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La ley en el formulario No. KM-9 sirve para reflejar los resultados de verificar la disponibilidad real de fondos en la caja registradora de una organización comercial. Como regla general, dicho inventario es de naturaleza repentina y puede ser iniciado por el jefe de la organización o los empleados de las autoridades fiscales.

El formulario unificado No. KM-9 fue aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 25 de diciembre de 1998 No. 132.

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Cómo completar correctamente un acto según el formulario KM-9

Antes de que comience el cheque, el cajero entrega un recibo indicando que su dinero personal no está en la caja registradora.

El acta podrá redactarse en dos o tres ejemplares. En los casos en que la verificación de efectivo se lleve a cabo bajo la dirección de la dirección de la organización, el informe se redacta en dos copias. Uno de ellos se envía al departamento de contabilidad de la organización, el segundo permanece en manos de la persona financieramente responsable que aceptó los fondos para su custodia.

En los casos en que se realice una auditoría de dinero en caja con la participación de un inspector fiscal, el acta se redacta por triplicado. Una de las copias se envía a la organización controladora, la segunda al departamento de contabilidad de la organización, la tercera permanece en manos de la persona financieramente responsable que aceptó los fondos para su custodia.

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Una contabilidad competente en una empresa es imposible sin inspecciones. Para eliminar errores y prevenir abusos, se realizan inventarios y auditorías (programadas y no anunciadas). Estos eventos pueden ser tanto internos como externos y sus resultados suelen formalizarse en forma de actos apropiados.

¿Qué es una auditoría en una empresa?

Se considera auditoría al conjunto de actuaciones que revelan la legalidad de transacciones financieras y económicas en curso. Se inspecciona la validez y legalidad de las transacciones, la exactitud de los asientos contables y el reflejo de la información en los documentos.

Objetivos de las actividades de control:

• comparación de datos contables y reales para identificar diferencias;
• identificar las causas de las discrepancias y suprimirlas en el futuro;
• compilar una lista de errores y recomendaciones para su corrección;
• editar datos contables en base a la ley (cancelación de escasez, capitalización de excedentes).

Necesitas entender eso auditoría e inventario no son conceptos idénticos. Sus principales diferencias son:

• ni siquiera una auditoría planificada por parte de las autoridades reguladoras se acuerda con la dirección de la empresa y el cronograma de inventario a menudo se aprueba en la orden sobre políticas contables;
• el inventario lo realizan estructuras internas y la auditoría las externas;
• una auditoría monitorea la legalidad de las operaciones realizadas en la empresa, mientras que un inventario revela diferencias entre la información contable y la disponibilidad real de fondos.

Auditoría interna (inventario)

Antes de realizar el trámite, el titular de la organización emite una orden sobre el motivo de las actividades, los objetivos y la composición de la comisión, si no está aprobado en la política contable de la empresa. La comisión suele incluir empleados de contabilidad, jefes de departamento y empleados de otras estructuras de la empresa. La auditoría interna se lleva a cabo:

• antes de presentar informes, proporcionar información veraz;
• antes de contratar a un nuevo empleado para transferirle asuntos;
• en proceso de reorganización, quiebra, liquidación de una empresa;
• en caso de daño o robo de fondos;
• en caso de emergencia;
• antes de alquilar o vender activos fijos.

Los cheques pueden ser totales o parciales. Antes de presentar informes anuales, el contador realiza una auditoría completa. Los parciales se hacen cuando surge tal necesidad.

Existen inventarios de control planificados, no programados, repetidos. La frecuencia de las inspecciones programadas se registra en la orden sobre políticas contables. Los no programados se realizan por orden del fundador.

Esto sucede en el caso:

• imprevistos (que determinan el hecho de daño o robo);
• transferir casos a una nueva persona financieramente responsable;
• inventario de caja registradora.

La información recopilada se registra en inventarios, hojas de cotejo y actas. Se redactan al menos en dos ejemplares. La comisión transfiere los documentos al departamento de contabilidad para la posterior corrección de los datos contables y la adopción de decisiones disciplinarias.

Inspección por parte de las autoridades reguladoras

Las inspecciones externas están reguladas por la Ley N° 294 Ley Federal "Sobre la protección de los derechos de las personas jurídicas y empresarios individuales en el ejercicio del control (supervisión) estatal y el control municipal" y la Parte 1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Las autoridades federales y regionales pueden realizar una auditoría:

• Rostechnadzor;
• órganos del Ministerio del Interior;
• Inspección del Trabajo;
• Rospotrebnadzor;
• Supervisión de incendios, etc.

Hay auditorías programadas y no programadas. Puede encontrar una lista de organizaciones sujetas a inspecciones programadas en los sitios web oficiales de las autoridades pertinentes. La lista de eventos se compilará durante el próximo año.

Las auditorías programadas se programan cada tres años. El primero se realiza tres años después de la fecha de fundación de la empresa. El objetivo de una inspección no programada es responder a una solicitud a un servicio de control o verificar el cumplimiento de una orden ya emitida.

El auditor está obligado a notificar a la organización 3 días antes de la inspección programada, excepto para el control por parte de las autoridades fiscales (los tipos de inspecciones, el procedimiento para realizarlas y los plazos están regulados por el Capítulo 14 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Ante una auditoría no programada, se notifica a la empresa con 24 horas de antelación.

Los plazos de preaviso están establecidos por ley para darle a la empresa la oportunidad de prepararse. El tiempo asignado para la realización de todas las medidas de control no supera los 20 días.

Registro de resultados de inspección, detalles de llenado.

La información recopilada durante la auditoría debe estar documentada. Las actividades, objetos y resultados de la auditoría se reflejan en el informe. Los errores contables sólo se pueden corregir sobre la base de este documento.

Dado que no existe una forma unificada de informe de auditoría interna, la organización lo desarrolla ella misma. La plantilla del documento se fija en la política contable o mediante una orden separada del gerente. Se puede editar para diferentes propósitos.

El acto debe contener la siguiente información:

• Nombre de la organización;
• día de compilación;
• el motivo de la inspección y emisión del acto;
• lista de eventos;
• nombre de las operaciones;
• período;
• Nombres completos, cargos y firmas de los responsables.

No está prohibido complementar la ley con anexos. Después de describir todas las infracciones encontradas, el auditor hace propuestas para su eliminación. Los culpables se presentan en un plazo de 3 días. Así también consta en el acta. Un documento pierde fuerza legal si carece de uno o más detalles, lo cual es especialmente importante cuando se cobra una deficiencia de una persona financieramente responsable.

inventario de efectivo

A diferencia del inventario de saldos de inventario (en un almacén o en el piso de ventas de una tienda), existencias o productos sin terminar, un nuevo cálculo de control del efectivo en la caja de una organización a menudo ocurre de repente, sin notificación previa al cajero. El motivo de tal decisión de gestión puede ser:

• deseo de fortalecer el control sobre los empleados materialmente responsables;
• encontrar la causa del error;
• exigencia de los inspectores.

Para reflejar la información sobre la auditoría de la caja registradora, Goskomstat ha desarrollado el formulario No. INV-15. No es necesario utilizar este formulario en particular. Puede servirte de modelo para formar el tuyo propio.

Para adquirir fuerza legal, un documento debe contener:

• nombre de la compañía;
• día de compilación;
• número y nombre;
• recibo de la persona financieramente responsable;
• datos sobre la cantidad de fondos según datos contables y de hecho;
• explicaciones de la persona financieramente responsable cuando se detecten discrepancias;
• decisión del gerente;
• cargos, firmas, nombres completos de todos los miembros de la comisión.

Es importante completar el documento sin errores, ya que no se permiten correcciones. Puede completar el formulario con un bolígrafo negro o azul. Puedes escribirlo a mano o imprimirlo.

Auditoría de actividades financieras y económicas.

La auditoría de las actividades económicas y financieras se considera la más profunda. La mayoría de las veces se lleva a cabo en instituciones presupuestarias y gubernamentales. Las organizaciones también pueden realizar un control independiente (por decisión de los fundadores o de una junta de accionistas). Las auditorías externas son realizadas por estructuras como: impuestos, inspección del trabajo, organismos encargados de hacer cumplir la ley y la Cámara de Control y Cuentas.

El documento contiene una gran cantidad de información:

• descripción de los objetos en estudio;
• descripción de métodos de verificación;
• descripción de los resultados obtenidos;
• resumiendo;
• instrucciones de los inspectores.

El encabezado dice:

• lugar (ciudad/pueblo);
• Título del documento;
• fecha, número;
• duración de los eventos.

El cuerpo del acto contiene:

• establecer información (enlace al documento administrativo, información sobre el auditor, período de actuación, plan de trabajo);
• la parte principal (conciliación de liquidaciones con contrapartes, salarios, con responsables, flujos de efectivo, gastos de compra de inventarios, transporte, inmovilizado, inventarios);
• costos;
• características de las áreas de actividad de la organización;
• descripción de infracciones con referencia al acto reglamentario;
• Conclusiones y Recomendaciones;
• firmas de los responsables.

El documento se elabora en al menos dos copias con la adición de anexos. Los empleados en cuyo ámbito de actividad se hayan detectado infracciones laborales están familiarizados con él. También pusieron su firma.

Inventario de bienes y materiales en la tienda.

Se recomienda verificar los artículos del inventario mensualmente o con cada turno del empleado materialmente responsable. Esto es necesario para controlar la seguridad de los bienes, las fechas de vencimiento y el trabajo de los empleados. Se emite una orden antes del evento. Luego se reúne una comisión. Para mayor comodidad, puede crear un plan de eventos.

Los resultados del trabajo de la comisión se registran en el inventario. Está compilado en dos copias. El inventario refleja tanto los déficits como los excedentes detectados. La información recopilada se transfiere al departamento de contabilidad para su conciliación con el fin de identificar discrepancias entre los datos reales y los datos contables. El informe de auditoría de inventario contiene:

• descripción de artículos del inventario;
• duración;
• cantidad real y costo de bienes y materiales;
• explicación del responsable;
• firmas de los miembros de la comisión.

Una vez finalizadas las actividades, se emite una orden aprobando los resultados del inventario. En base a ello, se recuperan los daños de los responsables y se realizan cambios en los datos contables.

Importancia jurídica del informe de auditoría

La información documentada sobre la auditoría sirve como base para editar los datos contables. Los actos pueden presentarse como confirmación de determinadas transacciones contables si el servicio fiscal tiene dudas.

La elaboración de documentos finales le permite visualizar la magnitud de las infracciones en el funcionamiento de la empresa. En caso de desviaciones significativas, el documento permite confirmar la culpabilidad del empleado responsable, lo que, a su vez, servirá de base para cobrarle las pérdidas, despedirlo e incluso iniciar una causa penal, si así lo prevé la ley. el Código Penal de la Federación de Rusia.

La auditoría es una herramienta eficaz no sólo para los servicios de control estatal, sino que la utilizan con éxito los fundadores y accionistas de las empresas. En primer lugar, esto ayuda a establecer hechos de abuso por parte del órgano ejecutivo de la sociedad anónima o de un gerente contratado, extralimitándose en sus poderes y realizando transacciones no previstas en los estatutos de la organización. Un acta redactada sobre la base de los resultados de la inspección también puede servir como prueba de culpabilidad y motivo de dimisión del director.

En el video se describe más información sobre cómo prepararse para una auditoría de las actividades económicas y financieras de una empresa.

Para reflejar la información sobre el efectivo en la caja registradora en el momento de la inspección, se genera un documento de informe oficial especial: un acto.

ARCHIVOS

¿Por qué necesita un informe de verificación de efectivo?

El efectivo en la caja registradora se revisa periódicamente. Además, la mayoría de las veces las inspecciones son repentinas. La iniciativa de tales acciones de control puede provenir tanto de la dirección de la empresa como de las autoridades de supervisión.

Independientemente de quién organizó la inspección, se redacta un acta en base a sus resultados. encajan en ello

• la cantidad que debe estar en la caja registradora según los documentos contables,
• así como la cantidad que realmente resultó estar disponible cuando los inspectores la contaron.

De esta forma se controla la disciplina financiera y de caja de la empresa, se revelan hechos de infracciones oficiales, abusos, desabastecimientos, etc. fenómenos ilegales.

¿Quién revisa la caja registradora?

Si la auditoría se realiza dentro de la empresa, se crea para este evento una comisión compuesta por al menos tres personas. Por lo general, los directores están incluidos en él mediante un orden separado.

• contador,
• representante de la dirección,
• jefe de una de las divisiones estructurales de la organización.

Durante estas acciones también debe estar presente el empleado económicamente responsable, pero no está incluido en la comisión.

En los casos en que la inspección se lleve a cabo como parte del control fiscal in situ, a todas las personas mencionadas también se suman los inspectores del departamento de supervisión.

¿Qué consecuencias puede tener una auditoría?

Si, según los resultados de las medidas de control, no se revela ninguna infracción y el dinero coincide hasta el último centavo con lo indicado en los documentos, entonces, por supuesto, no habrá consecuencias. Pero si durante la inspección resulta que hay menos o más dinero en la caja registradora (esto también sucede) del que debería haber de acuerdo con los informes, lo más probable es que se impongan medidas disciplinarias a las personas financieramente responsables (a partir de una observación, una amonestación y hasta el despido). Además, es probable que la dirección exija el reembolso de los fondos faltantes.

Los inspectores fiscales multan a la empresa y a sus altos funcionarios por excedentes o escasez.

¿En qué forma debe realizarse el acto?

Hoy en día, el acto de comprobar la caja registradora se puede realizar libremente, si hablamos de control dentro de la empresa. Sin embargo, si en la auditoría participan representantes del servicio tributario, se utiliza el formulario unificado KM-9. En cualquier caso, no importa qué formato de documento se utilice, el formulario debe contener todas las firmas necesarias.

¿Quién debe firmar el informe de verificación de efectivo?

El documento debe contener varios autógrafos:

1. operador de caja,
2. jefe de una unidad estructural,
3. un representante de la dirección de la empresa (director o persona que desempeña temporalmente sus funciones),
4. durante una auditoría fiscal: un especialista de la autoridad fiscal.

Registro del acto y puntos principales.

El documento se puede redactar en una computadora (si tiene un formulario electrónico) o escrito a mano. El número de copias del acta depende directamente del número de participantes en la inspección. Si la auditoría se realiza dentro de la empresa, dos copias son suficientes: una para el cajero y la segunda para el departamento de contabilidad, pero si los empleados fiscales participan en las actividades de control, entonces es necesario realizar tres.

¿Debo tener en cuenta y registrar el documento?

Los actos formados en la empresa están sujetos a contabilidad obligatoria. Para ello se suele utilizar un diario especial, donde se ingresa el nombre del documento, su número y fecha. Con la ayuda de la revista no solo se registra el hecho de la creación del acto, sino que también, si es necesario, se puede encontrar el documento sin problemas.

Qué considerar al almacenar

Al determinar el período de almacenamiento de un acto, uno debe guiarse por la legislación de la Federación de Rusia y los documentos reglamentarios locales de la empresa.

El período de almacenamiento de la documentación de control financiero no debe ser inferior a tres años (este es el período de prescripción).

Posteriormente, el acta puede ser enviada al departamento de archivos o destruida (sujeto a las normas establecidas para la eliminación de documentos).

Modelo de ley sobre la comprobación de efectivo en la caja registradora.

Si necesita crear un informe de cheques de caja en la caja registradora y nunca lo ha hecho antes, los consejos anteriores le ayudarán. Mire también una muestra de cómo completar el documento: aquí se toma como base un formulario unificado, que también se puede utilizar para medidas de control interno.

Formulario KM-9 (acto de verificación de efectivo en caja registradora)

Formulario KM-9 (acto de verificación de efectivo en caja registradora)

Fuente/documento oficial: Resolución del Comité Estatal de Estadística de 25 de diciembre de 1998 número 132

Nombre del documento: Certificado de verificación de efectivo en caja registradora (modelo KM-9 OKUD 0330109)
Formato:.xls
Tamaño: 30kb

Completado formulario KM-9 refleja los resultados de verificar la disponibilidad real de dinero en la caja registradora de una empresa que se dedica al comercio. Normalmente, dicho inventario se realiza sin notificación previa a la organización comercial. La auditoría, durante la cual se completa el informe de verificación de la caja registradora, puede ser iniciada por el director de la empresa o por especialistas del departamento fiscal.

La muestra para completar el formulario KM-9 fue aprobada por decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 25 de diciembre de 1998, número 132.

Antes de comenzar el inventario, el cajero entrega un recibo indicando que sus propios fondos no se encuentran en la caja registradora. La elaboración de un documento como un acto en el formulario KM-9 se puede realizar en 2 o 3 muestras. Si el inventario de efectivo se realiza de acuerdo con las instrucciones del director de la empresa, entonces la preparación del documento formulario KM-9 se realiza en 2 muestras. Una de las copias se transfiere al departamento de contabilidad de la empresa comercial y la otra al empleado que asume la responsabilidad financiera y acepta el dinero para su custodia.

En los casos en que el inventario de fondos en caja se realice con la participación de un empleado del departamento de impuestos, la ejecución del acto, formulario KM-9, se realiza en 3 copias. Una de las muestras se transfiere al servicio de impuestos, la segunda al departamento de contabilidad de la organización comercial y la otra permanece en manos de la persona financieramente responsable de almacenar el dinero.

El documento contiene información como:

• nombre de la empresa, TIN, código de organización según OKPO, nombre de la rama estructural, si el inventario se realiza en ella;
• nombre de la caja registradora, su número de serie y número de registro;
• número del documento, fecha y hora en que fue redactado;
• una tabla que indica cuánto dinero hay realmente en la caja registradora.

Informe de auditoría de caja (formulario y muestra)

Toda empresa rusa debe realizar un inventario. La conciliación mencionada está sujeta a bienes, obligaciones y dinero ubicados en la organización. La persona jurídica debe formalizar los resultados de las inspecciones utilizando documentos cuyos formularios estén aprobados por la ley o sean desarrollados por un sujeto de actividad específico. Es importante señalar que entre los documentos establecidos utilizados durante el inventario, no existe un formulario de informe de auditoría de caja.

Inventario

El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia, mediante Orden No. 49 de 13 de junio de 1995, desarrolló y aprobó Directrices para realizar un inventario. Esta ley regula no solo el procedimiento para asignar y realizar la conciliación, sino también los métodos para registrar los resultados de la auditoría.

Según estas aclaraciones del Ministerio de Finanzas de Rusia, cualquier inventario comienza cuando la dirección de la empresa toma una decisión sobre la conciliación. La orden correspondiente se formaliza mediante orden, que debe contener el nombre del objeto de inspección y el momento de su ejecución.

La realización de la conciliación se formaliza mediante la elaboración de documentos cuyos formularios fueron aprobados inicialmente por el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia en la Orden antes mencionada. Es importante señalar que el documento denominado ley de auditoría de caja registradora no fue aprobado por el departamento financiero en sus instrucciones reglamentarias.

El Ministerio de Finanzas de Rusia, en el párrafo 2.5 de las Directrices, destacó especialmente el hecho de que los formularios desarrollados son ejemplares.

Posteriormente, el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia aprobó la Resolución No. 88 del 18 de agosto de 1998, que introdujo los formularios que todavía se utilizan en la actualidad. Sin embargo, el documento normativo especificado no contiene un informe de auditoría de caja.

Es importante enfatizar que, a pesar de la ausencia de un formulario aprobado de documento de auditoría de caja, cada empresa tiene derecho a desarrollar el acto correspondiente de forma independiente.

Esta conclusión se deriva del hecho de que actualmente los formularios de documentos aprobados por el Comité Estatal de Estadística y utilizados para el registro del inventario no son obligatorios.

Ejemplo de informe de auditoría de caja registradora

Tanto la auditoría como el inventario son procedimientos similares. El propósito de ambas herramientas es verificar la conformidad de la cantidad de efectivo en la caja registradora con la información contable.

Teniendo en cuenta lo anterior, se puede suponer que el formulario de inventario de efectivo en el formulario No. INV-15 puede ser un modelo para desarrollar un formulario para un informe de auditoría de efectivo.

Esta conclusión también se justifica por la oportunidad y el derecho de cada empresa de desarrollar y poner en circulación sus propios formularios de documentos que se utilizan para formalizar determinadas medidas de control.

Además, debemos recordar que el Comité Estatal de Estadística de Rusia, mediante Resolución No. 88 del 18 de agosto de 1998, clasificó el formulario INV-15 como documentación contable primaria. En consecuencia, se permite utilizar este formulario como informe de auditoría de la caja registradora de la empresa.

El documento anterior debe completarse cuidadosamente. No se permiten errores, omisiones o tachaduras. La forma del acto deberá contener necesariamente:

• nombre de la empresa e indicación de su división;
• enlace al pedido correspondiente;
• un recibo del empleado responsable que garantice la seguridad del efectivo;
• una indicación de la cantidad de dinero en la caja registradora, revelada mediante el conteo de hojas;
• explicaciones sobre discrepancias entre la información real y los datos contables;
• firmas de la comisión.