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Muestra de informe anticipado para un viaje de negocios. Documentación de gastos de viaje. Cómo elaborar un informe anticipado para un viaje de negocios: muestra de llenado e instrucciones paso a paso

El informe anticipado de viaje en 2018 sigue siendo uno de los pocos documentos de viaje obligatorios. Es uno de los documentos de informes estrictos y el procedimiento para completarlo está claramente regulado por la legislación vigente de la Federación de Rusia. Y dado que este documento es un elemento de información contable, financiera y fiscal y puede estar sujeto a inspección por parte de las autoridades reguladoras, un enfoque "libre para todos" para completarlo es inaceptable.

¿Qué es un informe de viaje anticipado?

Un informe anticipado para un viaje de negocios es un documento contable que cada empleado completa al regresar de un viaje de negocios, reflejando todos los gastos reembolsables incurridos en relación con el viaje de negocios y adjunta documentos que confirman estos gastos.

Así es como se ve un informe anticipado con documentos de respaldo

Para el departamento de contabilidad de la empresa empleadora, este documento realiza dos funciones a la vez:

  • actúa como confirmación de gastos al emitir un anticipo antes de que el empleado se vaya de viaje de negocios (y emitirle un anticipo es una obligación del empleador, prevista por la ley);
  • sirve como base para transferir al empleado los fondos que se le adeudan en forma de compensación por sus gastos.

El informe anticipado también tiene una importancia clave desde el punto de vista de la contabilidad fiscal:

  • según el art. 252 y párrafo 1 del art. 264 del Código Fiscal (TC) de la Federación de Rusia, los gastos de viaje son otros gastos relacionados con la producción y las ventas;
  • de conformidad con el art. 313 y 314 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, estos gastos deben confirmarse mediante documentos contables primarios, que incluyen el informe anticipado;
  • Para registrar gastos de acuerdo con la documentación contable, se necesita la fecha en que se incurrieron estos gastos; de acuerdo con la ley, dicha fecha en relación con los gastos de viajes de negocios se reconoce como un informe anticipado.

Para efectos de este capítulo, el contribuyente reduce los ingresos recibidos por el monto de los gastos incurridos.<…>. Los gastos se reconocen como gastos justificados y documentados.<…>, realizado (incurrido) por el contribuyente. Se entiende por gastos justificados los gastos económicamente justificados, cuya valoración se expresa en forma monetaria. Gastos documentados: son los gastos respaldados por documentos elaborados de conformidad con la ley. Federación Rusa<…>. Cualquier gasto se reconoce como gasto, siempre que se incurra en la realización de actividades destinadas a generar ingresos.

Arte. 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia

Hasta 2015, el paquete de documentos de viaje obligatorios era bastante amplio. Incluía, en particular, un certificado de viaje y un formulario de asignación de trabajo con un informe sobre su realización. En 2018, como resultado de los recientes cambios en la legislación, por ley solo un informe anticipado y una orden de viaje de negocios seguían siendo obligatorios para todos. Todos los demás se han vuelto opcionales. Si su uso todavía se practica en la organización y esto se refleja en la ley local que regula los viajes de negocios de los empleados (en la mayoría de los casos, esta es una disposición sobre viajes de negocios en la organización, pero se permiten otras opciones, por ejemplo, un conjunto de pedidos individuales ), aún deben expedirse. Y si no, entonces no son necesarios. Pero en el caso de una memoria de gastos ni siquiera se habla de la obligación de elaborarla.

Cómo completar un informe anticipado para un viaje de negocios

El formulario de informe anticipado estándar en el formulario AO-1 (formulario de descarga) contiene el anverso y el reverso.

En el frente se indica la siguiente información:

  • Nombre completo del denunciante (trabajador enviado);
  • su número de personal (por regla general, este elemento lo completa un contador);
  • título profesional;
  • datos del documento principal (con mayor frecuencia una orden en efectivo si el dinero se emitió en efectivo, o datos de un documento que confirma la transferencia de fondos a una tarjeta corporativa), que confirma la emisión de un anticipo. Varias empresas practican la emisión parcial de un anticipo, por así decirlo, en especie, cuando la empresa, en lugar de darle a un empleado, por ejemplo, dinero para el viaje, le compra un billete. En este caso, el billete se entrega al empleado antes del viaje, y en informe anticipado se refleja en la cantidad de documentos que confirman la recepción del anticipo (la mayoría de las veces, esta sección la completa un contador);
  • información sobre el saldo del anticipo anterior, si corresponde (puede ser completado por un contador).

El reverso del formulario está dedicado a los gastos reales. Aquí debe especificar secuencialmente:

  • la fecha en que se incurrió en el gasto;
  • número de serie del documento de respaldo;
  • nombre del gasto;
  • cantidad;
  • nombre del documento justificativo.

Se dedica una columna separada a cada elemento.

Así es como se ve un formulario de informe anticipado completo

A menudo, tanto los viajeros de negocios como algunos contables no entienden qué fecha indicar en relación con los billetes. Después de todo, indica dos fechas: la fecha de venta y el día de salida. Y los billetes se compran si el empleado conocía el viaje de negocios con antelación, normalmente con antelación. Los contadores experimentados aconsejan en este caso indicar la fecha no del viaje, sino de la compra del billete, es decir, cuándo se realizó realmente el gasto. El billete en sí se adjunta al informe como confirmación del uso previsto de los fondos: que se realizó el viaje.

Si en lugar de dinero para el viaje al empleado se le entregó un boleto, éste se refleja tanto en el apartado del anticipo emitido como en el reverso entre los gastos incurridos.

En el caso de un viaje de negocios al extranjero, los montos de los gastos en rublos y moneda extranjera se ingresan en las columnas previstas para ellos.

Los documentos primarios que confirman los gastos se pegan en una hoja A4 separada, que luego se archiva junto con el formulario de informe completo. Sin embargo, la mayoría de las veces el viajero de negocios sólo debe guardar y proporcionar todos estos documentos al departamento de contabilidad, y luego los propios contadores se ocupan de ellos.

El algoritmo para presentar un informe anticipado suele ser el siguiente:

  1. Al regresar de un viaje de negocios, el empleado completa y firma el informe anticipado, le adjunta todos los documentos de respaldo y lo transfiere al departamento de contabilidad.
  2. El contador revisa el informe y lo firma, confirmando que lo aceptó.
  3. El informe es aprobado por el jefe de contabilidad y la primera persona de la empresa, poniendo sus firmas en las columnas correspondientes.
  4. El empleado devuelve el saldo no gastado del anticipo o recibe una compensación por gastos excesivos.

El esquema se puede ajustar dependiendo de estructura organizativa empresa específica. Después de todo, en una pequeña empresa a menudo solo hay un contador a tiempo completo, o puede que no haya ninguno, mientras que las funciones del jefe de contabilidad se asignan al director, que firma en nombre de todos. Pero regla general La cuestión es que el informe debe ser aprobado por el jefe de contabilidad y el director, y antes de firmar es recomendable que un profesional revise toda la documentación.

Galería de fotos: muestra de cómo completar un informe anticipado

Muestra de cómo completar un informe anticipado para un viaje de negocios, anverso, parte 1 Muestra de cómo completar un informe anticipado para un viaje de negocios, anverso, parte 2 Muestra de cómo completar un informe anticipado para un viaje de negocios, reverso

Plazos para presentar un informe anticipado después de un viaje de negocios

El empleado deberá presentar un informe anticipado dentro de los tres días hábiles al regresar de un viaje de negocios. Este es el requisito de la ley.

Si no lo hace, el empleador tiene derecho a recuperar el importe total del anticipo mediante deducciones del salario o ante los tribunales.

A su vez, deberá dictar orden sobre las deducciones dentro del mes siguiente a la fecha límite para la presentación del informe anticipado. Sin embargo, el monto de dichas deducciones no puede exceder el 20% de los pagos adeudados al empleado. Cuando se realizan deducciones sobre varios artículos a la vez (por ejemplo, aún no se ha retenido en su totalidad un anticipo de un viaje de negocios anterior, sobre el cual el mismo empleado tampoco se presentó a tiempo), se permite aumentar su monto a la mitad. el salario.

Si el empleado no está de acuerdo con la decisión del empleador o el empleador no cumplió con el plazo de un mes para emitir la orden, la situación debe resolverse únicamente en los tribunales.

Por lo tanto, hacer todo a tiempo redunda en interés, en primer lugar, del propio empleado.

A veces, los contables están atormentados por dudas sobre si habrá problemas debido a que el informe de gastos está fechado en una fecha y los gastos en otra. Pero no hay problemas con esto. Además, un viaje de negocios suele durar más de un día y el empleado solo tiene la oportunidad de informar sobre él a su regreso. Sin embargo, la misma regla se aplica a los casos en que se trata de un gasto único de fondos contables, por ejemplo, para la compra de materiales, herramientas, equipos, etc. Si los gastos se realizaron en un día y el informe anticipado fue aprobado dentro tres días después de eso, no es gran cosa.

Las fechas [en el justificante y en el informe de gastos] no deben ser las mismas. La fecha del recibo es cuando el empleado compró los bienes. Y la fecha en el informe de gastos es cuando informó los montos gastados al departamento de contabilidad. No tiene por qué ser un día.

Timur Unarokov, abogado, Moscú

https://pravoved.ru/question/1277188/

Documentos justificativos del informe anticipado de viaje.

Para confirmar los gastos se utilizan todos los documentos financieros que el empleado tiene en sus manos y confirman sus gastos en relación con el viaje de negocios, previsto por la ley o acordado con la dirección.

Por ejemplo, si un empleado fue enviado a una exposición industrial, puede comprar allí muestras de productos que sean de interés para la empresa, ya sea como parte de un encargo o por iniciativa propia, habiendo acordado previamente este punto y el presupuesto de costes con sus superiores. . Es lógico que estos gastos también sean reembolsados.

Se utilizan los siguientes documentos:

  • Entradas;
  • formularios impresos de billetes electrónicos (recibos de ruta);
  • tarjetas de embarque adjuntas al recibo de itinerario del billete de avión electrónico;
  • recibos de ventas;
  • formularios de informes estrictos;
  • certificado de viaje, si es habitual que la organización emita dichos documentos;
  • un informe sobre el desempeño de un encargo de trabajo, si su elaboración se practica en la empresa.

Las dietas no están sujetas a confirmación documental separada, y las fechas de viaje a partir de las cuales se calculan este tipo de gastos de viaje se confirman en 2018 mediante billetes o, si el empleado viajó de ida y vuelta al destino en transporte oficial o personal, mediante hojas de viaje (ruta). Pero si es costumbre que la propia empresa emita un certificado de viaje, que es opcional desde 2017, y este procedimiento está consagrado en su ley local, los días de viaje de negocios se cuentan en función de las marcas realizadas en el mismo. y él mismo se adjunta al informe de gastos junto con otros documentos.

Los billetes de tren en 2018 confirman no sólo los costes de viaje, sino también las fechas de llegada y salida

Características de la confirmación de gastos para un viaje de negocios al extranjero.

En el caso de un viaje de negocios al extranjero, también se adjuntan documentos sobre los gastos que deben ser confirmados en relación con las particularidades de dichos viajes y, por tanto, documentos que los confirmen:

  • un recibo de pago de la tasa estatal por la presentación de un pasaporte extranjero, si el empleado inicialmente no tenía uno y tuvo que emitirlo en relación con un próximo viaje de negocios;
  • confirmación de pago por los servicios del centro de visas;
  • recibos u otra confirmación del pago de las tasas consulares y de visa, incluso en moneda extranjera (el procedimiento para procesar dichos documentos está determinado por la política del consulado de un país en particular; los fondos se pueden aceptar y confirmar en rublos, euros u otras monedas, por ejemplo, dólares estadounidenses);
  • copias de la primera página del pasaporte internacional y páginas con marcas de cruce fronterizo.

Si un empleado tiene una segunda ciudadanía que le da derecho a entrar sin visa a otros países (por ejemplo, no solo es ruso, sino también ciudadano de Lituania, la República de Moldavia o Ucrania, que tiene derecho a entrar sin visa en la Unión Europea), adjunta copias de todos los pasaportes internacionales al informe utilizado en el viaje. Después de todo, según la ley, debe salir de la Federación de Rusia con un pasaporte ruso.

En las relaciones jurídicas con Rusia, sus ciudadanos son reconocidos únicamente como rusos, sin importar cuántos otros pasaportes tengan, con la excepción de los países con los que Rusia ha celebrado acuerdos sobre doble ciudadanía, pero con los estados de la Unión Europea y aquellos cuyos ciudadanos tienen derecho a entrar sin visa a la UE. No existen personas así en la Federación de Rusia. Pero tiene todo el derecho a entrar en otros países utilizando el pasaporte que le resulte más conveniente. Y en esta situación, también es más rentable para el empleador, ya que no es necesario compensar el coste del visado. El pasaporte extranjero debe tener una traducción notariada al ruso.

La fecha de cruce de la frontera es importante a la hora de calcular la asignación diaria. Después de todo, su tamaño suele diferir cuando se viaja a Rusia y al extranjero. Además, en el camino de ida, las dietas se calculan de acuerdo con la norma para otro país desde el día de la entrada en él, y en el camino de regreso desde el día de la entrada a la Federación de Rusia, según la tasa nacional rusa. Por ejemplo, si un empleado es enviado en viaje de negocios a Alemania y viaja de ida y vuelta en avión, cruzando fronteras el día de la salida, tendrá derecho a una indemnización diaria desde el primer hasta el penúltimo día del viaje de negocios en el Tarifa alemana y para el día de llegada, tarifa rusa.

Los días de viaje de negocios al extranjero para los cuales se debe pagar una dieta de acuerdo con las normas para viajes nacionales y extranjeros se dividen según las marcas en el pasaporte internacional.

Si el empleado fue enviado a un país para el cual un pasaporte interno de la Federación de Rusia es suficiente para ingresar, incluida la República de Bielorrusia (después de todo, como saben, no hay control de pasaportes en la frontera con ella), los días de la llegada y salida están determinadas por billetes u otros documentos que permitan establecer las fechas de llegada a destino y regreso al punto de inicio del viaje.

Un certificado de cambio de moneda desempeña un papel importante en la confirmación de los gastos de un viaje al extranjero. Este documento se aplica si el empleado recibió un anticipo en rublos y los cambió por las monedas del país de destino. Si se adjunta al informe, todos los gastos en moneda extranjera se convierten a rublos al tipo de cambio reflejado en el mismo. Si no hay certificado, está bien, pero tendrá que calcularlo al tipo de cambio del Banco Central de la Federación de Rusia el día de la aprobación del informe.

Contabilizaciones para contabilizar los gastos de viaje.

Las siguientes cuentas se utilizan para contabilizar los gastos de viaje:

  • 71 - liquidaciones con responsables (de la categoría de cuentas Activas-Pasivas), el anticipo se refleja en el débito, los gastos - en el crédito;
  • 70 - acuerdos con el personal en materia de salarios;
  • 51 - cuenta corriente;
  • 50 - caja registradora;
  • 94 - escasez y pérdidas de la empresa.

Dependiendo de la naturaleza de las operaciones, se utilizan las siguientes entradas:

  • Al emitir un anticipo:
    • Débito 71 - Crédito 50: el empleado recibió un anticipo en efectivo de la caja registradora, el contador emitió una orden de liquidación en efectivo (CSO) y el empleado la firmó.
    • Débito 71 - crédito 51: el anticipo fue transferido de la cuenta de la empresa a la cuenta del empleado. El pago anticipado se confirma mediante transferencia bancaria.
  • Para cerrar montos emitidos a un empleado al regresar de un viaje de negocios:
    • Débito 10 - Crédito 71 - compra de materiales (si fueron adquiridos durante un viaje de negocios).
    • Débito 41 - Crédito 71 - compra de bienes.
    • Débito 20 - Crédito 71, Débito 26 - Crédito 71, Débito 24 - Crédito 71 - negociación o actividad productiva empresas.
  • Para cálculos en caso de subutilización o sobregasto del anticipo:
    • Débito 50 - Crédito 71 - el empleado no gastó el anticipo en su totalidad, el resto lo devolvió en efectivo a la caja.
    • Débito 51 - Crédito 71 - el anticipo no se gastó por completo, el empleado transfirió el saldo a la cuenta corriente.
    • Débito 71 - Crédito 50: el monto del exceso de gastos se devolvió al empleado en efectivo de la caja registradora y se emitió una orden de gastos en efectivo.
    • Débito 71 - Crédito 51 - el monto del gasto excesivo se transfirió de la cuenta corriente de la empresa a la cuenta corriente del empleado.
    • Débito 94 - Crédito 71: el anticipo de la parte que el empleado no contabilizó (por ejemplo, porque perdió los documentos de respaldo), o por el monto de los gastos no aprobados por el empleador, se cancela del déficit de la empresa.
    • Débito 70 - Crédito 94: la parte del anticipo a devolver está sujeta a deducción del salario del empleado.

Un informe anticipado para un viaje de negocios es un documento especial en el que el empleado que recibió dinero de antemano, da cuenta de su uso. En este artículo veremos el procedimiento vigente en 2019 y un ejemplo actual de cómo preparar un informe anticipado para un viaje de negocios.

¿Por qué necesita un informe anticipado para un viaje de negocios?

Si un empleado de una organización recibe fondos contables, luego de un cierto período de tiempo el especialista está obligado a informar cómo y para qué gastó el anticipo asignado. Básicamente, el dinero se entrega a los empleados cuando los envían en viajes de negocios.

Entonces, de acuerdo con el art. 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador está obligado a pagar:

  1. Los gastos de viaje.
  2. Costos de alquiler de vivienda.
  3. Dietas o gastos que compensen las molestias asociadas a que un empleado viva fuera de su lugar de residencia.
  4. Otros gastos que se realicen con la aprobación de la dirección de la empresa.

Formulario de documento

Una organización sin fines de lucro, así como los representantes del sector comercial, tiene derecho a desarrollar un formulario de informe sobre los anticipos recibidos de forma independiente. Se recomienda a los empleados estatales que utilicen formularios unificados, que se presentan en la instrucción No. 52n.

Así, el formulario de informe anticipado para un viaje de negocios tiene el código OKUD 0504505. Fue ajustado en 2015. La forma actual del informe de gastos es de dos caras. El anverso refleja información sobre la institución, el empleado adscrito y su nombre completo. y posiciones. También en el anverso está la cantidad que el empleado recibió como informe, cuánto gastó y qué saldo se indica a la fecha del informe.

El reverso del informe de gastos contiene información sobre los documentos de respaldo proporcionados, así como información sobre los asientos contables que se reflejaron en la contabilidad.

Formulario actual

Rellenando la parte delantera.

Antes de enviar muestra terminada Cómo completar un informe anticipado para un viaje de negocios, analizaremos el algoritmo actual para completar el documento. Entonces, comencemos con el anverso del formulario:

  1. El encabezado del documento (esquina superior derecha) se completa en el último momento, solo después de que se haya aprobado el informe anticipado del viaje de negocios, las transacciones se hayan registrado en contabilidad y el documento haya sido verificado por el jefe de contabilidad. Por lo tanto, no complete el encabezado AO.
  2. Indicamos el número y fecha del propio documento. Luego escribimos el nombre de la institución (digamos una versión abreviada), indicamos el TIN y completamos los códigos de registro de la organización en la tabla de la derecha. Ahora registramos la unidad estructural y el nombre completo. un empleado que fue enviado en un viaje de negocios. Indicamos el puesto del empleado y la finalidad del anticipo. En nuestro caso, “gastos de viaje”.
  3. Completemos la tabla. Indicamos cuánto dinero recibió el empleado por adelantado, cuánto gastó y cuál es el saldo. Los registros contables (asientos) los completa un representante del servicio de contabilidad de la institución.
  4. Las líneas y columnas restantes deben ser completadas por los especialistas contables correspondientes. El gestor deberá confirmar la viabilidad de los costes incurridos. unidad estructural.

Un ejemplo de cómo completar un informe anticipado para un viaje de negocios (anverso):

Rellenando la parte trasera

Pasemos a completar el reverso del documento:

  1. En la tabla, las columnas 1 a 6 deben completarse una por una. Aquí se enumeran todos los documentos que confirman el propósito y la conveniencia de los costos incurridos. En la columna 4, describa qué documento (cheque, orden, recibo) se convirtió en la base de los gastos.

Adjunte todos los documentos que confirmen los gastos incurridos en un viaje de negocios al informe anticipado. En caso contrario, los gastos se considerarán no confirmados, por lo que habrá que devolver el dinero.

  1. Tacha las líneas vacías según sea necesario al preparar la documentación contable (como se muestra en la figura).
  2. Resuma los resultados en la sección inferior de la tabla.
  3. Las columnas 7 a 10 las completa el contador responsable de registrar las liquidaciones con los responsables.
  4. La exactitud de la información especificada en la parte inferior del reverso de la JSC es confirmada por la persona responsable, es decir, el empleado adscrito.

Después de realizar los asientos contables, el jefe de contabilidad verifica el documento y solo después del control se presenta para su aprobación al director de la institución. El JSC aprobado, junto con la documentación de respaldo, se archiva con informes similares y se almacena en los archivos de la organización.

Una muestra preparada de cómo completar un informe anticipado para un viaje de negocios se verá así:

Descargue la muestra completa

Información importante sobre los plazos

El informe anticipado del viaje de negocios deberá presentarse dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de finalización del viaje de negocios. Por ejemplo, si un empleado regresó de un viaje el 2 de julio de 2018, debe presentarse para el anticipo a más tardar el 5 de julio de 2018.

Si el empleado se enfermó, por ejemplo, el día de su regreso o al día siguiente, se le concedió una baja por enfermedad, entonces, en este caso, deberá informar dentro de los 3 días hábiles a partir del momento en que se emita oficialmente el certificado de incapacidad para el trabajo. cerrado.

Responsabilidad

Un informe anticipado es el principal formulario de informe que confirma la exactitud de la ejecución y mantenimiento de los acuerdos con los responsables. Por violación de las normas vigentes, se prevé responsabilidad administrativa para los jefes de organizaciones.

Le recordamos que si los montos contables se emiten a través de la caja registradora, es decir, en efectivo, por violación de la disciplina monetaria se le puede imponer una multa de hasta 50.000 rublos por entidad jurídica.

La responsabilidad de la exactitud del registro debe recaer en el contador que realiza las liquidaciones con los contadores. Corrija esta condición en las descripciones de su trabajo.

¡Haga preguntas y complementaremos el artículo con respuestas y explicaciones!

La preparación de un informe de viaje de negocios, junto con otros documentos informativos, es una parte necesaria de la etapa final de soporte documental de un viaje de negocios.

ARCHIVOS

¿Para qué sirve el documento?

Un viaje de negocios puede estar asociado a una variedad de propósitos:

  • realizar negociaciones;
  • celebración de contratos;
  • dar servicio a una unidad estructural remota;
  • compras y ventas de artículos de inventario;
  • participación en seminarios de formación;
  • eventos de formación, etc.

Al mismo tiempo, independientemente de los objetivos, en base a los resultados del viaje, el viajero deberá elaborar y presentar a sus superiores un informe sobre la finalización de la tarea.

El informe de viaje de negocios es necesario para ambas partes de la relación laboral.

Con base en el informe, la dirección de la empresa tiene la oportunidad de determinar qué tan bien el empleado hizo frente a los problemas y tareas que tuvo que resolver en un viaje de negocios. Permite al empleado evitar reclamaciones infundadas sobre resultados de viaje insatisfactorios.

No debemos olvidar que, basándose en el informe, la dirección de la empresa puede recompensar a un subordinado por el trabajo realizado con éxito o castigarlo imponiendo acción disciplinaria(por ejemplo, si los resultados de un viaje de negocios son negativos, siempre que se hayan producido por culpa directa del empleado).

¿Quién genera el informe?

El documento se redacta en nombre del viajero. En este caso, el formulario debe llevar la firma (resolución) de quien aceptó el documento. El autógrafo de este último indicará que el informe ha sido aceptado para su consideración.

Qué debe incluirse en el informe de viaje

Para que no haya dificultades a la hora de redactar un informe, antes de emprender un viaje de negocios conviene familiarizarse detenidamente con las tareas marcadas por la dirección.

Es necesario que las tareas del viaje de negocios se formalicen por escrito, en forma de asignación de trabajo (si se identifican cuestiones incomprensibles, es necesario resolverlas en el acto).

Así, las responsabilidades del viajero se limitan únicamente al desempeño de aquellas funciones que se especificarán en este documento. Son los resultados de la solución de estas cuestiones los que deberían reflejarse en primer lugar en el informe. Si es posible, deben estar respaldados por documentos de respaldo adicionales.

Si durante el viaje el empleador de repente considera necesario asignar algunas tareas adicionales a un subordinado, definitivamente tendrá que estar de acuerdo con él sobre la posibilidad de realizarlas. Al mismo tiempo, el empleado tiene todo el derecho a rechazarlos.

¿En qué plazo se debe elaborar el informe?

El plazo para presentar un informe de viaje de negocios se determina individualmente y depende de las características de la empresa. En promedio, son tres días hábiles, pero en cualquier caso este período no debe exceder un mes desde el momento en que el empleado regresa de un viaje de negocios.

¿Qué más se debe presentar al empleador además del informe de viaje de negocios?

Además del informe, el viajero deberá presentar al departamento de contabilidad:

  • informe anticipado (sobre los gastos incurridos en un viaje de negocios);
  • recibos, cheques, billetes de viaje, etc. que confirmen los documentos de pago;
  • certificado de viaje (si está emitido).

Información general sobre el informe, características del documento.

Si ha estado en un viaje de negocios por primera vez y ahora se enfrenta a la tarea de crear un informe sobre el mismo y no sabe exactamente cómo redactarlo, lea nuestras recomendaciones; le serán útiles para una evaluación precisa. idea de cómo debería verse este documento. Mire también el formulario de muestra: basándose en él, podrá crear fácilmente su propio informe individual.

Antes de seguir adelante Descripción detallada documento, demos algunos información general. Para empezar, este informe se puede redactar en cualquier forma, de forma unificada o, si la organización tiene su propio modelo de documento aprobado en la política contable, según su tipo. El método para generar el informe debe especificarse en la normativa local de la empresa.

El informe se puede redactar en una hoja de papel normal de cualquier formato adecuado (preferiblemente A4) o en papel con membrete, si este requisito está en el formato interno. documentos reglamentarios empresas. Puede escribirlo a mano o mecanografiarlo en una computadora (con impresión posterior obligatoria).

Solo se debe seguir incondicionalmente una regla: el informe debe contener el autógrafo del viajero, la persona que aceptó el informe (generalmente el jefe de una unidad estructural), así como el director de la empresa (además de la firma, él debe plasmar su resolución en el informe).

La mejor manera de escribir un informe es en dos copias idénticas(si es a mano, puede usar una copia carbón), una de las cuales debe entregarse a la gerencia, la segunda, por si acaso, debe conservarse con usted (después de tomar nota para aceptar la copia del representante del empleador) .

Informe de viaje de muestra

Primero, una breve explicación de la estructura. Si está escribiendo un informe en forma libre (y esta práctica ahora está muy extendida), divida mentalmente el formulario en tres partes: el principio, la sección principal y el final.

Inicio – información sobre el documento en sí (número, lugar, fecha de elaboración).

El bloque principal es el informe en sí, que incluye:

  • su período (fecha de inicio y finalización);
  • base (aquí debe indicar el documento en base al cual fue enviado a un viaje de negocios; esto podría ser una invitación de otra organización, una orden del director, etc.);
  • propósito del viaje de negocios (indique las tareas reales que la gerencia le ha asignado);
  • Resultados del viaje: cuanto más detallados, mejor. Si como resultado del viaje de negocios se concluyeron algún acuerdo, se recibieron certificados, etc. documentos, debe indicar su número y fecha.

Si es necesario, puede adjuntar documentos adicionales al formulario, documentando su presencia en el informe como un elemento separado. Al finalizar, el documento deberá estar firmado y fechado a la fecha actual.

Si el viaje de negocios se planifica con anticipación y forma parte del plan de viaje, el empleado puede redactar una solicitud de anticipo para gastos comerciales. Estos incluyen alojamiento, desplazamientos hacia y desde el viaje de negocios y comidas. Son estos gastos los que deberá informar al regresar a su lugar de trabajo.

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Habiendo elaborado un informe sobre el viaje de negocios, se indica la cantidad final de fondos gastados. Si el monto es mayor que el anticipo, el departamento de contabilidad deberá transferir la diferencia. Para costos más bajos, el empleado debe depositar fondos en la caja registradora.

El informe anticipado es uno de los documentos cuya elaboración está claramente regulada por la ley. Lo redacta el empleado desplazado como confirmación de todos los gastos incurridos durante el viaje de negocios.

Junto con él, se deben presentar los documentos originales de los gastos al departamento de contabilidad. En términos generales, un informe de gastos es un documento que enumera los gastos de viaje.

¿Es necesario?

El propósito del documento de anticipo es confirmar el gasto del anticipo emitido antes del viaje o recibir los fondos gastados después del viaje. De esto se deduce que la elaboración de un informe es obligatoria.

Actos legales:

  • Artículo 252, párrafo 1 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia: los gastos de viaje son gastos de producción y ventas relacionados con otros gastos.
  • Artículo 313, artículo 314 del Código Fiscal de la Federación de Rusia: la información debe estar confirmada por documentación primaria. Esto también incluye un informe de viaje de negocios. Sin él, es imposible confirmar los gastos incurridos, incluidos los anticipos emitidos a un empleado. Los gastos se tienen en cuenta según la fecha de emisión del informe.

El informe anticipado es la base de la contabilidad:

  • transferir fondos para cubrir gastos comerciales;
  • confirmación de gastos financieros al emitir fondos por adelantado antes de un viaje de negocios.

¿Cómo llenar un informe anticipado para un viaje de negocios 2020?

El informe de viaje de negocios es la etapa final de todo el trámite: desde la preparación hasta el regreso del empleado.

Un informe debidamente elaborado debería confirmar los gastos financieros, que, a su vez, afectan los impuestos.

Un empleado enviado en un viaje de negocios debe preparar un informe anticipado. Una vez completado, se envía al departamento de contabilidad para su verificación.

En la etapa final, el documento lo firma el gerente. Se enumeran los fondos gastados (en ausencia de anticipo) o la diferencia si el gasto es mayor que el anticipo.

Requisitos de documentos

¿Cómo preparar correctamente un informe anticipado para que sea aceptado durante una auditoría fiscal?

El informe es un documento estrictamente informativo. Se completa de acuerdo con el formulario No. AO-1 y se utiliza para contabilizar los fondos que se emitieron al viajero.

El documento se redacta en una sola copia en papel o se cumplimenta electrónicamente.

Tenga en cuenta que en nueva forma En el formulario, sólo aparecían las líneas: un recibo del contador indicando que recibió el informe del empleado. El resto del documento no ha sufrido ningún cambio.

Forma y secciones

Cómo llenarlo correctamente:

  • Lado delantero: Se completan los datos personales del empleado, un documento que acredita la emisión de dinero e información sobre el anticipo anterior.
  • Reverso: Se indican las fechas de gastos, número de documento, nombre, montos, documentos que confirman las transacciones (columnas 1-6).

Todos los gastos deben estar documentados. La lista de documentos se proporciona a continuación. Deben guardarse y pegarse en una hoja de papel A4 aparte a su llegada.

El importe a pagar dependerá directamente de los recibos y recibos aportados.

Llenado de muestra (ejemplo)

Un ejemplo de elaboración de un informe anticipado para un viaje de negocios 2020:


Ejemplo de cómo completar un informe anticipado

¿Quién firma y acepta?

Cada documento debe estar firmado por la persona que lo completa. Sólo después de esto será posible transferir el informe al departamento de contabilidad. Comprueba que esté cumplimentado correctamente.

El jefe de la empresa y el jefe de contabilidad deben firmar el documento. Sólo después de esto se podrán transferir los fondos que el empleado pagó de forma independiente.

Fechas de vencimiento

Después de llegar de un viaje de negocios, el empleado deberá elaborar y presentar un informe anticipado dentro de los 3 días.

Documentos que acompañan

La Resolución No. 749 del 13 de octubre de 2008 estableció un determinado paquete de documentos de viaje:

  • Certificado de viaje del modelo establecido. Emitido para cada viaje de negocios en la Federación de Rusia. El formulario está fechado, sellado y firmado al salir de la organización. La parte receptora coloca un sello, una firma y la fecha de entrada, lo mismo que para la salida. Cuando el empleado regresa, el departamento de contabilidad ingresa la fecha de llegada.
  • Cheques, recibos, confirmaciones.
  • Recibos, billetes: todos los gastos asociados con el viaje hacia y desde el lugar del viaje de negocios (billetes de tren, seguro de vida en viaje, recibos de peaje, etc.)
  • , aprobado por el gerente.
  • Otros gastos relacionados con viajes de negocios.

Todos los documentos deben completarse en consecuencia. Al adjuntarlos al informe de gastos, cada documento se pega a una hoja A4 con pegamento.

Si se violan los requisitos o faltan los documentos originales especificados en el informe, el departamento de contabilidad tiene derecho a no pagar los gastos incurridos por el empleado. En los casos de entrada, una auditoría fiscal revelará una infracción e impondrá una multa.

El departamento de contabilidad debe revisar cuidadosamente los documentos que proporciona el empleado para confirmar sus gastos.

El más común es un recibo en efectivo.

Si no indica qué producto se compró, se deberá acompañar con un ticket de compra o recibo.

Tipos de documentos que confirman los gastos incurridos:

  • Recibo de caja— requerido durante una auditoría fiscal, confirma el hecho del pago. Al almacenar un cheque, debe seguir ciertas reglas. Si te mojas o permaneces mucho tiempo al sol, la información puede desaparecer. Dicho cheque no podrá adjuntarse al reembolso de gastos. Algunas organizaciones operan sin caja registradora o solo se ingresa el monto total en el recibo de la caja registradora. En estos casos deberá solicitar un recibo de compra.
  • Recibo de compra- esto indica Descripción detallada transacción comercial, cantidad, precio, monto total, nombre de la organización, fecha, firma y cargo de la persona que lo llena. El informe de anticipo se adjunta junto con el recibo de efectivo. En ausencia de este último, el PM deberá llevar el sello de la organización vendedora. Tenga en cuenta que el importe y la fecha del recibo de compra deben coincidir con el recibo de caja.
  • Formularios de informes estrictos. El documento debe indicar el nombre, datos de la persona jurídica, transacción comercial, precio, monto, fecha, cargo y firma de quien lo completa.

Publicaciones

  • 71 – “liquidaciones con responsables” (se aplica a cuentas Activo-Pasivas);
  • 70 – “acuerdos con personal por salarios”;
  • 51 – “cuenta corriente”;
  • 50 – “caja”;
  • 94 – “escaseces y pérdidas de la empresa”.

Cuando se aprueba el informe, las transacciones se ven así:

  • Al emitir un anticipo: El contador prepara la caja registradora y se emiten los fondos. Al recibirlo, el empleado firma el consumible. Dt71-Kt50
  • Al transferir fondos de una cuenta corriente a la cuenta corriente de un empleado: Se está compilando el cableado Dt71-Kt51. En este caso, se emite una orden de pago al banco. La confirmación de recepción de fondos es un extracto bancario.
  • Los fondos han sido emitidos y es necesario cerrar el monto. Esto es posible después de que el empleado llega de un viaje de negocios y los gastos se confirman con los documentos pertinentes. Publicaciones: Dt10-Kt71 – compra de materiales, Dt41-Kt71 – compra de bienes, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 – actividades comerciales o de producción de la empresa.
  • Cuando la cantidad de fondos gastados es mayor que la cantidad emitida, se realiza una transacción inversa y el dinero se devuelve a la caja. Se emite el PKO: Dt50-Kt71 o Dt51-Kt71 (a la cuenta corriente).
  • Si el anticipo para un viaje de negocios es insuficiente, el dinero se transfiere al empleado desde la caja. Se emite RKO: Dt71-Kt50 o Dt71-Kt51 (de la cuenta corriente).
  • En el caso de que un empleado haya perdido cheques o haya gastado dinero para fines personales que no estén relacionados con un viaje de negocios, se elabora la siguiente entrada: Dt94-Kt71: los fondos del denunciante se dan de baja como déficit de la empresa. Dt70-Kt94: el importe del déficit debe deducirse de salarios un empleado que no pudo informar sobre el anticipo emitido.

Matices de redacción al viajar al extranjero.

La inscripción de un empleado en el procedimiento es algo más complicada que en Rusia.

Gastos básicos al viajar al extranjero:

  • . El tamaño lo fija la organización de forma independiente y se fija en las leyes locales. La cantidad de hasta 2500 rublos/día no está sujeta al impuesto sobre la renta personal. por lo tanto, las organizaciones suelen limitarse a esta cantidad. Antes de cruzar la frontera con país extranjero y al regresar, su tamaño será igual al máximo posible en el territorio de la Federación de Rusia. Recomendaciones: al determinar los gastos, céntrese en el costo de vida del país anfitrión.
  • Los gastos de viaje– el pago hasta el destino se paga por separado. Los desplazamientos por la ciudad en taxi o autobús a veces están incluidos en los gastos de viaje.
  • Gastos de manutención- hotel, hotel. Cualquier gasto debe estar respaldado por recibos, facturas, cheques.
  • Registro de pasaporte y visa.— gastos de servicio estatal, las consultas con especialistas se pueden descontar como gastos de viaje.
  • Otros gastos: tasas y derechos, tránsito de vehículos.

Un viaje de negocios al extranjero se procesa de manera similar a un viaje de negocios a Rusia. Se emite una orden para enviar al empleado a un viaje de negocios. Indica el número y fecha del pedido, apellido, nombre, patronímico del empleado, cargo, destino (con país), motivo del viaje.

Antes de un viaje de negocios, un empleado debe comprar boletos, reservar un hotel y realizar otros gastos. Para ello, recibe un anticipo de la caja de la empresa.

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Al regresar de un viaje de negocios, el empleado debe informar al departamento de contabilidad sobre los gastos incurridos.

Por lo general, se proporcionan cheques y recibos para su confirmación y, en base a ellos, se genera un informe anticipado.

Lo que necesitas saber

El informe anticipado se completa en un formulario especial, cuyo formulario es aprobado por el Servicio de Estadísticas del Estado Federal y se llama.

Las organizaciones tienen derecho a modificar este formulario: agregar nuevas columnas o eliminar las innecesarias.

Definiciones basicas

El informe anticipado se considera la documentación contable primaria que confirma el uso de los fondos emitidos.

El informe anticipado lo presenta la persona responsable, es decir, aquella a quien se le devolvió el dinero, después de lo cual el documento se envía al departamento de contabilidad y allí se verifica. El documento verificado por un contador está firmado por el director de la organización.

La emisión de efectivo desde la caja registradora se realiza según donde se indiquen los propósitos para gastar el dinero.

El departamento de contabilidad suele tener una lista de personas con derecho a recibir fondos contables.

Esta orden también determina el período durante el cual se proporciona el dinero (los términos de emisión no están limitados por ley).

No se puede emitir dinero a un empleado que esté endeudado por un anticipo anterior, y tampoco se permite transferir fondos contables a otra persona.

Aprobación del formulario del documento.

El formulario de informe es el Formulario No. AO-1 y se incluye en la contabilidad de transacciones en efectivo y en los resultados del inventario de efectivo.

Esta forma está determinada por la Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 1 de agosto de 2001 No. 55. El formulario se presenta en forma de formulario unificado de dos caras y debe ser cumplimentado en una sola copia por el viajero y el contable.

El marco legislativo

A partir del 01/01/2013, los formularios de documentación primaria no son obligatorios para su uso; sin embargo, los documentos utilizados para la contabilidad primaria siguen siendo obligatorios.

También son establecidos por organismos autorizados de acuerdo con la legislación vigente (por ejemplo, documentación de caja).

Cómo preparar un informe anticipado para un viaje de negocios

El informe se completa a la llegada del empleado de un viaje de negocios. El empleado recibe el formulario del departamento de contabilidad y comienza a completarlo de forma independiente o con la ayuda de un contador.

Datos requeridos

El informe anticipado se completa sobre la base de los documentos de respaldo, que también se presentan al departamento de contabilidad.

Si el empleado realizó el pago en efectivo, deberá adjuntar al informe lo siguiente:

  • recibos de efectivo;
  • recibos de una orden de recibo de efectivo o formularios de informes estrictos.

Para pagos no en efectivo (por ejemplo, con tarjeta bancaria), el informe se elabora en base a:

Los documentos que confirman los gastos de los empleados también incluyen billetes de tren, facturas de vivienda, etc.

El procedimiento para crear un documento.

El informe anticipado se completa en el formulario No. AO-1. El documento consta de tres hojas:

Primero, complete el encabezado del documento. Se indica el saldo de los anticipos emitidos anteriormente (incluida la deuda), luego se indica el monto realmente gastado en cheques y el saldo final en forma de diferencia en estos montos. El contador realiza una entrada para el débito 26, el crédito 71: la persona responsable informó sobre un viaje de negocios, contabilizando
La segunda hoja es un recibo. Con un monto contable que confirme la verificación del informe por parte del contador.
La tercera y otras hojas incluyen detalles de costos. Números y fechas de los documentos justificativos, en qué se gastaron los fondos (asignación diaria, billete, etc.). El responsable firma aquí
Adjunto al documento de avance Todos los documentos adicionales proporcionados por el empleado.

Después de que el contador verifica el uso previsto del dinero y la disponibilidad de documentos que confirmen los costos, se envía el informe de gastos al gerente.

Es importante señalar aquí que la falta de confirmación del informe del administrador es motivo para que las autoridades fiscales se nieguen a aceptar los gastos.

Con base en el informe anticipado ratificado, el contador cancela el monto contable.

Ejemplo de llenado

El viajero y el contador participan en la cumplimentación del informe anticipado. En el primer caso, el empleado comienza a completar la información básica en el anverso.

Cómo componer y qué escribir:

  • Nombre de la institución;
  • Fecha de realización;
  • especialidad (puestos);
  • Número personal;
  • fines del anticipo (gastos comerciales o de representación);
  • en el anverso a la izquierda también se completa una tabla que contiene información sobre el anticipo otorgado anteriormente, el dinero emitido actualmente y su gasto (gasto excesivo o saldo).

En el reverso, en las columnas uno a seis, se enumeran los documentos que certifican los gastos y aquí también se anotan los montos gastados.

Los documentos están numerados de acuerdo con el orden en que aparecen. En la primera columna, el viajero ingresa el número de serie del documento justificativo.

La segunda y tercera columnas indican la fecha de preparación y el número del documento. La cuarta columna indica el tipo de gasto (por ejemplo, pago de vivienda).

La quinta columna registra el monto de los gastos incurridos (si el gasto se realizó en moneda extranjera, en la sexta columna). El monto total de los costos se anota en la línea "total" de la quinta o sexta columna.

Al aceptar el informe completo y los documentos de respaldo, el contador pone su firma, indica el número y fecha del informe, el monto total de los gastos y el número de documentos presentados.

Se indica la fecha de presentación del informe, tras la cual se entrega al empleado.

Luego de verificar toda la información ingresada por el empleado, el contador procede a completar las columnas séptima y octava (montos de costos a contabilizar) y la novena columna (números de cuentas contables) en el reverso.

Luego, el contador regresa al frente del documento y anota:

  1. Fondos restantes (o gastos excesivos) de un anticipo emitido anteriormente.
  2. El monto del anticipo emitido desde la caja registradora.
  3. La cantidad de dinero gastado.
  4. Fondos restantes (gastos excesivos) del monto del anticipo.
  5. Cuenta contable.

Los datos para completar la tabla de registros contables se toman de la novena columna en el reverso del informe.

El informe analizado es firmado por el director de la empresa (nombre completo y firma con transcripción), o persona que lo reemplace. Para estos fines, hay una línea especial en la parte superior del frente.

Después de la certificación por parte de la gerencia, el documento de informe se acepta para contabilidad con el fin de cancelar los montos contables. Este ejemplo de redacción de un informe anticipado para un viaje de negocios en 2020 es el más común.

Matices emergentes

Puede haber algunas dificultades al completar el informe de gastos. Esto suele ocurrir en una situación en la que se envía a un empleado a viaje de negocios en el extranjero o inmediatamente al regresar de un viaje de negocios se va de vacaciones.

De hecho, no hay nada complicado en esto: en el primer caso, es posible que solo necesite traducir algunas líneas, y en el segundo, basta con cumplir con los plazos inmediatamente después de regresar de las vacaciones.

¿Qué hacer al viajar al extranjero?

Un empleado que regresa de un viaje de negocios debe presentar un informe anticipado al departamento de contabilidad a más tardar tres días hábiles después del final del período para el cual se emitieron los fondos.

Esta regla es fija y se aplica a los viajes de negocios al extranjero.

Los detalles relacionados con la moneda extranjera (línea 1a en el anverso del formulario, columnas seis y ocho en el reverso) se completan si el empleado recibe dinero en moneda extranjera, de acuerdo con un determinado legislación rusa en orden.

Si parte de los documentos que certifican los gastos durante un viaje de negocios al extranjero se redactan en idioma extranjero Según las autoridades reguladoras, la traducción línea por línea de estos documentos al ruso debe realizarse en una hoja de papel aparte.

¿Cómo hacer una transferencia? Esto se puede hacer de forma independiente o con la ayuda de una empresa de traducción especializada.

Para los billetes de avión y otros documentos de transporte en idioma extranjero, el Ministerio de Hacienda exige la traducción de algunos datos necesarios para confirmar los costes (nombre completo del pasajero, destino, vuelo, fecha de salida y llegada, cuánto cuesta el billete).

Traducción de información que no tiene significado especial para certificar los costos (por ejemplo, condiciones de aplicabilidad de tarifas, reglas de viaje aéreo y equipaje, etc.) no es necesario cumplirlos.

Según los funcionarios fiscales, no es necesario transferir un billete de avión electrónico en absoluto.

Este boleto es una forma internacional unificada de documento, por lo que la mayoría de los detalles se completan de acuerdo con el Codificador Internacional Unificado.

Al mismo tiempo, tendrás que traducir otros documentos justificativos (facturas, facturas de taxi, etc.). Esto es necesario para establecer la naturaleza específica del gasto de fondos.

Si la traducción la realiza un empleado de una empresa especializada, los costes de traducción se pueden clasificar como otros gastos.