Porque de acuerdo. Cartas comerciales: solicitudes y consultas

Las cartas comerciales pertenecen al grupo de documentos informativos y de referencia y constituyen la mayor parte de los documentos oficiales utilizados para documentar las actividades de una organización.

Carta de negocio es un nombre generalizado para documentos de diversos contenidos que sirven para la comunicación y transferencia de información entre destinatarios en la práctica comercial de las organizaciones.

“CARTA” no se distingue como tipo de documento y por lo tanto no se indica en la parte del encabezado del documento. Las letras realizan las siguientes funciones:

• – son un medio de comunicación;
• – son un medio de transmisión de información;
• – son una notificación de un hecho.

Excursión histórica

Las primeras letras en Rusia, las letras de corteza de abedul, por regla general, eran muy cortas. Las cartas más largas tienen 166 y 176 palabras. Pero la mayoría de las veces las cartas son mucho más breves: la mayoría de las cartas íntegramente conservadas no tienen más de 20 palabras, sólo unas pocas tienen más de 50 palabras.

La mayoría de las cartas de corteza de abedul son cartas privadas. Se dedican a una amplia variedad de asuntos de la vida actual: económicos, familiares, monetarios, comerciales, etc. Estrechamente relacionadas con la categoría de cartas privadas están las peticiones (siglos XIV-XV) de los campesinos al señor feudal.

Una carta comercial es una especie de tarjeta de presentación de una organización. Por la forma correcta y estética de su diseño y diseño se juzgan las cualidades profesionales de los empleados que trabajan en él y de la organización en su conjunto.

Las cartas comerciales se pueden clasificar según los siguientes criterios:

por tipo: cartas de garantía, instrucciones, de acompañamiento, de felicitación, de agradecimiento, etc. La división de las cartas comerciales por tipos es clave en su clasificación;

• – escribiendo: estándar, plantilla, individual;
• – por ámbito de aplicación: comercial, administrativo, judicial, etc.;
• – por estructura: las cartas comerciales pueden tener una estructura simple o compleja;
• – por lugar en el flujo de documentos: las cartas relacionadas con la organización son entrantes o salientes;
• – implementado en el proceso de correspondencia: proactivo, receptivo;
• – si es necesario continuar la correspondencia: las cartas comerciales pueden requerir una carta de respuesta (cartas de consulta, cartas de solicitud) y no requerir una carta de respuesta (carta de instrucciones);
• – según la condición jurídica de los destinatarios: las cartas comerciales pueden proceder de organismos gubernamentales, organizaciones, ciudadanos, etc.;
• – en el ámbito de actividad de la organización; las cartas pueden cubrir actividades de producción, financieras, de consultoría, de proyectos, etc.;
• – por método de envío: las cartas pueden enviarse por correo, electrónico (mensaje electrónico), telégrafo (telegrama), facsímil (mensaje fax), teléfono (telefonograma), télex (télex). Independientemente del método de envío, las cartas comerciales se redactan en hojas con membrete especial. La primera página de texto está redactada en el formulario, las páginas restantes en hojas de papel normales.

El tamaño de papel principal utilizado para los formularios es A4. Los formularios se producen mediante impresión, utilizando herramientas de impresión en línea o utilizando medios tecnologia computacional directamente durante la preparación del documento. El método de producción de formularios depende de las preferencias de la organización, teniendo en cuenta los requisitos para la producción de formularios utilizando el escudo de armas de la Federación de Rusia o los escudos de armas de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia.

Al preparar y ejecutar una carta, utilice los siguientes detalles:

• – Emblema estatal de la Federación de Rusia;
• – escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia;
• – emblema o marca registrada de la organización (marca de servicio);
• – código de organización;
• – número de registro estatal principal (OGRN) entidad legal;
• – TIN/KPP;
• – código de formulario del documento;
• - nombre de la compañía;
• – información de referencia sobre la organización;
• – nombre del tipo de documento;
• – fecha del documento;
• – número de registro del documento;
• – un enlace al número de registro y la fecha del documento;
• – destinatario;
• – título del texto;
• – texto del documento;
• – una marca sobre la presencia de la aplicación;
• - firma;
• – impresión del sello;
• – una nota sobre el intérprete.

La estructura del texto de la carta incluye:

• - apelar;
• – parte de información;
• - la fórmula final de etiqueta y cortesía.

Las cartas comerciales deben comenzar con una dirección personal al destinatario de la carta. El propósito del discurso es establecer contacto con el destinatario, expresar respeto y llamar su atención sobre la carta. La fórmula de dirección por cargo es la más formal, se utiliza cuando se dirige a directivos que ocupan un alto cargo oficial (Presidente, Presidente, etc.):

"¡Querido Señor Presidente!";

"¡Estimado señor presidente!"

Dirigirse por apellido también es oficial. Dirigirse por apellido (sin nombre, patronímico o iniciales) se usa ampliamente en la correspondencia oficial, es estrictamente oficial e indica la presencia de cierta distancia entre el destinatario y el destinatario de la carta:

"¡Estimado señor Antonov!";

"¡Querida señora Belova!"

La opción más común para indicar contactos comerciales es dirigirse a ellos por su nombre y patronímico:

"¡Querido Sergei Ivanovich!";

"¡Querida Irina Nikolaevna!"

Cuando se dirige a un grupo de empleados o si es difícil obtener información sobre la gestión de la organización, se utiliza la siguiente dirección:

"¡Estimados señores!"

Cuando se dirija a personas del mismo círculo profesional se utilizará la siguiente dirección:

"¡Estimados directores de sucursal!";

"¡Estimados colegas!"

La parte informativa de la carta utiliza el estilo comercial oficial, un tipo especial de lengua literaria rusa destinada a la comunicación en el campo de la gestión administrativa.

Por lo general, el texto de una carta consta de frases agrupadas en párrafos. Debe haber una relación semántica y estilística clara entre los párrafos.

Para una mejor percepción, las cartas están dedicadas principalmente a un tema. Sin embargo, para cubrir sus diversos aspectos, por regla general, es necesaria una estructuración adicional del texto. Esta estructuración implica a menudo dividir el texto en tres partes: introductoria, principal y final.

La parte introductoria del texto tiene como objetivo aclarar la esencia del tema que sirvió de motivo a la carta. Puede consistir en un párrafo.

La parte principal del texto sirve para secuencial y Descripción detallada diversos aspectos de la cuestión. Dependiendo de su complejidad y novedad, el cuerpo principal puede incluir de uno a tres o más párrafos.

La parte final del texto suele constar de un párrafo que contiene las conclusiones, así como una solicitud (exigencia, instrucción) al destinatario y la naturaleza de las expectativas del autor.

Al redactar textos de cartas. gran importancia tiene la opción de elegir medios lingüísticos específicos. La forma más común de presentación en una carta es el uso de la 1ª persona del plural en los verbos que denotan la acción clave del texto: “garantizamos el pago”, “le informamos que...”, “por favor envíe...” , “le sugerimos considerar…”, “le llevamos a una conclusión…”, “le recordamos que…”, etc. Al redactar una carta en papel membretado oficial se utiliza la forma de presentar el texto de la carta en 1ª persona del singular: “por favor considere...”, “lo considero necesario...”, etc.

En la práctica de las agencias gubernamentales, las letras comienzan con el nombre de la organización “Ministerio Agricultura Federación Rusa propone...", "El Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia solicita...".

Las fórmulas de etiqueta finales son frases lingüísticamente estables que expresan esperanza de una mayor cooperación, arrepentimiento por las capacidades limitadas del destinatario, etc.:

“Lamentamos no poder aprovechar su oferta”;

"Esperamos una mayor cooperación".

La fórmula final de cortesía puede no estar presente en las cartas formales, pero casi siempre resume cartas cuyo texto tiene un carácter algo personal (por ejemplo, cartas de agradecimiento). El uso de una fórmula final de cortesía silencia un poco el tono formal al final del mensaje.

La fórmula de cortesía final precede a la firma y está espaciada debajo de la última línea del texto de la carta.

Si una carta de servicio comienza con la dirección "¡Estimado...!", debe terminar con la fórmula de etiqueta final "Con respeto", que está impresa 2 o 3 espacios debajo del texto, del párrafo:

Las direcciones y las fórmulas finales de cortesía constituyen el llamado marco de etiqueta. Si no hay dirección en la carta, también se omite la fórmula final "Con respeto".

Las siguientes formulaciones estándar también se pueden utilizar como fórmula final de cortesía:

"Con respeto constante...";

"Con profundo respeto...";

"Con profundo respeto...";

"Con gratitud y respeto...";

"Con gratitud y respeto...";

"Con respeto y mis mejores deseos..."

Consideremos los principales tipos de cartas que se encuentran con mayor frecuencia en la práctica empresarial.

Mensaje de carta – una carta comercial que informe sobre eventos y hechos de interés mutuo. Una carta de mensaje puede ser proactiva o una respuesta a una carta de solicitud. Según los detalles, las cartas de mensaje suelen ser pequeñas y constan de una o dos frases. Una carta de comunicación puede comenzar con una justificación o directamente con una declaración de la información que se comunica. Está permitido comenzar una carta de mensaje directamente con la palabra “Informo” o uno de sus sinónimos (“Dirijo”, “Envío”, “Presento”), así como:

"Le informamos que...";

"Nos gustaría informarle que...";

“Consideramos necesario informarle sobre...”;

"Le informamos que...";

"Le informamos que...";

"Le informamos que...";

"Nos gustaría informarle que...";

“Consideramos necesario informarle que...”;

"Nos complace informarle que..."

"Nos gustaría informarle que...";

"Nos complace informarle que...";

“A continuación de lo nuestro… informamos lo nuestro…”;

“A petición... informamos...”;

“Considero mi deber informarle que...”;

“Estoy autorizado a informarle que…”;

"Informamos...";

“Con base en lo anterior, consideramos necesario…”;

“Se ha establecido que en el período comprendido entre... y...”;

“Les informamos que a partir de…”, etc.

En el Apéndice 12 se presenta un modelo de carta de mensaje.

carta de presentación – una carta comercial informando al destinatario sobre el envío de documentos (contratos, catálogos, registros, etc.) o bienes materiales adjuntos a la carta. El envío de una carta de presentación es una regla de buenas costumbres en la práctica empresarial de las organizaciones y contribuye a registrar y realizar un trabajo eficaz de información y referencia con los documentos que se envían.

La carta de presentación comienza con frases estándar:

"Estamos dirigiendo...";

"Les presentamos...";

“Volvemos a ti…”;

"Te enviamos..."

Estas frases pueden ir precedidas de información introductoria que acompañe esta situación de gestión:

“De conformidad con el acuerdo, le enviamos...”;

“De acuerdo con el cronograma, presentamos...”;

“Para confirmar nuestro acuerdo, enviamos…”, etc.

Una característica distintiva de una carta de presentación es la inclusión de una nota que indica la presencia de un archivo adjunto debajo del texto.

En el Apéndice 13 se presenta un modelo de carta de presentación.

Carta de instrucción (directiva, circular) – una carta comercial que contiene instrucciones (explicaciones) a organizaciones subordinadas sobre temas de asentamientos, informes, etc. Este tipo de cartas son enviadas por organismos estatales y municipales, así como por organizaciones que tienen organizaciones subordinadas.

En la práctica, en documentos de este tipo, los jefes de organizaciones resaltan instrucciones que permiten permisos sobre cualquier tema específico relacionado con la organización. Todos los empleados de la organización cuyas actividades estén relacionadas con este tema deben familiarizarse con las cartas de instrucciones. Todas las instrucciones registradas en la carta de instrucciones son de cumplimiento obligatorio por parte de los subordinados.

Las cartas de instrucción están firmadas por el jefe de un organismo u organización estatal (municipal).

Las cartas de instrucciones pueden comenzar con una justificación del propósito de la carta o una referencia a un documento reglamentario: “Con el propósito de…”, “De conformidad con la resolución... No.... de fecha... ”, y terminar con la frase “Sobre la ejecución de esta carta circular informe... no más tarde..."

En el Apéndice 14 se presenta un modelo de carta de instrucciones.

Carta de solicitud – una carta comercial, cuyo propósito es obtener información oficial, información, documentos o iniciar ciertas acciones necesarias para la organización autora. Una gran cantidad de situaciones de gestión dan lugar a la elaboración de cartas rogatorias.

La carta de solicitud contiene el fundamento de la solicitud y una declaración de la solicitud en sí. La justificación puede contener referencias a regulaciones legislativas y de otro tipo, documentos organizativos y legales. La justificación debe preceder al enunciado de la solicitud. La justificación puede faltar en los casos de evidencia de la solicitud, su carácter típico, así como en los casos en que la implementación de las acciones que constituyen la solicitud sea responsabilidad de la organización, unidad o funcionario. A menudo, una solicitud se expresa utilizando el verbo "pedir":

"Por favor informa...";

"Por favor pague...";

"Le pedimos que proporcione...";

“Le solicitamos que proporcione información sobre...”;

“Le pedimos que confirme...”;

“Le pedimos que acepte...”;

“Por segunda vez, le pedimos que reembolse inmediatamente...”;

"Les pido que envíen a mi dirección..."

"Te pido que...";

“Por favor haga un pago...”;

“Por favor, dé instrucciones...”;

“Les pedimos que consideren...”;

“Te informo y pregunto...”;

"Por favor informa...";

“Según el preacuerdo, les pido…”;

"Pedimos ayuda en...";

“Me gustaría llamar su atención y preguntar...”;

“Por favor, tome medidas para...”;

“Además de… por favor considere…”;

“Teniendo en cuenta; que…; solicitamos…”;

“Les pedimos que encuentren una oportunidad...”;

“Les pedimos que consideren la cuestión de...”;

“Le rogamos confirme...”;

“De acuerdo con nuestro acuerdo, solicitamos…”, etc.

Se puede formular una solicitud sin el verbo “preguntar”, por ejemplo: “Esperamos una solución positiva al problema...”;

“Le estaremos muy agradecidos, si envía...”;

"Le estaremos agradecidos si...";

"Por favor informa...";

“Sería deseable...”;

"Nos gustaría...";

"Nos gustaría...";

“Esperamos que considere posible considerar nuestro recurso”; “Nos gustaría preguntarle...”;

“Déjame hacerte una petición...”;

“Por la presente le informamos y solicitamos que proporcione de inmediato...”; "Le estaremos agradecidos si...";

"Estaremos agradecidos...";

“Estaremos agradecidos por...”;

"Estaremos muy...";

“Esperamos que lo consideren posible…”;

"Estaremos contentos; si tú...";

"Te pedimos que...";

“Sería recomendable familiarizarse con…”;

"Nos gustaría...", etc.

Una carta puede contener varias solicitudes. En este caso, se utilizan las siguientes expresiones lingüísticas:

“Le solicitamos también considerar (proporcionar, realizar…)”; “Al mismo tiempo, les pedimos…”

Las cartas de solicitud están firmadas por el director de la organización o un funcionario oficialmente autorizado. Una carta de solicitud requiere una carta de respuesta.

Cabe señalar que la solicitud puede estar contenida en otras cartas, por ejemplo, en una carta de presentación, carta de garantía, etc.

En el Apéndice 15 se presenta un modelo de carta de solicitud. carta de respuesta– una carta comercial escrita como respuesta a una carta de solicitud. La respuesta puede ser positiva o negativa (carta de negativa).

Al redactar cartas de respuesta, se debe observar el principio de paralelismo lingüístico: el texto de la carta de respuesta debe utilizar las mismas expresiones lingüísticas y vocabulario que el autor utilizó en la carta de iniciativa.

¡Importante recordar!

No debe incluir un enlace a la carta recibida en el texto de la carta de respuesta (“A su carta de fecha... No...."). Para vincular a la carta recibida, los detalles del formulario incluyen el “Enlace a la fecha y número del documento recibido”, donde se ingresa información sobre la carta de iniciativa. La carta de respuesta puede comenzar con las palabras: “En respuesta a su carta, informamos…”, “En respuesta a su carta, informamos…”.

Frases estándar utilizadas en las cartas de respuesta:

"Les informamos...";

"Le informamos...";

"En atención a su solicitud, informamos...";

"Lamentablemente no podemos...";

"Para nuestro gran pesar...";

"Para nuestra mutua satisfacción...";

"De acuerdo con su solicitud, le enviamos...".

El texto estándar de una carta de respuesta positiva podría verse así:

Una respuesta negativa debe estar justificada; una solicitud no debe rechazarse sin explicación. Si la organización, el autor de la carta, tiene información sobre quién, en qué condiciones y cuándo puede dar una respuesta positiva a esta solicitud, se recomienda informar al destinatario sobre esta información.

Frases estándar utilizadas en cartas de rechazo:

“Lamentamos informarle que no podremos satisfacer su solicitud por los siguientes motivos...”;

"Debido a... nuestra organización no puede...".

En el Apéndice 16 se presenta un modelo de carta de respuesta.

¡Nota!

La comunicación empresarial no permite la mala educación ni la falta de tacto y asume un tono neutral de comunicación entre los socios. En este sentido, se recomienda evitar la negativa directa en cartas oficiales.

carta recordatoria– una carta que informa repetidamente un hecho, y también se utiliza en los casos en que la organización de contraparte no lleva a cabo acciones derivadas de sus responsabilidades funcionales o acuerdos aceptados.

El texto de una carta recordatoria, por regla general, consta de dos partes: un enlace a un documento que registra las obligaciones de las partes o las circunstancias en relación con las cuales la organización está obligada a tomar ciertas acciones, y solicitudes para realizar tal o cual otra comportamiento.

La frase clave de la carta recordatoria es el verbo “Recuerdo (recuerdo)”.

Modelos y diseños básicos de cartas recordatorias:

“En carta de… le informamos que…”;

“Sin embargo, hasta la fecha no hemos recibido respuesta de su parte”;

“Recordándoles esto, les pedimos...”;

“Si no se recibe respuesta dentro del… plazo…”;

“Les recordamos que según el plan de trabajo conjunto…”;

“Le ofrecemos de acuerdo con los términos del contrato...”;

“Según acuerdo No.... les recordamos las obligaciones...”;

“A pesar de los repetidos recordatorios...”;

“Háganos saber el estado de las cosas con urgencia”;

“Te enviamos por segunda vez...”;

“Os informamos nuevamente...”;

“Os recordamos de nuevo...”;

"Le pedimos amablemente...";

“Una vez más…os recordamos…”;

"De lo contrario nos veremos obligados...";

“Llamamos su atención sobre el hecho de que...”;

"Nos gustaría informarle que..."

La carta recordatoria podrá contener otra parte adicional, que mencione las sanciones que se aplicarán en caso de no tomar las acciones necesarias:

“Si no cumple con sus obligaciones, será objeto de sanciones”, etc.

En el Apéndice 17 se proporciona un modelo de carta recordatoria.

carta de agradecimiento (carta de agradecimiento) – una carta comercial expresando agradecimiento por las acciones realizadas (por una carta recibida, por proporcionar información, por una invitación). Las cartas de agradecimiento están menos formalizadas en comparación con otros tipos de cartas y están escritas de forma más libre.

Las frases clave de la carta podrán ser las siguientes expresiones: “Gracias por…”;

"Te damos gracias por...";

"Le estamos agradecidos por...";

“Expresamos nuestro agradecimiento por...”;

“Agradeciendo su carta, le informamos que...”;

“Hemos recibido una invitación, por lo cual estamos muy agradecidos”; "Gracias de antemano por...";

“Confirmamos con gratitud...”;

“Le expresamos nuestro agradecimiento por...”;

“Déjame agradecerte por...”;

“Déjame expresarte mi más sincero agradecimiento…”;

“Gracias por su ayuda en...”;

“Le estamos agradecidos por...”;

“Hemos recibido su invitación… por lo cual le agradecemos…”; “Al dirigir su carta, gracias por brindar...”, “Le expresamos nuestro profundo agradecimiento por...”;

“En este sentido quisiera agradecerles…”;

“Te expreso mi agradecimiento de todo corazón…”;

“Agradeciendo…, le informamos que…”;

"Nuestro más sincero agradecimiento por...";

“Con profundo agradecimiento...”, etc.

En el Apéndice 18 se presenta un modelo de carta de agradecimiento.

Carta de confirmación – una carta comercial en la que el destinatario confirma la recepción de información, documentos u otros materiales, acuerdos previamente alcanzados, intenciones, etc. Al confirmar un acuerdo preliminar, el texto de la carta debe describir brevemente su esencia, al confirmar la recepción de los documentos, es necesario nombrarlos. En algunos casos, la carta de confirmación describe brevemente la esencia de los documentos recibidos.

La fórmula lingüística clave de este tipo de carta es el verbo "confirmo".

Modelos y diseños básicos de carta de confirmación:

“Confirmamos la recepción de los documentos (acuerdo preliminar, consentimiento, etc.)”;

“Confirmamos los acuerdos alcanzados durante las negociaciones…”;

"Confirmamos nuestra intención...";

“Agradecemos acusar recibo de los materiales...”, etc.

Una carta de confirmación puede terminar con una solicitud, deseo o propuesta.

En el Apéndice 19 se proporciona un modelo de carta de confirmación.

Carta de notificación– una carta comercial informando sobre eventos públicos (reuniones, seminarios, exposiciones, conferencias, etc.).

Las cartas de notificación, por regla general, se envían a una amplia gama de organizaciones, instituciones y empresas con el objetivo de atraerlas o invitarlas a participar en eventos en curso. Las cartas de notificación pueden tanto informar sobre el evento, la hora y lugar del evento, como al mismo tiempo invitar a participar, informar sobre las condiciones de participación en el evento y contener otra información auxiliar. Así, una carta de notificación puede ser simultáneamente una carta de invitación o preceder a una carta de invitación.

La carta de notificación puede tener archivos adjuntos que pueden contener el programa del evento, la solicitud de participación y otros materiales informativos. Estas cartas, por regla general, se envían a una lista, por lo que los detalles del "Destinatario" tienen el formato general o no tienen formato.

Las cartas de notificación están firmadas por el responsable de la organización o el subdirector responsable de la organización y realización del evento, así como por varios directivos si el evento se realiza de forma conjunta por varias organizaciones.

En el Apéndice 20 se presenta un modelo de carta de notificación.

Carta de invitación – una carta comercial, que es un tipo de carta de notificación. La diferencia con una carta de notificación es que puede no tener membrete, tener un formato, color, elementos de diseño adicionales en forma de adornos, dibujos, etc.

Cuando se invita a un gran número de personas, se utilizan textos de invitación prediseñados y estarcidos. Como regla general, las cartas de invitación están dirigidas a una persona o personas específicas, por lo que utilizan fórmulas para dirigirse al destinatario “¡Querido..!”, “Querido..!”, por ejemplo:

"¡Estimado señor Stepanov!";

"¡Querido Alejandro Nikolaevich!";

"¡Estimados señores!";

"¡Queridos jefes de ramas!" etcétera.

Las cartas de invitación se pueden enviar por correo electrónico, pero en ocasiones especialmente especiales las invitaciones deben enviarse por correo postal o mensajería. En las cartas de invitación se utilizan las siguientes expresiones:

“Te invitamos a participar en...”;

“Les pedimos que participen en...”;

“Tenemos el honor de invitarles...”;

"Acepta nuestra invitación...";

"Permítanme invitar (invitamos)...";

“Estaremos encantados de verle en...”;

“Estaremos muy agradecidos por su participación en...”;

“Le agradeceríamos que aceptara nuestra invitación a...”;

“Les invitamos a… lo que se llevará a cabo…”, etc.

El texto estándar de una carta de invitación tiene este aspecto:

"Del 23 al 25 de marzo de 2014 se llevará a cabo la conferencia científico-práctica "Educación - nuevos tiempos, nuevos enfoques". Le pedimos que confirme su participación en la conferencia y envíe resúmenes de su discurso de 3 a 5 páginas. Adicional La información se le enviará después de la confirmación de su participación”.

En el Apéndice 21 se presenta un modelo de carta de invitación.

Responder a la carta de invitación – una carta comercial que expresa una respuesta positiva o negativa. Si la decisión es positiva, la organización podrá enviar inmediatamente una solicitud para participar en el evento. En caso de decisión negativa, es necesario indicar el motivo de la denegación, comenzando la respuesta a la carta de invitación con el motivo de la denegación: “En relación con…”.

En el Apéndice 22 se presenta un ejemplo de respuesta a una carta de invitación.

Carta de felicitación (carta de felicitación) – una carta comercial escrita en ocasiones especiales asociadas con eventos importantes en el cargo de un funcionario u organización.

Las cartas de felicitación se escriben de forma libre, pueden ser de pequeño volumen e incluir una o dos frases o bastante detalladas. En este último caso, la carta de felicitación expone las principales etapas de la vida, las actividades de la persona a quien se dirige la felicitación y sus logros más importantes. Si la carta está dirigida a una organización o su división estructural, establece los logros más importantes y significativos de la organización o división.

En la práctica empresarial, se pueden distinguir los siguientes motivos de felicitación:

• – aniversarios, cumpleaños de la organización beneficiaria y del director de la organización;
• – premios, victorias en concursos, concursos ganadores;
• - éxito en los negocios y actividad profesional(nombramiento para un alto cargo, concesión de un título honorífico o especial, apertura de una nueva sucursal, etc.);
• - vacaciones públicas ( Año Nuevo, Navidad, Día del Defensor de la Patria, etc.);
• – fiestas religiosas (Navidad);
• – eventos agradables en la vida personal (cumpleaños, matrimonio, nacimiento de un hijo);
• – celebrar acuerdos de asociación mutuamente beneficiosos;
• – aniversario de la cooperación (normalmente el primero o el redondo).

Práctica

Las cartas de felicitación se pueden emitir no solo con el membrete de la organización, sino también en papel especial de varios tipos. gama de colores, decorado con adornos, de alta densidad, etc.

Las siguientes frases clave se utilizan en cartas de felicitación:

"Felicitaciones en tu...";

"Le felicitamos sinceramente por...";

"Acepte nuestras más sinceras felicitaciones por...";

"Le felicitamos cordialmente por...";

"Felicidades por...";

“Por favor acepte nuestras más sinceras felicitaciones…”;

“Felicitaciones por su nombramiento para su nuevo cargo”;

“Felicitaciones por la apertura de una nueva sucursal”;

"Nos alegró saber de su éxito en las elecciones. ¡Felicitaciones por su victoria!" etcétera.

El texto estándar de una carta de felicitación puede verse así:

"Acepte nuestras más sinceras felicitaciones con motivo de su elección como Presidente del Consejo de Administración. Le deseamos buena salud y éxito en tu trabajo. Estamos seguros de que su experiencia y su alta profesionalidad contribuirán al desarrollo futuro de la empresa y fortalecerán su posición en el campo de la alta tecnología".

En el Apéndice 23 se presenta un modelo de carta de felicitación.

Responder a una carta de felicitación – una carta redactada como respuesta a felicitaciones por ocasiones especiales asociadas con eventos importantes en el cargo de un funcionario u organización.

Texto estándar para responder a una carta de felicitación:

"Gracias por la atención que me brindaste en mi cumpleaños. Gracias por tus cálidas y sinceras palabras. Por mi parte, te deseo mucha felicidad y salud, prosperidad y prosperidad".

En el Apéndice 24 se presenta un modelo de respuesta a una carta de felicitación.

Carta de garantía – una carta comercial que garantiza el pago por el trabajo realizado o la prestación de algo (servicios, productos, locales, etc.).

En una carta de garantía, la organización autora asume ciertas obligaciones, por lo que dicha carta tiene carga legal. El texto de la carta de garantía contiene una solicitud para realizar trabajos, brindar servicios, etc. y contiene una frase legalmente significativa: "Garantizamos el pago", etc. Más adelante en el texto de la carta se proporcionan los datos bancarios de la organización: el autor de la carta de garantía.

Las cartas de garantía están firmadas por el director y el jefe de contabilidad de la organización, las firmas están certificadas por el sello principal de la organización.

¡Es importante saberlo!

Una característica distintiva de la carta de garantía es la presencia del requisito "nombre del tipo de documento", que no está incluido en otros tipos de cartas. Este detalle se verá así: CARTA DE GARANTÍA.

Modelos y diseños básicos de la carta de garantía:

“Garantizamos el pago del préstamo...”;

“Garantizamos el reembolso del préstamo por un importe... hasta...”;

"Garantizamos el pago. Nuestra cuenta bancaria...";

“Garantizamos la provisión de espacio habitable…”;

“La empresa garantiza...”;

“Con esta carta garantizamos…”;

“(Nombre de la organización) le solicita a (usted) que brinde asistencia... (Nombre de la organización) garantiza...”;

“Solicitamos, para brindar asistencia, brindar... (Nombre de la organización) garantías...”;

"Garantizamos que el equipo suministrado según el pedido anterior corresponde en todos los aspectos a su descripción, especificaciones técnicas y especificaciones contenidas en el pedido”;

“Si dentro de... a partir de la fecha de puesta en servicio el equipo resulta defectuoso, nos comprometemos a eliminar el defecto por nuestra cuenta”;

“Si... nos comprometemos a sustituir gratuitamente los equipos defectuosos”;

“Nos comprometemos a suministrar nuevos equipos sin demora”;

“Nos comprometemos a pagar los gastos de transporte y seguro”, etc.

En el Apéndice 25 se presenta un modelo de carta de garantía.

Correo de información – una carta comercial en la que se informa al destinatario de información oficial.

Una carta informativa tiene un significado similar a una carta mensaje o una carta publicitaria, pero es más amplia e informativa. Tal carta es el resultado del desarrollo lógico de la correspondencia. Se envía al destinatario si se ha establecido contacto con él y éste no se opone al desarrollo posterior de relaciones comerciales. Una carta de información pretende ser algo más grande que un mensaje para informar al destinatario sobre el deseo del autor de desarrollar contactos comerciales y sobre ciertos aspectos de su implementación.

Las cartas informativas son útiles para establecer un contacto inicial con el destinatario, a quien se le proporciona cierta cantidad de información adicional de carácter general. Una carta de información puede contener un incentivo para que el destinatario obtenga información adicional utilizando el texto de la carta: "Estaremos encantados de responder a sus preguntas".

En el Apéndice 26 se presenta un modelo de carta de información.

Carta de solicitud – una carta comercial redactada en los casos en que una organización desee participar en eventos o recibir servicios proporcionados por otra organización. En actividades comerciales relacionadas con el suministro de bienes y servicios, una solicitud se puede utilizar como documento principal sobre cuya base se realiza un pedido y se redacta un contrato. Un tipo especial de solicitudes consiste en documentos presentados a autoridades ejecutivas y organizaciones gubernamentales con el fin de registrar derechos, obtener permisos, etc.

La solicitud puede redactarse de forma unificada o teniendo en cuenta los requisitos formulados por la organización que ofrece bienes o servicios. En el primer caso, la elaboración de dicha solicitud consiste en cumplimentar un modelo de formulario propuesto por la organización vendedora. Si la solicitud se redacta en forma libre, incluye información esencial para el autor de la carta.

Dado que una carta de solicitud es en realidad una solicitud para realizar algún trabajo, brindar servicios o ser incluido en la lista de participantes en algún evento, el texto de la solicitud, por regla general, utiliza el mismo lenguaje que en las cartas de solicitud:

“Les solicitamos que se incluyan en el grupo para participar en...”;

“Le solicitamos prever la participación de dos representantes de nuestra empresa en...”;

“Os pedimos que os registréis como participantes...”, etc.

Dependiendo de la situación, el texto de la carta de solicitud incluye información adicional sobre los participantes del evento, el tema de la solicitud, las condiciones para realizar el trabajo o participar en eventos en curso, etc. Por ejemplo, si se realiza una solicitud de participación en cualquier evento (seminario, congreso, festival, feria, etc.), se deberá indicar la siguiente información:

• - título del evento;
• – fecha de su tenencia;
• – forma de participación (orador, oyente, participante, etc.);
• – apellido, nombre y patronímico del(los) participante(s);
• - Lugar de trabajo, cargo;
• – dirección postal con código postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico;
• – necesidad de hotel durante el evento.

En el caso de que se formule una solicitud para la prestación de cualquier tipo de servicio, se considerarán todos los aspectos esenciales del objeto de la solicitud y todos los datos necesarios sobre el autor de la solicitud, además de los contenidos en el formulario de carta. indicado.

La solicitud también podrá contener una garantía de pago por los servicios o participación en el evento de que se trate.

En el Apéndice 27 se proporciona un modelo de carta de solicitud.

carta de suma – una carta comercial enviada después de la carta principal y que contiene información adicional. Característica distintiva dicha carta es una indicación directa de que sirve como continuación de la carta anterior. Aquí es donde debe comenzar la carta de seguimiento, por ejemplo:

"Además de la carta...";

"Esta carta es una adición a...".

El texto de la carta complementaria debe explicar por qué fue necesario enviarla, por ejemplo:

“Debido a un cambio significativo en el costo de los componentes del producto... de interés directo para su empresa...”.

En el Apéndice 28 se presenta un modelo de carta de adición.

Carta de disculpa – una carta escrita con motivo de una disculpa al destinatario por violaciones en las relaciones comerciales. Las cartas de disculpa se encuentran relativamente raramente en la correspondencia comercial oficial. Sin embargo, en muchos casos resultan indispensables para ofrecer una disculpa formal al destinatario y normalizar la relación, especialmente si no es posible disculparse de otra manera.

La redacción estándar para el comienzo de las cartas de disculpa es: "Le pido que acepte mis disculpas en relación con (por)..." Se debe presentar una disculpa al comienzo de la carta y solo luego explicar los motivos de su apelación. Al mismo tiempo, no es costumbre pedir disculpas dos veces durante el transcurso de una carta. Es mejor expresar su pesar de la forma más sincera y convincente posible en relación con la interrupción temporal de la relación con el destinatario. El tono general de la carta de disculpa debe ser enfáticamente conciliador, pero no congraciador.

En el Apéndice 29 se presenta un modelo de carta de disculpa.

Carta de condolencia – una carta comercial escrita para expresar pesar, simpatía y condolencias. Este tipo de carta se utiliza en la correspondencia comercial cotidiana en relación con el fallecimiento de personas cercanas al destinatario (familiares, compañeros).

En caso de eventos menos trágicos (desastre natural, problemas importantes en las actividades de la organización), se utiliza una expresión escrita de simpatía y arrepentimiento. Estas cartas tienen como objetivo mostrar un apoyo amistoso en un entorno empresarial. Está permitido recurrir a esta forma de comunicación escrita en caso de malentendidos en la relación entre el autor y el destinatario en caso de desacuerdos que violen el orden habitual de los contactos comerciales. Estas cartas deben comenzar con palabras de condolencia (pésame, arrepentimiento), por ejemplo: “Le pido que acepte mi más sentido pésame...” o “Le expreso mi más sincero pésame...”. Es muy deseable que el tono general de dicha carta sea enfáticamente cálido y deje espacio para la expresión de sentimientos de esperanza y optimismo.

En el Apéndice 30 se presenta un modelo de carta de condolencia.

Carta de recomendación – una forma de petición del autor al destinatario a favor de un tercero que no participa en la correspondencia. Muy a menudo, hay cartas de recomendación emitidas por una organización a un empleado en confirmación de la experiencia laboral en esta organización, los méritos y cualidades personales del empleado.

Una redacción típica para el comienzo de una carta de recomendación es la siguiente: “Con esta carta, tengo el honor de recomendarle al Sr. (Sra.)…” A continuación, el autor llama la atención del destinatario sobre los motivos de su llamamiento y expone su propia idea de la persona recomendada. Una recomendación detallada no puede ser general; debe contener una descripción de las ventajas (o desventajas) específicas de la persona recomendada para crear una impresión objetiva sobre esta persona para el destinatario.

¡Esto es interesante!

El poeta Serguéi Yesenin llegó a San Petersburgo el 9 de marzo de 1915. La primera persona que visitó en la ciudad fue L. L. Blok. Le dio cartas de recomendación y el camino de Yesenin hacia los círculos literarios quedó abierto.

En la práctica empresarial, se puede distinguir un grupo de letras utilizadas en la realización de actividades comerciales de las organizaciones, las llamadas cartas comerciales. Este grupo incluye los siguientes tipos de letras.

Una investigación – una carta comercial enviada en la etapa previa al contrato por un comprador potencial a un vendedor potencial con el fin de obtener información sobre la posibilidad de suministrar un lote de bienes en determinadas condiciones o con una solicitud de enviar una oferta para el suministro de un determinado lote de bienes (para la prestación de un determinado tipo de servicio). Una solicitud comercial debe distinguirse de una carta informativa y cartas de solicitud sobre la notificación de los plazos de entrega y precios de las mercancías. Tampoco se considera solicitud u orden una carta petitoria, que son otro tipo de cartas con otros elementos y detalles.

En una solicitud comercial, el comprador está interesado en la posibilidad de entregar un envío de mercancías dentro de un plazo determinado, bajo ciertas condiciones, y puede plantearse la cuestión del precio de entrega. La solicitud, por regla general, indica: el nombre de los bienes (servicios) y las condiciones bajo las cuales es deseable recibirlos (cantidad, calidad de los bienes, modelo, marca, precio, tiempo de entrega, condiciones de entrega, etc. ).

Las condiciones de pago determinan cuándo y cómo el comprador llega a un acuerdo con el vendedor. Las condiciones de entrega determinan dónde y en qué momento la responsabilidad por la seguridad de la mercancía y los riesgos pasan del vendedor al comprador.

A la hora de determinar los plazos de entrega en el comercio internacional, se tendrán en cuenta los términos contenidos en el diccionario de términos comerciales INCOTERMS ( Internacional Términos Comerciales, INCOTERMS), desarrollado por la Cámara de Comercio Internacional. El diccionario contiene términos sobre las condiciones básicas de entrega relacionadas con el proceso de transporte, ejecución de entregas, etc., contenidos en contratos de compraventa internacionales. Las abreviaturas de tres letras para cada término son estándar y están acordadas por las autoridades de programación orientada a objetos pertinentes. Dado que INCOMERMS es un conjunto de términos en constante evolución, al utilizarlo en los contratos es necesario indicar la edición del diccionario.

Algunos términos del diccionario se dan a continuación:

• –FAS ( Gratis Junto al barco): libremente a lo largo del costado del barco en... (puerto de embarque). El vendedor considera cumplidas sus obligaciones cuando la mercancía se coloca a lo largo del costado del buque en el atraque. A partir de este momento, el comprador deberá asumir todos los costos y riesgos de pérdida o daño de la mercancía. El término se utiliza únicamente para el transporte por vía marítima o fluvial;
• –MANDO ( Gratis a bordo) – libre a bordo en... (puerto de embarque). La responsabilidad y los riesgos pasan al comprador desde el momento en que la mercancía pasa la borda del barco en el puerto de embarque acordado. El término se utiliza únicamente para el transporte por vía marítima o fluvial;
• – CIF ( Costo Seguro de Flete): costo, seguro, flete pagado hasta el puerto de destino. El término se utiliza únicamente para el transporte por vía marítima o fluvial;
• – CIFC ( Seguro de Costos de Flete y Conihsion) – CIF y comisión de intermediación;
• –DAF ( Entregado en la frontera) – entrega en la frontera. Se considera que el vendedor ha cumplido con sus obligaciones de entregar la mercancía que ha pasado por el despacho de aduana para la exportación desde el momento en que la entrega al comprador en el punto designado en la frontera. El término puede utilizarse para cualquier tipo de transporte, pero se utiliza principalmente para el transporte por ferrocarril y por carretera.

En una solicitud comercial se utilizan las siguientes expresiones:

"Por favor proporcione información detallada sobre...";

“Le solicitamos nos informe sobre la posibilidad de suministro...”;

“Por favor, haga una oferta por el suministro...”, etc.

Texto de carta de solicitud estándar:

"El consorcio VAMIT se especializa en el estudio de tecnologías de secado de madera. En este sentido, estamos muy interesados ​​en comprar e instalar cámaras de secado producidas por empresas rusas. Le pedimos que envíe folletos publicitarios e información sobre el precio de los juegos. proyectos estándar Documentación científica y técnica para equipos de secado de madera."

En el Apéndice 32 se proporciona un modelo de carta de solicitud.

Responder a la carta de consulta – una carta de respuesta de un vendedor potencial de bienes (servicios) a una solicitud de un comprador potencial de bienes (servicios).

Si el vendedor está dispuesto a cumplir con todas las condiciones de la solicitud, puede enviar inmediatamente una oferta de entrega. Sin embargo, se necesita tiempo para preparar una propuesta de calidad, por lo que se recomienda que primero estén de acuerdo en principio y luego envíen la propuesta en la siguiente carta.

La respuesta a una solicitud comercial puede ser:

• – carta de oferta (oferta), si el vendedor puede satisfacer inmediatamente la solicitud del comprador;
• – una carta informando sobre el producto (servicios), si el comprador solicitó específicamente información sobre el producto;
• – negativa a considerar la solicitud.

En este último caso, la ética empresarial requiere, en primer lugar, expresar agradecimiento por el pedido y luego explicar las razones por las que el pedido no puede aceptarse y ejecutarse, por ejemplo:

"Gracias por su solicitud de entrega... Desafortunadamente, debido a... Su pedido no puede ser aceptado para su consideración (ejecutado)";

“Gracias por su solicitud de entrega... Lamentablemente, el producto que le interesa sólo puede ser suministrado bajo las condiciones...”;

"Gracias por su solicitud de entrega... Lamentablemente, es posible que el producto que le interesa no se entregue antes... Le solicitamos que indique su consentimiento para cambiar el tiempo de entrega."

Texto de respuesta estándar a una solicitud:

"Habiendo considerado su solicitud sobre la posibilidad de suministrar 2000 monitores ASUS VX239H a Ekaterimburgo en abril de 2014, confirmamos nuestra disposición a suministrar estos productos dentro del plazo especificado".

En el Apéndice 33 se presenta un modelo de respuesta a una carta de solicitud.

Carta de propuesta (carta de presentación) – una carta comercial enviada a un socio potencial ofreciendo bienes, servicios, cooperación, etc. En actividades comerciales, dicha carta de oferta se denomina propuesta u oferta comercial.

La oferta puede ser:

• – confirmación escrita de un acuerdo oral alcanzado previamente;
• – una respuesta a una carta de solicitud enviada anteriormente;
• – una propuesta independiente, que es un documento de iniciativa. En este caso actúa como carta de venta.

En los dos primeros casos, la propuesta se envía en respuesta a una carta de solicitud o como resultado de acuerdos previos, por lo que no es proactiva. En consecuencia, la primera línea de la carta indica el motivo para enviar la propuesta.

Hay muchos más elementos obligatorios en una propuesta comercial que en una solicitud. Esto incluye datos sobre embalaje y etiquetado, calidad, precio de la mercancía, precio de entrega, coste de todo el lote y condiciones de pago. Es posible proporcionar información sobre compensación de riesgos en circunstancias de fuerza mayor y condiciones de arbitraje.

En las actividades comerciales existen ofertas (ofertas) gratuitas y en firme. Una oferta gratuita es una oferta que el vendedor puede negarse a cumplir antes de celebrar un contrato; no vincula al vendedor con la obligación de vender las mercancías. La información sobre la oferta gratuita se encuentra en la primera línea del texto (... le hacemos una oferta sin compromiso por nuestra parte). Una oferta en firme es aquella que el vendedor no tiene derecho a rechazar hasta una fecha determinada.

Se envía una oferta en firme a un comprador específico indicando las condiciones esenciales de entrega (cantidad de bienes, calidad, precio de los bienes, etc.). Una oferta en firme vincula al vendedor con la obligación de vender el producto ofrecido a la persona a quien se lo ofrece, por lo que un elemento obligatorio de una oferta en firme es indicar en la última línea el período de validez de la oferta, por ejemplo: “ La oferta es válida hasta...”. No recibir una respuesta dentro del período especificado equivale a negarse a aceptar la oferta.

Para crear una carta de propuesta de alta calidad, es necesario comprender los siguientes conceptos:

• – aceptación – aceptación de una oferta en los términos del vendedor;
• – a granel – transporte de carga de gran tamaño sin embalaje;
• – a granel – transporte de líquidos en cisternas o camiones cisterna sin embalaje;
• – a granel – transporte de carga a granel sin embalaje.

Los términos internacionales más comunes que definen

condiciones de pago:

• – ACC/ASS (ASSOUNT/ASSOUNT) – de cuenta a cuenta;
• – V/C ( Factura For Collection) – factura de cobro;
• – CBD (EFECTIVO ANTES DE LA ENTREGA): pago en efectivo antes de la entrega de la mercancía;
• – CD (EFECTIVO CONTRA DOCUMENTOS) – pago en efectivo contra documentos;
• – CIA (CASH IN ADVANCE) – prepago en efectivo.

La oferta al socio contiene información detallada específica,

ya que el siguiente paso puede ser la celebración de un acuerdo, o información general, que en realidad es una propuesta para iniciar negociaciones.

La estructura de la oferta puede verse así:

Parte 1. Introducción:

• - saludos;
• – designación del motivo por el que se escribe la carta.

En esta parte del mensaje se utilizan las siguientes frases:

“En atención a su solicitud, le informamos que...”;

“Nos alegra que desee establecer contactos comerciales con nosotros”;

“Estaremos encantados de enviarle las muestras y ofertas deseadas...”;

“Nuestro representante, Sr. N, nos informará que está interesado en nuestros productos…”;

"Conforme a su solicitud...";

“Confirmamos nuestro acuerdo y les informamos que podemos entregar...”;

“Nuestros socios comerciales (N) nos han informado que usted está interesado en incluir nuestros productos en su gama…”;

"Estamos listos para suministrarle nuestros productos y, por lo tanto, le enviamos nuestro último catálogo para su referencia".

Parte 2. Parte principal:

• – responder a las preguntas formuladas;
• – transmitir el significado de la oferta comercial (énfasis en la exclusividad del producto, si hay pocos fabricantes de este producto; énfasis en los parámetros, diferencias del producto, si hay muchos fabricantes de este producto; énfasis en las particularidades de el trabajo de la empresa y la prestación de servicios, si hay muchos fabricantes de este producto).

Frases utilizadas:

“Estamos listos para hacerte una oferta especial”;

"Te estamos ofreciendo...";

“Os ofrecemos firmemente...”;

“En confirmación de nuestro acuerdo, le ofrecemos...”;

“Adjunto les enviamos nuestro catálogo con la última lista de precios”;

“Nuestra lista de precios detallada le convencerá de la riqueza de nuestro surtido”;

"Nuestra oferta es válida hasta...";

"Los precios incluyen los gastos de embalaje y envío";

“Cumplimos los términos...”;

“Estamos listos para darte un descuento...”;

"Háganos saber si acepta una compra de prueba para realizar pruebas";

“Siempre que los precios de las materias primas se mantengan sin cambios...”;

"Nuestros productos son muy valorados por...".

– ofertas adicionales (énfasis en el trato especial al cliente).

Frases utilizadas:

"Para que te resulte más fácil iniciar esta nueva transacción, te haremos un descuento...% sobre los precios de nuestro catálogo";

“La excelente calidad de nuestros productos ha atraído mucha atención en todo el mundo”;

“Me gustaría llamar su atención especialmente sobre las posiciones...”;

“El modelo que mejor se adapta a tus propósitos...”;

“Puedo recomendarle especialmente los artículos (productos) que figuran en la lista de precios, ya que fueron fabricados...”;

“Podrías comprar un lote grande de forma rentable...”;

“Como veis, nuestros precios son competitivos”;

“Estamos seguros de que la calidad de nuestros productos cubrirá todas sus expectativas”;

“Le damos a todos nuestros productos... un año de garantía”;

"Nuestros productos se controlan cuidadosamente para garantizar la calidad";

“Estaremos encantados de entablar una relación comercial con usted y estamos seguros de que podrá vender con éxito nuestros productos en su tienda”;

"Su primer pedido le asegurará que nos esforzamos por cumplir todos los deseos de los clientes con el máximo cuidado".

Parte 3. Final:

– expresando gratitud por la atención y expresando esperanza de cooperación.

Frases utilizadas:

“Estaremos encantados de recibir pronto su pedido”;

“Si tienes alguna duda al respecto, puedes encontrarnos en los siguientes números telefónicos”;

“Si nuestra oferta no le conviene, le agradeceremos que nos informe de los motivos”;

“Si lo solicita, estaremos encantados de proporcionarle información sobre las condiciones de entrega y pago”;

"Estaremos encantados de recibir su pedido y le prometemos una ejecución rápida y precisa".

Texto estándar de la carta de oferta:

"Presentamos a su atención un nuevo catálogo, que incluye toda la gama de muebles producidos por nuestra empresa. También enviamos una lista de precios que ofrece importantes descuentos a nuestros clientes habituales. Sin embargo, no podemos mantener estos descuentos durante mucho tiempo, por lo que recomendamos realizar su pedido dentro del mes actual”.

En el Apéndice 34 se proporciona un modelo de carta de oferta.

Respuesta a carta de oferta – una carta de respuesta de un comprador potencial de bienes (servicios) a una oferta de un vendedor potencial de bienes (servicios).

La etiqueta comercial requiere una respuesta obligatoria a una oferta, incluso si no puede aceptarla.

La respuesta a una carta de oferta puede ser una carta confirmando la aceptación de la oferta o un rechazo. Es posible que el comprador no esté de acuerdo solo con algunos de los términos de la oferta, luego puede enviar una contraoferta al vendedor, lo que da como resultado una correspondencia comercial, durante la cual las partes llegan a un acuerdo sobre todos los términos esenciales de entrega o se niegan. para concluir la transacción. Dependiendo de la situación, se pueden utilizar las siguientes expresiones estables en la respuesta a la carta de oferta:

“Gracias por su oferta y le informamos que estamos listos para cerrar un trato sobre...”;

"Aceptamos su oferta por...";

"Confirmamos nuestra disposición a concluir un acuerdo sobre...";

"Gracias por su oferta, sin embargo, no estamos interesados ​​en comprar este artículo en este momento".

Texto estándar para una respuesta a una carta de oferta:

"Gracias por su oferta de suministrar adicionalmente transformadores de corriente para paneles de control eléctricos completos. Sin embargo, consideramos que el precio que usted mencionó es demasiado alto. Además, lamentablemente las condiciones de pago no son aceptables para nosotros. Estamos listos para regresar a sus propuestas si considera posible hacerlas en consecuencia."

En el Apéndice 35 se proporciona un ejemplo de respuesta a una carta de oferta.

Carta de demanda – una carta comercial, cuyo objetivo es alentar a la contraparte a cumplir con sus obligaciones en condiciones en las que existan violaciones de acuerdos previamente aceptados.

Las cartas de demanda suelen tener una estructura compleja. Proporcionan los términos de los acuerdos con referencia a documentos específicos, describen la esencia de la situación actual, formulan los requisitos de la necesidad de cumplir con las obligaciones e indican posibles sanciones en caso de incumplimiento de estas obligaciones.

Las frases clave en las cartas de demanda pueden ser:

“Le exigimos urgentemente realizar (enviar, proporcionar, transferir)...”;

“Exigimos que se cumplan nuestras obligaciones…”;

“Le exigimos que implemente inmediatamente...”, etc.

Las posibles sanciones pueden formularse de la siguiente manera:

“En caso contrario será objeto de sanciones...”;

“En caso contrario, el caso será trasladado al Tribunal Arbitral”;

“En caso contrario, no nos hacemos responsables de las consecuencias...”, etc.

En el Apéndice 36 se presenta un ejemplo de respuesta a una carta de demanda.

La carta de reclamación está redactada en papel con membrete. Actualmente no existen requisitos reglamentarios para presentar reclamaciones a nivel legislativo. Pero la práctica ha desarrollado las siguientes recomendaciones para su preparación y diseño.

• – la base para presentar una reclamación (enlace al acuerdo celebrado entre las partes, carta de garantía);
• - la esencia, el tema del reclamo. Debe indicarse qué obligación se violó y en qué medida (retraso, mala calidad, etc.);
• – validez de la reclamación (referencias a contratos, actos, etc.), pruebas que indiquen referencias a regulaciones, sirviendo de base para satisfacer el reclamo;
• – daños materiales y de otro tipo sufridos por usted;
• – acciones del socio sobre la reclamación; requisitos específicos del reclamante (rescisión del contrato, devolución Dinero, requisito de sustitución de productos de baja calidad, etc.) indicando el plazo para cumplir estos requisitos;
• – sus acciones si no se satisface la reclamación. La carta debe contener una advertencia sobre el recurso posterior ante las autoridades judiciales si no se satisface la reclamación.

Para identificar de forma única este tipo de carta, se permite designar el tipo de carta en el documento – RECLAMACIÓN.

La carta de reclamación (queja) debe tener un título del texto que refleje sus principales requisitos, por ejemplo, "Sobre el pago de deudas y sanciones" o contener un enlace al acuerdo cuyos términos fueron violados, por ejemplo, "Sobre la reclamación en virtud del contrato de arrendamiento de fecha __________ No. ________”.

La carta de reclamo (queja) debe contener una nota que indique la presencia de un archivo adjunto que indique todos los documentos adjuntos que confirmen la validez del reclamo. La carta fija un plazo para la consideración de esta reclamación, que, sin embargo, no está definido por la ley y en la práctica es de un mes. La forma de presentación del texto debe ser lo más correcta posible para preservar las relaciones comerciales y la reputación de los socios.

Las cartas de reclamación suelen enviarse al destinatario por correo certificado con recibo y acuse de entrega por separado. Estos documentos son conservados por el autor de la demanda para su posible presentación a las autoridades judiciales.

Al redactar el texto de un reclamo, se utilizan las siguientes frases como base para presentar un reclamo:

“Le enviamos un reclamo por…”;

“Le remitimos un informe de examen con fecha... No...., del cual se desprende que...”;

“Nuestro cliente le presenta un reclamo (queja) sobre la calidad…”;

“Estamos haciendo un reclamo sobre la calidad de la mercancía...”;

“Sobre la base de un acto comercial, presentamos una reclamación contra…”;

“De conformidad con lo pactado... Usted violó la cláusula No...”;

“Se descubrió escasez de mercancías en el envío de mercancías...”;

“Al aceptarse la mercancía recibida el (fecha) según factura No.... se constató faltante...”;

“Con gran pesar, les informamos que...”;

“Lamentablemente debemos informarles…”;

“Según la cláusula 4 del contrato, deberás suministrarnos…”.

Las siguientes frases se utilizan para expresar los requisitos:

“Pretendemos exigir de su parte...”;

“Tenemos la intención de pedirle…”;

“De conformidad con lo anterior, le solicitamos…”;

“En relación con lo anterior, se le ha imputado una multa por…”.

Para describir el contenido de las sanciones se utilizan las siguientes expresiones:

“En caso de evasión de la adopción de medidas para resolver las cuestiones reflejadas en la demanda, el caso será trasladado al Tribunal Arbitral...”;

"...en caso contrario, será objeto de sanciones";

“Negativa a cumplir las obligaciones contractuales en relación con la denuncia manifestada...”.

Respuesta a una carta de reclamo (queja) la organización deberá entregar dentro del plazo establecido. Durante este tiempo, deberá informar a la contraparte por escrito sobre el rechazo del reclamo o sobre su aceptación para su consideración. Si la reclamación fuera admitida a consideración, se comunicará el plazo para resolver sobre la reclamación o las medidas concretas para satisfacerla. Si se rechaza una reclamación, se expondrán los motivos de la denegación con referencia a los documentos que puedan justificarla.

• – cartas ofreciendo bienes o servicios;
• – cartas de presentación que contengan información sobre la organización.

Además de las variedades mencionadas, en la publicidad se utilizan ampliamente cartas informativas, folletos y boletines informativos, cuya tarea es proporcionar información detallada, a veces detallada, sobre bienes y servicios. Estos materiales no son cartas publicitarias, pero junto con ellos cumplen una función publicitaria. Los materiales publicitarios, por regla general, se proporcionan a petición de un interesado que recibió información primaria sobre la organización o producto a través de una carta publicitaria o de alguna otra forma.

• – la carta publicitaria no debe ser larga ni tener más de una página;
• – la carta publicitaria debe ser concisa, clara e informativa; No debe describir detalladamente la organización y los bienes o servicios que ofrece, sino que es necesario enfatizar sólo la diferencia entre su organización y otras, sus productos respecto a los de otros proveedores;
• – no es apropiado exagerar los méritos de su organización, ya que cualquier información siempre puede ser verificada;
• – los bienes o servicios ofrecidos no deben imponerse; la repetición repetida de una frase, aunque sea en diferentes versiones, puede alienar al corresponsal;
• – la carta publicitaria representa a su empresa, firma, por lo que debe estar redactada en papel membretado con todos los detalles necesarios para la carta.

• 3. Presentación del producto (bienes) y enumeración de sus principales ventajas.
• 4. Listado de condiciones adicionales o relacionadas.
• 5. Propuesta específica de cooperación (mayorista o minorista, oferta de servicios, etc.).
• 6. Expresión de disposición para proporcionar muestras de bienes, información detallada sobre bienes o servicios y responder todas las preguntas que pueda tener un consumidor potencial.
• 7. Frase estándar que expresa esperanza de cooperación.
• 8. Firma (cargo, apellido, iniciales).

En los casos en que la carta represente una organización, su estructura puede verse así:

• 1. Dirección al destinatario (“¡Estimados señores!” o “¡Estimados colegas!”).
• 2. Breve introducción de la organización y la naturaleza de sus actividades.
• 3. Descripción de las principales actividades de la organización, sus ventajas en comparación con otras organizaciones que ofrecen bienes o servicios similares.
• 4. Propuesta específica de cooperación.
• 5. Expresión de disposición para proporcionar cualquier información de interés sobre la organización y responder a todas las preguntas.
• 6. Frase estándar que expresa esperanza de cooperación.

Para tener un mayor impacto en un socio potencial, es necesario que la carta que anuncia bienes y servicios esté firmada al menos por el jefe del departamento, y las cartas que representen a la organización, por el jefe de la organización o su adjunto.

Al diseñar cartas publicitarias, es necesario cumplir con las reglas generales para el diseño de cartas comerciales, pero para llamar la atención sobre la carta, está permitido utilizar una gama más amplia de diseño de texto, por ejemplo, resaltar los fragmentos de texto más importantes.

Entonces, gestión moderna Requiere de cada gerente y líder la capacidad de escribir textos comerciales en una amplia variedad de direcciones. Puede ser tanto la preparación de cartas comerciales y propuestas comerciales como la preparación de cartas de felicitación y agradecimiento. De la redacción de algunos de estos documentos dependerá directamente el éxito de todas las actividades de gestión y comerciales. En este sentido, casi cualquier especialista, incluidos gerentes de todos los niveles, jefes de departamentos de la empresa, especialistas en publicidad, asistentes personales de gerentes, requiere habilidades escritas prácticas para desarrollar cartas comerciales, independientemente del enfoque temático del texto, en el trabajo diario. así como todos los trabajadores de oficina.

Los tipos más comunes de cartas comerciales son las cartas rogatorias y las cartas de consulta. Las cartas rogatorias se redactan con el fin de iniciar determinadas acciones por parte del destinatario requeridas por el autor de la carta. Cartas de solicitud: para obtener información o documentos oficiales. ¿En qué situaciones se compilan? ¿Cómo expresar correctamente la esencia de una solicitud o solicitud?

En el sistema de comunicación de documentos, las cartas comerciales son los documentos más populares y, entre las cartas comerciales, los tipos más comunes son las cartas rogatorias y las cartas rogatorias. ¿Cómo redactarlos y formatearlos correctamente? Es importante que todas las secretarias sepan esto.

Las cartas rogatorias se redactan con el fin de iniciar determinadas acciones por parte del destinatario requeridas por el autor de la carta. En las actividades de gestión, una gran cantidad de situaciones dan lugar a la preparación de este tipo de cartas. Esta puede ser una situación relativamente simple en la que no es necesario presentar información compleja en relación con los acontecimientos, proporcionar ningún argumento o convencer al destinatario. En tales casos, es mejor comenzar la carta de solicitud directamente con la declaración de la solicitud en sí, por ejemplo:

Les pedimos que envíen un calendario para la realización de seminarios durante el primer semestre de 2006. Les pedimos que consideren la posibilidad de conceder un préstamo preferencial por un importe de 600 millones de rublos a la Asociación de Productores de Frutas y Hortalizas. para la compra de cítricos de la empresa Import-Export para su venta en Moscú y otras ciudades de Rusia.

Sin embargo, no todas las situaciones en las actividades de gestión son tan sencillas. La mayoría de situaciones requiere, a la hora de redactar cartas rogatorias, una justificación o, en otras palabras, una explicación de por qué, para qué y con qué finalidad se redacta la carta. Como regla general, la justificación es necesaria para influir en el destinatario y convencerlo de que haga lo correcto. en cierta forma, de la forma en que el autor de la carta quisiera o lo necesitara. Si una carta de solicitud contiene una justificación, la mayoría de las veces precede a la declaración de la solicitud, por ejemplo (el signo // indica el límite entre las partes del texto de la carta):

Debido a que las funciones oficiales de los empleados de la Administración implican viajar por el territorio del distrito, // le instamos a asignar fondos para la compra de dos nuevos automóviles oficiales Volga para las necesidades de la Administración. En relación con la ampliación de la gama de productos que producimos // le pedimos que nos proporcione información sobre los nuevos desarrollos tecnológicos y de diseño de los refrigeradores y congeladores Stinol.

El idioma ruso es uno de los idiomas con un orden de palabras relativamente libre. En cualquiera de los textos anteriores, podemos intercambiar partes de la oración sin mucho daño al significado, por ejemplo:

Le rogamos que destine fondos para la compra de dos nuevos coches oficiales Volga para las necesidades de la Administración // debido a que las funciones oficiales de los empleados de la Administración implican viajar por el territorio del distrito. Le pedimos que nos brinde información sobre nuevos desarrollos tecnológicos y de diseño de refrigeradores y congeladores “Stinol” // en relación con la ampliación de la gama de productos que producimos.

Las frases en las que primero se expresa la idea principal de la carta y luego se da el argumento, tienen una connotación estilística especial: siempre se perciben como más expresivas que las frases basadas en el principio "justificación - conclusión". Sin embargo, el estilo empresarial es ajeno a cualquier tipo de expresión, en él casi siempre se da preferencia a las estilísticamente neutrales. medios lingüísticos Por tanto, son más correctas las frases que primero dan una explicación, dan una justificación y luego exponen la esencia del asunto. Al redactar una carta de solicitud, trate de asegurarse de que el fundamento y la parte final (la solicitud) sean gramaticalmente una oración. Incluso en los casos en que la justificación proporcione referencias a documentos reglamentarios, exponga hechos, eventos, no separe la justificación en una oración separada; de lo contrario, para expresar la solicitud deberá utilizar frases como: “En relación con lo anterior, preguntamos. ..”, “Teniendo en cuenta lo anterior, preguntamos…”, “En relación con lo cual preguntamos…”, etc. Estas construcciones no contienen información y hacen que el texto sea más complejo tanto desde el punto de vista estructural como y desde el punto de vista de la percepción. Se pueden escribir cartas de solicitud en situaciones de gestión aún más complejas. Esquemáticamente, esta situación se puede representar de la siguiente manera:

Una carta escrita en tal situación será más fácil de percibir si el contenido se presenta en una secuencia que refleje la lógica del desarrollo de la situación misma. En este caso, la estructura de la carta se puede dividir en tres partes: introducción (descripción de hechos, hechos que afectan directamente o pueden afectar la situación de gestión), justificación (explicación de los motivos por los que es necesario contactar al destinatario con un solicitud), conclusión (solicitud), por ejemplo ( Las partes comunicativa y semántica de la carta están separadas por el signo //):

Según los datos de que disponemos, en las plantas procesadoras de azúcar de Kursk y Belgorod, que son los principales proveedores de azúcar a Moscú y la región de Moscú, durante marzo-abril de este año deberían realizarse trabajos preventivos programados, cuyos cronogramas han sido no ha sido acordado. // Debido al hecho de que durante el período de trabajo preventivo la producción de azúcar y su suministro a los consumidores disminuirá significativamente, // le pedimos que celebre una reunión de trabajo con la participación de representantes del gobierno de Moscú sobre el tema de garantizar suministros de azúcar a la región de Moscú durante el período de cierre parcial de estas fábricas.

Independientemente de la estructura del texto, la petición de la carta se formula utilizando el verbo “pedir”. En cartas emitidas con membrete de una organización, se utiliza la primera persona del plural del verbo:

Le pedimos que proporcione información sobre..., Le pedimos que proporcione información sobre..., Le pedimos que solicite sobre..., Le pedimos que realice... etc.

En las cartas emitidas con membrete oficial se utiliza la 1ª persona del singular del verbo:

Les pido que consideren el tema de..., les pido que proporcionen información sobre... etc.

Una carta puede contener varias solicitudes (preferiblemente sobre un tema). En este caso, primero se formula la petición principal y luego el resto, utilizando las siguientes expresiones lingüísticas:

También te pedimos que (consideres, proporciones, lleves a cabo...), al mismo tiempo te pedimos... etc.

Por ejemplo:

Debido al insignificante consumo de gas de la planta de calderas No. 4 (menos de 3,5 millones de metros cúbicos por año), le pedimos que excluya a esta empresa del grupo de consumidores de gas con reserva obligatoria de combustible (fuel oil) para la temporada de calefacción de 2005– 2006. Al mismo tiempo, solicitamos al software " Mosgorkhleboprodukt" junto con JSC "Mosenergo" que consideren la posibilidad de unir la planta No. 4 en temporada de calefacción 2006-2007 al sistema de calefacción urbana.

Una carta de solicitud es en realidad un tipo de carta de solicitud. Por regla general, las solicitudes se realizan para obtener información o documentos oficiales. En las actividades comerciales, una solicitud es una apelación de un comprador a un vendedor (un importador a un exportador) con una solicitud para proporcionar información detallada sobre un producto (servicios) o enviar una oferta para el suministro de bienes (prestación de ciertos servicios). ). En general, las cartas de solicitud siguen las mismas reglas que las cartas de solicitud, por ejemplo:

De conformidad con la cláusula 10 del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 20 de mayo de 1994 No. 498 "Sobre algunas medidas para implementar la legislación sobre insolvencia (quiebra) de empresas", le pedimos que nos proporcione datos sobre la tamaño de la participación estatal en el capital autorizado de OJSC “Moscow Bakery No. 18”, ubicada en: st. Nikitinskaya, 45 Si se vende una participación en esta empresa, infórmenos de la fecha y el método de venta.

En actividades comerciales, el texto de la solicitud suele indicar: nombre de los bienes (servicios); las condiciones en que el autor de la carta desearía recibirlos; cantidad y/o calidad; momento de entrega de bienes o prestación de servicios; precio y otra información. En una solicitud comercial se utilizan las siguientes expresiones:

Le pedimos que nos informe sobre la posibilidad de suministro... Le pedimos que haga una oferta de suministro... Le pedimos que nos proporcione información detallada sobre... etc.

Por ejemplo:

Le solicitamos nos informe sobre la posibilidad de suministrar aires acondicionados modelo AS-200 en la cantidad de 150 unidades. durante febrero – marzo de 2005, así como informar las condiciones de pago y entrega.

La respuesta de la organización corresponsal a una carta de petición o petición es una carta de respuesta, que puede ser de consentimiento o de negativa. En las actividades comerciales, la respuesta a una solicitud se emite como carta comercial, que acusa la recepción de la solicitud y proporciona información sobre el producto de interés para el comprador. La respuesta a la solicitud puede ser Oferta comercial(oferta). Las cartas de solicitud y las cartas de consulta se redactan de acuerdo con GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación." Al redactar y procesar solicitudes y solicitudes, se utilizan los siguientes detalles: destinatario, título del texto (si el texto de la carta tiene más de 4-5 líneas), texto, firma, nota sobre el ejecutante. Todas las cartas comerciales están redactadas en formularios especiales: membretes.

De acuerdo o de acuerdo: todo es cuestión de significado

“Dime, ¿cómo escribirías “y” o “e” en la frase “de acuerdo con...)?
Esta pregunta surge a veces incluso entre personas que conocen bien las leyes de la ortografía.
¿Qué hacer, cómo escribir correctamente de acuerdo o de conformidad? Vamos a resolverlo.

Lo que dicen las reglas

Si respondemos a esta sencilla pregunta en pocas palabras, entonces podemos decir brevemente que se trata de dos contenidos y significados diferentes. Y por eso su ortografía es diferente, no es la misma: en una situación se escribe “e” al final, y en otra, “i”. Dado que existen reglas claras del idioma ruso, entonces estas 2 expresiones se escribirán según dicte el significado de cada una de ellas. Para escribirlos correctamente en los textos, es necesario decidir las situaciones del habla en las que son apropiados.

¿Qué significan las palabras?

Léxicamente, la palabra correspondencia, correspondiente, etc. significa relación entre algo, expresando coherencia en determinadas características, es decir, estamos hablando de lugar, tiempo, etc.

Cuando escribimos “de acuerdo”

La expresión "de acuerdo" se escribe en los casos en que una acción debe coincidir con uno u otro requisito, por ejemplo, de comportamiento, o una persona toma una decisión o debe realizar alguna acción.

Ejemplo
Vivir según las reglas monásticas no es fácil.
La comisión decidió inspeccionar el oleoducto de acuerdo con las opiniones de cada miembro.

La expresión “de acuerdo” es una preposición adverbial formada a partir de la palabra “correspondencia”.
Se utiliza en oraciones como parte auxiliar del discurso, a pesar de la parcial.
preservación del significado adverbial.

Ejemplo
Cuando vengas a casa ajena, compórtate de acuerdo con las reglas allí establecidas (pregunta: ¿cómo comportarte? y responde: de acuerdo con las reglas establecidas).
Los marineros actuaron de acuerdo con las instrucciones del servicio metrológico (pregunta: ¿cómo actuaron? – respuesta: de acuerdo con las instrucciones)

Cuando escribimos “de acuerdo”

La expresión “de conformidad” implica llevar a un estándar, corregir, mejorar
algo que debe satisfacer ciertas normas estables de orden general.

Ejemplo
Alinear sus necesidades con sus capacidades le evitará vivir a expensas de otra persona.
Habiendo planteado el asunto de acuerdo con las instrucciones, el capitán pudo informar sin problemas.

Es decir, si hablamos de características morfológicas, entonces este es un sustantivo con preposición en
Caso acusador. "E" se escribe al final de la palabra porque la forma de este caso de la palabra "coincidencia" es la misma que la forma nominativa.

En cuanto al papel sintáctico de la combinación preposicional-nominal, es directo
suma.

Resumen

• Una expresión que termina en "e", que consta de un sustantivo y una preposición, desempeña el papel de un objeto.(algo es necesario “alinear”; incluye una definición para un sustantivo:

"poner en conformidad")

• Una expresión con "y" es una preposición adverbial que de alguna manera ha conservado su significado adverbial.(indica la relación de acciones; un todo indivisible en el que no se puede introducir un adicional

elemento lingüístico).

Redactar una carta de presentación de un modelo determinado al enviar documentos a empresas o departamentos gubernamentales es un paso opcional, pero deseable. Sobre cómo desarrollar correctamente la forma correcta de dicho documento y algunos de los matices de trabajar con él, ahora mismo.

El documento se redacta de cualquier forma, ya que no existe una plantilla unificada. El objetivo principal es darle al destinatario una idea correcta de qué documentos se enviaron y, lo más importante, cuál es el objetivo del remitente.

Aunque la empresa no está obligada formalmente a escribir cartas de presentación, en el flujo de documentos comerciales esta es una norma bastante bien establecida que debe seguirse. Te permite resolver varios problemas a la vez:

1. En primer lugar, contiene las explicaciones básicas del remitente que quiere transmitir al destinatario. En este caso, esto es importante, ya que la correspondencia comercial es una comunicación indirecta, que debe ser extremadamente clara para ambas partes.
2. La carta de presentación también contiene una lista de documentos; de hecho, la lista en sí duplica el nombre completo y la cantidad de documentos que se enviaron. Esto elimina posibles errores durante el registro.
3. Al especificar una lista de documentos, es posible evitar ciertas dificultades a la hora de restaurarlos en caso de pérdida. Además, indica los números de documentos salientes y entrantes, gracias a lo cual podrás encontrarlos fácilmente y controlar la dirección del movimiento.
4. Finalmente, el destinatario, que haya aceptado no solo los documentos, sino también la carta adjunta, podrá comprender rápidamente la esencia de los deseos del remitente y responder rápidamente a ellos de acuerdo con la situación.

Por lo tanto, podemos decir que preparar de manera competente una carta de presentación para documentos, crear sus propias muestras uniformes para uniformar el proceso, redunda en interés del propio remitente.

Muestra de carta de presentación 2019

A pesar de que no existe un formulario aprobado para dicho documento y que cada organización tiene derecho a determinar por sí misma cómo redactarlo, existen reglas generalmente aceptadas que deben seguirse.

1. En el “encabezado”, como es habitual, se indican los nombres oficiales completos del destinatario (“Para…”) y del remitente (“de…”).
2. Luego viene una nota sobre el número con el que está registrada la carta en la empresa del remitente.
3. Luego viene el texto real del documento. Es muy importante empezar una frase correctamente. En este caso hay 3 opciones:

• "Te lo enviaremos"– para aquellos casos en los que la documentación se envía a las mismas empresas (por ejemplo, contrapartes);
• "te presentamos"– la carta se envía a la oficina de impuestos, a los tribunales, a la oficina central – es decir todas las instituciones que tengan una posición superior;
• "te estamos enviando"– si hablamos de documentos que se envían, por el contrario, a departamentos subordinados (por ejemplo, departamentos, sucursales de una misma empresa).

1. Después de describir el propósito del envío, debe proporcionar una lista completa de documentos (inventario), que se puede presentar convenientemente en forma de tabla. Debe contener las siguientes columnas:

• título completo del documento;
• número de copias;
• si es necesario, también se indica en qué forma se envió el documento: original o copia (certificada o no certificada).

1. Al final del cuadro se indica el número total de documentos enviados junto con la carta de presentación.
2. Finalmente, se indica un apéndice en el que se enumeran los documentos adicionales, en caso de que también se envíen al destinatario. Es importante entender que la palabra “Apéndice” se escribe en singular sólo cuando existe un solo documento. Si los documentos están en plural, se escriben “Apéndices”. Junto al título del documento se dan:

• fecha de aceptación del documento;
• número total de copias enviadas;
• el número de páginas de cada documento (se escribe el número total de hojas para todas las copias);
• si es necesario, indique la necesidad de firmware.

Firma una carta de presentación de documentos, independientemente de su muestra, no solo CEO, sino también la persona autorizada correspondiente. La firma la coloca tradicionalmente el empleado cuyas actividades están directamente relacionadas con los documentos que se envían:

1. El director general o jefe de una sucursal o división firma documentos generales que se aplican a toda la empresa, así como documentos de particular importancia (por ejemplo, informes anuales que se envían a la oficina central).
2. El jefe de contabilidad firma cartas que acompañan a los documentos financieros; por lo general, se envían a la oficina de impuestos.
3. El abogado interno de la empresa envía cartas de presentación en el caso de documentos relacionados, por ejemplo, con procesos judiciales, con la celebración de acuerdos con posibles contrapartes, etc.

NOTA. En los casos en que estemos hablando de distribución masiva de documentos del mismo tipo (por ejemplo, varias facturas o contratos del mismo tipo con contratistas), puede combinarlos en un grupo y escribir el número total de hojas en todas las copias a la vez. .

Cómo registrar una carta de presentación

Es importante observar las particularidades de la etiqueta empresarial en términos de diseño. cartas de presentación- En primer lugar, es mejor utilizar la misma muestra, modelo de documento, y el remitente debe firmarlo la misma persona cuya firma está en la carta.

Se envía mediante correo ruso o correo privado; por regla general, es mejor hacerlo por correo certificado. Se debe ingresar el número del envío, el cual queda registrado en el registro de flujo documental de la empresa remitente. Debajo de este número de dirección pone su propio número, con lo que se reduce considerablemente el riesgo de confusión.

Como regla general, una carta de presentación se prepara en al menos 2 copias: 1 para el destinatario y 1 para el remitente. Dicho documento se conserva durante un período de tiempo cuya viabilidad y duración las determina la propia empresa. Normalmente, en la gestión documental moderna de las empresas, todos los documentos tienen copias de seguridad en en formato electrónico– esto le permite encontrarlos rápidamente y almacenarlos de manera confiable hasta que los necesite.

Tiempo de respuesta

En cuanto al momento de la respuesta, ésta es una pregunta menos clara. Por un lado funciona regla general, según el cual el tiempo de tramitación de cualquier recurso ante organismos gubernamentales, así como ante empresas, empresas y asociaciones públicas, no debe exceder 1 mes, es decir 30 días naturales. La cuenta atrás del plazo comienza el día hábil siguiente al día en que la correspondencia llega al destinatario.

Por otra parte, en la práctica muy a menudo surgen casos en los que el remitente espera que el destinatario responda a su solicitud lo más rápidamente posible. Luego, debe escribir ese deseo por separado, por ejemplo: “Le rogamos que firme Documentos requeridos y dar una respuesta sustantiva dentro de los 7 días hábiles.” En el caso de una sucursal, unidad estructural, que está directamente subordinado al remitente, la redacción es más categórica: “El plazo de respuesta es de 3 días hábiles a partir de la fecha de notificación oficial de recepción de esta carta de presentación”.

NOTA. Si un acuerdo entre empresas prescribe inicialmente un determinado procedimiento para la tramitación de reclamaciones y la solución previa al juicio de posibles desacuerdos, lo que se debe seguir es el texto de dichos acuerdos. A continuación se ofrece un ejemplo del texto.

Procedimiento de almacenamiento

Las cartas de presentación se refieren a documentos privados de una organización, cuyo contenido puede revelar o clasificar a su discreción (esto se aplica tanto a los documentos entrantes como a los salientes). Por tanto, la elección de un método de almacenamiento específico depende de la decisión de la dirección.

En general, se siguen las siguientes reglas:

1. Dado que el significado jurídico principal no es la carta de presentación en sí y su modelo, sino los documentos que la preceden, la principal atención se presta a su seguridad.
2. Una vez incautados todos los archivos adjuntos (es decir, los propios documentos), el plazo de conservación se determina individualmente.
3. En algunos casos, las empresas crean una carpeta especial de “Cartas de presentación” en la que colocan la documentación relevante. Esta opción es adecuada para pequeñas empresas con pequeños flujos de documentos.
4. Si el flujo de documentos es demasiado grande y la empresa tiene varias sucursales, se elaboran nomenclaturas especiales de casos, es decir, listados de documentos agrupados con un propósito general, por ejemplo, “Contratos de suministro”, “Contratos de alquiler”, “Judicial”, etc.

Así, lo más Mejor opción- Se trata de crear su propia muestra uniforme de cartas de presentación para documentos y organizar un sistema para su almacenamiento que sea adecuado al volumen del flujo de documentos de la empresa.