Informe de avance del llenado diario de muestras. Informe de viaje anticipado. se puede hacer electronicamente
El llenado de un informe anticipado ocurre en los casos en que los empleados de empresas y organizaciones reciben del departamento de contabilidad una cierta cantidad de dinero para los gastos asociados con sus actividades profesionales.
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En la mayoría de los casos, la emisión de fondos se produce para gastos de viaje o gastos relacionados con las actividades domésticas de la empresa (compra de papelería, papel de oficina, muebles, etc.). Pero antes de emitir las finanzas, el contador debe recibir una orden u orden apropiada del director de la empresa, que indicará el monto exacto y el propósito del pago anticipado.
Una vez realizados los gastos, el empleado que recibió el dinero está obligado a devolver el saldo a la caja de la empresa o, si se produjo un sobrecosto, a recibir el dinero gastado en exceso de la caja. Es en esta etapa que un documento llamado "Informe avanzado".
Cómo verificar los gastos
Es imposible devolver el dinero restante a la caja de la empresa así como así. Es necesario transferir documentos a los especialistas del departamento de contabilidad que confirmen que los fondos contables se gastaron exactamente para los fines para los que se proporcionaron. Como tal evidencia, se utilizan principalmente efectivo y recibos, boletos de tren, formularios de informes estrictos, etc. Todos los documentos anteriores deben tener detalles, fechas y montos claramente legibles.
Reglas para compilar un informe.
Hasta la fecha, no existe una muestra de informe unificada y estrictamente obligatoria, sin embargo, la mayoría de los contadores a la antigua prefieren usar el formulario que antes era de aplicación general. Esto es comprensible: incluye toda la información necesaria, incluyendo:
- información sobre la organización que emitió el dinero,
- empleado que los recibió
- cantidad exacta de dinero
- los fines para los que fueron destinados.
- los gastos incurridos también se reflejan aquí con el archivo adjunto de todos los documentos de respaldo. Además, el informe contiene las firmas del personal de contabilidad que emitió el dinero y aceptó el saldo, así como el empleado para quien se emitieron los fondos contables.
No es necesario poner un sello en el documento, ya que es parte del flujo de documentos internos de la empresa, además, desde 2016, las personas jurídicas, como antes y los empresarios individuales, tienen todo el derecho legal de no utilizar sellos y estampillas para endoso. de papeles
Se crea un documento en una sola copia original, y no vale la pena demorarse en completarlo, de acuerdo con la ley, debe expedirse en un plazo máximo de tres días después de gastar el dinero.
Dado que el informe de avance se refiere a la documentación contable primaria, debe completarse con mucho cuidado y tratar de no cometer errores. En los casos en que esto no se pudo evitar, es mejor completar un nuevo formulario.
Un ejemplo de preparación de un informe avanzado
A pesar del nombre serio y la importancia del documento, llenarlo no es gran cosa.
La primera parte del documento la completa el empleado que recibió el dinero para el informe.
- Al principio, se escribe el nombre de la empresa y se indica su código OKPO () - estos datos deben corresponder a los documentos de registro de la empresa. A continuación, ingrese el número del informe contable y la fecha de su preparación.
- A la izquierda, se dejan algunas líneas para la aprobación del director de la empresa: aquí, después de completar todo el informe, el gerente deberá pagar el monto con palabras, firma y fecha de aprobación del documento.
- Luego viene información sobre el empleado: se indica la unidad estructural a la que pertenece, su número de personal, apellido, nombre, patronímico, el cargo y el propósito del anticipo.
A la mesa de la izquierda el empleado responsable ingresa información sobre los fondos emitidos, en particular, indica el monto total, así como información sobre la moneda en que se emitió (si se utilizan monedas de otros países). El monto del saldo o gasto excesivo se ingresa a continuación.
a la mesa de la derecha los datos son ingresados por un especialista en contabilidad. Aquí se ingresa información sobre cuentas contables y transacciones, en particular, se indican subcuentas a través de las cuales pasan dinero y cantidades específicas.
Debajo de la tabla, indique el número de archivos adjuntos al informe de gastos (es decir, documentos que confirman los gastos).
Después de completar toda la información necesaria, el contador jefe debe verificar el informe y los documentos adjuntos y en la línea correspondiente (en palabras y números) indicar el monto aprobado para el informe.
Luego, los autógrafos del contador y el contador jefe se ingresan en el informe, así como la información sobre los fondos restantes o gastados en exceso: las celdas requeridas indican el monto específico y la orden de efectivo a través de la cual pasa. El cajero que aceptó el saldo o emitió el exceso también pone su firma en el documento.
El reverso del informe de avance contiene información sobre todos los documentos adjuntos:
- su lista completa con detalles, fechas de emisión, nombres, el monto exacto de cada gasto (emitido y aceptado para la contabilidad),
- así como el número de la subcuenta contable a la que van.
Debajo de la mesa, la persona responsable debe poner su firma, que dará fe de la exactitud de los datos ingresados.
La última sección (parte de corte) incluye un recibo del contador a quien el empleado responsable entregó los documentos que prueban los costos. Aquí se indican
- apellido, nombre, patronímico del empleado,
- número y fecha del informe,
- la cantidad de fondos emitidos para gastar (en palabras),
- así como el número de documentos que acrediten los costos.
Luego, el contador debe poner su firma y la fecha de llenado del documento debajo del documento y transferir esta parte al empleado que presentó el informe.
Los viajes de negocios de los empleados son algo común tanto para las grandes como para las pequeñas empresas. Aumentan la eficiencia de la empresa y resuelven las tareas que se le asignan. Todo repatriado debe hacer informe de avance de viaje de negocios. Confirmará los gastos incurridos y el hecho mismo de estar en un viaje de negocios. Consideremos en detalle las reglas para completar este importante documento, la composición de los costos, su justificación y reflejo en la contabilidad en 2020.
Primero, veamos el mecanismo general de cómo llenar un ejemplo de informe de avance en un viaje de negocios.
- En el formulario emitido por el departamento de contabilidad, el empleado completa:
- nombre de la compañía;
- tu nombre completo;
- posición;
- subdivisión estructural;
- el propósito de emitir fondos (viaje de negocios).
- En el formulario emitido por el departamento de contabilidad, el empleado completa:
Sin embargo, estos detalles ya suelen estar indicados si la empresa utiliza un software de contabilidad.
- Luego, el empleado escribe la fecha del informe y completa las líneas en su otra hoja. Allí escribe:
- nombres de los documentos de respaldo;
- sus gastos
Es decir, para que el departamento de contabilidad acepte el documento, solo necesita guardar todos los recibos y realizar el cálculo aritmético correcto. Por lo tanto, en como hacer un informe previo a un viaje de negocios segun la muestra, no hay nada complicado.
En nuestra web, el formulario del informe en cuestión.
Los gastos de viaje
Antes del viaje, el empleado sabe aproximadamente cuánto necesitará para el viaje. O el anticipo será calculado por el departamento de contabilidad, de acuerdo con las normas aprobadas por la empresa y las tarifas anteriores para un viaje de negocios similar.
En muchas organizaciones, el departamento de contabilidad solicita boletos de forma independiente en nombre de la empresa. La contabilidad de tales gastos será diferente de la situación en la que un empleado compra boletos por sí mismo.
Independientemente de quién realice el cálculo de los costos futuros y pasados, la composición incluida en informe de gastos de viaje permanecerá sin cambios. Éstos incluyen:
- Subsidio diario;
- viajar;
- alojamiento de hotel;
- otros gastos aprobados en el reglamento interno de la organización.
Documentos electrónicos como BSO
De hecho, los formularios de informes estrictos son prácticamente los documentos de viaje de negocios más importantes: un billete de tren, autobús, avión, etc.
Un empleado (o el departamento de contabilidad para él) puede emitir un ticket a través de Internet. Entonces para él se formará tarjeta de embarque electrónica. Informe de avance posteriormente, es necesario acompañar este billete.
El informe de gastos es un documento que refleja información sobre los costos en efectivo incurridos en un viaje de negocios. Su presencia y ejecución obligatorias están claramente establecidas en la legislación (Artículo 252; Cláusula 1 del Artículo 264 del Código Fiscal de la Federación Rusa; Artículo 313; Artículo 314 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Con base en este documento, el departamento de contabilidad transfiere dinero para el reembolso de los costos en efectivo. Confirma los gastos y permite cobrar un recargo si no se ha gastado la totalidad del anticipo o devolver el dinero restante.
También debe tener información sobre qué documentos se necesitan para un informe de viaje de negocios. Junto con él, el contador recibe recibos originales, boletos, facturas, cheques, que sirven como prueba de costos. Después de verificar el uso previsto de los fondos, la disponibilidad de la documentación de certificación, la corrección de la preparación por parte del contador, presenta el informe de avance para su firma al jefe de la organización.
Resolución del Comité Estatal de Estadística N° 55 del 01/08/2001 propone recomendaciones para la elaboración de este documento.
Plazos de presentación
La fecha límite para la presentación es el tercer día hábil desde el momento en que llega el empleado (cláusula 6.3 de la Directiva del Banco Central de la Federación Rusa del 11 de marzo de 2014 No. 3210-U). Solo se tienen en cuenta los días hábiles: por ejemplo, si un empleado regresó el viernes, tendrá la oportunidad de descansar y emitir la documentación anticipada al comienzo de la semana laboral.
Caracteristicas de diseño
El registro implica el uso de una de tres opciones:
Nota
Un empleado puede rechazar un viaje de negocios por buenas razones: solo necesita estar documentado. De lo contrario, puede seguir una responsabilidad disciplinaria en forma de amonestación o comentario por negarse a viajar. Lee mas
- formulario universal No. AO-1;
- Formulario especial en formato electrónico con firma calificada (Carta N° 3-03-07/12250 del 12/04/2013).
- Un formulario elaborado por el propio empleado, que es aprobado por el director de la institución y contiene los detalles requeridos. Su ausencia puede dar lugar a problemas con la organización fiscal.
Debe recordarse que la ejecución incorrecta de su propio formulario garantiza la negativa de las autoridades fiscales a aceptar los gastos monetarios prescritos en la documentación. Por lo tanto, todo empleado que realiza un viaje de negocios debe saber cómo completar correctamente un informe anticipado.
Si el empleado pagó en efectivo, adjunta recibos de efectivo y recibos al informe. En el caso de pagos sin efectivo, se adjuntan los comprobantes originales (documentos que se emiten en caso de pagar compras con tarjeta) y los recibos de las operaciones realizadas en terminales o cajeros automáticos.
En caso de no devolución del resto de los fondos de viaje, se retienen de las ganancias del mes siguiente. Este procedimiento se lleva a cabo sobre una base completamente legal: todo el dinero que queda de un viaje de negocios está sujeto a una devolución obligatoria a la caja de la organización. Esta decisión debe tomarse dentro de un mes después del viaje de negocios.
Ejemplo de informe de viaje
Un ejemplo de informe de viaje de negocios en 2017 consta de 3 hojas:
- Encabezado del documento. Aquí debe proporcionar la siguiente información: indicar el monto del saldo de los anticipos ya emitidos (no se olvide de la deuda), el anticipo nominalmente gastado (cheques) y el saldo final de la diferencia entre estos montos. El contador hace una entrada especial (débito -26, crédito 71).
- Recibo: se prescribe el tamaño del informe y la confirmación de su verificación por un contador.
- Datos detallados de costos: números y fechas de la documentación de gastos; el tema del dinero gastado (boleto, asignación diaria, etc.). Aquí se pone la firma del propio empleado, que estaba en un viaje de negocios.
Asegúrese de adjuntar toda la documentación que demuestre el uso previsto de los fondos adelantados.
¡Importante! Las autoridades fiscales pueden negarse a aceptar las costas si el documento de anticipo no contiene una firma de gestión.
Un ejemplo de cómo completar un informe anticipado sobre un viaje de negocios.
El informe de gastos es llenado por un contador y un empleado adscrito, quien inicia el registro escribiendo la información básica en el anverso:
- nombre completo de la organización;
- Nombre completo, cargo;
- fecha de registro;
- el propósito de los anticipos (gastos de viaje);
- la tabla en el anverso debe contener datos sobre la disponibilidad del dinero emitido, su consumo.
En las columnas 1-6 del reverso, se debe enumerar toda la documentación necesaria que confirme los gastos incurridos. Los documentos se numeran según el orden en que aparecen:
Columna No. 1 contiene el número de serie del documento que certifica.
Columnas No. 2-3: hora de emisión y número correspondiente.
Columna numero 4 contiene información sobre los tipos de costos.
Columna número 5: el importe de los gastos incurridos.
Columna numero 6: en la línea "Total" se indica el monto total de los costos.
Después de la verificación, el documento es firmado por un contador. En este caso, se prescribe la fecha y número del informe de anticipo, el importe total de los gastos y el número de documentación adjunta.
El recibo completo contiene la fecha de presentación del documento y se transfiere al empleado.
En el anverso, el contador anota:
- Saldo de caja/gastos excesivos en anticipos ya pagados.
- La cantidad de fondos anticipados recibidos de la caja.
- La cantidad de dinero gastado.
- Saldo de caja/sobregasto del importe del anticipo.
- Cuenta propia.
La información para el llenado tabular se encuentra en la columna No. 9 al reverso.
En el futuro, el informe se envía para su firma al director de la organización (nombre completo con firma + transcripción) o a la persona que desempeña temporalmente sus funciones oficiales. La línea de firma se encuentra en el anverso en la parte superior del documento. Luego se tiene en cuenta para la cancelación del anticipo emitido.
Cómo hacer un informe avanzado: vea el video a continuación:
Viaje de negocios al extranjero
La regla para presentar un informe anticipado dentro de los tres días hábiles posteriores al regreso de un viaje también se aplica a un viaje de negocios al extranjero (cláusula 6.3 de la Directiva del Banco Central de la Federación Rusa No. 3210-U).
En este caso, cuando se envía a un empleado al extranjero, los anticipos se emiten en forma de moneda extranjera. El monto se indica en moneda extranjera, así como en rublos. Es necesario completar las líneas con detalles de moneda extranjera (1 "a" en el anverso del formulario, columnas No. 6, 8 en el reverso). Por cierto, ¿cuáles son las características del cálculo de las asignaciones diarias para viajes de negocios en el extranjero? Puede leer en este artículo
Tenga en cuenta que si hay documentos que confirmen los gastos en un idioma extranjero, deben traducirse en una hoja separada al ruso. Puede hacer la traducción usted mismo o utilizar los servicios de una agencia de traducción. En esta situación, estos gastos se clasificarán en el rubro “otros gastos”.
Si un empleado se va de vacaciones inmediatamente después de regresar, no es necesario apresurarse a trabajar y completar un documento por adelantado: no se violará el plazo de presentación (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 13 de octubre de 2013 No. 749 ). Se puede llenar inmediatamente al salir de las vacaciones.
Como regla general, la elaboración de un informe de avance no es un problema para los empleados: el formulario tiene campos claramente indicados para completar. En caso de dificultades, un contador acudirá al rescate. La presencia de todos los documentos justificativos y el cumplimiento de los plazos de presentación también garantiza un resultado favorable del procedimiento.
Se puede obtener más información haciendo preguntas en los comentarios del artículo.
Antes de un viaje de negocios, un empleado debe comprar boletos, reservar un hotel y hacer otros gastos. Para ello, se le emite un anticipo de dinero de la caja de la empresa.
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Al regresar de un viaje de negocios, el empleado debe informar al departamento de contabilidad sobre los gastos incurridos.
Para la confirmación, generalmente se proporcionan cheques y recibos, sobre la base de los cuales se forma un informe anticipado.
Lo que necesitas saber
El informe de avance se completa en un formulario especial, cuyo formulario está aprobado por el Servicio de Estadísticas del Estado Federal y se llama.
Las organizaciones tienen derecho a modificar este formulario: agregar nuevas columnas o eliminar las innecesarias.
Definiciones basicas
El informe de anticipo se considera como la documentación contable primaria que confirma el uso de los fondos emitidos.
El informe de anticipo es presentado por la persona responsable, es decir, a quien se le emitió el dinero, luego de lo cual el documento se envía al departamento de contabilidad y se verifica allí. El documento verificado por el contador está firmado por el director de la organización.
El retiro de efectivo de la caja se lleva a cabo de acuerdo con los propósitos de gasto de dinero prescritos.
En contabilidad, suele haber una lista de personas con derecho a recibir fondos contables.
Esta orden también determina el período durante el cual se proporciona el dinero (el momento de la emisión no está limitado por ley).
No se puede emitir dinero a un empleado que tenga una deuda por un anticipo anterior, y tampoco se permite la transferencia de fondos contables a otra persona.
Aprobación de formulario
El formulario de informe es el formulario No. AO-1 y se incluye en la contabilidad de transacciones en efectivo y los resultados del inventario de fondos.
Este formulario está determinado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 01/08/2001 No. 55. El formulario se presenta en forma de formulario unificado a doble cara y está sujeto a cumplimentación obligatoria en un solo ejemplar por parte del viajero y el contable.
El marco legislativo
Desde el 01/01/2013, los formularios de documentación primaria no son de uso obligatorio, sin embargo, los documentos utilizados para la contabilidad primaria siguen siendo obligatorios.
También son establecidos por los organismos autorizados de acuerdo con la legislación vigente (por ejemplo, documentación de caja).
Cómo hacer un informe previo sobre un viaje de negocios
El informe se prepara a la llegada del empleado del viaje de negocios. El empleado recibe el formulario en el departamento de contabilidad y comienza a llenar el formulario por su cuenta o con la ayuda de un contador.
Datos requeridos
El informe de avance se completa sobre la base de los documentos de respaldo, que también se envían al departamento de contabilidad.
Si el empleado realizó el pago en efectivo, se adjuntará al informe lo siguiente:
- cheques de caja;
- recibos para un recibo de efectivo o formularios de informes estrictos.
En caso de pago que no sea en efectivo (por ejemplo, con tarjeta bancaria), el informe se compila sobre la base de:
Los documentos que confirman los gastos del empleado también incluyen boletos de tren, facturas de vivienda, etc.
El procedimiento para generar un documento.
El informe de avance se llena en el formulario No. AO-1. El documento consta de tres hojas:
| Complete el encabezado primero | Se indica el saldo de los anticipos emitidos anteriormente (incluidas las deudas), luego se indica el monto realmente gastado en cheques y el saldo final en forma de diferencia en estos montos. El contador realiza una entrada en el débito 26, el crédito 71: la persona responsable informó en un viaje de negocios, publicando |
| La segunda hoja es un recibo. | Con un monto contable que confirme la verificación del informe por parte de un contador |
| La tercera y otras hojas incluyen detalles de costos | Números y fechas de los documentos de respaldo en los que se gastaron los fondos (asignación diaria, boleto, etc.). La persona responsable firma aquí |
| Adjunto al documento de avance | Todos los documentos adicionales proporcionados por el empleado. |
Después de que el contador verifica el gasto de dinero específico y la disponibilidad de documentos que confirman los costos, el informe de avance se envía al gerente.
Es importante señalar aquí que la falta de confirmación del informe por parte del jefe es una razón para que las autoridades fiscales se nieguen a aceptar los gastos.
Con base en el informe de avance ratificado, el contador cancela el monto contable.
ejemplo de relleno
La persona adscrita y el contador participan en el llenado del informe de avance. En el primer caso, el empleado comienza a llenar indicando la información principal en el anverso.
Cómo componer y qué prescribir:
- el nombre de la institución;
- Fecha de realización;
- especialidad (puestos);
- Número personal;
- el propósito del anticipo (costos comerciales o de representación);
- en el anverso, a la izquierda, también se llena una tabla con información sobre el anticipo entregado anteriormente, el dinero actualmente emitido y su gasto (sobregasto o saldo).
En el reverso, en las columnas de uno a seis, se enumeran los documentos que certifican los gastos, y también se anotan aquí los montos gastados.
Los documentos se numeran según el orden en que aparecen. En la primera columna, la persona adscrita anota el número de serie del documento acreditativo.
La segunda y tercera columnas indican la fecha de compilación y el número del documento. La cuarta columna indica el tipo de gasto (por ejemplo, pago de vivienda).
La quinta columna indica el monto de los gastos incurridos (si el gasto se realizó en moneda extranjera, en la sexta columna). El monto total de los costos se anota en la línea "total" en la quinta o sexta columna.
Al aceptar un informe completo y los documentos de respaldo, el contador firma, indica el número y la fecha del informe, el monto total de los gastos y la cantidad de documentos presentados.
Se pone la fecha de presentación del informe, luego de lo cual se entrega al empleado.
Después de verificar toda la información ingresada por el empleado, el contador procede a completar las columnas séptima y octava (el monto de los costos a contabilizar) y la columna novena (números de cuentas contables) en el reverso.
El contador luego regresa al frente del documento y anota:
- Fondos restantes (o gastos excesivos) en un anticipo emitido anteriormente.
- El importe del anticipo emitido desde la caja.
- La cantidad de dinero gastado.
- Los fondos restantes (sobregastos) del monto del anticipo.
- cuenta contable.
Los datos para completar la tabla de asientos contables se toman de la novena columna en el reverso del informe.
El informe analizado es firmado por el director de la empresa (nombre completo y firma con transcripción), o por una persona que lo reemplaza. Para estos fines, se asigna una línea especial en la parte superior del anverso.
Después de la certificación por parte de la gerencia, el documento de informe se acepta para la contabilidad a fin de cancelar los montos contables. Esta muestra de redacción de un informe adelantado sobre un viaje de negocios en 2020 es la más habitual.
Matices emergentes
Al completar un informe anticipado, pueden surgir algunas dificultades. Esto suele ocurrir en una situación en la que un empleado se va de viaje de negocios al extranjero o se va de vacaciones inmediatamente después de regresar de un viaje de negocios.
De hecho, esto no tiene nada de complicado: en el primer caso, es posible que solo sea necesario traducir algunas líneas, y en el segundo, basta con cumplir con los plazos inmediatamente después de salir de vacaciones.
¿Qué hacer al viajar al extranjero?
Un empleado que regresa de un viaje de negocios debe presentar un informe anticipado al departamento de contabilidad a más tardar tres días hábiles después del final del período para el cual se emitieron los fondos.
Esta regla es fija y válida para viajes de negocios al extranjero.
Los detalles relacionados con la moneda extranjera (línea 1a en el anverso del formulario, columnas seis y ocho en el reverso) se completan si el empleado recibe dinero en moneda extranjera, de acuerdo con el procedimiento establecido por la ley rusa.
Si parte de los documentos que certifican los gastos durante un viaje de negocios al extranjero están redactados en un idioma extranjero, según las autoridades reguladoras, se debe realizar una traducción línea por línea de estos documentos al ruso en una hoja separada.
¿Cómo hacer una transferencia? Esto lo puede hacer usted mismo o con la ayuda de una empresa de traducción especializada.
Para boletos de avión y otros documentos de transporte en idioma extranjero, el Ministerio de Hacienda requiere la traducción de algunos detalles necesarios para confirmar los costos (nombre del pasajero, destino, vuelo, fecha de salida y llegada, cuánto cuesta el boleto).
No es necesario realizar la traducción de información que no sea particularmente importante para la certificación de costos (por ejemplo, las condiciones para la aplicabilidad de la tarifa, las reglas de viaje aéreo y equipaje, etc.).
Según las autoridades fiscales, no es necesario transferir un boleto electrónico a un avión.
Este boleto es una forma internacional unificada del documento, por lo que la mayoría de los detalles se completan de acuerdo con el Codificador internacional unificado.
Al mismo tiempo, aún debe traducir otros documentos de respaldo (factura o taxi, etc.). Esto es necesario para establecer la naturaleza específica de los fondos de gasto.
Si la traducción es realizada por un empleado de una empresa especializada, los costos de traducción pueden atribuirse a otros gastos.
Antes de ser enviado a un viaje de negocios, un empleado recibe una cierta cantidad de fondos de la caja de la organización para gastos de viaje. La base para la emisión de esta cantidad (anticipo) es la orden del jefe de la organización. El anticipo debe cubrir el transporte y otros gastos - alojamiento, comidas, si es necesario - gastos para las necesidades de la organización. La asignación diaria también debe incluirse en esta cantidad.
La elaboración de un informe previo sobre un viaje de negocios está claramente regulada por la ley. Un empleado adscrito, una persona responsable, no solo está obligado a presentar un informe anticipado al departamento de contabilidad dentro de un cierto período de tiempo, sino también a devolver los fondos no gastados (o, después de que se apruebe el informe, recibir fondos propios gastados en exceso). Echemos un vistazo más de cerca a cuándo y cómo redactar un documento.
¿Cuándo vence el informe de viaje?
Un empleado tiene exactamente tres días desde el momento en que regresa de un viaje de negocios para elaborar un informe anticipado. La fecha de regreso es la fecha indicada en los documentos de viaje (billetes de autobús, tren, avión) o en la hoja de ruta del automóvil.
Anexos al informe de avance
De conformidad con la legislación aplicable, el responsable, al regresar de un viaje de negocios, proporciona al departamento de contabilidad:
- certificado de viaje;
- informe anticipado;
- aplicaciones
Lo siguiente se puede utilizar como archivos adjuntos al informe:
- recibos de ventas;
- cheques de caja;
- estrictos formularios de información;
- facturas;
- documentos de viaje.
Un recibo de caja, si no indica el nombre de los bienes comprados, debe ir acompañado de un recibo o recibo de venta. Todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios deben estar debidamente documentados. Para gastos personales, el empleado recibe viáticos, cuyo monto mínimo y libre de impuestos está aprobado por ley: para viajes nacionales, este monto es de 700 rublos, para viajes al extranjero: 2500 rublos por día.
Cómo hacer un informe previo sobre un viaje de negocios: muestra de llenado e instrucciones paso a paso
El documento pertenece a los formularios de informes estrictos y se elabora de acuerdo con el formulario No. AO-1, que hace un tiempo era obligatorio y el único, pero hoy las organizaciones tienen la oportunidad de preparar un informe avanzado en forma gratuita. En la práctica, la mayoría de las empresas continúan utilizando la forma unificada como la más conveniente y bien establecida.
Una muestra de cómo completar un informe anticipado para gastos de viaje tiene un anverso y un reverso. En el anverso, el empleado indica los siguientes datos:
- nombre de la compañía;
- fecha de elaboración del documento;
- posición;
- propio nombre completo;
- designación de un anticipo;
- monto recibido y gastado;
- número de aplicaciones.
El informe completo finalmente se firma y se envía al departamento de contabilidad. A cambio, el empleado recibe un recibo del contador de que el informe ha sido aceptado para verificación, una fecha y una lista de solicitudes con una firma.
Después de que el contador verifica el informe, realiza cálculos aritméticos y aclara la exactitud de las aplicaciones, el jefe aprueba el documento.
El informe podrá realizarse por escrito o en formato electrónico. 
Las herramientas de automatización utilizadas en las empresas simplifican enormemente el procedimiento para compilar un informe avanzado. Incluso durante un viaje de negocios, un empleado puede acceder a una aplicación especializada desde su teléfono inteligente y crear un informe avanzado. Dado que toda la información básica se ingresa de forma predeterminada, el empleado solo necesita completar los campos obligatorios y adjuntar una foto de los documentos de respaldo. Después de eso, con un clic, envía el informe al contador para su verificación y aprobación al gerente. Todo esto toma una cuestión de minutos.