Informe anticipado de llenado de muestra de viáticos. Informe anticipado de viaje. ¿Es posible enviarlo electrónicamente?
La cumplimentación de un informe anticipado se produce en los casos en que los empleados de empresas y organizaciones reciben del departamento de contabilidad una determinada cantidad de dinero para gastos asociados con sus actividades profesionales.
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Muy a menudo el problema Dinero se produce por gastos de viaje o gastos relacionados con las actividades comerciales y domésticas de la empresa (compra de material de oficina, papel de oficina, mobiliario, etc.). Pero antes de emitir las finanzas, el contador debe recibir una orden u orden correspondiente del director de la empresa, que indicará el monto exacto y el propósito de emitir el anticipo.
Una vez realizados los gastos, el empleado que recibió el dinero está obligado a devolver el saldo a la caja de la empresa o, si hubo un gasto excesivo, a recibir el exceso de dinero gastado en la caja registradora. Es en esta etapa que se elabora un documento llamado "Informe anticipado".
Cómo confirmar gastos
No puede simplemente devolver el dinero restante a la caja de la empresa. Es necesario presentar a los especialistas del departamento de contabilidad documentos que confirmen que los fondos contables se gastaron exactamente para los fines para los que fueron proporcionados. Estas pruebas incluyen principalmente cajas registradoras, recibos, billetes de tren, formularios de informes estrictos, etc. Todos los documentos anteriores deben tener detalles, fechas y montos claramente legibles.
Reglas para redactar un informe.
Hoy en día no existe una plantilla de informe unificada que deba completarse estrictamente; sin embargo, la mayoría de los contadores, a la antigua usanza, prefieren utilizar un formulario que antes era de aplicación general. Esto es comprensible: incluye toda la información necesaria, incluyendo:
- información sobre la organización que emitió el dinero,
- el empleado que los recibió,
- cantidad exacta de fondos
- los fines para los cuales fueron destinados.
- Los gastos incurridos también se reflejan aquí, junto con todos los documentos justificativos. Además, el informe contiene las firmas de los empleados contables que emitieron el dinero y aceptaron el saldo, así como del empleado para quien se registraron los fondos contables.
No es necesario ponerle un sello al documento, ya que forma parte del flujo documental interno de la empresa, y desde 2016 entidades legales, como antes, los empresarios individuales tienen pleno derecho legal a no utilizar sellos y estampillas para respaldar documentos.
El documento se crea en una única copia original y no es necesario retrasar su cumplimentación; de acuerdo con la ley, deberá emitirse en un plazo máximo de tres días después de que se haya gastado el dinero.
Dado que el informe de gastos pertenece a la documentación contable primaria, conviene tener mucho cuidado al cumplimentarlo y tratar de evitar errores. En los casos en que esto no se pueda evitar, es mejor completar un nuevo formulario.
Ejemplo de informe anticipado
A pesar del nombre serio y la importancia del documento, completarlo no es muy difícil.
La primera parte del documento la completa el empleado que recibió el dinero a cuenta.
- Al principio, se escribe el nombre de la empresa y se indica su código OKPO (); estos datos deben corresponder a los documentos de registro de la empresa. A continuación, ingrese el número del informe contable y la fecha de su elaboración.
- A la izquierda quedan algunas líneas para la aprobación del director de la empresa: aquí, después de completar el informe completo, el director deberá ingresar el monto en palabras, firmar y fechar el documento.
- Luego viene información sobre el empleado: ingresa subdivisión estructural, al que pertenece, se indica su número de personal, apellido, nombre, patronímico, cargo y finalidad del anticipo.
A la mesa de la izquierda el empleado que informa ingresa información sobre los fondos emitidos, en particular, indica el monto total, así como información sobre la moneda en la que se emitió (si se utilizan monedas de otros países). A continuación se muestra el monto del saldo o gasto excesivo.
A la mesa derecha El contable ingresa los datos. Esto incluye información sobre cuentas y transacciones contables, en particular, se indican las subcuentas a través de las cuales pasa el dinero y montos específicos.
Debajo de la tabla se indica el número de archivos adjuntos al informe de gastos (es decir, documentos que confirman los gastos).
Después de completar toda la información necesaria, el informe y los documentos adjuntos están obligados a ser verificados por el jefe de contabilidad y en la línea correspondiente (en palabras y cifras) indicar el monto aprobado para el informe.
Luego, los autógrafos del contador y el jefe de contabilidad se ingresan en el informe, así como información sobre los fondos restantes o gastados en exceso; en las celdas requeridas se indica la cantidad específica y la orden de efectivo a través de la cual pasa. El cajero que aceptó el saldo o emitió el descubierto también firma el documento.
El reverso del informe de gastos contiene información sobre todos los documentos adjuntos: cabe aquí
- su listado completo indicando detalles, fechas de emisión, nombres, monto exacto de cada gasto (emitido y aceptado a contabilidad),
- así como el número de la subcuenta contable por la que pasan.
Debajo de la tabla, el responsable deberá poner su firma, que indicará la exactitud de los datos ingresados.
La última sección (parte de corte) incluye un recibo del contador a quien el empleado informante entregó los documentos que acreditan los costos. Aquí están indicados
- apellido, nombre, patronímico del empleado,
- número y fecha del informe,
- cantidad de fondos emitidos para gastos (en palabras),
- así como el número de documentos que confirmen los costos.
Luego, el contador debe poner su firma debajo del documento y la fecha en que se completó el documento y transferir esta parte al empleado que proporcionó el informe.
Los viajes de negocios de los empleados son habituales tanto en las grandes como en las pequeñas empresas. Aumentan la eficiencia de la empresa y resuelven las tareas que se le asignan. Cada retornado debe elaborar informe de avance de viaje. Confirmará los gastos incurridos y el propio hecho de encontrarse en viaje de negocios. Consideremos en detalle las reglas para completar este importante documento, la composición de los costos, su justificación y reflejo en la contabilidad en 2020.
Primero, veamos mecanismo general Ir, cómo completar un informe anticipado de muestra para un viaje de negocios.
- En el formulario emitido por el departamento de contabilidad, el empleado completa:
- nombre de la compañía;
- tu nombre completo;
- título profesional;
- subdivisión estructural;
- propósito de emitir fondos (viaje de negocios).
- En el formulario emitido por el departamento de contabilidad, el empleado completa:
Sin embargo, estos detalles ya suelen estar indicados si la empresa utiliza un software de contabilidad.
- Luego, el empleado escribe la fecha del informe y completa las líneas en su otra hoja. Allí escribe:
- nombres de los documentos de respaldo;
- el monto de los gastos para ellos.
Es decir, para que el departamento de contabilidad acepte el documento, basta con guardar todos los recibos y realizar el cálculo aritmético correcto. Por lo tanto, en ese cómo preparar un informe anticipado para un viaje de negocios utilizando la muestra, no hay nada complicado.
En nuestra web existe un formulario para el informe en cuestión.
Los gastos de viaje
Antes de un viaje de negocios, un empleado sabe aproximadamente cuánto necesitará para el viaje. O el pago por adelantado será calculado por el departamento de contabilidad, de acuerdo con las normas aprobadas por la empresa y los precios anteriores para un viaje de negocios similar.
En muchas organizaciones, el departamento de contabilidad solicita boletos de forma independiente en nombre de la empresa. La contabilización de dichos gastos será diferente de la situación en la que un empleado compra los billetes él mismo.
Independientemente de quién calculará los costos pasados y futuros, la composición incluida en informe anticipado de gastos de viaje permanecerá sin cambios. Éstas incluyen:
- Subsidio diario;
- viajar;
- alojamiento de hotel;
- otros gastos aprobados en el reglamento interno de la organización.
Documentos electrónicos como BSO
De hecho, los formularios de declaración estrictos son prácticamente los documentos más importantes de un viaje de negocios: billete de tren, billete de autobús, billete de avión, etc.
El empleado (o el departamento de contabilidad) puede emitir un billete a través de Internet. Entonces será formado para él. tarjeta de embarque electrónica. Informe anticipado posteriormente deberá ir acompañado de este recibo.
Un informe anticipado es un documento que refleja información sobre los gastos monetarios incurridos en un viaje de negocios. Su presencia y registro obligatorios están claramente establecidos en la legislación (artículo 252; cláusula 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia; artículo 313; artículo 314 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Según este documento, el departamento de contabilidad transfiere dinero para reembolsar los costos en efectivo. Confirma gastos y te permite recibir un pago adicional si no se ha gastado todo el anticipo o devolver el dinero restante.
También debe tener información sobre qué documentos se necesitan para un informe de viaje de negocios. Junto con él, el contador recibe recibos, boletos, facturas y cheques originales, que sirven como comprobante de gastos. Después de verificar el uso previsto de los fondos, la disponibilidad de la documentación de respaldo y la exactitud de la preparación, el contador presenta el informe anticipado para su firma al director de la organización.
Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 55 de 08.01.2001 propuso recomendaciones para la elaboración de este documento.
Plazos de presentación
El plazo de presentación es el tercer día hábil desde la llegada del empleado (cláusula 6.3 de la Directiva del Banco Central de la Federación de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U). Solo se tienen en cuenta los días laborables: por ejemplo, si el empleado regresó el viernes, tendrá la oportunidad de descansar y completar la documentación anticipada al inicio de la semana laboral.
Caracteristicas de diseño
El diseño implica el uso de una de tres opciones:
nota
Un empleado puede rechazar un viaje de negocios por buenas razones, solo necesita documentarlas. De lo contrario, la negativa a viajar puede dar lugar a responsabilidad disciplinaria en forma de amonestación o amonestación. Leer más
- Formulario universal No. AO-1;
- forma especial en en formato electrónico con firma cualificada (Carta N° 3-03-07/12250 del 12/04/2013).
- Un formulario elaborado por el propio empleado, que es aprobado por el director de la institución y contiene los detalles requeridos. Su ausencia puede generar problemas con la organización tributaria.
Cabe recordar que la ejecución inadecuada de su propio formulario garantiza la negativa de las autoridades fiscales a aceptar los gastos monetarios especificados en la documentación. Por lo tanto, todo empleado que se vaya de viaje de negocios debe saber cómo cumplimentar correctamente un informe anticipado.
Si el empleado pagó en efectivo, adjunta recibos de efectivo y recibos al informe. En el caso de pagos que no sean en efectivo, se adjuntan comprobantes originales (documentos formalizados en caso de pago de compras con tarjeta) y recibos de las transacciones realizadas en terminales o cajeros automáticos.
Si los fondos de viaje restantes no se devuelven, se retienen de las ganancias del mes siguiente. Este trámite se lleva a cabo de forma completamente legal: todo el dinero restante de un viaje de negocios está sujeto a devolución obligatoria en la caja de la organización. Esta decisión debe tomarse dentro de un mes después de finalizado el viaje de negocios.
Informe de viaje de negocios: muestra
Un modelo de informe de viaje de negocios en 2017 consta de 3 hojas:
- encabezado del documento. Aquí debe proporcionar la siguiente información: indique el monto del saldo de los anticipos ya emitidos (no se olvide de la deuda), los anticipos nominalmente gastados (cheques) y el saldo final de la diferencia entre estos montos. El contador realiza un asiento especial (débito -26, crédito 71).
- Recibo: se especifica el tamaño del informe y la confirmación de su verificación por parte de un contador.
- Datos detallados de costos: números y fechas de la documentación consumible; elemento de dinero gastado (boleto, dieta, etc.). Aquí es donde se coloca la firma del empleado que se encontraba de baja oficial.
Es imprescindible adjuntar toda la documentación que acredite el destino previsto de los fondos del anticipo.
¡Importante! Las autoridades fiscales pueden negarse a aceptar gastos si no hay una firma de la dirección en el documento de anticipo.
Un ejemplo de cómo completar un informe anticipado para un viaje de negocios.
El informe de gastos lo completan un contador y un empleado adscrito, quien comienza el proceso escribiendo información básica en el anverso:
- nombre completo de la organización;
- Nombre completo, cargo;
- fecha de registro;
- finalidad de los fondos anticipados (gastos de viaje);
- la tabla del anverso debe contener datos sobre la disponibilidad de dinero emitido y su gasto.
En las columnas 1 a 6 del reverso, se debe enumerar toda la documentación necesaria que confirme los gastos realizados. La numeración de los documentos tiene en cuenta el orden en que aparecen:
Columna No. 1 contiene el número de serie del documento de identificación.
Columnas No. 2-3: hora de registro y número correspondiente.
Cuadro No. 4 contiene información sobre los tipos de costos.
Columna No. 5: importe de los gastos incurridos.
Cuadro No. 6: en la línea “Total” se indica el monto total de los costos.
Después de la verificación, el documento es firmado por el contador. En este caso se indica la fecha y número del informe anticipado, el monto total de gastos y el número de documentación adjunta.
El recibo completo contiene la fecha de presentación del documento y se entrega al empleado.
En el anverso el contador anota:
- Saldo de caja/gastos excesivos en anticipos ya emitidos.
- La cantidad de fondos anticipados recibidos de la caja registradora.
- La cantidad de dinero gastado.
- Saldo de caja/gasto excesivo del monto del anticipo.
- Cuenta propia.
La información para completar la tabla se encuentra en la columna No. 9 en el reverso.
Posteriormente, el informe se envía para firma al director de la organización (nombre completo con firma + transcripción) o a la persona que lo ejecuta temporalmente responsabilidades laborales. La línea de firma se encuentra en el anverso, en la parte superior del documento. Luego se tiene en cuenta para cancelar el anticipo emitido.
Cómo hacer un informe anticipado: vea el vídeo a continuación:
Viaje de negocios al extranjero
La regla de presentar un informe anticipado dentro de los tres días hábiles posteriores al regreso de un viaje también se aplica a los extranjeros. viaje de negocios(cláusula 6.3 de la Directiva del Banco Central de la Federación de Rusia No. 3210-U).
En este caso, cuando un empleado es enviado al extranjero, los fondos anticipados se emiten en forma de moneda extranjera. La cantidad se indica en moneda, así como en rublos. Es necesario completar las líneas con detalles para moneda extranjera (1 “a” en el anverso del formulario, columnas No. 6, 8 en el reverso). Por cierto, ¿cuáles son las características del cálculo de la asignación diaria para un viaje de negocios al extranjero? Puede leerlo en este artículo.
Tenga en cuenta que si hay algún documento que confirme los gastos de idioma extranjero, deben traducirse al ruso en una hoja aparte. Puede realizar la traducción usted mismo o utilizar los servicios de una agencia de traducción. En esta situación, estos gastos se incluirán en el rubro “otros gastos”.
Si un empleado se va de vacaciones inmediatamente después de regresar, no es necesario apresurarse a trabajar y completar un documento anticipado: no se violará el plazo de presentación (Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2013 No. 749) . Puede completarlo inmediatamente después de regresar de vacaciones.
Como regla general, elaborar un informe de gastos no es un problema para los empleados: el formulario tiene campos claramente indicados a completar. Si surgen dificultades, un contador acudirá al rescate. La presencia de todos los documentos justificativos y el cumplimiento de los plazos de presentación también garantizan un resultado favorable del procedimiento.
Se puede obtener más información haciendo preguntas en los comentarios del artículo.
Antes de un viaje de negocios, un empleado debe comprar boletos, reservar un hotel y realizar otros gastos. Para ello, recibe un anticipo de la caja de la empresa.
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Al regresar de un viaje de negocios, el empleado debe informar al departamento de contabilidad sobre los gastos incurridos.
Por lo general, se proporcionan cheques y recibos para su confirmación y, en base a ellos, se genera un informe anticipado.
Lo que necesitas saber
El informe anticipado se completa en un formulario especial, cuyo formulario es aprobado por el Servicio de Estadísticas del Estado Federal y se llama.
Las organizaciones tienen derecho a modificar este formulario: agregar nuevas columnas o eliminar las innecesarias.
Definiciones basicas
El informe anticipado se considera la documentación contable primaria que confirma el uso de los fondos emitidos.
El informe anticipado lo presenta la persona responsable, es decir, aquella a quien se le devolvió el dinero, después de lo cual el documento se envía al departamento de contabilidad y allí se verifica. El documento verificado por un contador está firmado por el director de la organización.
La emisión de efectivo desde la caja registradora se realiza según donde se indiquen los propósitos para gastar el dinero.
El departamento de contabilidad suele tener una lista de personas con derecho a recibir fondos contables.
Esta orden también determina el período durante el cual se proporciona el dinero (los términos de emisión no están limitados por ley).
No se puede emitir dinero a un empleado que esté endeudado por un anticipo anterior, y tampoco se permite transferir fondos contables a otra persona.
Aprobación del formulario del documento.
El formulario de informe es el Formulario No. AO-1 y se incluye en la contabilidad de transacciones en efectivo y en los resultados del inventario de efectivo.
Esta forma está determinada por la Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 1 de agosto de 2001 No. 55. El formulario se presenta en forma de formulario unificado de dos caras y debe ser cumplimentado en una sola copia por el viajero y el contable.
El marco legislativo
A partir del 01/01/2013, los formularios de documentación primaria no son obligatorios para su uso; sin embargo, los documentos utilizados para la contabilidad primaria siguen siendo obligatorios.
También son establecidos por organismos autorizados de acuerdo con la legislación vigente (por ejemplo, documentación de caja).
Cómo preparar un informe anticipado para un viaje de negocios
El informe se completa a la llegada del empleado de un viaje de negocios. El empleado recibe el formulario del departamento de contabilidad y comienza a completarlo de forma independiente o con la ayuda de un contador.
Datos requeridos
El informe anticipado se completa sobre la base de los documentos de respaldo, que también se presentan al departamento de contabilidad.
Si el empleado realizó el pago en efectivo, deberá adjuntar al informe lo siguiente:
- recibos de efectivo;
- recibos de una orden de recibo de efectivo o formularios de informes estrictos.
Para pagos no en efectivo (por ejemplo, con tarjeta bancaria), el informe se elabora en base a:
Los documentos que confirman los gastos de los empleados también incluyen billetes de tren, facturas de vivienda, etc.
El procedimiento para crear un documento.
El informe anticipado se completa en el formulario No. AO-1. El documento consta de tres hojas:
| Primero, complete el encabezado del documento. | Se indica el saldo de los anticipos emitidos anteriormente (incluida la deuda), luego se indica el monto realmente gastado en cheques y el saldo final en forma de diferencia en estos montos. El contador realiza una entrada para el débito 26, el crédito 71: la persona responsable informó sobre un viaje de negocios, contabilizando |
| La segunda hoja es un recibo. | Con un monto contable que confirme la verificación del informe por parte del contador. |
| La tercera y otras hojas incluyen detalles de costos. | Números y fechas de los documentos justificativos, en qué se gastaron los fondos (asignación diaria, billete, etc.). El responsable firma aquí |
| Adjunto al documento de avance | Todos los documentos adicionales proporcionados por el empleado. |
Después de que el contador verifica el uso previsto del dinero y la disponibilidad de documentos que confirmen los costos, se envía el informe de gastos al gerente.
Es importante señalar aquí que la falta de confirmación del informe del administrador es motivo para que las autoridades fiscales se nieguen a aceptar los gastos.
Con base en el informe anticipado ratificado, el contador cancela el monto contable.
Ejemplo de llenado
El viajero y el contador participan en la cumplimentación del informe anticipado. En el primer caso, el empleado comienza a completar la información básica en el anverso.
Cómo componer y qué escribir:
- Nombre de la institución;
- Fecha de realización;
- especialidad (puestos);
- Número personal;
- fines del anticipo (gastos comerciales o de representación);
- en el anverso a la izquierda también se completa una tabla que contiene información sobre el anticipo otorgado anteriormente, el dinero emitido actualmente y su gasto (gasto excesivo o saldo).
En el reverso, en las columnas uno a seis, se enumeran los documentos que certifican los gastos y aquí también se anotan los montos gastados.
Los documentos están numerados de acuerdo con el orden en que aparecen. En la primera columna, el viajero ingresa el número de serie del documento justificativo.
La segunda y tercera columnas indican la fecha de preparación y el número del documento. La cuarta columna indica el tipo de gasto (por ejemplo, pago de vivienda).
La quinta columna registra el monto de los gastos incurridos (si el gasto se realizó en moneda extranjera, en la sexta columna). El monto total de los costos se anota en la línea "total" de la quinta o sexta columna.
Al aceptar el informe completo y los documentos de respaldo, el contador pone su firma, indica el número y fecha del informe, el monto total de los gastos y el número de documentos presentados.
Se indica la fecha de presentación del informe, tras la cual se entrega al empleado.
Luego de verificar toda la información ingresada por el empleado, el contador procede a completar las columnas séptima y octava (montos de costos a contabilizar) y la novena columna (números de cuentas contables) en el reverso.
Luego, el contador regresa al frente del documento y anota:
- Fondos restantes (o gastos excesivos) de un anticipo emitido anteriormente.
- El monto del anticipo emitido desde la caja registradora.
- La cantidad de dinero gastado.
- Fondos restantes (gastos excesivos) del monto del anticipo.
- Cuenta contable.
Los datos para completar la tabla de registros contables se toman de la novena columna en el reverso del informe.
El informe analizado es firmado por el director de la empresa (nombre completo y firma con transcripción), o persona que lo reemplace. Para estos fines, hay una línea especial en la parte superior del frente.
Después de la certificación por parte de la gerencia, el documento de informe se acepta para contabilidad con el fin de cancelar los montos contables. Este ejemplo de redacción de un informe anticipado para un viaje de negocios en 2020 es el más común.
Matices emergentes
Puede haber algunas dificultades al completar el informe de gastos. Esto suele ocurrir en una situación en la que un empleado se va de viaje de negocios al extranjero o se va de vacaciones inmediatamente después de regresar de un viaje de negocios.
De hecho, no hay nada complicado en esto: en el primer caso, es posible que solo necesite traducir algunas líneas, y en el segundo, basta con cumplir con los plazos inmediatamente después de regresar de las vacaciones.
¿Qué hacer al viajar al extranjero?
Un empleado que regresa de un viaje de negocios debe presentar un informe anticipado al departamento de contabilidad a más tardar tres días hábiles después del final del período para el cual se emitieron los fondos.
Esta regla es fija y se aplica a los viajes de negocios al extranjero.
Los detalles relacionados con la moneda extranjera (línea 1a en el anverso del formulario, columnas seis y ocho en el reverso) se completan si el empleado recibe dinero en moneda extranjera, de acuerdo con un determinado legislación rusa en orden.
Si algunos de los documentos que certifican los gastos durante un viaje de negocios al extranjero están redactados en un idioma extranjero, según las autoridades reguladoras, la traducción de estos documentos al ruso línea por línea debe realizarse en una hoja separada.
¿Cómo hacer una transferencia? Esto se puede hacer de forma independiente o con la ayuda de una empresa de traducción especializada.
Para los billetes de avión y otros documentos de transporte en idioma extranjero, el Ministerio de Hacienda exige la traducción de algunos datos necesarios para confirmar los costes (nombre completo del pasajero, destino, vuelo, fecha de salida y llegada, cuánto cuesta el billete).
Traducción de información que no tiene significado especial para certificar los costos (por ejemplo, condiciones de aplicabilidad de tarifas, reglas de viaje aéreo y equipaje, etc.) no es necesario cumplirlos.
Según los funcionarios fiscales, no es necesario transferir un billete de avión electrónico en absoluto.
Este boleto es una forma internacional unificada de documento, por lo que la mayoría de los detalles se completan de acuerdo con el Codificador Internacional Unificado.
Al mismo tiempo, tendrás que traducir otros documentos justificativos (facturas, facturas de taxi, etc.). Esto es necesario para establecer la naturaleza específica del gasto de fondos.
Si la traducción la realiza un empleado de una empresa especializada, los costes de traducción se pueden clasificar como otros gastos.
Antes de ser enviado a un viaje de negocios, un empleado recibe una cierta cantidad de fondos de la caja de la organización para los gastos de viaje. La base para emitir este monto (anticipo) es una orden del director de la organización. El anticipo debe cubrir el transporte y otros gastos: alojamiento, alimentación y, si es necesario, gastos para las necesidades de la organización. La misma cantidad debe incluir la asignación diaria.
La elaboración de un informe anticipado para un viaje de negocios está claramente regulada por ley. Un empleado desplazado, una persona responsable, no solo está obligado a presentar un informe anticipado al departamento de contabilidad dentro de un cierto período de tiempo, sino también a devolver los fondos no gastados (o, después de la aprobación del informe, a recibir fondos propios gastados en exceso). Echemos un vistazo más de cerca a cuándo y cómo redactar un documento.
¿Cuándo se debe presentar un informe de viaje anticipado?
El empleado dispone de exactamente tres días a partir de la fecha de regreso de un viaje de negocios para preparar un informe anticipado. Se considera fecha de regreso la fecha escrita en los documentos de viaje (billetes de autobús, tren, avión) o en la carta de porte del coche.
Anexos al informe anticipado.
De acuerdo con la legislación vigente, el responsable, al regresar de un viaje de negocios, proporciona al departamento de contabilidad:
- certificado de viaje;
- informe anticipado;
- aplicaciones.
Lo siguiente se puede utilizar como archivos adjuntos al informe:
- recibos de ventas;
- recibos de efectivo;
- formularios de informes estrictos;
- facturas;
- documentos de viaje.
Un recibo de caja, si no indica el nombre del producto adquirido, deberá ir acompañado de un recibo o ticket de compra. Todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios deben estar debidamente justificados. El empleado recibe una asignación diaria para gastos personales., cuya cantidad mínima y libre de impuestos está aprobada por ley: para viajes nacionales esta cantidad es de 700 rublos, para viajes al extranjero: 2500 rublos por día.
Cómo elaborar un informe anticipado para un viaje de negocios: muestra de llenado e instrucciones paso a paso
El documento se refiere a formularios de presentación de informes estrictos y está redactado según el formulario No. AO-1, que hace algún tiempo era obligatorio y el único, pero hoy las organizaciones tienen la oportunidad de preparar un informe anticipado de forma gratuita. En la práctica, la mayoría de las empresas siguen utilizando la forma unificada como la más conveniente y probada.
Una muestra de cómo completar un informe anticipado de gastos de viaje tiene un anverso y un reverso. En el anverso el empleado indica la siguiente información:
- nombre de la compañía;
- fecha de preparación del documento;
- título profesional;
- propio nombre completo;
- nombramiento de un anticipo;
- cantidad recibida y gastada;
- número de aplicaciones.
El informe completo finalmente se firma y se envía al departamento de contabilidad. A cambio, el empleado recibe un recibo del contador indicando que el informe ha sido aceptado para verificación, la fecha y una lista de anexos con una firma.
Después de que el contador verifica el informe, realiza cálculos aritméticos y aclara la exactitud de las solicitudes, el documento es avalado por el gerente.
El informe podrá realizarse en formato escrito o electrónico. 
Las herramientas de automatización utilizadas en las empresas simplifican significativamente el procedimiento para elaborar un informe de gastos. Incluso durante un viaje de negocios, un empleado puede iniciar sesión en una aplicación especializada desde su teléfono inteligente y crear un informe de gastos. Dado que toda la información básica se ingresa de forma predeterminada, el empleado solo necesita completar los campos obligatorios y adjuntar fotografías de los documentos de respaldo. Después de eso, con un clic, envía el informe para que lo verifique un contador y lo apruebe el gerente. Todo esto lleva unos minutos.