La carta de porte es el documento más importante para el propietario de un vehículo desde el punto de vista de incluir los gastos de combustible y lubricantes. Existen una serie de criterios necesarios para completar correctamente las cartas de porte, que están definidos en la legislación de la Federación de Rusia. Veamos cómo completar correctamente una carta de porte, qué errores en el documento darán lugar a impuestos adicionales y también proporcionemos reglas y una muestra para completar el documento.

¿En qué actos jurídicos se puede encontrar una muestra de cómo cumplimentar las cartas de porte?

La principal fuente de derecho que registra el procedimiento para completar las cartas de porte es la Orden del Ministerio de Transporte de Rusia de 18 de septiembre de 2008 No. 152 en su versión actual. Destaquemos sus disposiciones clave:

• las cartas de porte deben completarse para cada tipo individual de vehículo (cláusula 9 de la Orden No. 152 del Ministerio de Transporte); cuando utilice el automóvil en turnos por diferentes conductores, debe crear una hoja separada para cada uno de ellos (cláusula 11);
• a partir del 01/03/2019, la carta de porte se emite estrictamente para un turno o para un vuelo, el que sea más largo. Es imposible preparar cartas de porte por un mes (cláusula 10);
• el tipo de vehículo debe constar en el título del documento y el número de la carta de porte en el título (de acuerdo con la numeración establecida por la empresa);
• en el documento, además de los datos básicos del remitente: nombre, dirección y teléfono, se debe indicar el OGRN;

Se puede descargar un formulario de muestra.

• la carta de porte debe indicar las lecturas del odómetro en correlación con la fecha y hora de salida del automóvil para la tarea, así como su regreso al taller, firmada por los responsables de la empresa o empresario individual, y si el propio empresario individual realiza el trabajo del conductor, luego él personalmente (cláusula 13, p. 14);
• si la carta de porte se emite cuando diferentes conductores utilizan el vehículo por turnos, las lecturas del odómetro se anotan en la hoja del conductor que sale primero del taller para realizar la tarea, así como del conductor que regresa al garaje (cláusula 15);
• la carta de porte debe registrar la fecha y hora de los exámenes médicos, que se llevan a cabo antes de la salida del vuelo y después de regresar del mismo; los coloca un empleado médico directamente involucrado en el examen y también están certificados con su firma con la firma obligatoria. indicación de su nombre completo (párrafo 16);
• del 26/02/2017 (Orden del Ministerio de Transporte del 18/01/2017 No. 17), un requisito obligatorio de la carta de porte se convirtió en una nota sobre la inspección del estado técnico del vehículo antes de la salida de viaje (antes un turno) - la persona controladora que realiza la inspección indica la fecha y hora de su realización, firma certificada con decodificación de las iniciales (cláusula 16.1);
• Las cartas de porte completadas deben registrarse en un diario especial, que inicia el propietario del transporte (cláusula 17).

Lea sobre el procedimiento para completar el diario de viaje.

Las fichas cumplimentadas deberán conservarse en la organización que utilice los vehículos durante al menos 5 años.

Estas son las disposiciones de los principales actos jurídicos que regulan la cumplimentación de formularios de viaje. El legislador no ha determinado cómo completar el documento correspondiente; los datos necesarios se pueden ingresar a mano o en una computadora.

Es sumamente importante completar correctamente los formularios de viaje. Consideremos lo que sucederá si descuidamos esto usando el ejemplo de varios procedimientos de arbitraje.

Lea más sobre las características de las cartas de porte utilizadas por empresarios individuales en el artículo. "¿Cuáles son las características de una carta de porte para empresarios individuales (formulario)?" .

Errores en la carta de porte y negativa a devolver el IVA

Las consecuencias legales de los errores cometidos en un documento como una carta de porte pueden resultar muy desagradables para el contribuyente. Cabe destacar el caso en el que el Servicio de Impuestos Federales se negó a reconocer el derecho de un empresario individual a deducir el IVA debido a que las cartas de porte se completaron incorrectamente.

Estamos hablando del caso arbitral No. A65-20582/2013. El demandante, un empresario individual, compró un automóvil en una LLC y preparó una serie de documentos de respaldo: una factura y un certificado de aceptación. El vendedor emitió una factura al comprador que incluía el IVA. También se sabe que el empresario individual pagó el coche con fondos de crédito.

El empresario individual, después de realizar el registro estatal del automóvil, presentó una declaración de IVA al Servicio de Impuestos Federales, que indicaba el monto a deducir. Sin embargo, las autoridades fiscales negaron la deducción al empresario individual, considerando que el automóvil no fue comprado para fines comerciales, sino personales.

El comprador del coche presentó una demanda en el arbitraje con la intención de anular ante los tribunales la decisión del Servicio de Impuestos Federales. Pero sus intentos no tuvieron éxito: el tribunal confirmó en tres casos la razón de las autoridades fiscales.

Durante la audiencia, el empresario individual presentó ante el tribunal copias de documentos de viaje como prueba del uso del automóvil con fines comerciales. Sin embargo, los jueces consideraron que estas fuentes no cumplieron con los requisitos de la Orden No. 152 del Ministerio de Transporte, ya que no indicaron algunos detalles importantes, a juicio del tribunal. Además, durante las audiencias se estableció que en el certificado de aceptación del vehículo hubo un error al indicar el nombre de la LLC que vendió el vehículo al empresario individual.

No se especifica el destino: los gastos de combustible y lubricantes no se pueden cancelar

Otra situación muy destacable ocurrió en el marco del caso arbitral No. A55-23291/2012. La Corte Suprema de Arbitraje se negó a trasladarlo al nivel del presidium de esta instancia, dejando así vigente la decisión de casación.

El contribuyente presentó una demanda contra el Servicio de Impuestos Federales con el objetivo de impugnar la decisión de las autoridades fiscales de negarse a incluir los costos de combustibles y lubricantes en la estructura de costos de la empresa. Los inspectores del Servicio de Impuestos Federales consideraron estos costos no confirmados, ya que las hojas de viaje generadas por el contribuyente para confirmar los costos de combustible y lubricantes no indicaban los destinos a los que viajaban los conductores.

La cantidad incluida en la demanda es bastante significativa: 700.000 rublos. Pero el contribuyente no pudo demandarla. Durante las audiencias de primera instancia, los jueces confirmaron que las autoridades fiscales tenían razón. El recurso dio una oportunidad al demandante, estableciendo que la ruta del automóvil, así como el destino de la carga, no deben ser registrados en un documento como una carta de porte por organizaciones que no sean empresas de transporte en su perfil principal. Además, como consideró el tribunal de apelación, la carta de porte no debe considerarse como la única fuente capaz de confirmar la participación del automóvil en las actividades comerciales del contribuyente.

Sin embargo, la casación anuló la decisión adoptada por el tribunal de apelaciones. Los jueces consideraron que la carta de porte es un documento que se crea específicamente con el fin de confirmar la validez de los costos de la empresa en forma de costos de combustible y lubricantes. Por lo tanto, si la carta de porte no contiene información sobre el destino, entonces, según los jueces, es imposible establecer de manera confiable el hecho de que los conductores de la compañía utilizaron el automóvil para fines oficiales. Por tanto, este detalle de la carta de porte, si seguimos la posición de casación, debe considerarse obligatorio, reflejando la esencia de la transacción comercial.

La información sobre el destino recogida en un documento como una carta de porte, si seguimos la lógica de lo dispuesto en la sentencia del Tribunal Supremo en este caso, debe ser suficientemente detallada. Según USTED, la carta de porte debe incluir el nombre de la organización a donde se dirige el automóvil, así como la dirección de la instalación correspondiente.

Reglas para la emisión de cartas de porte para contabilidad en 2018-2019.

En la práctica, se puede utilizar una gama bastante amplia de cartas de porte; todo depende del tipo de vehículo, el método de uso y las características específicas de las actividades de la organización. La principal fuente de derecho que aprueba los formularios de carta de porte para diversos tipos de equipos automotrices, así como para los tipos de empresas, es la Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 78 del 28 de noviembre de 1997. Sin embargo, el uso de este documento no es obligatorio y el El propietario del medio de transporte tiene derecho a elaborar su propio formulario de carta de porte o, tomando como base un formulario unificado adecuado, complementarlo con los detalles necesarios.

Toda organización pública y privada debe documentar claramente todas sus actividades. Para este propósito se han desarrollado muchos formularios, formularios y reglas especiales. Si se siguen y los documentos se completan correctamente en el momento oportuno, el empresario no tendrá problemas ni con las estructuras de inspección ni con las autoridades fiscales, que pueden otorgarle la exención de las evaluaciones del impuesto sobre la renta personal. Los empresarios principiantes, especialmente, tienen muchas preguntas sobre las reglas para completar las cartas de porte (PL) y sus cambios. Hoy le diremos cómo completar correctamente estos importantes documentos y también le presentaremos ejemplos de los formularios más comunes desarrollados para liberar un vehículo en un viaje.

Algunas palabras sobre submarinos.

Las normas de llenado deben ser seguidas por cualquier empresa que utilice vehículos en sus actividades principales o secundarias. Sin este documento, debidamente cumplimentado, ningún vehículo tiene derecho a realizar un viaje. Muy a menudo, las empresas compensan a sus empleados que utilizan vehículos personales con fines laborales por el coste del combustible y los lubricantes. Se confirman mediante una carta de porte, además, los agentes de la policía de tránsito que detuvieron el automóvil tienen derecho a solicitar estos documentos, que indican los detalles del vehículo, el conductor y el destino de la ruta.

Con la ayuda de estos documentos, cualquier organización amortiza sus gastos de combustible y recibe la exención del impuesto sobre la renta personal durante un período determinado. En los casos en que no se sigan las reglas para completar las cartas de porte, el empresario puede incluso incurrir en responsabilidad administrativa y penal.

Sacando conclusiones de todo lo anterior, podemos decir que una carta de porte no es solo un formulario, sino un documento importante que refleja todos los datos sobre el vehículo, la persona que lo conduce, la ruta, etc. La correcta ejecución de dichos documentos garantiza a la empresa la ausencia de problemas con las autoridades fiscales en caso de informes anuales y auditorías repentinas.

Clasificación

Actualmente existen varios tipos de documentos que nos interesan, aplicables a cualquier transporte conocido. En base a esto, los submarinos se pueden clasificar según su finalidad de la siguiente manera:

• transporte de pasajeros;
• transporte especial;
• vehículo de carga;
• taxi de pasajeros;
• autobús.

Cada formulario tiene su propia designación alfanumérica. Por ejemplo, las reglas para completar la carta de porte 4-C se aplican al transporte de mercancías. En general, casi todos los formularios tienen un procedimiento de cumplimentación idéntico, sin embargo, dependiendo de la especialización del vehículo, puede tener pequeños añadidos.

Formularios individuales del PD

No todas las organizaciones son adecuadas para las formas unificadas desarrolladas por las agencias gubernamentales. A veces, algunas columnas resultan superfluas para una empresa en particular, por lo que está permitido desarrollar formularios PL individuales.

Deben contener los datos obligatorios previstos por la ley, el resto podrá añadirse o eliminarse a petición del titular de la empresa. En cualquier caso, dicho formulario se considera legal y puede presentarse previa solicitud a las agencias gubernamentales pertinentes.

Período de validez del documento

De acuerdo con las reglas para completar las cartas de porte, deben indicar el período de validez. Hay que recordar que la forma unificada se utiliza durante no más de veinticuatro horas. En casos especiales se deberán marcar casillas adicionales. Pero el período de validez del formulario individual se ha ampliado a treinta días.

Estos matices deben ser conocidos por todos los que participan en la verificación y procesamiento del DP.

Columnas obligatorias

Como mencionamos anteriormente, cada formulario debe incluir una serie de detalles inmodificables, sin los cuales se considera inválido. En este caso, no importa la especialización del vehículo. Por ejemplo, las reglas para completar las hojas de ruta del Formulario 3 para automóviles de pasajeros implican la inclusión de un determinado conjunto de columnas y celdas en los formularios:

1. Número.
2. Nombre.
3. Período de validez del formulario.
4. Información sobre el empleado de la organización que gestiona el vehículo:

• Nombre completo del conductor que trabajará en el vehículo especificado;
• fecha en formato numérico, y hora en formato horas y minutos, en que se realizó el reconocimiento médico previo y posterior al viaje del conductor.

5. Descripción detallada del vehículo utilizado:

• su tipo;
• modelo;
• modelo de remolque y semirremolque (si no están, la columna no se completa);
• Matrícula del vehículo;
• kilometraje inicial y marca de kilómetros recorridos una vez finalizada la jornada de trabajo;
• información sobre salida y fin del trabajo (fecha y hora).

6. Información sobre el propietario del vehículo.

Además de las columnas enumeradas, cualquier emprendedor puede agregar los detalles necesarios. Podrán revelar, por ejemplo, el tipo de actividad de la empresa o cualquier otro dato a criterio de la dirección.

Cartas de porte: muestra, reglas de llenado.

Si planea utilizar un formulario unificado para su trabajo, nuestro ejemplo lo ayudará a navegar completando el documento. Ten en cuenta que es de doble cara. Por lo tanto, no olvide ingresar los datos en el reverso de la hoja después de que el conductor regrese del viaje.

En las grandes organizaciones, personas especialmente capacitadas completan dichos documentos y también liberan a los conductores y vehículos en la ruta. En organizaciones más pequeñas, donde no es del todo rentable mantener a dichos especialistas, esta responsabilidad se asigna a cualquier persona. Por ejemplo, un contador o el director de una empresa.

Un empleado que participa en DP debe estar familiarizado con todas las reglas y las nuevas innovaciones que se introducen. En la siguiente sección del artículo, le informaremos sobre las complejidades de las reglas para completar una hoja de ruta para un automóvil de pasajeros. Analizaremos por separado los submarinos destinados a autobuses y vehículos de carga.

Ejemplo de llenado

Esta es una de las opciones más sencillas y que no presenta complicaciones. Sin embargo, para un principiante, las reglas para completar una carta de porte de un automóvil de pasajeros pueden parecer innecesariamente confusas. Después de todo, una forma unificada suele resultar intimidante debido a la abundancia de columnas y detalles. Así que veamos el anverso de este importante formulario.

En la parte superior izquierda de la hoja se debe ingresar la fecha de salida, el nombre de la organización (exactamente como está escrito en los documentos constitutivos), los datos completos del conductor y del automóvil. También se indica la hora de salida del estacionamiento y regreso de la ruta, anotada por el despachador. Esto también suele incluir información sobre el examen médico del conductor e información sobre la persona responsable de los procedimientos realizados.

En el lado derecho del formulario habitual se ingresan códigos de los documentos constitutivos de la organización, el número del formulario en sí (se establece de forma arbitraria, pero en orden, comenzando desde el anterior), kilometraje, datos de las personas que verificaron el estado técnico del vehículo y marca de combustible. Aquí también se ingresa la cantidad de combustible y lubricantes emitidos, si así lo acepta la empresa.

En la parte inferior del formulario, las firmas de la persona que entrega el vehículo en servicio y del conductor que aceptó el vehículo.

El reverso lo rellena la persona responsable que aceptó el coche después del vuelo. Aquí se indica la ruta, el tiempo de viaje y los kilómetros recorridos. Debajo de estos datos se coloca la firma del conductor. A veces, un contador o el director de una organización calcula el salario de un empleado en columnas especiales, pero estos detalles no son obligatorios.

Reglas para completar las hojas de ruta de los autobuses.

Este documento unificado es el número seis, además de las columnas obligatorias ya descritas en el apartado anterior, se le han añadido varias más. Tenga en cuenta que sin ellos, el formulario no se considera correctamente cumplimentado y, por tanto, no será tenido en cuenta por las autoridades fiscales.

Dicha carta de porte contiene información sobre el conductor y el revisor. En las columnas se ingresan los apellidos e iniciales de ambas personas, así como sus números de identificación. Se deberán indicar los números y nombres de las rutas. A veces, estos documentos incluyen notas o tareas especiales para el conductor.

Dado que el autobús sale para el primer y segundo turno, la hoja de ruta contiene columnas que el despachador completa cuando sale y regresa al garaje para cada turno.

Camiones

En primer lugar, hay que tener en cuenta que para los vehículos de carga se han creado tres formas unificadas:

• Para trabajo a destajo. Este formulario se utiliza para el transporte a destajo, cuando el conductor tiene una idea de los precios y puede ver su salario en el reverso de la carta de porte al final del turno de trabajo.
• Teniendo en cuenta las tarifas horarias. En este caso, el documento indica el tipo de tarifa y luego se calcula el salario en función de los resultados del viaje.
• Transporte interurbano. Esta forma está marcada con una franja roja especial y se usa muy raramente. Se utiliza con mayor frecuencia cuando se trabaja con carga económica nacional.

Las reglas para completar una carta de porte de camión incluyen muchas columnas y se consideran las más complejas. Las siguientes líneas no cambian:

• columna o brigada;
• remolques;
• Personas de compañia;
• lugares para recibir y entregar carga;
• características de la carga;
• tonelaje de carga;
• el número de vuelos con la carga declarada que constituyen la tarea del conductor;

Por lo general, en la preparación de documentos tan importantes participan personas especialmente designadas, en las empresas de transporte su mantenimiento es simplemente necesario.

Innovaciones en las reglas.

Este año, las reglas para completar la carta de porte han cambiado. Algunos expertos afirman que incluso han facilitado el trabajo de los especialistas. Pero otros consideran que las nuevas reglas para completar los formularios de viaje son más complejas que las anteriores. Sea como fuere, todo emprendedor que trabaje con diferentes vehículos debería conocerlos.

Anteriormente, quienes liberaban automóviles en la ruta debían colocar en el documento un sello redondo de la empresa. Ahora esto se considera opcional, pero en las columnas se deben ingresar los datos de la empresa y del propietario del automóvil. Sin ellos, el formulario no tiene fuerza legal.

La normativa vigente desde el veintiséis de febrero de este año establece que es obligatorio incluir en la carta de porte la información de la inspección técnica del vehículo firmada por el responsable. Estos datos se cumplimentan para todo tipo de vehículos.

Errores al completar el PL: a qué pueden conducir

No subestimes la importancia de completar estos documentos correctamente. Por ejemplo, se conocen casos en los que empresarios individuales se vieron involucrados en litigios con las autoridades fiscales por negarse a deducir el impuesto sobre la renta personal. El Servicio de Impuestos Federales afirmó que el demandante utilizó el automóvil para fines personales, porque las cartas de porte fueron completadas incorrectamente y, por lo tanto, no pudieron ser consideradas en el caso.

También hay otros casos, en los que no entraremos, en los que fueron errores ofensivos y banales en los documentos los que resultaron fatales. Por lo tanto, le recomendamos encarecidamente que preste más atención a la documentación y utilice un diario especial. Hablaremos de ello en la siguiente sección del artículo.

Llevar un diario de documentos de viaje.

Si trabaja con vehículos, emite y acepta una gran cantidad de cartas de porte por día. Su movimiento debe estar claramente registrado en un diario, que generalmente lleva la persona responsable de la liberación del automóvil.

Este documento consta de texto y partes tabulares. Las reglas para completar el diario de viaje son bastante claras, pero no deben descuidarse. Esto puede resultar costoso tanto para el empleado negligente como para la empresa.

El código OKPO completo siempre se completa en la portada y también se indica el período de tiempo en el que se utilizará la revista. La parte de la tabla contiene las siguientes celdas:

• número y fecha de expedición de la licencia;
• información sobre el empleado que conduce el vehículo y su número de personal;
• número de vehículo asignado en el garaje;
• firmas del conductor, despachador y contador.

No olvide que la revista debe tener una numeración continua y tener en cuenta absolutamente todas las cartas de porte emitidas para el período especificado en el título. Una vez cumplimentado el documento, es sellado por el gerente, quien también lo firma. luego el empleado responsable cose la revista y la deposita.

El empleado responsable es designado únicamente por el director de la empresa. Esto puede hacerse por orden o especificado en el contrato de trabajo. Tenga en cuenta que los poderes siempre pueden transferirse a otro empleado mediante la siguiente orden de la organización.

Además, estas responsabilidades pueden transferirse a una organización externa que proporcione servicios similares en virtud de un contrato.

En lugar de una conclusión

Hemos intentado recopilar para usted la información más relevante sobre el tema indicado, que será útil tanto para principiantes como para profesionales. Esperamos que después de leer el artículo no tenga preguntas sin respuesta sobre cómo completar el PL.

Carta de porte por un mes (formulario y muestra de llenado)

Carta de porte por un mes (formulario y muestra de llenado)

La carta de porte es un documento contable. Según los datos especificados en la carta de porte, puede realizar un seguimiento del kilometraje, el consumo de combustible, los costes de mantenimiento del vehículo y las horas de trabajo del conductor. Se requiere una carta de porte si el vehículo transporta determinada carga. Contiene información sobre el lugar de salida y llegada, la ruta y el nombre de la carga. La carta de porte no es válida si no contiene los siguientes datos obligatorios:

• fecha de emisión;
• sello de una organización, empresa;
• tipo de vehiculo;
• número de registro del documento;
• información del conductor.

Se debe adjuntar un cupón desprendible como archivo adjunto a la carta de porte.

Si la organización no es transportista, puede emitir cartas de porte por un período de 1 a 30 días. Así se establece en la carta del Ministerio de Hacienda No. 03-03-07/51 de fecha 30/11/12. Si la empresa se dedica al transporte de forma profesional, las cartas de porte deben entregarse diariamente al conductor, como se establece en la Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia No. 78.

La carta de porte se entrega al conductor solo después de devolver la anterior. Periodo de almacenamiento de documentos
en la organización durante cinco años. El despachador o, en su defecto, el contador es responsable de expedir la carta de porte. Cuando se emite una carta de porte, el número de registro se ingresa en el libro de registro y allí también se indican la fecha de emisión y los datos del conductor. Al recibir el documento, el despachador coloca las firmas.
y conductor.

Las cartas de porte para diferentes tipos de transporte tienen su propio formulario:

• . Puedes familiarizarte con los matices del relleno.
  en carta de Rosstat de 3 de febrero de 2005 No. ИУ-09-22/257;

Todas las formas de cartas de porte anteriores están diseñadas para un solo uso, sin embargo, los formularios 3 y 6 se pueden compilar por un período más largo, se pueden clasificar como formas de cartas de porte por un mes.

Si la carta de porte está diseñada para un mes, entonces no es necesario que indique la fecha completa en ella, debe indicar el mes y el año, aumentar el número de celdas e ingresar en ellas el día hábil requerido. En nuestro sitio web se presenta una muestra de cómo completar una carta de porte para un automóvil de pasajeros durante un mes, así como una muestra de una carta de porte para un camión. Puede descargar el formulario de viaje desde los enlaces anteriores.

¿Cómo emitir una carta de porte para no perder gastos en contabilidad fiscal y deducciones del IVA? ¿De qué forma se debe redactar una carta de porte?

Sin expedir una carta de porte para el vehículo correspondiente, está prohibido transportar pasajeros, equipaje y carga en autobuses, tranvías, trolebuses, automóviles y camiones (cláusula 2 del artículo 6 de la Carta del Transporte por Carretera y del Transporte Eléctrico Terrestre Urbano).

¿De qué forma se debe redactar una carta de porte?

formulario de carta de porte

A partir de 2013, las formas de los documentos contables primarios utilizados (con excepción de las organizaciones gubernamentales) las determina el titular de la entidad económica (cláusula 4 del artículo 9 de la Ley N ° 402-FZ). Pueden ser formularios unificados o propios, desarrollados de acuerdo con los detalles obligatorios de los documentos primarios. Al utilizar formularios unificados, no puede eliminar los detalles existentes de dichos documentos (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 08/07/2011 No. 03-03-06/1/414), solo puede complementar el formulario con nuevas líneas o columnas.

Al desarrollar sus propios formularios de documentación contable primaria, se debe tener en cuenta que los formularios de documentos contables primarios establecidos por organismos autorizados de conformidad con otras leyes federales y sobre su base siguen siendo de uso obligatorio (Información del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 4 de diciembre de 2012 No. PZ-10/2012) .

Muchas organizaciones que operan vehículos deben redactar una hoja de ruta para confirmar los gastos de combustible y lubricantes. Esto plantea la pregunta: ¿puede una organización desarrollar de forma independiente una forma de carta de porte, guiándose únicamente por los detalles obligatorios contenidos en el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ "Sobre Contabilidad" (en adelante denominada como la Ley N° 402-FZ)?

Le recordamos que los detalles y el procedimiento obligatorios para completar las cartas de porte están establecidos por Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia de 18 de septiembre de 2008 No. 152 (en adelante, Orden No. 152). La carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 25 de agosto de 2009 No. 03-03-06/2/161 establece que una carta de porte desarrollada independientemente por una organización puede ser uno de los documentos que confirmen los costos de compra de combustible y lubricantes. si contiene los datos obligatorios aprobados por la Orden N° 152.

¡Importante!

¿Se requieren detalles del “Ministerio de Transporte” para todas las empresas? Las decisiones judiciales sobre este tema son contradictorias.

Algunos tribunales señalan que las disposiciones de la Ley Federal de 8 de noviembre de 2007 No. 259-FZ “Carta del Transporte Automotor y Transporte Eléctrico Terrestre Urbano” no se aplican a las personas físicas y jurídicas que no presten servicios de transporte a terceros como uno solo. de sus tipos de actividad empresarial , pero aquellos que realizan el transporte de mercancías y personas para satisfacer sus propias necesidades en el proceso de realización de los principales tipos de actividades no relacionadas con la operación del transporte por carretera (Determinación de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia de 22/04/2016 No. 301-KG16-3321, Resolución del Segundo Tribunal de Apelación de Arbitraje de 11/05/2016 No. A29-7710/2015, AS del Distrito Volga-Vyatka de 10/02/2016 No. F01 -5485/2015 y Distrito del Volga de fecha 24.03.2015 No. F06-21584/2013). Como señalan los jueces, el uso del formulario No. 3 "Carta de porte de vehículos de pasajeros" es obligatorio solo para las organizaciones de transporte (Decisión del Tribunal Administrativo de la Región de Samara del 15 de abril de 2014 No. A55-31301/2012).

Otros tribunales creen que las disposiciones de la Orden No. 152 sobre los detalles obligatorios y el procedimiento para completar las cartas de porte son aplicadas por personas jurídicas y empresarios individuales que operan automóviles, camiones, autobuses, trolebuses y tranvías. Los requisitos básicos para garantizar la seguridad vial se aplican a las personas jurídicas y empresarios individuales cuando realizan actividades relacionadas con la operación de vehículos, independientemente del tipo de actividad (Resolución de la AS del Distrito del Lejano Oriente de 09/02/2016 No. F03- 131/2016, Determinación de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia de fecha 27/05/2016 No. 303-KG16-5282). Es decir, las disposiciones de la Orden No. 152 también son obligatorias para otras empresas de transporte no motorizado.

Pero para una empresa de transporte, es obligatorio emitir una carta de porte con los detalles obligatorios indicados en la Orden No. 152.

Errores al completar las cartas de porte

En varios casos, las autoridades fiscales, basándose en deficiencias en las cartas de porte (incumplimiento del formulario aprobado por la Orden No. 152), concluyen que las transacciones comerciales no son realistas. Al resolver este tipo de disputas en los tribunales, los jueces también señalan que el contribuyente no es una organización de transporte y, por lo tanto, la cantidad de información especificada en las cartas de porte es suficiente para realizar el control fiscal (Resolución de la Cuarta Corte Arbitral de Apelaciones de 1 de abril de 2015 nº A78-6705/2014).

Sin embargo, la situación es diferente para las empresas de transporte por motor. De conformidad con el párrafo 2 del artículo 6 de la Carta de Transporte, está prohibido transportar pasajeros, equipaje y carga en autobuses, tranvías, trolebuses, automóviles y camiones sin expedir una carta de porte para el vehículo correspondiente. En este sentido, la ejecución inadecuada de una carta de porte (en formularios que no cumplan con la Orden No. 152) conlleva multas (Decisión de la Región AS de Sakhalin del 16 de abril de 2015 No. A59-570/2015).

¿Qué defectos en la carta de porte provocan con mayor frecuencia quejas de las autoridades fiscales?

Errores que conducen a una evaluación adicional del impuesto sobre la renta (impuesto sobre la renta personal para empresarios individuales)

El objetivo de la elaboración de una carta de porte es confirmar la validez del consumo de combustible.

Las autoridades tributarias muchas veces imponen cargos adicionales debido a la falta de información sobre un destino específico en la carta de porte, ya que sin esta información es imposible confirmar los gastos incurridos por la organización para la compra de combustibles y lubricantes (Resoluciones del Distrito Autónomo del Región del Volga de 2 de diciembre de 2016 No. A55-166446/2015 y de 15 de junio de 2016 No. Ф06-9555/2016, Distrito de Moscú de fecha 08/04/2015 No. Ф05-3450/2015, Decisión de la Región de Nizhny Novgorod AS del 05/08/2016 No. A43-10294/2016). Este enfoque es coherente con la posición jurídica del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia, establecida en la sentencia de 30 de agosto de 2013 No. VAS-11880/13.

La ausencia de información sobre la hora de regreso al garaje (estacionamiento) en las cartas de porte también puede servir como negativa a reconocer gastos en la contabilidad fiscal. Además, es necesario correlacionar la información proporcionada en la carta de porte con otros documentos.

Por ejemplo

Según las cartas de porte, la columna "combustible" indica la marca de gasolina AI-95, sin embargo, algunos de los recibos de efectivo presentados confirman la compra de gasolina AI-92. De algunos recibos de combustibles y lubricantes se desprende que la compra única de combustible fue en cantidades superiores a 70 litros, 80 litros, mientras que la empresa no proporcionó información sobre el volumen de combustible que pueden contener los tanques de estos vehículos durante el impuesto. auditoría (Resolución de la Tercera Corte Arbitral de Apelaciones de 23.06.2016 No. A74-7498/2014).

En otro caso, los funcionarios fiscales compararon el tiempo de funcionamiento de excavadoras, cargadoras y topadoras con los certificados de trabajo realizados. Según las cartas de porte, la obra se realizó en abril, mayo, junio y julio de 2013, mientras que el alcance de la obra fue aceptado por el contribuyente en abril, agosto y octubre de 2013. Los funcionarios tributarios excluyeron estos gastos de la base imponible, ya que las cartas de porte presentadas no pueden correlacionarse con actos para la realización de trabajos y servicios, las cartas de porte fueron redactadas en violación de los requisitos establecidos por la ley y no confirman el hecho de que parte del el equipo está funcionando (Decisión del Distrito Autónomo del Territorio Trans-Baikal de fecha 06/09/2016 No. A78 -1080/2016).

Y la ausencia de lecturas del velocímetro en las cartas de porte, la violación de la numeración, así como la inconsistencia con otros documentos (las cartas de porte tienen una fecha de preparación del 12/07/2013 al 01/11/2013, y los recibos de efectivo presentados tienen fecha del 09 /11/2013 y finaliza el 16 de diciembre de 2013, la fecha de despacho de combustible diesel en la gasolinera no corresponde a la fecha de los documentos de viaje) también conlleva la exclusión de los gastos de combustible y lubricantes de las deducciones profesionales de los empresarios individuales ( Decisión del Territorio de Stavropol AS de 26 de octubre de 2016 No. A63-4584/2016).

Además, los defectos en la cumplimentación de una carta de porte, junto con otras circunstancias, suelen servir como prueba de la recepción de un beneficio fiscal injustificado.

Por ejemplo

Las cartas de porte no contienen información completa sobre el transporte de carga, a saber: no se indican el lugar de carga y descarga de la carga, el tiempo de carga (descarga), el tipo de embalaje de la carga y otra información; las secciones " En las cartas de porte no están correctamente cumplimentadas la Asignación al conductor”, la “Secuencia”, la finalización de la tarea”, los “Resultados del vehículo y los remolques”, y además contienen información inexacta. Las cartas de porte indican que la carga fue transportada por el conductor V.V. Shotokhin. Sin embargo, el conductor Shotokhin V.V. durante el período de elaboración de las cartas de porte no era empleado de la empresa (Resolución del Tercer Tribunal Arbitral de Apelaciones de 28 de julio de 2016 No. A33-10497/2015).

Por lo tanto, si, sobre la base de las cartas de porte, es imposible determinar los fines del uso real de los automóviles y correlacionarlos con otros documentos que confirmen la realidad de incurrir en gastos por los automóviles cuando se utilizan en actividades de producción, entonces los tribunales confirman la derecho de las autoridades fiscales a excluir los gastos de combustibles y lubricantes de la base “rentable” (Resolución de la CA del Distrito del Cáucaso Norte de 7 de octubre de 2016 No. A63-11450/2015).

Errores que generan cargos de IVA adicionales

Para aceptar legalmente el IVA “soportado” como parte de las deducciones fiscales, se deben cumplir tres condiciones: bienes (obras, servicios) adquiridos para actividades sujetas al IVA, aceptados para contabilidad y que exista una factura debidamente ejecutada (cláusulas 1, 2 del artículo 171 Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Las autoridades fiscales prestan mucha atención a la preparación de documentos contables primarios que confirman el hecho de que se han registrado bienes (obras, servicios) y derechos de propiedad.

La ausencia de cartas de porte en sí misma, junto con otras pruebas, puede indicar la irrealidad de las transacciones comerciales, es decir. sobre recibir un beneficio fiscal injustificado. Por lo tanto, es imposible aplicar una deducción por el IVA “soportado” sobre los combustibles y lubricantes comprados (Resoluciones del Distrito Autónomo del Distrito del Cáucaso Norte del 18 de febrero de 2016 No. F08-317/2016, Distrito de Siberia Oriental del 12 de enero de 2016). 2016 N° F02-6977/2015).

¡Importante!

Pero en el caso de que las autoridades fiscales no refuten la realidad de las transacciones, la presencia de deficiencias en la preparación de los documentos de viaje no constituye en sí misma una violación de la legislación tributaria, lo que significa que la deducción del IVA es legal (Resolución de Administración del Distrito de Siberia Occidental de 16 de septiembre de 2015 No. F04-22441/2015).

La necesidad de emitir cartas de porte al pagar una compensación por el uso de un automóvil personal

En la práctica de las organizaciones, a menudo surgen situaciones en las que la propiedad personal de los empleados se utiliza para fines oficiales.

De conformidad con el artículo 188 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el monto del reembolso de los gastos se determina por acuerdo de las partes del contrato de trabajo, expresado por escrito. El más común es el uso de transporte personal. En este caso, el empleado recibe una compensación por el uso de un vehículo personal, cuyo importe se establece mediante orden.

Los pagos de compensación se incluyen en los gastos que se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta. En tales situaciones, ¿es necesario emitir cartas de porte para documentar la compensación pagada a fin de calcular el impuesto sobre la renta de la organización?

El Código Fiscal de la Federación de Rusia no exige directamente la emisión de cartas de porte para el pago de una compensación por el uso del automóvil personal de un empleado con fines comerciales. Sin embargo, para reconocer los gastos es necesario observar el principio general de prueba documental y justificación económica de los gastos (artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Muchas cartas del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia y del Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia están dedicadas a la cuestión de la necesidad de emitir cartas de porte al pagar compensaciones a los trabajadores.

Así, según las autoridades reguladoras (Cartas del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 23 de septiembre de 2013 No. 03-03-06/1/39406, de 13 de abril de 2007 No. 14-05-07/6, de 29 de diciembre de 2006 No. 03-05-02-04/192, de 16 de noviembre de 2006, No. 03-03-02/275, Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia para Moscú, de 13 de enero de 2012, No. . 20-15/001797@, de 22 de febrero de 2007. No. 20-12/016776, de 20 de septiembre de 2005 No. 20-12/66690), la organización deberá llevar registros de los viajes de negocios en bonos de viaje. Son las cartas de porte las que confirman el uso real de la propiedad en interés del empleador (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 27 de junio de 2013 No. 03-04-05/24421).

De hecho, la orden del gerente sobre el establecimiento de pagos de compensación en sí misma no es un documento contable primario (artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ "Sobre Contabilidad") y no será suficiente para confirmar los costos reales. incurrido por el empleado. Pero, si el contribuyente tiene otros documentos que confirmen los gastos (por ejemplo, informes de empleados con cheques adjuntos, un registro de viajes de negocios indicando la hora, el propósito del viaje, etc.), entonces la ausencia de cartas de porte no será motivo para negarse a reconocer los gastos de compensación.

Así, en la Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Volga de 30 de mayo de 2012 No. A12-15477/2011 se señaló que la organización tenía derecho a declarar los gastos de los montos de compensación para los vehículos personales usados; la condición obligatoria para el mantenimiento de las cartas de porte no está previsto por la legislación vigente.

Con base en el análisis de las disposiciones de la Ley Federal de 8 de noviembre de 2007 No. 259-FZ “Carta del Transporte por Carretera y Transporte Eléctrico Terrestre Urbano” y la Orden No. 152 que regula los requisitos para el llenado de las cartas de porte, los tribunales de arbitraje llegan a la conclusión de que en este caso es necesario emitir Los trabajadores antes mencionados no tenían cartas de porte. Al mismo tiempo, no proporcionó pruebas del transporte de pasajeros, equipaje y carga (Decisión de la Administración de la Región de Irkutsk del 28 de noviembre de 2016 No. A19-14820/2016).

En la práctica, los inspectores del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia pueden agregar una compensación adicional al monto de la compensación pagada al empleado.

Sin embargo, tales decisiones se impugnan con éxito ante los tribunales, ya que “... la organización no está obligada a emitir una carta de porte a un empleado que utiliza vehículos personales con fines comerciales y no es conductor. Las organizaciones utilizan las cartas de porte para registrar el funcionamiento de sus vehículos y no están destinadas a registrar los viajes de los empleados en sus automóviles personales, incluso si estos viajes se realizan con fines oficiales. Los pagos de compensación por el uso de vehículos personales por parte de los empleados con fines comerciales están confirmados con evidencia suficiente y no están sujetos a inclusión en la base para el cálculo de las primas de seguros" (Resolución de la Décimo Octava Corte Arbitral de Apelaciones de 16 de junio de 2016 No. A34 -8324/2015 del Séptimo Tribunal Arbitral de Apelación de 21.03.2016 No. A45-48015/2015, AS del Distrito de Siberia Occidental de 10.06.2015 No. F04-23203/2015, Distrito de Siberia Oriental de 8.10.2016 No. F02-3897/2016).

Por tanto, la legislación vigente no prevé la obligación de disponer de cartas de porte en tales situaciones.

Un acuerdo adicional al contrato de trabajo implica que el empleado utilice un automóvil personal para fines comerciales, es decir, para que el empleado realice sus tareas laborales. El propio desempeño de las funciones laborales se refleja en la hoja de jornada.

Como ya se señaló, las hojas de ruta son necesarias para registrar el trabajo de los automóviles propiedad de la organización, y no están destinadas a registrar los viajes de los empleados en sus automóviles personales (Resolución de la AS del Distrito de los Urales de 16 de mayo de 2016 No. A50- 17861/2015).

Pero incluso si el automóvil está en el balance de la empresa, pero está asignado a un funcionario específico (por ejemplo, un director), entonces puede prescindir de emitir una carta de porte (Resolución de la AS del Distrito de Siberia Occidental del 21 de diciembre de 2015 N° A03-4759 /2015).

Sin embargo, teniendo en cuenta las reclamaciones de las autoridades fiscales y los inspectores del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, en tales situaciones es más seguro redactar una carta de porte.

Discrepancias en el tiempo indicado en la carta de porte y hoja de tiempos

Al preparar las cartas de porte, las empresas suelen cometer imprecisiones relacionadas con el tiempo de trabajo del empleado.

Por ejemplo, el director de una empresa (cuyo transporte personal se utiliza con fines comerciales) tiene un horario de trabajo de 8.30 a 17.30 horas, de lunes a viernes. La hoja de horas está fijada de 8.30 a 19.00 horas, al mismo tiempo, la hoja de horas muestra una jornada laboral de ocho horas.

¿Son posibles tales discrepancias entre el tiempo indicado en la hoja de horas y la hoja de ruta?

La carta de porte debe indicar la fecha (día, mes, año) y hora (horas, minutos) de salida del vehículo desde el lugar de estacionamiento permanente del vehículo y su llegada al estacionamiento especificado, lo que permite determinar la duración del viaje real. tiempo trabajado (cláusula 4, párrafo 6. Detalles obligatorios y procedimiento para completar los documentos de viaje, aprobado por Orden No. 152).

El empleador está obligado a llevar registros del tiempo realmente trabajado por cada empleado (artículo 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). La información sobre el uso del tiempo de trabajo se refleja en la hoja de horas. Trabajo realizado por un empleado por iniciativa del empleador fuera del horario laboral establecido para el empleado: trabajo diario (turno) y, en el caso de contabilidad acumulativa de horas de trabajo, en exceso del número normal de horas de trabajo para el período contable. , se reconoce como horas extraordinarias (Carta de Rostrud de 12.02.2009 No. 3567-6-1). Y dicho trabajo se compensa con un aumento salarial o, a petición del empleado, con la concesión de tiempo de descanso adicional (artículo 152 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Por lo tanto, la duración normal del trabajo diario (turno) de un gerente que trabaja en un calendario de una semana laboral de cinco días con dos días libres no puede exceder las ocho horas. La participación de un gerente en el trabajo de horas extraordinarias debe realizarse de conformidad con las normas previstas en el artículo 99 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

¡Importante!

Por lo tanto, las discrepancias en la información sobre el tiempo realmente trabajado indicado en la hoja de tiempo de trabajo y la carta de porte son motivo para responsabilizar administrativamente al empleador por violación de la legislación laboral en virtud del artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia (Resolución de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia de 31 de julio de 2009 No. 18-AD09-8).

Le recordamos que este artículo prevé una multa:

para funcionarios por un monto de 1 mil a 5 mil rublos;

para personas que realizan actividades empresariales sin formar una entidad jurídica: de 1 mil a 5 mil rublos;

para organización: de 30 mil a 50 mil rublos.

Frecuencia de preparación de cartas de porte.

Como regla general, los documentos primarios deben redactarse con tal frecuencia que, a partir de ellos, sea posible juzgar la validez de los gastos incurridos.

La carta de porte se emite por un día o por un período no superior a un mes (cláusula 10 de la Orden No. 152). En este caso, las hojas de ruta se pueden compilar mensualmente, si dicha frecuencia de preparación permite organizar la contabilidad del tiempo trabajado y el consumo de combustible (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 20 de febrero de 2006 No. 03-03- 1/04/129).

Si la preparación semanal (mensual, trimestral) de una carta de porte permite organizar la contabilidad del tiempo trabajado y el consumo de combustible y lubricantes, entonces una carta de porte redactada con esa frecuencia con el adjunto de recibos de efectivo que reflejen la compra de lo especificado. Los materiales pueden confirmar los gastos de la empresa antes mencionados (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 25 de agosto de 2009 No. 03-03-06/2/161).

Los documentos primarios deben redactarse de tal manera y con tal regularidad que, en base a ellos, sea posible juzgar la validez de los gastos incurridos (Decisión de la Región AS de Nizhny Novgorod de fecha 5 de agosto de 2016 No. A43-10294/2016).

¡Importante!

La carta de porte se puede emitir por cualquier período que no exceda de un mes.

Si la carta de porte se emite por un mes, se indica la primera y la última fecha del período para el cual se emitió esta hoja (cláusula 4 y cláusula 10 de la Orden No. 152, Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de noviembre 30, 2012 N° 03-03-07/51). Por ejemplo, del 1 de noviembre de 2016 al 30 de noviembre de 2016.

La carta de porte para turismos es el documento más importante no sólo para las empresas que se dedican al transporte, sino también para cualquier otra empresa que tenga un vehículo en funcionamiento. Le permite mantener registros precisos del funcionamiento del propio vehículo, así como controlar el consumo de combustible, lo que en última instancia permite ahorrar significativamente.

Conceptos básicos del documento

La carta de porte de un automóvil es el documento principal que le permite controlar el trabajo del conductor, así como el modo de funcionamiento del vehículo:

• tiempo de viaje y tiempo de inactividad;
• ruta;
• horario de tráfico;
• consumo de combustible, etc

Dicho documento se expide a cada conductor que pone en funcionamiento un vehículo comercial.

¿Por qué se necesita tal documento? En primer lugar, la mayoría de las personas jurídicas utilizan las cartas de porte no tanto para controlar el vehículo como para reducir la base imponible. La hoja de ruta siempre muestra la cantidad de combustible gastado en la ruta, por lo que esta cantidad no está sujeta a impuestos, lo que permite a los empresarios obtener ahorros adicionales.

También cabe señalar otros propósitos de este documento:

• Excluyendo la posibilidad de que los empleados utilicen vehículos comerciales para fines personales. Esto es especialmente cierto en el caso de los servicios de taxi, donde hay una gran cantidad de turismos.
• Seguimiento del desgaste del vehículo y de la necesidad de mantenimiento. Gracias a la disponibilidad de hojas de ruta, puede calcular la vida útil total del vehículo y entregarlo a tiempo para el servicio.
• Reducción de los costes de combustible gracias al estricto control del vehículo siguiendo una ruta previamente planificada.

Por lo tanto, la carta de porte aumenta la eficiencia de operación de los vehículos de pasajeros y también la hace menos costosa.

La responsabilidad de cumplimentar la carta de porte siempre recae en el propietario de la propia empresa, así como en el funcionario responsable de expedir los vehículos para uso de los empleados. El propio conductor no tiene derecho a realizar cambios ni a marcar el documento. Todo lo que se requiere de él son firmas que confirmen la aceptación y entrega del automóvil.

Formulario 3 de la carta de porte y procedimiento para su cumplimentación

Existe un formulario especial 3 de carta de porte, que fue aprobado por el Comité Estatal de Estadísticas. Ya tiene en cuenta todos los detalles necesarios que se deben indicar al completar el documento. Puede descargar un formulario en blanco de carta de porte para turismos según el Formulario 3 para completarlo posteriormente.

Pero vale la pena señalar que recientemente su uso no es obligatorio. La legislación permite a los empresarios desarrollar de forma independiente formularios para documentos de viaje. Lo principal es que deben indicar todos los detalles que se encuentran en el formulario establecido.

Echemos un vistazo más de cerca a cómo se completa el Formulario 3 para una carta de porte de un automóvil de pasajeros:

1. encabezado del documento. Debe indicar el nombre del documento en sí, así como su número, ya que en el futuro debe conservarse en el archivo durante al menos 5 años y anotarse en un diario especial al momento de la entrega.
2. Fecha de asunto. Inmediatamente después de indicar el nombre del documento y su número, se debe indicar el período para el cual se emitió la carta de porte en el formato “día mes a día mes año”.
3. Detalles de la compañía. En este párrafo debes ingresar toda la información sobre la entidad legal a nombre de la cual está registrado el automóvil. Esto incluye: nombre completo y dirección legal, código OKPO y INN/KPP.
4. Información del vehículo. Se deberá indicar el tipo de vehículo. En este caso, un turismo. Además se indica su marca y modelo, por ejemplo, Ford B-MAX, BMW X5 xDrive40d, etc. También se debe indicar el número y código de su matrícula.
5. Información del conductor. Se ingresa en su totalidad el nombre completo del conductor, su número de licencia de conducir, así como la categoría de licencia bajo la cual conduce el vehículo.
6. Datos técnicos. Incluyen permisos de salida, así como información sobre el estado técnico del coche. Además, indica datos sobre el consumo de combustible a lo largo de la ruta: se anotan la marca de combustible, el saldo antes y después de la ruta, los estándares de consumo de combustible y los indicadores reales.
7. Asignación al propio conductor.. En este párrafo se indica el motivo del viaje, así como la hora de salida y llegada, se dejan notas sobre retrasos, paradas, tiempos de inactividad, etc.

Todos los datos escritos en la carta de porte deben estar certificados por personas responsables.

Luego de completar la parte introductoria, donde se indican todos los datos, comienza la parte principal del documento. Puede variar según el tipo de organización. Para aquellas empresas que operan en el sector del transporte, se deberá elaborar un mapa de paso de conductores. Consta de los siguientes puntos:

• fecha del examen médico antes y después del viaje;
• momento del examen médico antes y después del viaje;
• Nombre completo de la persona responsable de realizar el reconocimiento médico (se indican ambas personas si el reconocimiento médico fue realizado por diferentes empleados antes y después del viaje);
• La firma del responsable se coloca tanto antes como después del viaje.

A continuación se indica información sobre la ruta realizada por el coche. Consta de los siguientes puntos:

• fecha de inicio y finalización de la ruta;
• horas de inicio y finalización de la ruta;
• lecturas del odómetro antes y después de la ruta;
• Nombre completo del responsable del control;
• firma del responsable;
• puntos por los que pasa la ruta;
• Número total de kilómetros recorridos.

Al final de la tabla se indica el número total de kilómetros recorridos para todos los recorridos realizados por el vehículo. Posteriormente se colocan las firmas de todos los responsables: el conductor, el jefe del departamento de personal y el contador.

Es importante recordar que se deben completar todos los elementos de la carta de porte. De lo contrario, el documento puede despertar sospechas entre las autoridades reguladoras y los inspectores fiscales.

Además, te sugerimos ver un videoclip en el que se te informará con más detalle sobre la correcta elaboración de una carta de porte:

Requisitos de diseño y uso.

Existen ciertos requisitos que se establecen en relación con las cartas de porte de los turismos (en cuanto a su cumplimentación, así como a su posterior circulación). Considerémoslos más a fondo:

• Todas las cartas de porte deben anotarse en el diario y numerarse para simplificar su búsqueda posterior en el archivo.
• De acuerdo con la ley, las cartas de porte deben conservarse en la empresa durante 5 años.
• Existen ciertos estándares para el consumo de combustibles y lubricantes, que están establecidos por el marco legislativo. Pero son de naturaleza puramente consultiva, por lo que no es necesario cumplirlos al realizar cálculos.
• A partir de 2017 se canceló la obligación de poner el sello de la organización en la carta de porte, por lo que no se tiene derecho a recibir una multa por su ausencia.
• Desde junio de 2017, se ha prohibido la contratación de empresarios individuales o conductores que tengan permisos de conducir extranjeros.
• Todo transporte comercial debe ir acompañado de la elaboración de una carta de porte de acuerdo con todos los requisitos descritos anteriormente.

Si viola alguna regla relacionada con la preparación y provisión de cartas de porte para automóviles pasajeros, se le puede imponer una multa, cuyo monto está determinado por el tipo de infracción, así como por el estado de la persona que la cometió.

¿Cuándo se necesita y no se necesita una carta de porte para un automóvil de pasajeros?

En primer lugar, consideraremos aquellos casos en los que no es necesario emitir una carta de porte para un automóvil de pasajeros. Éstas incluyen:

• el vehículo está a disposición de un particular y es utilizado por él exclusivamente para fines personales y no comerciales;
• si el automóvil está registrado en la empresa y no se utiliza para transportar pasajeros, carga o equipaje, y el propio gerente no necesita registrar el consumo de combustible.

El marco legislativo estipula que todo vehículo que esté matriculado en una empresa comercial o no comercial, y que también transporte equipaje, pasajeros o carga, debe estar documentado con una carta de porte. No obstante, deberá estar siempre en el vehículo y presentarse a petición de un agente de policía.

Completar una carta de porte diariamente puede ser una tarea muy difícil para las empresas que no cuentan con un despachador a tiempo completo, por lo que la ley establece que se puede completar una carta de porte en su propio formato por cualquier período que no exceda un mes. En el caso de formularios unificados, no se permite expedir un documento por un período superior a un día o viaje.

En ausencia de una carta de porte, el infractor recibe una advertencia o una multa de 500 rublos.

Una carta de porte permite simplificar el control sobre el funcionamiento de los vehículos, así como evitar su uso no autorizado. Por lo tanto, se recomienda tratar dichos documentos con total responsabilidad y completarlos de acuerdo con todos los requisitos.