar el proyecto.

Paso #8. Escribimos los resultados.

A la hora de elaborar un plan de acción y calcular un presupuesto, podemos darnos cuenta de que los resultados pueden ser incluso mayores de lo que habíamos previsto. Es importante que nuestros resultados correspondan al propósito del proyecto.

En un proyecto los resultados se pueden anotar en texto, aquí te sugerimos llenar una hoja de trabajo para determinar los resultados:

Resultado cuantitativo(¿qué se hará?): registra la cantidad de servicios prestados, los participantes en eventos, los destinatarios de asistencia específica, la cantidad de libros publicados, etc.

Resultado de calidad(¿Qué cambiará?): debe reflejar los cambios positivos que se producirán como resultado de los eventos, la prestación de servicios, etc.

Eficiencia- ¿Los resultados obtenidos son proporcionales a los esfuerzos realizados?

Los criterios para evaluar la efectividad de un proyecto son resultados que demuestran qué tan bien los desarrolladores entienden por qué se esfuerzan y cómo lo lograrán.

Paso #9. elaboramos el proyecto.

Un proyecto terminado suele contener las siguientes secciones:

Breve resumen del proyecto: describe brevemente tu idea (3-5 oraciones), objetivos, resultados (no más de 1 hoja A4, fuente 12-14)

Descripción detallada del proyecto:

La relevancia del problema, por qué su proyecto es importante y necesario.

Metas y objetivos del proyecto.

Grupo objetivo del proyecto: a quién está destinado su proyecto, para quién lo está realizando.

Mecanismo de implementación del proyecto: etapas, actividades sustantivas, eventos, etc.

Plan de cronograma para la implementación del proyecto (recuerde la visibilidad, los cronogramas son bienvenidos).

Presupuesto (estimación).

Resultados esperados específicos (cuantitativos y cualitativos), criterios y métodos para evaluar los resultados, el efecto del proyecto a largo plazo.

Posible mayor desarrollo del proyecto, si se prevé.

aplicaciones (materiales fotográficos, diagramas, bocetos, etc.)

El diseño del texto del proyecto es tan importante como su contenido. Utilice fuente grande (al menos 12 fuentes) y un espacio y medio. Resalta los puntos principales, estructura el texto para que sea más fácil de leer, utiliza títulos y subtítulos, fuentes en negrita y subrayados, listas con viñetas, etc.

Si necesitas hacer una presentación:

para cada sección no más de 1-2 diapositivas;

la fuente debe ser lo más grande posible y legible incluso desde lejos, el título y el texto de las diapositivas de la presentación deben imprimirse en la misma fuente, se recomienda utilizar un tamaño de fuente de al menos 20 en la presentación;

La planificación de proyectos es uno de los procesos principales en la gestión de proyectos. Veamos por qué el proceso de planificación es tan importante y qué depende de él. ¿Por qué es importante invertir tiempo y recursos en esta fase?

En primer lugar, la etapa de planificación está firmemente vinculada a las otras etapas principales de la gestión de proyectos.
En la etapa de planificación, es necesario tener en cuenta los resultados de la etapa: el estatuto del proyecto, el registro de participantes del proyecto, la estrategia para gestionar a los participantes del proyecto.

En la etapa de planificación se desarrolla, al principio puede ser una secuencia de actividades principales, luego se irán agregando detalles.

En segundo lugar, el plan para la dirección del proyecto es una herramienta de seguimiento y control y debe actualizarse periódicamente a medida que se dispone de nueva información o cambios (por ejemplo, cronogramas). Gracias al seguimiento y control, queda claro en qué medida las actividades del proyecto se corresponden con las establecidas en el plan para lograr un determinado resultado.

Por tanto, es obvio que el proceso de planificación influye en todos los aspectos clave.
En este sentido, consideraremos algunos aspectos de la planificación con más detalle.

Es difícil imaginar el proceso de gestión de algo sin una secuencia planificada de acciones.
Si se trata de un automóvil que va a conducir a la oficina, primero debe abrir la puerta del conductor, luego ponerse al volante, luego insertar la llave en el encendido y arrancar el motor.
El seguimiento y control te permite comprender claramente que siguiendo la secuencia planificada de acciones lograrás el resultado esperado (el coche se moverá y tú irás a la oficina).
Es decir, si algo salió mal (por ejemplo, cerró de golpe el dobladillo de su chaqueta con la puerta de un automóvil), debe ajustar la secuencia de acciones; en lugar de insertar la llave en el encendido y arrancar el motor, es mejor primero suelte la chaqueta.

El proceso de planificación es muy activo en la etapa inicial del ciclo de vida del proyecto. Esto es generalmente comprensible: es difícil comenzar los procesos de ejecución si aún no hemos decidido (en términos de) qué queremos lograr (o de qué manera).

Entonces, este es un documento aprobado oficialmente para la ejecución del proyecto (plan básico).

El plan de trabajo (actual) del proyecto es un documento o conjunto de documentos que se pueden modificar a medida que avanza el proyecto, teniendo en cuenta la aparición de información adicional. El plan de trabajo suele diferir de la línea base y lo actualiza el director del proyecto.

La línea de base se cambia sólo en casos extremos y el director del proyecto no puede cambiarla. Es modificado por el Comité o su sustituto (Patrocinador, Cliente). Sólo si se aprueba el cambio.

La creación de un plan de proyecto es un proceso iterativo e integrador. Es decir, al desarrollar un plan de proyecto, se utilizan los resultados de otros procesos de planificación (por ejemplo, estratégicos).

El alcance y la composición del plan deben corresponder a la escala del proyecto. No olvide que una planificación adecuada es la clave del éxito del proyecto.

Al desarrollar un plan para la gestión del proyecto, se puede utilizar el método de la "ola rodante", cuya esencia es que es imposible e irrazonable elaborar un plan detallado para todo el proyecto al inicio del mismo.
Este método le permite planificar actividades de manera más efectiva cuando la información ya se recibe durante el proyecto, es decir, la ola de detalles avanza a lo largo del proyecto.
La siguiente figura muestra una representación esquemática de los detalles utilizando el método de onda incidente.

Plan de gestión de suministros

Horario básico

Plan básico por costo

Plan de contenido básico

La planificación es la base sobre la que se construye cualquier proyecto. Y cuanto más fuerte sea, más probabilidades habrá de que el proyecto tenga éxito. Es por esto que existe un plan de gestión de proyectos, que consta de tres bloques: actividades (metas, conceptos del proyecto, finalidad de los recursos, etc.), tareas y recursos (personas, equipos, dinero, etc.).

¿Qué es un plan de gestión de proyectos?

Un plan de gestión de proyecto es un documento que especifica todos los elementos del proyecto: desde actividades y recursos hasta criterios para evaluar el éxito y los riesgos. Al desarrollar este plan, el director del proyecto intenta cubrir todo el proyecto, desde el inicio hasta el cierre.

El plan es el documento más importante a la hora de crear un proyecto, en lo que respecta a la participación de las partes interesadas. Así como un proyecto no puede implementarse sin la participación de una parte interesada, un proyecto fracasará sin un plan de gestión bien pensado. Documentos como un plan de gestión de costes, plazos, calidad, riesgos, recursos, etc. — partes de un plan de gestión más amplio.

En la gestión de proyectos tradicional, el plan incluye restricciones en las cinco etapas: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y finalización. Los proyectos ágiles no se pueden planificar hasta su finalización debido a la naturaleza de trabajar en un modelo ágil. Por lo tanto, los planes se desarrollan y aprueban durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Normalmente hay dos planes de gestión involucrados en un proyecto:

base— aprobado por la dirección (cliente). Determina el éxito de las tareas y controla los plazos y la calidad.
obrero— a diferencia del anterior, el director del proyecto realiza cambios en él según nueva información o tareas.

¿Para qué sirve?

Un buen plan debe responder preguntas básicas:

¿Por qué?— ¿Qué problema resuelve el proyecto, cuál es su valor? ¿Por qué se patrocina el proyecto?
¿Qué?— ¿Cuáles son los principales productos (entregas) del proyecto? ¿Qué se debe hacer para completarlo exitosamente?
¿OMS?— ¿Quién participará en el trabajo en el proyecto y de qué será responsable cada participante? ¿En qué formato se organizarán?
¿Cuando?— ¿Cuál es el plazo del proyecto? ¿Cuándo se alcanzarán los puntos clave (los hitos)?

Hito: un punto de control durante un proyecto (por ejemplo, la transición a una nueva iteración).

Los objetivos del Plan de Gestión del Proyecto son:

Componentes clave de un plan de gestión de proyectos

No será posible hacer planes según una plantilla, pero hay un conjunto de elementos básicos, sabiendo cuáles, es fácil construir el marco de un proyecto futuro:

breve descripción del plan- un par de párrafos sobre los elementos clave del proyecto que se revelan en el plan.
alineación estratégica y organizacional— esto incluye los resultados del análisis de las partes interesadas y los objetivos organizacionales que serán respaldados durante el proyecto.
definir el alcance del proyecto— este elemento incluye los siguientes elementos: tarea y objetivos, resultados esperados, herramientas PBS Y EDT. En la sección también es importante indicar las especificaciones de calidad, criterios para la eficacia de un producto o servicio desde el punto de vista del cliente.

PBS (estructura de desglose del producto) es una herramienta para analizar, documentar y comunicar los resultados del proyecto. PBS es parte de la metodología de planificación basada en productos (uno de los principales métodos del modelo de gestión de proyectos PRINCE2).

WBS (estructura de desglose del trabajo) es un desglose jerárquico del trabajo del proyecto en tareas (operaciones) más pequeñas hasta el nivel en el que los métodos para realizar el trabajo son claros y es posible evaluar y planificar.

Evaluación de viabilidad y planes de contingencia.— contiene una evaluación de la viabilidad económica, técnica y organizativa del proyecto, identificación y análisis de riesgos, propone planes de acción en situaciones críticas para eliminar los factores de riesgo.
restricciones- una lista de limitaciones conocidas impuestas por el entorno o la gestión (presupuesto fijo, falta de recursos, etc.).
requisitos para el equipo del proyecto— determinación de la organización del equipo del proyecto, las funciones y responsabilidades de los participantes. Los requisitos de formación también se indican aquí.
requerimientos materiales- incluye elementos de espacio, software, equipos y otros recursos para completar el proyecto.
cronograma e hitos— Esta sección define los hitos y el cronograma de actividades del proyecto, incluyendo tres elementos clave: entregables (entregables de trabajo), fechas o duraciones y dependencias críticas.
presupuesto (estimación)— los gastos esperados generalmente se dividen en tres tipos: capital (compra de un almacén para almacenar productos), gastos (compras semanales de materiales para adquisiciones) y mano de obra (pago de salarios a los miembros del equipo)
Gestión de riesgos— una descripción detallada del proceso de gestión de riesgos: desde la identificación (mediante una lluvia de ideas, entrevistas, análisis FODA) hasta la selección de un sistema de seguimiento (pro o reactivo).
gestión del cambio— similar al punto anterior, pero sólo se refiere a posibles cambios (y habrá muchos). Aquí vale la pena prescribir un algoritmo para implementar cambios, metodologías de gestión (ADKAR, AIM y otras), una fórmula para calcular la probabilidad de éxito de los cambios, etc.
gestión de comunicaciones— el punto concierne tanto al equipo como a las partes interesadas. El director del proyecto en esta sección debe describir el sistema de comunicación que se utilizará y los canales para comunicar la documentación del desempeño del proyecto a las partes del proyecto.
archivos adjuntos— aquí puede ir cualquier documento: desde notas individuales hasta presentaciones y certificados.

La lista de secciones del plan se complementa en función de las características de un proyecto en particular.

Planos básicos y detallados del proyecto.

Mientras trabajan en un proyecto, el director del proyecto, los miembros del equipo y Las partes interesadas trabajan con dos tipos de planes:

base— primario, estable, aprobado por el cliente u otra persona previamente acordada, acordado con todas las partes interesadas.
obrero— una versión del plan básico que muestra cambios en términos de tiempo, costo y otros parámetros del proyecto.

Durante el desarrollo del proyecto puedes comparar los planes básicos y de trabajo, comprender dónde se está "hundiendo" el trabajo y dónde, por el contrario, el proyecto se está completando más rápido (más económicamente) de lo planeado. En casos raros A medida que avanza el proyecto se realizan cambios en el plan de gestión de referencia..

En Worksection, el diagrama de Gantt le permite ver la diferencia entre el plan básico y el de trabajo.
(azul - tiempo total, rojo - tareas vencidas, verde - tareas completadas a tiempo)

Desarrollo de un plan de gestión de proyectos.

Como ocurre con los elementos clave de un plan de gestión de proyectos, no existe un único algoritmo correcto para desarrollarlo.

Hemos diseñado un sencillo procedimiento paso a paso para redactar un plan, que consta de 16 puntos:

Determinar las condiciones iniciales para desarrollar el plan.— es importante entender con quién se desarrollará (solo, con la participación de la dirección, las partes interesadas), dónde y cuándo, etc. Es importante prescribir de antemano los métodos (por ejemplo, lluvia de ideas) y el software (como Microsoft Visual Studio) que se utilizarán para crear el plan; esto ahorrará mucho tiempo y simplificará la tarea.
Determinar las condiciones iniciales del proyecto.— describe el contenido del proyecto, una lista de requisitos para los resultados y su gestión. Por ejemplo, se concibió un proyecto para vender hilanderos de neón de alta calidad con estampados de superhéroes. Como resultado de la implementación exitosa del proyecto anual, se deberían vender 100.000 unidades de bienes dentro de los 12 meses posteriores al inicio del proyecto, después de lo cual se venderá el negocio. La estructura de gestión del proyecto estará compuesta por un director general del proyecto en la oficina central y departamentos pertinentes en las oficinas regionales del proyecto.
Separa las acciones que realizas los que serán realizados por el equipo del proyecto, y la subcontratación.
Cree una EDT del proyecto, dividiéndola en partes más pequeñas y manejables. Esto es similar al enfoque ágil, donde el código completo se divide en muchos pequeños fragmentos de trabajo.
Escriba un conjunto de tareas para completar cada parte de la WBS y cree dependencias entre ellas. Por lo tanto, la tarea de comprar y organizar un almacén regional para almacenar hilanderos se puede completar solo después de analizar el mercado y vender una cierta cantidad de productos en un área específica.
Determinar las competencias necesarias para realizar cada tarea. Aquí es importante no adaptar los conocimientos y habilidades necesarios a los posibles participantes del proyecto, sino centrarse en los requisitos "ideales".
Estimar los costos de tiempo y dinero. para completar tareas.
Desarrollar un proyecto. La metodología es buena para el negocio de comestibles y es fácil de mostrar mediante diagramas (por ejemplo, un diagrama de Gantt).
Crear un cronograma del proyecto— fechas de inicio, intermedias y de finalización. Por ejemplo, un esquema simplificado: el 1 de noviembre se lanza el proyecto, el 1 de diciembre - el inicio de las ventas para el Año Nuevo, el 31 de diciembre - se resumen los resultados de las ventas de Año Nuevo, el 15 de enero - el lanzamiento de un línea especializada para San Valentín, el 20 de febrero - resumen de resultados, etc.
Calcular el costo del proyecto.(en nuestro caso, ¿cuánto costará vender con éxito 100.000 hilanderos y vender el negocio)?
Especificar requisitos de calidad.(por ejemplo, normas de calidad prescritas para la fabricación de hilanderos).
Asignar personas específicas responsables de las tareas. Aquí es donde resulta útil el punto 6, con una lista de las que asociarás con las competencias de los miembros del equipo.
Planificar el formato de trabajo con las partes interesadas.— seleccionar los canales de comunicación, determinar su grado de implicación en el trabajo del proyecto, etc.
Calcule los riesgos (por ejemplo, utilizando la fórmula del método acumulativo). En nuestro ejemplo con los hilanderos, esto podría ser una sobresaturación banal del mercado, una violación de los términos del contrato por parte de los transportistas, etc. En su análisis de riesgos, utilice los datos de los párrafos anteriores.
Anota las limitaciones del proyecto y, teniéndolas en cuenta, introduce los datos en el plan de gestión del proyecto. En nuestro caso, las piezas del hilandero se entregan desde China, el montaje se realiza en Ucrania, lo que ya limita la posibilidad de un estricto control de calidad de los materiales y un cambio rápido.
Repasar todos los puntos del plan nuevamente. para alcanzar el zen. Todo lo que queda es finalizar la lista de compras y requisitos para ellos, coordinarlos con las partes interesadas y tendrá en sus manos un plan de gestión de proyectos listo para usar.

El método de cálculo del riesgo acumulativo es un método para evaluar los factores de riesgo que pueden impedirle recibir los ingresos planificados. Al construir una tasa de descuento utilizando este método, se toma como base la tasa de rendimiento libre de riesgo y se le suma la tasa de rendimiento por el riesgo de invertir en un proyecto o empresa.

En Vladislav Gagarsky, a modo de ejemplo, da el siguiente esquema de enunciados:

Los líderes del equipo del proyecto presentan el plan desarrollado conjuntamente al director del proyecto.
El director aprueba el plan para la dirección del proyecto o, en caso de errores, organiza los cambios.
El director del proyecto transfiere el plan aprobado a los líderes del equipo del proyecto para su posterior implementación.

Pero este esquema es más adecuado para equipos ya preparados que realizan varios proyectos uno tras otro o han cambiado su perfil de actividad. Para aquellos que decidieron redactar y aprobar un plan de gestión de proyectos desde cero, la técnica no funcionará. En tales casos, el proyecto básico es aprobado por el director de la empresa o proyecto (cliente) a petición del director del proyecto.

Veredicto

No salvador de la vida.

Será una declaración inicialmente sin herramientas para su implementación. Una herramienta puede convertirse con ella. proyectos/tareas/subtareas y teniendo en cuenta el dinero, el tiempo y los responsables directos de las tareas. Esta es la mejor manera de organizar el trabajo visual de la empresa, donde la conexión entre los planes básico y de trabajo es obvia para todos.

Pero el plan es el comienzo que determinará el 50% del éxito del proyecto.