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Ejemplo de preparación de un informe previo sobre un viaje de negocios. Documentación de gastos de viaje. Cómo hacer un informe previo sobre un viaje de negocios: muestra de llenado e instrucciones paso a paso

El informe de gastos de viaje de 2018 sigue siendo uno de los pocos documentos de viaje obligatorios. Es uno de los documentos de informes estrictos, y el procedimiento para completarlo está claramente regulado por la legislación vigente de la Federación Rusa. Y dado que este documento es un elemento de los informes contables, financieros y fiscales y puede convertirse en objeto de verificación por parte de las autoridades reguladoras, el enfoque de completarlo "en el anzuelo" es inaceptable.

¿Qué es un informe de gastos de viaje?

Un informe de gastos de viaje de negocios es un documento contable que cada empleado completa al regresar de un viaje de negocios, reflejando en él todos los gastos reembolsables incurridos en relación con el viaje de negocios y adjunta documentos que confirman estos gastos.

Así es como se ve el informe de avance con los documentos de respaldo

Para el departamento contable de la empresa empleadora, este documento cumple dos funciones a la vez:

  • actúa como una confirmación de los gastos cuando se emite un anticipo antes de que el empleado se vaya de viaje de negocios (y la emisión de un anticipo es obligación del empleador, prevista por la ley);
  • sirve como base para la transferencia al empleado de los fondos que se le adeudan en forma de compensación por sus gastos.

El informe de anticipo también tiene una importancia clave desde el punto de vista de la contabilidad fiscal:

  • según el art. 252 y el apartado 1 del art. 264 del Código Fiscal (TC) de la Federación de Rusia, los gastos de viaje son otros gastos relacionados con la producción y la venta;
  • de acuerdo con el art. 313 y 314 del Código Fiscal de la Federación Rusa, estos gastos deben ser confirmados por documentos contables primarios, que incluyen el informe de avance;
  • para la realización de los gastos conforme a la documentación contable se requiere la fecha en que se incurrieron dichos gastos, de acuerdo con la ley se reconoce como tal fecha un informe anticipado en relación con los gastos de viaje.

Para los efectos de este capítulo, el contribuyente reducirá los ingresos percibidos por el monto de los gastos incurridos.<…>. Los gastos razonables y documentados se reconocen como gastos.<…>realizadas (incurridas) por el contribuyente. Se entiende por costes justificados los costes económicamente justificados, cuya valoración se expresa en términos monetarios. Los gastos documentados se entienden como gastos confirmados por documentos redactados de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa.<…>. Los gastos se reconocen como cualquier costo, siempre que se realicen para la implementación de actividades destinadas a generar ingresos.

Arte. 252 del Código Fiscal de la Federación Rusa

Hasta 2015, el paquete de documentos de viaje obligatorios era bastante denso. Incluyó, en particular, un certificado de viaje y un formulario de asignación de trabajo con un informe sobre su implementación. Para 2018, como resultado de cambios recientes en la legislación, solo un informe anticipado y una orden de viaje de negocios seguían siendo obligatorios para todos por ley. Todos los demás se han vuelto opcionales. Si su uso todavía se practica en la organización y esto se refleja en la ley local que regula los viajes de negocios de los empleados (la mayoría de las veces esta es la disposición sobre viajes de negocios en la organización, pero también se permiten otras opciones, por ejemplo, un conjunto de viajes individuales). pedidos), todavía necesitan ser emitidos. Y si no, entonces no son necesarios. Pero en el caso del informe anticipado, ni siquiera se discute la obligación de emitirlo.

Cómo llenar un informe de viaje anticipado

El formulario estándar del informe de avance en forma de AO-1 (descargar el formulario) contiene el anverso y el reverso.

El frente contiene la siguiente información:

  • Nombre completo de la persona responsable (trabajador adscrito);
  • su número de personal (por regla general, este elemento lo completa un contador);
  • posición;
  • datos del documento principal (la mayoría de las veces, una garantía de gastos en efectivo, si el dinero se emitió en efectivo, o datos de un documento que confirma la transferencia de fondos a una tarjeta corporativa), que confirma la emisión de un anticipo. Varias empresas practican una emisión parcial de un anticipo, por así decirlo, en especie, cuando la empresa, en lugar de emitir dinero a un empleado, por ejemplo, compra un billete para él. En este caso, el boleto se emite al empleado antes del viaje, y en el informe de anticipo se refleja en la cantidad de documentos que confirman la recepción del anticipo (la mayoría de las veces, esta sección la completa un contador);
  • información sobre el saldo del anticipo anterior, si corresponde (puede ser llenado por un contador).

El reverso del formulario está dedicado a los gastos reales. Aquí debe especificar en secuencia:

  • la fecha en que se incurrió en el gasto;
  • número de serie del documento de respaldo;
  • nombre del gasto;
  • Monto;
  • nombre del documento de respaldo.

Cada artículo está dedicado a una columna separada.

Así es como se ve una factura completa

A menudo, tanto los viajeros de negocios como algunos contadores no entienden qué fecha indicar en relación con los billetes. Después de todo, indica dos fechas: la fecha de venta y el día de salida. Y los boletos se compran si el empleado sabía sobre el viaje de negocios con anticipación, por regla general, con anticipación. Los contadores experimentados aconsejan en este caso indicar la fecha no del viaje, sino de la compra del boleto, es decir, cuando realmente se incurrió en el gasto. El boleto en sí se adjunta al informe como confirmación del uso previsto de los fondos: que se realizó el viaje.

Si en lugar de dinero para el viaje, el empleado recibió un boleto, se refleja tanto en la sección sobre el anticipo emitido como en el reverso en la cantidad de gastos incurridos.

En el caso de un viaje de negocios al extranjero, los montos de los gastos en rublos y moneda extranjera se ingresan en las columnas previstas para ellos.

Los documentos principales que confirman los gastos se pegan en una hoja separada de formato A4, que luego se archiva en el formulario de informe completo. Sin embargo, en la mayoría de los casos, solo se requiere que el viajero mismo guarde y proporcione al departamento de contabilidad todos estos documentos, y luego los propios contadores se ocupan de ellos.

El algoritmo para enviar un informe anticipado suele ser el siguiente:

  1. Al regresar de un viaje de negocios, el empleado completa y firma el informe de avance, le adjunta todos los documentos de respaldo y transfiere todo esto al departamento de contabilidad.
  2. El contador revisa el informe y lo firma, confirmando que lo ha aceptado.
  3. El informe es aprobado por el contador jefe y la primera persona de la empresa, poniendo sus firmas en las columnas correspondientes.
  4. El empleado devuelve el saldo no gastado del anticipo o recibe una compensación por el exceso de gasto.

El esquema se puede ajustar dependiendo de la estructura organizativa de una empresa en particular. De hecho, en una pequeña empresa a menudo solo hay un contador a tiempo completo, o tal vez no, mientras que las funciones del contador jefe están asignadas al director, que firma uno para todos. Pero la regla general es que el informe debe ser aprobado por el contador jefe y el director, y es recomendable revisar toda la documentación por un profesional antes de firmar.

Galería de fotos: una muestra de cómo completar un informe avanzado

Ejemplo de llenado de un informe anticipado sobre un viaje de negocios, anverso, parte 1 Ejemplo de llenado de un informe anticipado sobre un viaje de negocios, anverso, parte 2 Ejemplo de llenado de un informe anticipado sobre un viaje de negocios, reverso

Plazos para presentar un informe previo después de un viaje de negocios

Un empleado debe presentar un informe anticipado dentro de los tres días hábiles posteriores al regreso de un viaje de negocios. Ese es el requisito de la ley.

Si no lo hace, el empleador tiene derecho a recuperar de él la totalidad del importe del anticipo emitido mediante deducciones del salario o judicialmente.

A su vez, deberá dictar auto sobre deducciones dentro del mes siguiente a la fecha límite para la presentación de informe anticipado. Al mismo tiempo, el monto de dichas deducciones no puede ser superior al 20% de los pagos adeudados al empleado. Cuando las deducciones se realizan en varios artículos a la vez (por ejemplo, el anticipo del viaje de negocios anterior, para el cual el mismo empleado tampoco se presentó a tiempo), aún no se retiene por completo, se permite que su tamaño se aumente a la mitad el sueldo.

Si el empleado no está de acuerdo con la decisión del empleador o no cumplió con el plazo mensual para emitir una orden, la situación está sujeta a resolución solo en la corte.

Así que haga todo a tiempo en interés, en primer lugar, del propio empleado.

A veces, los contadores están atormentados por dudas sobre si habrá problemas debido al hecho de que el informe de gastos tiene una fecha y los gastos son diferentes. Pero no hay problemas con esto. Además, un viaje de negocios suele durar más de un día, y el empleado tiene la oportunidad de informar sobre él solo al regresar. Sin embargo, la misma regla también se aplica a los casos en que se trata de un gasto único de fondos contables, por ejemplo, para la compra de materiales, herramientas, equipos, etc. Si los gastos se incurrieron el mismo día y el informe de avance fue aprobado dentro de los tres días posteriores a esto, no es gran cosa.

Las fechas [en el documento de respaldo y el informe de avance] no deben ser las mismas. La fecha en el cheque es cuando el empleado compró los bienes. Y la fecha en el informe de gastos es cuando informó los montos gastados al departamento de contabilidad. No tiene que ser un día.

Timur Unarokov, abogado, Moscú

https://pravoved.ru/question/1277188/

Documentos de apoyo para el informe de avance en un viaje de negocios

Para confirmar los gastos, se utilizan todos los documentos financieros que el empleado tiene en sus manos y confirman sus gastos en relación con el viaje de negocios, previstos por la ley o acordados con la gerencia.

Por ejemplo, si un empleado fue enviado a una exposición de la industria, puede comprar allí muestras de productos de interés para la empresa, tanto como parte de una asignación de trabajo como por iniciativa propia, habiendo acordado previamente este momento y el presupuesto de costos con sus superiores. . Es lógico que estos gastos también sean reembolsados.

Estos documentos se utilizan:

  • Entradas;
  • formularios impresos de billetes electrónicos (recibos de ruta);
  • tarjetas de embarque adjuntas al recibo de itinerario de un boleto de avión electrónico;
  • recibos de ventas;
  • estrictos formularios de información;
  • certificado de viaje, si es habitual que la organización emita dichos documentos;
  • un informe sobre el desempeño de un trabajo asignado, si su ejecución se practica en la empresa.

Las dietas no están sujetas a confirmación documental separada, y las fechas de viaje en función de las cuales se calculan este tipo de gastos de viaje se confirman en 2018 mediante billetes o, si el empleado viajó al destino y de regreso en transporte oficial o personal, hojas de viaje (ruta). Pero si es costumbre que la propia empresa emita un certificado de viaje, que se ha convertido en opcional desde 2017, y este procedimiento está consagrado en su ley local, los días del viaje de negocios se cuentan en función de las marcas hechas en él, y se se adjunta al informe de avance junto con otros documentos.

Los boletos de tren en 2018 confirman no solo los costos de viaje, sino también las fechas de llegada/salida

Características de la confirmación de gastos para un viaje de negocios al extranjero.

En el caso de un viaje de negocios al extranjero, también se adjuntan los documentos de gastos que están sujetos a confirmación en relación con las características de dichos viajes, y por lo tanto los documentos que los confirman:

  • un recibo de pago del impuesto estatal para la producción de un pasaporte, si el empleado inicialmente no tenía uno y tuvo que emitirlo en relación con el próximo viaje de negocios al extranjero;
  • confirmación de pago por los servicios del centro de visas;
  • recibos u otra evidencia de pago de tasas consulares y de visa, incluso en moneda extranjera (el procedimiento para emitir dichos documentos está determinado por la política del consulado de un país en particular; los fondos pueden aceptarse y confirmarse en rublos, euros u otras monedas, por ejemplo, dólares estadounidenses);
  • copias de la primera página del pasaporte internacional y páginas con marcas de cruce fronterizo.

Si el empleado tiene una segunda ciudadanía que le da derecho a entrar sin visado a otros países (por ejemplo, no solo es ruso, sino también ciudadano de Lituania, la República de Moldavia o Ucrania, que tiene derecho a entrada sin visado a la Unión Europea), adjunta copias de todos los pasaportes internacionales al informe utilizado en el viaje. Después de todo, según la ley, debe salir de la Federación Rusa con un pasaporte ruso.

En las relaciones jurídicas con Rusia, sus ciudadanos son reconocidos únicamente como rusos, por más pasaportes que tengan, a excepción de los países con los que Rusia tiene acuerdos de doble ciudadanía, pero con estados de la UE y aquellos cuyos ciudadanos tienen derecho a visado. -libre entrada en la UE, RF no existe. Pero tiene todo el derecho de entrar a otros países con el pasaporte que le sea más conveniente. Y en esta situación, también es más rentable para el empleador, ya que no hay necesidad de compensar el costo de una visa. Un pasaporte extranjero debe tener una traducción notariada al ruso.

La fecha de cruce de la frontera es importante a la hora de calcular la asignación diaria. Después de todo, su tamaño cuando viaja en Rusia y en el extranjero a menudo difiere. Al mismo tiempo, en el camino de ida, la asignación diaria de acuerdo con la norma de otro país se considera desde el día de entrada en él, y en el camino de regreso desde el día de entrada a la Federación Rusa, a la tarifa nacional. Por ejemplo, si un empleado fue enviado a Alemania y viajó de ida y vuelta en avión, cruzando fronteras el día de salida, tiene derecho a una asignación diaria desde el primero hasta el penúltimo día del viaje al tipo de Alemania, y para el día de llegada - a la tarifa rusa.

Los días de viajes de negocios por los que se adeuda dieta según las normas para viajes nacionales y extranjeros se dividirán en función de las marcas en el pasaporte.

Si un empleado fue enviado a un país donde un pasaporte interno de la Federación Rusa es suficiente para ingresar, incluida la República de Bielorrusia (después de todo, no hay control de pasaportes en la frontera), se determinan los días de llegada y salida. mediante billetes u otros documentos que le permitan fijar las fechas de llegada a destino y regreso al punto de partida del viaje.

Un certificado de cambio de moneda juega un papel importante en la confirmación del costo de un viaje al extranjero. Este documento se aplica si el empleado recibió un anticipo en rublos y los cambió por las monedas del país de destino. Si se adjunta al informe, la conversión de todos los gastos de cambio de divisas a rublos se realiza a la tasa reflejada en él. Si no hay certificado, está bien, pero tendrá que calcular a la tasa del Banco Central de la Federación Rusa el día en que se aprueba el informe.

Entradas de gastos de viaje

Las siguientes cuentas se utilizan para contabilizar los gastos de viaje:

  • 71 - liquidaciones con personas responsables (de la categoría de cuentas Activo-Pasivo), el anticipo se refleja en débito, gastos - en crédito;
  • 70 - liquidaciones con personal por salarios;
  • 51 - cuenta corriente;
  • 50 - caja registradora;
  • 94 - Escasez y pérdidas de la empresa.

Dependiendo de la naturaleza de las transacciones, se utilizan las siguientes contabilizaciones:

  • Al emitir un anticipo:
    • Débito 71 - Crédito 50: el empleado recibió un anticipo en efectivo de la caja, el contador emitió una orden de liquidación en efectivo (RKO), el empleado la firmó.
    • Débito 71 - crédito 51: el anticipo se transfirió de la cuenta de la empresa a la cuenta del empleado. La confirmación de la emisión del anticipo es un pago bancario.
  • Para cerrar los montos emitidos al empleado al regreso del empleado de un viaje de negocios:
    • Débito 10 - Crédito 71 - compra de materiales (si se compraron durante un viaje de negocios).
    • Débito 41 - Crédito 71 - compra de bienes.
    • Débito 20 - Crédito 71, Débito 26 - Crédito 71, Débito 24 - Crédito 71 - actividades comerciales o de producción de la empresa.
  • Para liquidaciones en caso de subutilización o sobregasto del anticipo:
    • Débito 50 - Crédito 71: el empleado no gastó el anticipo en su totalidad, el saldo se devolvió al cajero en efectivo.
    • Débito 51 - Crédito 71: el anticipo no se gastó por completo, el empleado transfirió el saldo a la cuenta corriente.
    • Débito 71 - Crédito 50: el monto del gasto excesivo se devolvió al empleado en efectivo desde la caja, se emitió una orden de pago de gastos.
    • Débito 71 - Crédito 51: el monto de los gastos excesivos se transfiere de la cuenta corriente de la empresa a la cuenta corriente del empleado.
    • Débito 94 - Crédito 71: se deduce del déficit de la empresa un anticipo en la parte por la que el empleado no informó (por ejemplo, porque perdió los documentos de respaldo), o en el monto de los gastos no aprobados por el empleador.
    • Débito 70 - Crédito 94 - la parte del anticipo a devolver está sujeta a deducción del salario del empleado.

Un informe de gastos de viaje de negocios es un documento especial en el que un empleado que ha recibido fondos por adelantado informa sobre su uso. En el artículo, consideraremos el procedimiento actual en 2019 y la muestra actual de cómo redactar un informe previo sobre un viaje de negocios.

¿Por qué necesito un informe previo para un viaje de negocios?

Si a un empleado de una organización se le da una cuenta de fondos, luego de un cierto período de tiempo, el especialista está obligado a informar cómo y con qué fines gastó el anticipo asignado. Básicamente, se entrega dinero a los empleados cuando se les envía en viajes de negocios.

Entonces, de conformidad con el art. 168 del Código Laboral de la Federación Rusa, el empleador está obligado a pagar:

  1. Los gastos de viaje.
  2. Gastos de alquiler de viviendas.
  3. Dietas o gastos que compensen las molestias asociadas a que el trabajador viva fuera de su lugar de residencia.
  4. Otros gastos que se realicen con la aprobación de la dirección de la empresa.

Formulario de documento

Una organización sin fines de lucro, así como representantes de la esfera comercial, tiene derecho a desarrollar un formulario de informe para los anticipos recibidos por su cuenta. También se recomienda a los empleados estatales el uso de formularios unificados, que se presentan en la instrucción No. 52n.

Entonces, el formulario de informe anticipado para un viaje de negocios tiene el código OKUD 0504505. Se ajustó en 2015. La forma actual del informe de avance es una forma de dos caras. El anverso refleja información sobre la institución, empleado adscrito, su nombre completo. y posiciones También en el anverso se indica la cantidad que el empleado recibió del informe, cuánto gastó y cuál es el saldo en la fecha del informe.

El reverso del informe de avance se llena con información sobre los documentos de respaldo proporcionados, así como información sobre los asientos contables que se reflejaron en la contabilidad.

forma real

Relleno en el frente

Antes de enviar una muestra terminada de cómo completar un informe anticipado sobre un viaje de negocios, analizaremos el algoritmo actual para completar el documento. Entonces, comencemos con el anverso del formulario:

  1. El encabezado del documento (esquina superior derecha) se completa en el último momento, solo después de que se aprueba el informe anticipado sobre el viaje de negocios, las transacciones se registran en la contabilidad y el contador jefe verifica el documento. Por lo tanto, no complete el encabezado AO.
  2. Especifique el número y la fecha del documento en sí. Luego escribimos el nombre de la institución (digamos la versión abreviada), indicamos el TIN, completamos los códigos de registro de la organización en la tabla de la derecha. Ahora prescribimos la unidad estructural y el nombre completo. empleado que fue enviado en un viaje de negocios. Especifique la posición del empleado y el propósito del anticipo. En nuestro caso, “gastos de viaje”.
  3. Rellenamos la tabla. Indicamos cuánto dinero recibió el empleado por adelantado, cuánto gastó, cuál es el saldo. Los registros contables (publicaciones) son completados por un representante del servicio de contabilidad de la institución.
  4. Las líneas y columnas restantes deben ser completadas por los especialistas relevantes del servicio de contabilidad. El jefe de la unidad estructural debe confirmar la conveniencia de los costos incurridos.

Un ejemplo de cómo completar un informe anticipado sobre un viaje de negocios (anverso):

Relleno en la espalda

Pasemos a completar el reverso del documento:

  1. En la tabla, las columnas 1-6 deben completarse por turno. Aquí enumere todos los documentos que confirman el propósito y la conveniencia de los costos incurridos. En la columna 4, escriba qué documento (cheque, pedido, recibo) se convirtió en la base de los gastos.

Todos los documentos que confirmen los gastos incurridos durante el viaje de negocios, se adjuntan al informe de gastos. En caso contrario, los gastos se tendrán por no confirmados, y por tanto habrá que devolver el dinero.

  1. Tache las líneas vacías, como debe ser en la preparación de la documentación contable (que se muestra en la figura).
  2. Resuma en la sección inferior de la tabla.
  3. Las columnas 7-10 las completa el contador responsable de registrar las liquidaciones con las personas responsables.
  4. La confiabilidad de la información indicada en la parte inferior del reverso del JSC es confirmada por la persona responsable, es decir, el empleado adscrito.

Después de realizar los asientos contables, el contador jefe verifica el documento y solo después de que el control se presenta para su aprobación al jefe de la institución. El JSC aprobado, junto con la documentación de respaldo, se archiva con informes similares y se almacena en el archivo de la organización.

Una muestra preparada para completar un informe anticipado sobre un viaje de negocios se verá así:

Descargar muestra completa

Importante sobre el tiempo

Un informe anticipado sobre un viaje de negocios debe presentarse dentro de los tres días hábiles posteriores al final del viaje de negocios. Por ejemplo, si un empleado regresó de un viaje el 02/07/2018, debe presentarse para el pago anticipado a más tardar el 05/07/2018.

Si el empleado se enfermó, por ejemplo, el día de regreso o al día siguiente, se le otorgó una licencia por enfermedad, entonces en este caso debe informar dentro de los 3 días hábiles desde el momento en que se cierra oficialmente la licencia por enfermedad.

Responsabilidad

El informe anticipado es el principal formulario de informes, que confirma la exactitud del registro y la realización de liquidaciones con personas responsables. Por violación de las normas vigentes para los jefes de organizaciones, se prevé la responsabilidad administrativa.

Recuerde que si los montos de la cuenta se emiten a través del cajero, es decir, en efectivo, por violación de la disciplina de efectivo pueden ser multados, hasta 50,000 rublos por entidad legal.

La responsabilidad de la corrección del registro debe asignarse al contador que realiza las liquidaciones con los contadores. Arregle esta condición en sus descripciones de trabajo.

¡Haga preguntas y complementaremos el artículo con respuestas y explicaciones!

La formación de un informe de viaje de negocios, junto con otros documentos informativos, es una parte necesaria de la etapa final del soporte documental para un viaje de negocios.

ARCHIVOS

¿Para qué sirve el documento?

Un viaje de negocios puede estar asociado con una variedad de propósitos:

  • realización de negociaciones;
  • celebración de contratos;
  • mantenimiento de una unidad estructural remota;
  • compras y ventas de artículos de inventario;
  • participación en seminarios de formación;
  • eventos de formación, etc

Al mismo tiempo, independientemente de los objetivos, en función de los resultados del viaje, la persona adscrita debe elaborar y presentar a las autoridades un informe sobre la finalización de la tarea.

Ambas partes de la relación laboral necesitan un informe de viaje de negocios.

Según el informe, la gerencia de la empresa tiene la oportunidad de determinar qué tan bien el empleado manejó los problemas y tareas que tuvo que resolver en un viaje de negocios. Permite al empleado evitar reclamos irrazonables sobre resultados insatisfactorios del viaje.

No debemos olvidar que, en base al informe, la dirección de la empresa puede premiar al subordinado por el trabajo realizado con éxito, o sancionarlo con una sanción disciplinaria (por ejemplo, si los resultados del viaje de negocios son negativos, siempre que ocurrió por culpa directa del empleado).

Quién genera el informe

El documento se redacta en nombre de la persona en comisión de servicio. Al mismo tiempo, la firma (resolución) de la persona que aceptó el documento debe estar en el formulario. La firma de éste indicará que el informe ha sido aceptado para su consideración.

Qué incluir en un informe de viaje

Para evitar dificultades al compilar el informe, antes de realizar un viaje de negocios, debe leer detenidamente las tareas establecidas por la gerencia.

Es necesario que las tareas del viaje de negocios se formalicen por escrito, en forma de asignación de servicios (si se identifican puntos incomprensibles, deben resolverse en el acto).

Así, las funciones de una persona en comisión de servicio se reducen únicamente al desempeño de aquellas funciones que se indicarán en este documento. Son los resultados de la solución de estos problemas los que deben reflejarse en el informe en primer lugar. Si es posible, deben estar respaldados por documentos de respaldo adicionales.

Si durante el viaje el empleador de repente considera necesario establecer algunas tareas adicionales para un subordinado, definitivamente tendrá que ponerse de acuerdo con él sobre la posibilidad de su implementación. En este caso, el empleado tiene pleno derecho a rechazarlos.

¿Cuándo se debe hacer el informe?

Los plazos para presentar un informe de viaje de negocios se determinan de forma individual y dependen de las características de la empresa. En promedio, son tres días hábiles, pero en cualquier caso, este período no debe exceder de un mes desde el momento en que el empleado regresa de un viaje de negocios.

¿Qué más, además de un informe de viaje de negocios, debe entregar al empleador?

Además del informe, el viajero debe presentar al departamento de contabilidad:

  • informe anticipado (sobre los gastos incurridos en un viaje de negocios);
  • recibos, cheques, billetes de viaje, etc. que confirmen los documentos de pago;
  • Permiso de viaje (si se emitió).

Información general sobre el informe, características del documento

Si ha estado en un viaje de negocios por primera vez y ahora se enfrenta a la tarea de generar un informe al respecto, y no entiende muy bien cómo escribirlo, lea nuestras recomendaciones, le serán útiles para un idea precisa de cómo debería verse este documento. Mire también el formulario de muestra: sobre esta base, puede elaborar fácilmente su informe individual.

Antes de proceder a una descripción detallada del documento, daremos algunos datos generales. Comencemos con el hecho de que este informe se puede escribir de forma arbitraria, en forma unificada o, si la organización tiene su propia plantilla de documento aprobada en la política contable, según su tipo. El método de generación de un informe debe indicarse en los actos locales de la empresa.

El informe se puede escribir en una hoja de papel regular de cualquier tamaño adecuado (preferiblemente A4) o en papel con membrete, si este requisito está en los documentos reglamentarios internos de la empresa. Puede escribirlo tanto a mano como a máquina (con una impresión posterior obligatoria).

Incondicionalmente, solo se debe observar una regla: el informe debe contener el autógrafo del viajero, la persona que aceptó el informe (generalmente el jefe de la unidad estructural), así como el director de la empresa (además de la firma, debe poner su resolución en el informe).

La mejor manera de escribir un informe. en dos copias idénticas(si es a mano, entonces es posible a través de una "copia carbón"), una de las cuales debe entregarse a la gerencia, la segunda, por si acaso, debe dejarse con usted (después de hacer una nota sobre la aceptación de una copia de el representante del empleador).

Plantilla de informe de viaje

En primer lugar, una breve explicación de la estructura. Si escribe un informe en forma libre (y esta práctica ahora está muy extendida), divida mentalmente el formulario en tres partes: el comienzo, la sección principal y el final.

Comienzo: información sobre el documento en sí (número, lugar, fecha de compilación).

El bloque principal es el propio informe, que incluye:

  • su período (fecha de inicio y finalización);
  • motivo (aquí debe especificar el documento en base al cual fue enviado a un viaje de negocios; puede ser una invitación de otra organización, una orden del director, etc.);
  • el propósito del viaje (indique las tareas reales que la gerencia le ha asignado);
  • resultados del viaje: cuanto más detallado, mejor. Si, tras los resultados del viaje de negocios, se celebraron algunos contratos, se recibieron certificados, etc. documentos, debe especificar su número y fecha.

Si es necesario, puede adjuntar documentos adicionales al formulario, haciéndolos disponibles en el informe como un elemento separado. Al final, el documento debe estar firmado y fechado por la fecha actual.

Si el viaje se planifica con anticipación y está incluido en el plan de viaje, el empleado puede solicitar un anticipo de gastos oficiales. Estos incluyen alojamiento, viaje al lugar del viaje de negocios y de regreso, comidas. Son estos gastos los que debe informar a su regreso al lugar de trabajo.

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Después de compilar un informe de viaje, en conclusión, se indica la cantidad total de fondos gastados. Si el monto es mayor que el anticipo pagado, el departamento de contabilidad debe enumerar la diferencia. A costos más bajos, el empleado debe depositar dinero en el cajero.

Un informe anticipado es uno de los documentos, cuya preparación está claramente regulada por la ley. Lo compila el empleado adscrito como prueba de todos los gastos incurridos en un viaje de negocios.

Junto con él, se deben proporcionar los documentos originales de los gastos al departamento de contabilidad. En términos generales, un informe de gastos es un documento que enumera los gastos de viaje.

¿Es obligatorio?

Propósito del documento de anticipo: confirmación del gasto del anticipo emitido antes del viaje de negocios o recepción de fondos gastados después del viaje de negocios. De ello se deduce que la preparación de un informe es obligatoria.

Actos legales:

  • Artículo 252, cláusula 1 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación Rusa: los gastos de viaje son gastos de producción y ventas relacionados con otros gastos.
  • Artículo 313, Artículo 314 del Código Fiscal de la Federación Rusa: la información debe estar respaldada por documentación primaria. Esto incluye el informe de viaje. Sin él, es imposible confirmar los gastos incurridos, incluido el anticipo emitido al empleado. Los gastos se contabilizan según la fecha de emisión del informe.

El informe de avance es la base para la contabilidad:

  • transferir fondos para cubrir gastos oficiales;
  • confirmación de gastos financieros, al emitir fondos por adelantado antes de un viaje de negocios.

¿Cómo llenar un informe de viaje anticipado 2020?

El informe de viaje es la etapa final de todo el procedimiento: desde la preparación hasta el regreso del empleado.

Un informe debidamente elaborado debe confirmar los gastos financieros, que, a su vez, afectan a los impuestos.

Un informe anticipado debe ser preparado por un empleado enviado en un viaje de negocios. Después del llenado, se transfiere al departamento de contabilidad para su verificación.

En la etapa final, el documento es firmado por el jefe. Los fondos gastados se transfieren (en ausencia de un anticipo) o la diferencia a un gasto mayor que el anticipo.

Requisitos del documento

¿Cómo hacer correctamente un informe anticipado para que sea aceptado durante una auditoría fiscal?

El informe se refiere a documentos de estricta rendición de cuentas. Se completa en forma de formulario No. AO-1, ​​​​se utiliza para contabilizar los fondos que se emitieron al viajero de negocios.

El documento se redacta en una copia en papel o se completa electrónicamente.

Tenga en cuenta que en la nueva forma del formulario, solo aparecieron líneas: el recibo del contador de que recibió un informe del empleado. El resto del documento no ha cambiado.

Formulario y Secciones

Cómo rellenar correctamente:

  • Lado delantero: se completan los datos personales del empleado, un documento que confirma la emisión de dinero, información sobre el anticipo anterior.
  • Reverso: se indican las fechas de los gastos, el número de documento, el nombre, los montos, los documentos que confirman las transacciones (columnas 1-6).

Todos los gastos deben estar documentados. La lista de documentos se proporciona a continuación. Deben almacenarse y pegarse en una hoja A4 separada a su llegada.

El monto a pagar dependerá directamente de los recibos y cheques proporcionados.

Llenado de muestras (ejemplo)

Un ejemplo de preparación de un informe anticipado para un viaje de negocios 2020:


Un ejemplo de cómo completar un informe avanzado

¿Quién firma y acepta?

Cada documento debe estar firmado por la persona que lo completó. Solo después de eso es posible transferir el informe al departamento de contabilidad. Comprueba la corrección.

El jefe de la empresa y el jefe de contabilidad deben poner su firma en el documento completo. Solo después de eso se pueden transferir los fondos que el empleado pagó por su cuenta.

plazos

Después de llegar de un viaje de negocios dentro de los 3 días, el empleado debe elaborar y presentar un informe anticipado.

Documentos que acompañan

El Decreto N° 749 del 13 de octubre de 2008 estableció un determinado paquete de documentos de viaje:

  • Certificado de viaje de la forma establecida. Emitido para cada viaje de negocios en el territorio de la Federación Rusa. El formulario está fechado, sellado y firmado al salir de la organización. La parte anfitriona coloca un sello, firma y fecha de entrada, de manera similar a la salida. Cuando un empleado regresa, el departamento de contabilidad anota la fecha de llegada.
  • Cheques, recibos, confirming.
  • Cheques, boletos: todos los gastos asociados con el viaje al lugar del viaje de negocios y de regreso (boletos de tren, seguro de vida durante el viaje, cheques en una carretera de peaje, etc.)
  • aprobado por el gerente.
  • Otros gastos relacionados con el viaje.

Todos los documentos deben ser llenados en consecuencia. Al reforzarlos al informe de avance, cada documento se pega con cola en una hoja A4.

En caso de violación de los requisitos o ausencia de documentos originales especificados en el informe, el departamento de contabilidad tiene derecho a no pagar los gastos incurridos por el empleado. En los casos de realizar una inspección fiscal, se impondrá una infracción y una multa.

El departamento de contabilidad debe leer detenidamente los documentos que entrega el empleado para confirmar sus gastos.

El más común es un cheque de caja.

Si no indica qué producto se adquirió, se deberá acompañar con boleta de compra o ticket de compra.

Tipos de documentos que confirman los gastos incurridos:

  • recibo de caja- Obligatorio durante una auditoría fiscal, confirma el hecho de pago. Al almacenar un cheque, se deben observar ciertas reglas. Cuando se moja o se expone al sol durante mucho tiempo, la información puede desaparecer. Dicho cheque no puede adjuntarse al reembolso de gastos. Algunas organizaciones trabajan sin una caja registradora o solo se ingresa el monto total en un recibo de caja. En estos casos, debe solicitar un recibo de venta.
  • Recibo de compra- indica una descripción detallada de la transacción comercial, cantidad, precio, monto total, nombre de la organización, fecha, firma y cargo de la persona que lo llenó. El informe de anticipo se adjunta junto con el cheque de caja. En ausencia de este último, el PM debe llevar el sello de la organización vendedora. Tenga en cuenta que el monto y la fecha en el recibo de venta deben coincidir con el recibo de efectivo.
  • Formas de reporte estricto. El documento debe contener el nombre, datos de la persona jurídica, transacción comercial, precio, monto, fecha, cargo y firma de la persona que lo llenó.

publicaciones

  • 71 - "liquidaciones con personas responsables" (consulte las cuentas Activo-Pasivo);
  • 70 - "liquidaciones con personal por salarios";
  • 51 - "cuenta de liquidación";
  • 50 - "caja registradora";
  • 94 - "escasez y pérdidas de la empresa".

Cuando se aprueba el informe, las transacciones se ven así:

  • Al emitir un anticipo: un contador elabora liquidaciones en efectivo y emite efectivo. Al recibirlo, el empleado firma el consumible. Dt71-Kt50
  • Al transferir fondos de una cuenta corriente a la cuenta corriente de un empleado: El cableado Dt71-Kt51 está compilado. En este caso, se emite una orden de pago al banco. Un extracto bancario es prueba de la recepción de fondos.
  • Los fondos han sido emitidos, es necesario cerrar la cantidad. Esto es posible después de la llegada de un empleado de un viaje de negocios y la confirmación de los gastos con los documentos pertinentes. Publicaciones: Dt10-Kt71 - compra de materiales, Dt41-Kt71 - compra de bienes, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 - actividades comerciales o de producción de la empresa.
  • Cuando el monto de los fondos gastados es mayor a los emitidos, se realiza la operación inversa a la original y se devuelve el dinero al cajero. Se emite PKO: Dt50-Kt71 o Dt51-Kt71 (a la cuenta corriente).
  • Si el anticipo de un viaje de negocios es insuficiente, el dinero se transfiere al empleado desde la caja. Se emite RKO: Dt71-Kt50 o Dt71-Kt51 (de la cuenta corriente).
  • En el caso de que un empleado haya perdido cheques o gastado dinero para fines personales que no estén relacionados con un viaje de negocios, se realiza la siguiente entrada: Dt94-Kt71: los fondos se debitan de la persona responsable en el déficit de la empresa. Dt70-Kt94: la cantidad de faltantes debe deducirse del salario de un empleado que no pudo informar sobre el anticipo emitido.

Los matices de compilar cuando se viaja al extranjero

El registro de un empleado en el procedimiento es algo más complicado que en Rusia.

Los principales gastos de un viaje de negocios al extranjero:

  • . El tamaño lo establece la organización de forma independiente y se fija en actos locales. La cantidad de hasta 2500 rublos por día no está sujeta al impuesto sobre la renta personal. por lo tanto, las organizaciones suelen conformarse con esta cantidad. Antes de cruzar la frontera con un país extranjero y al regresar, su tamaño es igual al máximo posible en el territorio de la Federación Rusa. Recomendaciones: al determinar los gastos, guíese por el costo de vida del país anfitrión.
  • Los gastos de viaje– el pago al destino se paga por separado. Viaje por la ciudad en taxi, autobús, a veces se tiene en cuenta en los gastos de viaje.
  • Gastos de manutención- hotel, hotel Cualquier gasto debe estar respaldado por recibos, facturas, cheques.
  • Registro de pasaporte y visa- el costo del deber estatal, las consultas de especialistas pueden cancelarse como gastos de viaje.
  • Otros gastos: tasas y cargos, tránsito de vehículos.

Un viaje de negocios al extranjero se emite de la misma manera que un viaje de negocios a Rusia. Se emite una orden para enviar a un empleado en un viaje de negocios. Indica el número y fecha del pedido, apellido, nombre, patronímico del empleado, cargo, destino (con país), motivo del viaje.

Antes de un viaje de negocios, un empleado debe comprar boletos, reservar un hotel y hacer otros gastos. Para ello, se le emite un anticipo de dinero de la caja de la empresa.

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Al regresar de un viaje de negocios, el empleado debe informar al departamento de contabilidad sobre los gastos incurridos.

Para la confirmación, generalmente se proporcionan cheques y recibos, sobre la base de los cuales se forma un informe anticipado.

Lo que necesitas saber

El informe de avance se completa en un formulario especial, cuyo formulario está aprobado por el Servicio de Estadísticas del Estado Federal y se llama.

Las organizaciones tienen derecho a modificar este formulario: agregar nuevas columnas o eliminar las innecesarias.

Definiciones basicas

El informe de anticipo se considera como la documentación contable primaria que confirma el uso de los fondos emitidos.

El informe de anticipo es presentado por la persona responsable, es decir, a quien se le emitió el dinero, luego de lo cual el documento se envía al departamento de contabilidad y se verifica allí. El documento verificado por el contador está firmado por el director de la organización.

El retiro de efectivo de la caja se lleva a cabo de acuerdo con los propósitos de gasto de dinero prescritos.

En contabilidad, suele haber una lista de personas con derecho a recibir fondos contables.

Esta orden también determina el período durante el cual se proporciona el dinero (el momento de la emisión no está limitado por ley).

No se puede emitir dinero a un empleado que tenga una deuda por un anticipo anterior, y tampoco se permite la transferencia de fondos contables a otra persona.

Aprobación de formulario

El formulario de informe es el formulario No. AO-1 y se incluye en la contabilidad de transacciones en efectivo y los resultados del inventario de fondos.

Este formulario está determinado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 01/08/2001 No. 55. El formulario se presenta en forma de formulario unificado a doble cara y está sujeto a cumplimentación obligatoria en un solo ejemplar por parte del viajero y el contable.

El marco legislativo

Desde el 01/01/2013, los formularios de documentación primaria no son de uso obligatorio, sin embargo, los documentos utilizados para la contabilidad primaria siguen siendo obligatorios.

También son establecidos por los organismos autorizados de acuerdo con la legislación vigente (por ejemplo, documentación de caja).

Cómo hacer un informe previo sobre un viaje de negocios

El informe se prepara a la llegada del empleado del viaje de negocios. El empleado recibe el formulario en el departamento de contabilidad y comienza a llenar el formulario por su cuenta o con la ayuda de un contador.

Datos requeridos

El informe de avance se completa sobre la base de los documentos de respaldo, que también se envían al departamento de contabilidad.

Si el empleado realizó el pago en efectivo, se adjuntará al informe lo siguiente:

  • cheques de caja;
  • recibos para un recibo de efectivo o formularios de informes estrictos.

En caso de pago que no sea en efectivo (por ejemplo, con tarjeta bancaria), el informe se compila sobre la base de:

Los documentos que confirman los gastos del empleado también incluyen boletos de tren, facturas de vivienda, etc.

El procedimiento para generar un documento.

El informe de avance se llena en el formulario No. AO-1. El documento consta de tres hojas:

Complete el encabezado primero Se indica el saldo de los anticipos emitidos anteriormente (incluidas las deudas), luego se indica el monto realmente gastado en cheques y el saldo final en forma de diferencia en estos montos. El contador realiza una entrada en el débito 26, crédito 71: la persona responsable informó en un viaje de negocios, publicando
La segunda hoja es un recibo. Con un monto contable que confirme la verificación del informe por parte de un contador
La tercera y otras hojas incluyen detalles de costos Números y fechas de los documentos de respaldo en los que se gastaron los fondos (asignación diaria, boleto, etc.). La persona responsable firma aquí
Adjunto al documento de avance Todos los documentos adicionales proporcionados por el empleado.

Después de que el contador verifica el gasto de dinero específico y la disponibilidad de documentos que confirman los costos, el informe de avance se envía al gerente.

Es importante señalar aquí que la falta de confirmación del informe por parte del jefe es una razón para que las autoridades fiscales se nieguen a aceptar los gastos.

Con base en el informe de avance ratificado, el contador cancela el monto contable.

ejemplo de relleno

La persona adscrita y el contador participan en el llenado del informe de avance. En el primer caso, el empleado comienza a llenar indicando la información principal en el anverso.

Cómo componer y qué prescribir:

  • el nombre de la institución;
  • Fecha de realización;
  • especialidad (puestos);
  • Número personal;
  • el propósito del anticipo (costos comerciales o de representación);
  • en el anverso, a la izquierda, también se llena una tabla con información sobre el anticipo entregado anteriormente, el dinero actualmente emitido y su gasto (sobregasto o saldo).

En el reverso, en las columnas de uno a seis, se enumeran los documentos que certifican los gastos, y también se anotan aquí los montos gastados.

Los documentos se numeran según el orden en que aparecen. En la primera columna, la persona adscrita anota el número de serie del documento acreditativo.

La segunda y tercera columnas indican la fecha de compilación y el número del documento. La cuarta columna indica el tipo de gasto (por ejemplo, pago de vivienda).

La quinta columna indica el monto de los gastos incurridos (si el gasto se realizó en moneda extranjera, en la sexta columna). El monto total de los costos se anota en la línea "total" en la quinta o sexta columna.

Al aceptar un informe completo y los documentos de respaldo, el contador firma, indica el número y la fecha del informe, el monto total de los gastos y la cantidad de documentos presentados.

Se pone la fecha de presentación del informe, luego de lo cual se entrega al empleado.

Después de verificar toda la información ingresada por el empleado, el contador procede a completar las columnas séptima y octava (el monto de los costos a contabilizar) y la columna novena (números de cuentas contables) en el reverso.

El contador luego regresa al frente del documento y anota:

  1. Fondos restantes (o gastos excesivos) en un anticipo emitido anteriormente.
  2. El importe del anticipo emitido desde la caja.
  3. La cantidad de dinero gastado.
  4. Los fondos restantes (sobregastos) del monto del anticipo.
  5. cuenta contable.

Los datos para completar la tabla de asientos contables se toman de la novena columna en el reverso del informe.

El informe analizado es firmado por el director de la empresa (nombre completo y firma con transcripción), o por una persona que lo reemplaza. Para estos fines, se asigna una línea especial en la parte superior del anverso.

Después de la certificación por parte de la gerencia, el documento de informe se acepta para la contabilidad a fin de cancelar los montos contables. Esta muestra de redacción de un informe adelantado sobre un viaje de negocios en 2020 es la más habitual.

Matices emergentes

Al completar un informe anticipado, pueden surgir algunas dificultades. Esto suele ocurrir en una situación en la que un empleado se va de viaje de negocios al extranjero o se va de vacaciones inmediatamente después de regresar de un viaje de negocios.

De hecho, esto no tiene nada de complicado: en el primer caso, es posible que solo sea necesario traducir algunas líneas, y en el segundo, basta con cumplir con los plazos inmediatamente después de salir de vacaciones.

¿Qué hacer al viajar al extranjero?

Un empleado que regresa de un viaje de negocios debe presentar un informe anticipado al departamento de contabilidad a más tardar tres días hábiles después del final del período para el cual se emitieron los fondos.

Esta regla es fija y válida para viajes de negocios al exterior.

Los detalles relacionados con la moneda extranjera (línea 1a en el anverso del formulario, columnas seis y ocho en el reverso) se completan si el empleado recibe dinero en moneda extranjera, de acuerdo con el procedimiento establecido por la ley rusa.

Si parte de los documentos que certifican los gastos durante un viaje de negocios al extranjero están redactados en un idioma extranjero, según las autoridades reguladoras, se debe realizar una traducción línea por línea de estos documentos al ruso en una hoja separada.

¿Cómo hacer una transferencia? Esto lo puede hacer usted mismo o con la ayuda de una empresa de traducción especializada.

Para boletos de avión y otros documentos de transporte en idioma extranjero, el Ministerio de Hacienda requiere la traducción de algunos detalles necesarios para confirmar los costos (nombre del pasajero, destino, vuelo, fecha de salida y llegada, cuánto cuesta el boleto).

No es necesario realizar la traducción de información que no sea particularmente importante para la certificación de costos (por ejemplo, las condiciones para la aplicabilidad de la tarifa, las reglas de viaje aéreo y equipaje, etc.).

Según las autoridades fiscales, no es necesario transferir un boleto electrónico a un avión.

Este boleto es una forma internacional unificada del documento, por lo que la mayoría de los detalles se completan de acuerdo con el Codificador internacional unificado.

Al mismo tiempo, aún debe traducir otros documentos de respaldo (factura o taxi, etc.). Esto es necesario para establecer la naturaleza específica de los fondos de gasto.

Si la traducción es realizada por un empleado de una empresa especializada, los costos de traducción pueden atribuirse a otros gastos.