Кадровый учет у нанимателя
Глава 1. Документооборот
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.
От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:
Прием входящих документов;
Предварительное рассмотрение (разметка секретарем);
Регистрация документов;
Доклад руководителю о полученных документах;
Принятие решения руководителем;
Направление документов на исполнение;
Контроль исполнения документов;
Исполнение документов;
Формирование документов в дела;
Использование документов в справочно-информационной работе;
Определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем– референтом.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
Первичную обработку;
Предварительное рассмотрение, разметку;
Регистрацию;
Рассмотрение документов руководством;
Направление на исполнение;
Контроль исполнения;
Исполнение документов;
Подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».
Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.
Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.
Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.
Заказные письма принимаются под расписку.
Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.
Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.
Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.
Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами . Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
Составление проекта исходящего документа;
Согласование проекта документа;
Проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
Регистрация документа;
Проверка правильности адресования;
Отправка документа адресату;
Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит.д.).
Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
Индекс документа, включающий номер дела;
Дата документа;
Адресат;
Отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
Исполнитель;
Примечание.
Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.
Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
Телеграммы отправляются немедленно.
Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.
Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п.
Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:
1) составление проекта документа исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);
4) регистрация документа;
5) передача документа исполнителю;
6) исполнение документа;
7) контроль исполнения документа;
8) подшивка исполненного документа в дело.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе (от1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.
Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Дать качественные и количественные характеристики документов.
Подтвердить факт получения или отправки документа;
Создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
Вести контроль исполнения документа;
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.
Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.
С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.
На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.
При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:
Каждый документ регистрируется только один раз;
Все документы регистрируются только в одном месте;
Все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.
При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
Входящие документы;
Исходящие документы;
Внутренние документы;
Коммерческие контракты;
Документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.
Существуют три основных вида регистрации документов:
1) карточная система регистрации документа;
2) журнальная система регистрации документа;
3) компьютерная система регистрации документа.
Карточная система регистрации документов
Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.
Пример лицевой стороны карточки
Пример обратная стороны карточки
При карточной системе регистрации ведут две картотеки:
1) сроковая контрольная картотека;
2) справочная картотека.
Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:
1) передача документа руководителю;
2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.
Журнальная система регистрации документа
Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.
Журналы оформляются следующим образом:
1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;
2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Пример
В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;
3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;
4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов должен состоять из следующих элементов:
Порядковый номер документа в регистрационном журнале;
Условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;
Номер дела, в которое будет подшит документ или его копийный экземпляр.
Регистрация входящих документов происходит путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа (дата и индекс документа).
На исходящих документах дата и индекс документа проставляется в левой части страницы под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.
Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности, по решению руководства предприятия, могут не регистрироваться. В таких случаях документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. В него могут войти следующие документы : рекламные материалы, поздравительные письма и пригласительные билеты, сообщения о совещаниях, конференциях и их программах, прейскуранты, печатные издания (книги, журналы, газеты), телеграммы, бухгалтерские документы и т. п.
Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.
Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
Регистрацию документов можно считать начальным этапом контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть тесно связаны, и осуществляться с помощью тех же журналов.
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». После этого секретарь делает отметку о контроле в регистрационном журнале, о сроках исполнения, об ответственном исполнителе. Все эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.
Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем предприятия и указываются в самом документе.
Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его на предприятие.
Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться.
Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.
Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки делается анализ исполнения документов и, в случае задержки исполнения, сообщается руководителю предприятия для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа») и также ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
Контроль исполнения документов, как составная часть делопроизводства и контроль исполнения, как функция управления в ряде фирм совмещены.
Из книги Теория бухгалтерского учета: конспект лекций автора Дараева Юлия АнатольевнаЛЕКЦИЯ № 9. Документация и документооборот
автора Шевчук Денис Александрович24. Депозитные операции юридических лиц, документооборот, возможные нарушения. Юридические лица могут размещать имеющиеся у них временно свободные денежные средства на депозитных счетах в коммерческом банке с целью получения дополнительного дохода. Однако юридические
Из книги Банковский аудит автора Шевчук Денис Александрович25. Депозитные операции физических лиц, документооборот, возможные нарушения. Привлечённые пассивы являются основным источником ресурсной базы банка. Основной удельный вес в сумме привлечённых средств принадлежит депозитам. Первым этапом взаимоотношений банка и
Из книги Лизинг автора Из книги Аренда автора Семенихин Виталий ВикторовичПередача имущества арендатору – документооборот и учет По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. При этом
Из книги Аренда автора Семенихин Виталий ВикторовичВозврат имущества арендодателю – документооборот и учет При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. Данная статья
Из книги Аренда автора Семенихин Виталий ВикторовичПолучение имущества арендатором – документооборот и учет Многие организации из-за нехватки средств на приобретение в собственность необходимого имущества берут его в аренду. Заинтересованными сторонами такой сделки являются арендатор и арендодатель. Об особенностях
Из книги Аренда автора Семенихин Виталий ВикторовичВозврат имущества арендатором – документооборот и учет При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. Об особенностях
Из книги Аренда автора Семенихин Виталий ВикторовичЗавершение договора и возврат имущества лизингодателю – документооборот и учет – при двух вариантах балансодержателя у лизингодателя Завершение договора и возврат имущества лизингодателю может быть осуществлен: в связи с истечением срока его действия и выполнением
Из книги Аренда автора Семенихин Виталий Викторович Из книги Создание юридического лица или подразделения автора Семенихин Виталий ВикторовичРегистрация и полный документооборот при смене руководителя Данные о смене руководителя организации должны обязательно содержаться в едином государственном реестре. Закон на сегодняшний день различает государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные
Из книги Малый бизнес с нуля. Хватит мечтать, пора действовать! автора Шестеренкин ЕгорГлава 2. Документооборот мелкого предпринимателя Вообще говоря, оборот документов для организации – очень непростая вещь, с массой тонкостей и нюансов. К счастью, для предпринимателя требований к документообороту гораздо меньше, чем для юридического лица. Самые
Из книги Секретарское дело автора Петрова Юлия Александровна2.1. Документооборот Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.Различают следующие основные потоки документации:1) документы, поступающие из других организаций (входящие);2) документы,
автора Мохов Георгий Автондилович3 Бухгалтерский учет и документооборот турагентства Бухгалтерский учет в туристической компании требует особого внимания. В практике Юридического Агентства «Персона Грата» было немало случаев, когда вполне успешные турагентства, проработав год, были вынуждены
Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий АвтондиловичДокументооборот турагент – туроператор Некоторую сложность в работе турагентств вызывает необходимость обоснования расходов на оплату туров по договорам с туроператорами. Как мы уже говорили, турагент действует по поручению туроператора и реализует турпродукт,
Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий АвтондиловичДокументооборот турагент – турист Турист, покупая тур, должен получить на руки договор о реализации туристского продукта и туристскую путевку. Прежде чем турист получит окончательное подтверждение услуг, необходимо их заказать. Для этого применяется заявка или лист на
О том, что такое делопроизводство в организации, мы рассказывали в нашей и приводили пример инструкции по делопроизводству. При этом в составе общего делопроизводства в организации могут выделяться самостоятельные разделы, одним из которых является кадровое делопроизводство.
Под кадровым делопроизводством можно понимать деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов по кадровым вопросам. В зависимости от масштабов и особенностей деятельности организации ответственными за кадровое делопроизводство могут назначаться как работники бухгалтерии (к примеру, заместитель главного бухгалтера), так и специально принимаемые для этих целей сотрудники (например, ).
Нужна ли инструкция по кадровому делопроизводству?
Инструкция по кадровому делопроизводству не является обязательным документом в организации. В то же время ее наличие позволит обеспечить должный контроль за полнотой, своевременностью и правильностью оформления и ведения кадровых документов. Пошаговую инструкцию по кадровому делопроизводству организация разрабатывает самостоятельно с учетом своей специфики, объема кадровых документов и количества работников, ответственных за ведение данного раздела делопроизводства.
Кадровое делопроизводство обычно предусматривает ведение документации по следующим основным разделам:
- заключение трудового договора и прием на работу;
- изменение трудового договора и перевод на другую работу;
- прекращение трудового договора и увольнение работников;
- предоставление отпусков работникам;
- поощрения и дисциплинарные взыскания;
- защита персональных данных работников.
Порядок работы с кадровыми документами можно предусмотреть в должностной инструкции с работником, назначенным ответственным за этот раздел делопроизводства.
Используемые формы документов по учету кадров организация также может прописать в своем положении о кадровом делопроизводстве. При этом если для учета кадров будут использоваться унифицированные формы, достаточно указать об этом и сами формы не приводить. Использование унифицированных форм кадровых документов там, где это возможно, является удобным не только потому, что не потребует самостоятельной разработки аналогичных форм документов, но и потому, что по таким формам обычно приводятся указания по их заполнению, являющиеся по сути пошаговой инструкцией. Так, например, для оформления отдельных документов по учету кадров (к примеру, приказа о приеме на работу, личной карточки работника или штатного расписания) можно обратиться к
Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Вам поможет пошаговая инструкция 2019 года.
Из статьи вы узнаете:
Нормативные основы
Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.
Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет об основных видах писем в организации.
С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами:
- Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
- Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
- Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Как организовать делопроизводство
Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1.
Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2.
Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Шаг 3.
В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.
Шаг 4.
Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Шаг 5.
Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Шаг 6.
Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство , пошаговые инструкции 2019 помогут в этом.
Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.
Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
- унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
- разработать внутреннюю нормативную базу;
- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
- произвести штатную расстановку;
- подготовить трудовые соглашения;
- разработать формы по личному составу;
- оформить карточки Т-2;
- утвердить бланки заявлений для сотрудников;
- подготовить внутренние приказы.
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
- список структурных подразделений и должностей;
- количество единиц штата по каждой должности;
- оклады, надбавки по должностям;
- фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
- название подразделения;
- наименование должности;
- ФИО и табельный номер труженика;
- число дней отпуска;
- даты ухода в отпуск по плану и факту;
- основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
- карточки Т-2;
- трудовые;
- соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
- штатное расписание;
- положение по ОТ;
- журнал регистрации командировок;
- правила внутреннего распорядка;
- прочие.
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Часто задаваемые вопросы
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.
Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.
Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции
Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:
- четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
- руководителей;
- правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
- работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
- создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.
Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.
Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства
Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.
На это есть две основные причины:
- большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
- необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.
Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.
Возможна перегрузка ответственного лица и появление фатальных ошибок в его работе. Поэтому чаще всего предпочтение отдается в пользу введения отдельной должности.
Этапы и пошаговые руководства
Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:
Обязательные документы
Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:
- Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
- Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
- Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
- Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.
Оформление руководителя
Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:
- формировать административный персонал;
- регистрировать учредительные документы;
- подписывать организационно-распорядительные и иные документы.
Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.
Нормативные акты
Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:
Учетные документы
Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:
- Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
- Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
- Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
- Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
- Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.
Трудовые книги и их хранение
Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.
Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.
В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.
Оформление работников
Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:
- Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
- Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
- Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
- Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
- Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.
Заключение
Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.
Вконтакте