Todo sobre el negocio del personal. Mantenimiento de registros de personal. Porque es necesario
Es una actividad dirigida a sistematización de documentos de personal y realizar trabajos con ellos.
El departamento de RR.HH. existe en todas las organizaciones y garantiza un trabajo ininterrumpido con los documentos, así como el registro oportuno de todos los cambios por parte de la empresa y sus empleados.
¡Queridos lectores! Nuestros artículos hablan de soluciones típicas asuntos legalespero cada caso es único.
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Literatura requerida
Para realizar rápidamente la formación en el trabajo de oficina y aplicar los conocimientos en la práctica, los expertos recomiendan prestar atención a las siguientes publicaciones impresas:
Organización de la administración de RRHH desde cero
Organización administración de recursos humanos desde cero debe construirse en etapas de la siguiente manera:
- Instalación de programas especiales para computadora, diseñados para realizar documentación competente y otros asuntos relacionados con la gestión de registros de personal.
- Estudio de documentos importantes de la organización.
- Compra o autoproducción registro de registro.
- Diseño del director. Es necesario verificar el correcto llenado de todos los papeles, que deben reflejar la fecha a partir de la cual el gerente trabaja en la empresa.
- Creación de una tabla de personal y reglas para el orden interno que se aplican a todos los empleados sin excepción.
- Creación de un contrato de trabajo estándar que sea beneficioso para la organización, pero que no contradiga las normas legales.
- Entonces se necesitan documentos básicos.
Hoy en día existen muchos programas diseñados para estas necesidades. Sin embargo, los jefes de organizaciones tradicionalmente elige 1C.
Esto se debe a que existen especialistas para la instalación y mantenimiento de este programa en cualquier ciudad grande o pequeña, pero aquellos que podrían servir desarrollos innovadores no siempre pueden ser llamados por teléfono.
Todos los contratos y documentos presentados deben cumplir y no contradecir los estatutos de la organización. Esto tiene una parte importante, especialmente para resolver desacuerdos con el equipo directivo o con los empleados.
Los documentos que estarán contenidos en el trabajo de oficina de la empresa deberán ser acordados con la dirección superior.
Es necesario aclarar cuáles de ellas serán obligatorias, y cuáles pueden posponerse, ya que en raras ocasiones se hará referencia a ellas. Es importante saber cuáles de ellos se ubicarán en el horario de trabajo y cuáles en los formularios.
Cómo diseñar correctamente una tabla de personal, lea nuestro artículo.
Si la empresa no los tiene, debe crear estos documentos. Estos documentos deben estar totalmente de acuerdo con el director de la organización y contrastados con el marco regulatorio. Es decir, debe averiguar si las innovaciones son contrarias a la ley.
Personal de personal no puedo hacer sin crear los siguientes valores:
- formularios de pedido;
- acuerdos de responsabilidad;
- registro de registro;
- libros de contabilidad;
- hoja de tiempo.
- Después de los documentos, debe ocuparse de quién debe liderar y cómo.
El problema de su almacenamiento y llenado de documentos debe resolverse a tiempo y con anticipación. En etapa inicialcuando hay muy poco personal en el trabajo, esto el fundador de la empresa puede contratar... En esta ocasión, se debe emitir un pedido especial. Si está ausente, la empresa será sancionada con una multa grave.
Si en el futuro aparece una persona cuyas funciones incluyen trabajar con documentos, se emitirá una nueva orden para designar a una persona responsable.
Este procedimiento requerirá:
- órdenes de empleo;
- registro de contratos laborales;
- disponibilidad de libros de trabajo;
- tarjetas de empleado;
- libro para tener en cuenta los libros de trabajo.
Esto está lejos de todo lo que un empleado necesita saber desde cero, pero tales acciones son solo primeros conceptos básicos en una gran cantidad de información para ser estudiada en el futuro.
Puede encontrar instrucciones sobre la administración de recursos humanos.
Responsabilidades del especialista en RRHH
Un empleado tiene un campo de actividad extenso, que cubre todos los aspectos de la organización relacionados con los empleados y su trabajo. Entonces, las principales tareas de un oficinista son:
- Registro de documentos relacionados con el hospital y otros certificados.
- Formación de un expediente personal para cada empleado.
- Elaboración y desarrollo de una hoja de horas de trabajo.
- Realización y preparación de pedidos de personal.
- Cálculo y posterior devengo.
Descargue una descripción de trabajo de muestra para un oficial de recursos humanos de forma gratuita.
Además de las tareas principales, los empleados de este campo de actividad tienen y tareas adicionales, como:
- seguimiento del mercado por salario;
- rastrear e invitar a candidatos para el empleo;
- compilar una lista de vacantes abiertas en la organización;
- desarrollo de normativa y contratación de empleados de la empresa.
A veces, un empleado de este departamento está contratado actividades de valoración sobre el trabajo de los empleados y la elaboración de un informe sobre este tema.
Es importante saber que de acuerdo con la legislación vigente, el responsable de personal no puede divulgar los datos personales del empleado a terceros. Esta responsabilidad recae enteramente en él.
Errores cometidos en el departamento de recursos humanos
En cualquier trabajo se pueden cometer errores. Por tanto, la administración de recursos humanos no es una excepción. Dado que se trata de un proceso complejo y es difícil para muchos empleados novatos recordar una gran cantidad de información, las principales son las siguientes:
- Al registrar y despedir a un empleado.
- Trabaja con libros de trabajo. De acuerdo con las reglas, la serie y el número de este documento deben ingresarse en el libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo, lo que no todos hacen.
- Al concluir un contrato de trabajo. Las principales omisiones son la ausencia de alguno de los documentos requeridos para este trámite, o la contratación de ciudadanos que no pueden realizar este tipo de actividad por motivos de salud.
- Pedidos. Se puede emitir un acto regulatorio local en la empresa, pero no contiene la firma del director de la empresa. Esta es una violación grave y dicho documento no es válido.
En primer lugar, esto se aplica al diseño. Es posible que la orden no especifique las condiciones o la naturaleza del trabajo realizado. A veces se cometen errores en las iniciales o el apellido de un empleado, así como en su unidad de trabajo. Es importante considerar aquí que una orden ejecutada con la admisión de errores o emitida por una persona no autorizada no es válida.
Restaurar el orden en los registros de personal
A veces, en una empresa pequeña sucede que se acumulan muchas infracciones y no hay ningún especialista que pueda resolver este problema. Sin embargo, si se encontró a una persona así y se le encomendó poner las cosas en orden en la documentación, entonces debe seguir siguiendo las instrucciones paso a paso:
- Se requerirán actos reglamentarios de última revisión, que ayudarán a resolver muchos asuntos legales, así como literatura especial sobre temas de personal y programas que faciliten la vida en la gestión de registros de personal.
- Revisión y verificación de documentos.
- Estudiar los deseos del responsable, así como cómo van las cosas en la empresa y si cumplen con los pedidos declarados y la normativa local. Esta etapa también incluye un estudio cuidadoso de los documentos constitutivos de la organización.
- Determinación del círculo de personas que participaron en la elaboración de los documentos faltantes y aquellos empleados que posteriormente serán los responsables del flujo documental y su seguridad.
- Análisis de la dotación de personal, que debe realizarse de forma unificada.
- Verificación de la ejecución de los contratos de gerente, empleados y de trabajo en la empresa.
- Una parte importante es el estudio de las órdenes de trabajo anteriores y las tarjetas personales de los empleados, no debe haber errores en las mismas.
- Comprobación de libros de trabajo.
- Comprobación de traslados y movimientos de empleados en la empresa, despidos, tanto pasados \u200b\u200bcomo actuales.
- La etapa final es verificar las horas de trabajo de cada empleado.
Todos los documentos necesarios relacionados con el trabajo de oficina deben estar disponibles. Estos incluyen obligatorios, especiales y opcionales.
Es importante que todo esté en forma y en su lugar.
También vale la pena adquirir los opcionales para protegerse al realizar controles en la oficina.
Automatización de oficinas
La administración de recursos humanos se vuelve más complicada con el tiempo y las empresas se hacen más grandes. Por tanto, la salida a esta situación es automatización de recursos humanos... Hoy, en casi todas las organizaciones, los problemas de personal se resuelven utilizando dispositivos automáticos.
El establecimiento del proceso de automatización debe tener lugar en varias etapas:
- El primer paso es establecer un objetivo de automatización. La mayoría de las veces es el trabajo bien organizado y la eficiencia del sistema instalado.
- Después de determinar la efectividad, debe comenzar a implementar el sistema, es decir, crear una base de datos automática.
- A continuación, debe capacitar a los empleados para que trabajen en el equipo proporcionado.
- La introducción de datos de todos los documentos de la organización en el sistema es el paso principal. En este momento, debe crear plantillas para informes.
Para una correcta administración de RR.HH., necesitará siguientes programas:
- pre-sistemas, es decir, programas que brindan contabilidad;
- Sistemas de gestión de recursos humanos. Este es un sistema que resuelve el problema de la automatización del personal. Este es un sistema que almacena información sobre cada uno de los empleados;
- Sistema WFM. Estos programas tienen más funciones que los programas de automatización convencionales;
- Los sistemas HCM son cuestiones decisivas no solo en términos del indicador cuantitativo de personal, sino también en términos de calidad. Estos programas mejoran el desempeño de las grandes empresas en aproximadamente un 15 por ciento.
Por supuesto, puede abandonar las nuevas tecnologías y realizar el trabajo a la antigua. Sin embargo, el progreso no se detiene, y en el futuro puede resultar que debido a un equipo automático incorrecto, puede ocurrir una violación del flujo de documentos, que puede incurrir en una multa.
Cómo organizar registros de personal en una empresa de nueva creación: vea el video seminario:
Administración de recursos humanos desde cero - instrucciones paso a paso 2016los años indicados en nuestro artículo ayudarán a organizar de manera competente este proceso en la empresa. Todas las etapas del trabajo con un empleado se describen exhaustivamente a continuación: admisión, traslado a otro departamento, promoción, cambio de salario, castigo, estímulo, recuperación, despido.
Quién es responsable de mantener registros de personal
El flujo de trabajo de recursos humanos como parte del proceso contable debe ser controlado por el director de la empresa. Como regla general, es la primera persona a la que inicialmente se le asigna la responsabilidad de su conducta, para lo cual se emite una orden apropiada.
A medida que se contratan especialistas en personal o en contabilidad, estas funciones se les delegan con una indicación clara de quién es responsable de qué y qué documento tiene derecho a firmar. Para cada puesto se desarrolla una instrucción adecuada, que determina las funciones laborales, derechos y nivel de responsabilidad. El empleado se familiariza con el documento administrativo y la descripción del trabajo y los signos:
- o en la línea reservada para ello en el propio documento;
- o en una hoja de conocidos personales creada especialmente.
Además de la descripción del trabajo, es posible desarrollar regulaciones internas, regulaciones e instrucciones adicionales. Sin embargo, el Código de Trabajo de la Federación de Rusia y otras regulaciones emitidas por el gobierno y los ministerios sirven como base para el cumplimiento de la ley en el campo de la gestión de registros de personal.
En caso de incumplimiento de las disposiciones de la ley o de los actos locales de la empresa, se podrán aplicar medidas disciplinarias al empleado encargado de la gestión de documentos personales. Y esto es bastante razonable, ya que incluso las infracciones menores pueden provocar pérdidas financieras tangibles.
Descargarinstrucción de administración de recursos humanos - 2016 o desarrollar sus propias regulaciones?
Aprobado formalmente de manera centralizada instrucciones de administración de recursos humanosno. Sin embargo, en su trabajo, se recomienda a los especialistas utilizar GOST R 7.0.8-2013, aprobado por orden de Rosstandart con fecha 17.10.2013 No. 1185-st.
Sin embargo, gracias a muchos años de práctica en la realización de tales actividades, se ha desarrollado un cierto conjunto de reglas tácitas y una secuencia de acciones, que formaron la base para instrucciones paso a paso para Administración de recursos humanos... Se puede aplicar de forma segura en la práctica, evitando así inexactitudes y errores.
Además, utilizando la información especificada, puede predecir la cantidad total de documentos que deberán procesarse y el tiempo que se deberá dedicar a esto, respectivamente, para determinar cuántos empleados deben estar en el departamento de recursos humanos.
Basado en estas reglas y métodos, un empleado en ejercicio creará un conveniente algoritmo de acciones, que seguirá en el futuro para mantener una alta calidad. administración de recursos humanos en 2016.
¿Cuál es la instrucción para la conducción de la gestión de registros de personal?
El siguiente es un plan universal para mantener todo el volumen de flujo de trabajo del personal, que se puede utilizar en cualquier etapa del ciclo de vida de la empresa, desde la creación hasta el momento de la liquidación o reorganización. A pesar de que instrucciones paso a paso sobre la administración de recursos humanos desde cero bastante común, sería útil tener a mano una opción compacta y fácil de leer.
Por lo tanto, los pasos que debe seguir regularmente para lograr resultados óptimos con administración de recursos humanos desde cero:
- Selección de leyes y reglamentos para la posterior regulación del trabajo. Es imperativo prestar atención a lo siguiente:
- Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Es necesario en su totalidad, ya que las situaciones son diferentes, y de vez en cuando todavía hay que releer algo. Las secciones más importantes son las dedicadas al concepto de positividad normal del tiempo de trabajo, su contabilidad y regulación (cap. 15-16, 22), los salarios, sus componentes, formas y sistemas (cap. 21), la duración de las vacaciones y las condiciones para la aparición de la ley. sobre ellos (cap. 19). También es imperativo que se familiarice con los derechos y obligaciones del empleado, que están consagrados a nivel legislativo.
- Álbum de documentación primaria basado en el decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia con fecha 04.01.2001 No. 1. La estricta adherencia a las muestras presentadas en él es opcional, ya que las empresas pueden desarrollar formularios por su cuenta, pero con la indicación de los detalles requeridos. Al mismo tiempo, parece inapropiado desarrollar un número excesivo de formularios propios, ya que para la mayoría de las operaciones ya existen formularios estándar con el conjunto de detalles necesario. Basta con agregarles los campos que faltan.
- El procedimiento para mantener y registrar libros de trabajo, aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16/04/2003 No. 225, que revela todos los aspectos del uso del documento principal para reflejar la duración del servicio de un empleado.
- Recomendaciones aprobadas por el Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de Rusia el 11 de abril de 2008, que regulan las sutilezas de llevar registros de los ciudadanos responsables del servicio militar.
- Normas básicas de trabajo de oficina y gestión de personal basadas en la orden de Rosstandart de 17 de octubre de 2013 No. 1185-st, la resolución de Gosstandart de 03.03.2003 No. 65-st, la orden del Ministerio de Cultura de 25 de agosto de 2010 No. 558, el Decreto del Gobierno de RF de 15 de junio de 2009 No. 477.
Un empleado que se ocupa de documentos de personal siempre debe tener esta lista de documentos a mano y también actualizar sus conocimientos en esta área según sea necesario, así como en caso de cambios significativos en la legislación. Esto se puede hacer tanto de forma independiente como mediante la celebración de un contrato con proveedores de marcos legales regulatorios especializados.
- Estudiar el estatuto de la empresa y, si es necesario, los documentos de registro. Esto ayudará a determinar las reglas y condiciones para la admisión del director de la empresa o miembros del consejo de administración, el principal órgano ejecutivo. Además, estos documentos contienen información sobre el período máximo de permanencia en el cargo, el nivel de remuneración y el procedimiento para terminar sus poderes.
- Emisión de un documento administrativo sobre el nombramiento del titular. La base para ello serán las actas de la junta general de fundadores. Por lo tanto, este será el primer pedido de personal de la nueva firma. A partir de ella se debe realizar su numeración de extremo a extremo, lo cual es de suma importancia, pues para los servicios de control es sumamente importante cumplir con el procedimiento de emisión de documentos en el momento de las transacciones.
- Elaboración de documentación para registro de operaciones con personal. Una lista universal debe incluir:
- reglas internas horario de trabajo (PVTP);
- la estructura de departamentos y cargos en la empresa;
- tabla de dotación de personal (no se requiere formalmente, pero en la práctica es solicitada por la mayoría de los auditores);
- programa de vacaciones;
- documentos que regulan la protección de los datos personales de los empleados.
Es obligatorio un conjunto de documentos para la contabilidad personalizada de los datos de los empleados:
- contrato laboral;
- diario del movimiento de libros de trabajo;
- un libro de registro para los formularios de los libros de trabajo y, además, el formulario en sí (para redactar libros para los empleados para quienes este es el primer lugar de trabajo);
- documentos para la contabilidad de las horas de trabajo (hojas de tiempo T-12 o T-13);
- tarjetas personales (T-2);
- órdenes de personal y fundamentos de las mismas;
- liquidación y nómina;
- recibos de pago individuales;
- descripciones de trabajo, regulaciones.
Si hay un sindicato o un representante de la junta general de trabajadores en la empresa, se puede desarrollar y firmar un convenio colectivo. La regulación sobre remuneraciones y bonificaciones puede convertirse en un documento muy importante. Permitirá reducir el volumen de un contrato de trabajo y establecer claramente el procedimiento para el cálculo de la remuneración del trabajo.
Si la empresa ha implementado una evaluación periódica del personal, se requiere una disposición sobre certificación. Para la seguridad de la información interna, se debe desarrollar un documento sobre la protección de secretos comerciales.
- Elaboración de formularios y su aprobación con la dirección de la empresa. No es necesario crear todo desde cero, puede usar los formularios estándar, agregándoles los detalles faltantes correspondientes a los detalles de la empresa. Es posible que el primer intento de aprobar el nuevo formulario no funcione, luego debe hacer adiciones de acuerdo con los deseos del director y enviarlo para su aprobación nuevamente.
- La elección de un empleado para confiarle la responsabilidad de mantener y contabilizar los libros de trabajo. Para ello, se crea un documento administrativo adecuado. Puede ser un empleado individual que realiza solo la función especificada o combinarla con otro trabajo en el servicio de personal.
- Organización de alta laboral de nuevos empleados. Como última etapa del ciclo de administración de RRHH, este procedimiento incluye un conjunto de acciones interrelacionadas. Se asocia a la necesidad de cumplimentar una serie de documentos (contrato laboral, orden de admisión, cédula personal), familiarizar al empleado con la descripción del puesto, normativa de la empresa, realizar anotaciones en el libro de trabajo, etc.
En el futuro, se elaboran documentos sobre las actividades actuales del empleado: registro de horas de trabajo, nómina, vacaciones, días de descanso según certificados de donante o sin paga, transferencias.
El flujo de trabajo de recursos humanos no es tan difícil como parece a primera vista. A pesar de la abundancia de regulaciones dispersas y diversificadas que regulan este tema, toda la información necesaria puede ser seleccionada y sistematizada.
Además, lo anterior es una hoja de trucos breve y fácil de entender que puede ayudar a un nuevo reclutador e incluso a un empleado experimentado, lo que le facilita la comprensión general de todos los pasos que deben tomarse.
Lo principal en casos de este tipo es la atención y escrupulosidad en los detalles, ya que pequeños errores en la documentación pueden acarrear serios problemas para la empresa, tanto económicos como reputacionales.
Los registros de personal deben mantenerse en cualquier empresa, independientemente de la forma de propiedad y el número de empleados. La administración de recursos humanos no se ve afectada por la cantidad de personal. Todas las organizaciones están sujetas a los mismos requisitos basados \u200b\u200bprincipalmente en el Código Laboral de la Federación de Rusia. Por lo tanto, las empresas que acaban de registrarse deben estar bien informadas derecho laboral y realizar de manera competente el trabajo de oficina.
Para qué sirve
Ni una sola empresa, ni siquiera la más avanzada, puede prescindir de trabajadores. Por lo tanto, su el movimiento debe ser controlado... La organización del control calificado sobre el personal de la empresa es una de las principales tareas del jefe.
La contabilidad del personal es un conjunto de procedimientos, cuestiones organizativas relacionadas con el seguimiento de las acciones del personal de la empresa. Tal trabajo de oficina permite regular claramente cualquier relación entre el empleador y los trabajadores de la organización.
Se debe documentar cualquier movimiento de trabajadores dentro de la organización. Los registros del personal proporcionan un registro legal de las relaciones laborales entre la organización y sus empleados.
La legislación rusa obliga a supervisar al personal en cada empresa. Dependiendo del número de empleados a tiempo completo, un oficial de personal o un departamento completo pueden trabajar en la organización. Además, la cantidad de gerentes de recursos humanos depende de las características específicas del trabajo de la empresa. Las empresas con condiciones de trabajo peligrosas y dañinas requieren una contabilidad más engorrosa, por lo tanto, habrá más personal en el personal.
Si no entran en pequeños matices, generalmente la contabilidad de personal resuelve las siguientes tareas:
Cada organización tiene derecho a empoderar a los empleados del departamento de recursos humanos. Las responsabilidades funcionales pueden diferir según el tamaño y las características de la empresa.
Instrucciones paso a paso para organizar la contabilidad desde cero
Al organizar una empresa, sus empleados responsables se enfrentan a una tarea difícil: establecimiento del flujo de trabajo, junto con él, y todo el flujo de trabajo necesario.
Esto depende en gran medida de las calificaciones del personal. En consecuencia, una persona que esté bien familiarizada con la legislación laboral rusa y que tenga experiencia en ese trabajo debería ser nombrada para el cargo de persona responsable de los registros de personal.
En la etapa inicial, junto con el jefe de la empresa, debe decidir sobre una lista de documentación opcional, pero necesaria para el trabajo.
Antes de elaborar un plan de acción para organizar el flujo de trabajo, el gerente de personal u otra persona responsable de trabajar con las unidades de personal debe estudiar el marco regulatorio actual y los documentos constitutivos de la empresa. Toda la documentación del personal se elabora de acuerdo con ellos.
Una instrucción paso a paso para la formación de registros de personal desde cero tiene las siguientes etapas:
- Contratación de un gerente. Este párrafo es el primero, porque todas las normas laborales, contratos, dotación de personal y demás documentos obligatorios deben estar firmados por la persona responsable, que es el director o su organismo autorizado.
- Entonces es necesario formular el reglamento interno.
- En la tercera etapa, se completa la tabla de personal.
- De acuerdo con la ley rusa, se elabora una muestra de un contrato de trabajo.
- Antes de contratar personal, es necesario desarrollar el consentimiento del empleado para el suministro de datos personales, así como una disposición sobre su protección.
- Formalización de empleados mediante celebración de contratos.
- Elaboración de órdenes sobre responsabilidad material, disposiciones sobre protección laboral y otra documentación.
Después de contratar a todos los empleados, el departamento de recursos humanos comienza a funcionar como de costumbre. La regla básica es que cualquier evento relacionado con las relaciones laborales se elabora mediante documentación primaria.
Reglas para la preparación, ejecución, firma de documentos. regulado por las instrucciones internas de la empresa... Para todo el trabajo de oficina relacionado con el personal, el gerente de recursos humanos u otro empleado a quien se le confíen las funciones de mantener los documentos del personal es responsable.
Documentos requeridos
Para organizar un control regular, es necesario mantener registros de personal. Este es un conjunto de órdenes, memorandos y otras cosas que registran todas las relaciones laborales dentro de la empresa entre la administración y los trabajadores.
El control legal del personal asegura registro legal y consolidación de relaciones laborales entre empleador y personal.
No está legalmente prohibido emitir documentos internos en la empresa por la conveniencia de trabajar con el estado. Su volumen y diseño depende de las particularidades del trabajo de la institución.
A nivel legislativo, se requiere el mantenimiento obligatorio de las siguientes regulaciones:
- normativa laboral interna (PVTR). Regulan el registro de todas las relaciones laborales dentro de la organización: contratación y despido, celebración de contratos laborales, resolución de conflictos. En base a ello se configuran las responsabilidades laborales de los trabajadores, su horario de trabajo con tiempos de trabajo y descanso claramente indicados. La presencia de reglas es obligatoria según el Código del Trabajo;
- mesa de personal. Establece el número de personal, refleja la estructura de la empresa. Enumera todos los puestos disponibles y los sueldos y asignaciones correspondientes. Desde la tabla de personal, puede obtener información sobre las vacantes disponibles. El horario entra en vigor después de ser firmado por el titular o su organismo autorizado;
- contrato laboral. Este documento define claramente todas las relaciones laborales entre el empleador y los miembros del personal. Explica claramente las responsabilidades laborales del empleado, los derechos y obligaciones de las partes y las disposiciones generales. El contenido del contrato laboral debe cumplir plenamente con los requisitos del Código Laboral de la Federación de Rusia, art. 56;
- tarjetas personales. Este documento refleja toda la información sobre el empleado. También se puede llamar un asunto personal. No existen directrices legislativas claras sobre las reglas para la conducción de los asuntos personales. Lo principal es que la tarjeta debe incluir toda la información sobre viajes, vacaciones, incentivos para empleados y similares. El caso se forma a expensas de datos personales, fotografías y copias de los documentos adjuntos;
- órdenes relacionadas con la admisión, despido o traslado a otro trabajo, otorgando licencia;
- programa de vacaciones. Se elabora teniendo en cuenta los deseos de los empleados, las opiniones de la organización sindical y los derechos que tienen determinadas categorías de trabajadores;
- hoja de tiempo. Elaborado para controlar el tiempo real trabajado por cada empleado. Es especialmente relevante para los trabajadores flexibles;
- libros de trabajo. Registran la experiencia laboral general de una persona. De acuerdo con el art. 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, debe presentarse a los trabajadores en caso de un delito en el trabajo. Los libros de trabajo se almacenan y llenan de acuerdo con la Instrucción aprobada por el Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia;
- órdenes de protección laboral;
- el reglamento de protección de datos personales. Este requisito de la ley es violado muy a menudo por el empleador. La presencia obligatoria de una disposición se define en la ley federal y el código laboral.
Para mantener, completar y almacenar toda la documentación del personal debe manejarse de manera responsable.
Se prevé responsabilidad administrativa por la ausencia de documentos obligatorios o su conservación incorrecta. El monto de la multa para las personas jurídicas puede alcanzar los 50 mil rublos.
Restauración de registros de personal
No siempre es posible mantener registros de personal correctamente. Hay varias razones para esto:
- falta de un oficial de control de personal calificado;
- el departamento de personal no se formó en la organización, y el empleado, a quien se le dio la "carga" de la gestión de registros de personal, no cumplió físicamente con las tareas asignadas;
- la dirección de la empresa no prestó la debida atención a este departamento y otras razones similares.
Si la contabilidad del personal está en ejecución, se puede restaurar. Cuanto más tiempo no se haya realizado el trabajo normal, más difícil será. Para empezar, debe encontrar un empleado responsable y con experiencia que conozca bien la legislación laboral rusa.
La recuperación pasa por las siguientes etapas:
- Examen minucioso de los documentos disponibles y clasificación por divisiones y cronología. El análisis debe comenzar con la documentación legal desde el momento en que se fundó la empresa, luego debe verificar directamente la documentación del personal.
- Se investiga la presencia de documentos obligatorios para llevar registros.
- Comprobando el contenido de la documentación disponible. Deberías empezar con libros de trabajo. Deben contener un registro del inicio de una relación laboral.
- Se realiza un análisis del cumplimiento de los contenidos de la plantilla, contratos laborales y planillas de nómina. El cálculo se basó en la hoja de tiempo.
- Estudiar el correcto llenado de las hojas de tiempo. ¿Existen todos los memorandos necesarios para trabajar en días festivos o fines de semana, se recibe consentimiento del empleado, son estas acciones pactadas con la organización sindical.
- Verificar el calendario de vacaciones y reflejarlo en la hoja de tiempo.
- Análisis de la plantilla. Cualquier cambio en las profesiones, asignaciones, vacantes debe reflejarse en la nueva tabla de personal.
- Comenzamos a estudiar la disponibilidad de contratos de trabajo, pedidos y otros documentos.
- Elaboramos un plan paso a paso para la recuperación de documentos. Comencemos la recuperación.
Un empleado asignado a un área tan compleja debe, después de examinar el estado de la documentación, tomar casos. En esta etapa, describe qué documentos específicos y en qué estado fueron aceptados. Solo entonces comienza la recuperación.
Deberías empezar con restauración de contratos laborales... Puede ser difícil explicar a los empleados la necesidad de firmar contratos, pedidos "retroactivamente", incluso más difícil invitar a la empresa a un empleado que ya no trabaja para completar documentos.
La cronología de eventos es importante en los registros de personal. Puede intentar celebrar un contrato de trabajo a partir de la fecha actual e indicar en él la fecha real de aceptación para el trabajo. Pero la inspección del trabajo, tal documento no se considerará correcto.
Por lo tanto, para evitar la imposición de multas importantes, la preparación de la documentación del personal debe realizarse de manera oportuna.
¿Es necesario para organizaciones pequeñas?
En cualquier empresa, incluso con un solo empleado contratado, el control de personal es necesario. Independientemente de la forma de tributación, el tipo de actividad o las características específicas de la producción, debe haber una persona que sea responsable de la integridad y corrección del registro de los documentos contables. Este requisito de la legislación laboral rusa se aplica a los empresarios individuales (IE).
Es decir, si un empleado aparece en la plantilla, empresario individual es necesario mantener registros de personal. Si un empresario individual opera de forma independiente, no se necesitan registros de personal.
El administrador tiene derecho a elegir independientemente el método de ejercicio del control:
- en su propia. Para ello, se contrata a un especialista con las calificaciones adecuadas;
- participación de organizaciones de terceros que prestan servicios de subcontratación;
- uso de servicios de Internet de pago.
Por registro inadecuado del personal SP puede incurrir en responsabilidad administrativa y penal.
La lista de documentos requeridos es la misma tanto para un empresario individual como para una entidad legal.
Las diferencias aparecen cuando un empresario individual se convierte en empleador por primera vez. Está obligado a registrarse ante las autoridades territoriales:
- en el Fondo de Pensiones dentro de los 30 días a partir de la aparición del primer empleado;
- en el fondo del seguro social dentro de los 10 días.
El incumplimiento de este requisito conlleva graves sanciones por parte de las autoridades de inspección.
Programas para ayudar a mantener registros de personal
Si solo hay un empleado en el personal, los registros de personal no son difíciles. Legislación no limita el número de empleados de un empresario individual... Por lo tanto, con la expansión del negocio, se requerirá la automatización del flujo de trabajo.
El empresario tiene derecho a elegir de forma independiente un programa especial. Recientemente, el software más extendido "1C: Salario y personal"... Ayuda a automatizar no solo la administración de recursos humanos, sino que también facilita la contabilidad.
Además de este programa un emprendedor puede utilizar las siguientes plataformas para automatizar el trabajo con el personal:
- Kors-Frames;
- Personal Plus;
- Departamento de Recursos Humanos;
- Empleados de empresas y otros.
Se han desarrollado muchos programas. Algunos son de pago, pero le permiten usar versiones de vista previa para la prueba, otros son completamente gratuitos, pero tienen varias restricciones. Hay algunos programas en la "nube", cuyo uso requiere un pago mensual.
Cabe señalar que ni un solo programa no exime de responsabilidad por la correcta ejecución y llenado de documentos... El software simplifica su trabajo y proporciona plantillas para la mayoría de los documentos requeridos.
La contabilidad del personal es de gran importancia para el funcionamiento de cualquier organización. Le permite realizar un seguimiento claro de la cronología de cualquier evento laboral, proteger los derechos tanto de los empleados como de la administración de la empresa. El departamento de recursos humanos es la cara de la empresa, por trabajo, que se juzga en función de las actividades de la empresa en su conjunto.
En este video, un visual y instrucciones detalladas sobre cómo organizar los registros de personal en una organización paso a paso.
El proceso laboral de cualquier organización incluye las actividades de los empleados y la gerencia: algunos realizan sus tareas laborales, otros brindan las condiciones laborales requeridas y los salarios aceptables. Para que el proceso laboral se estructure y se desarrolle en el marco establecido por la ley, se aplican registros de personal y se organiza el flujo de documentos. ¿Cuáles son estos conceptos? ¿Es posible organizar de forma independiente la contabilidad del personal sin utilizar los servicios de empresas especializadas y cómo hacerlo de la manera más eficiente posible?
El concepto de registros de personal y flujo de trabajo.
Toda organización que emplea trabajadores entabla relaciones laborales formales con ellos. Recepción y despido, pago de salarios y licencia de vacaciones: todo esto va acompañado de papeleo. Y deben cumplir estrictamente con la ley.
Para el trabajo ordenado de la empresa, es necesario llevar registros de personal
Las grandes organizaciones, donde trabaja una gran cantidad de personas, forman un departamento de personal para tales tareas. Pero los registros de personal no son menos importantes para un empresario individual. Un empresario individual debe liderarlo en caso de que contrate trabajadores. No importa cuántas personas trabajen para él, lo principal es que lo son. Un empresario individual debe mantener registros de personal y flujo de documentos en igualdad de condiciones con las LLC y empresas de otras formas de propiedad.
La contabilidad de personal es la contabilidad de las actividades de todos los empleados que ocupan determinados puestos en la empresa. Es necesario organizar una relación laboral legal y más efectiva entre el empleado y el empleador.
El flujo de documentos en el campo del personal es la ejecución y movimiento de documentos que registran datos sobre los empleados y sus condiciones de trabajo, en particular, el cálculo de salarios, la formación de un horario de trabajo, etc.
Dependiendo de lo que haga la empresa, la contabilidad tendrá sus propias características específicas. Pero hay formas que son obligatorias para todos los ámbitos de actividad. Están regulados por la normativa de nuestro país.
El flujo de documentos en la organización se lleva a cabo de acuerdo con marco normativo
Cuadro: actos legislativos sobre el flujo de trabajo del personal
y la fecha de su aprobación
Otras regulaciones
Además de las leyes mencionadas, en el ámbito del trabajo del personal se utilizan las siguientes:
- Ley de examen de solicitudes de ciudadanos rusos No. 59-FZ de fecha 02.05.06.
- Ley sobre idioma del estado RF No. 53-FZ de fecha 01.06.05.
- Ley de secretos comerciales N ° 98-FZ de 29.07.04.
- Reglas básicas para los archivos de organizaciones (aprobadas por decisión del Colegio Rosarkhiv del 6 de febrero de 2002).
- Libro de referencia de calificación unificado de cargos, gerentes, especialistas y empleados.
Organización de registros de personal desde cero
Los empresarios individuales y las LLC pueden utilizar los servicios de una empresa de subcontratación que se ocupe de la administración de recursos humanos. En el caso de que la dirección de la organización decida mantener registros de forma independiente, primero se nombra una persona responsable o se crea un departamento de personal.
Las organizaciones tienen su propio marco regulatorio, que incluye regulaciones locales.
La contabilidad del personal incluye:
Las actividades de registro de personal comienzan con una amplia gama de actividades. Es necesario, sin ir más allá del marco de las normas legislativas, elaborar la documentación interna de personal de la empresa, en particular la plantilla y el horario de trabajo. Los empleados deben ser empleados formalmente emitiendo órdenes de empleo y firmando convenios laborales... Los registros se hacen en el libro de trabajo de cada uno (si no hay un libro, se inicia), se redactan tarjetas personales y otros documentos necesarios.
La circulación de documentos se realiza en todas las etapas del funcionamiento de la organización, incluye normativas locales, formularios estandarizados de documentación contable primaria y derivados, diarios y libros de registro, etc.
¿Qué es la documentación local y cómo se aprueba?
Estos incluyen una variedad de reglas, regulaciones e instrucciones. La documentación local se utiliza más de una vez (a diferencia de, por ejemplo, pedidos e instrucciones). El propio gerente determina cuándo realizar cambios en él. LNA no se aplica a un empleado específico, sino al equipo en su conjunto o sus componentes individuales (por ejemplo, a un puesto o departamento).
Los actos locales son documentación reutilizable
LNA incluye:
- reglamentos laborales internos (artículo 189 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
- instrucciones sobre la protección de datos personales (artículo 87 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
- normas de protección laboral para los trabajadores (artículo 212 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
- descripciones de trabajo;
- regulación de la unidad estructural;
- estructura y dotación de personal;
- mesa de personal;
- horario de turnos, si es necesario.
Todos los empleados de la organización están familiarizados con actos locales similares. Los documentos anteriores deben estar disponibles para las autoridades reguladoras. Si alguno de ellos no se encuentra durante la auditoría, se informa a la dirección sobre la necesidad de crear uno. Si en el futuro la documentación requerida no está disponible, entonces se puede imponer una multa.
El marco legal no prevé una lista exhaustiva de actos locales. El procedimiento de registro de LNA se establece por orden interna de la dirección. Varios especialistas pueden participar en el proceso de creación de un LNA. Depende de los temas cubiertos por estas leyes. Por ejemplo, la persona responsable de recursos humanos está presente al crear las reglas del procedimiento de la organización y el jefe del departamento está involucrado en el desarrollo descripciones de trabajo... Después de trabajar todas las características del documento que se está creando, debe coordinarse con otros departamentos existentes en la organización. Las opiniones y comentarios de los especialistas se presentan por escrito.
El marco legal indica requisitos claros sobre cómo se deben formalizar algunos actos locales. En relación al resto, se aplican las mismas reglas que a cualquier documento del plan organizativo y administrativo. En este sentido, es mejor referirse a GOST R6.30-2003.
El formulario LNA contiene los siguientes datos:
- el nombre de la organización de acuerdo con los documentos constitutivos;
- nombre (cargo, reglas, etc.);
- número, fecha y lugar de aprobación;
- visa de aprobación, si el documento está coordinado con organizaciones superiores;
- una marca especial si hay aplicaciones;
- visa de aprobación principal;
- la fecha de entrada en vigor del documento, si difiere de la fecha de firma.
Algunas palabras sobre la mesa de personal
Considere un ejemplo específico de un acto local, a saber, la mesa de personal.
La tabla de dotación de personal es un documento intraorganizacional que registra datos sobre el número de personas empleadas en la organización, así como sobre los puestos que ocupan. Está redactado según el formulario estándar T-3.
Este documento debe registrar las divisiones de la organización (enumeradas en orden de importancia), los puestos y el número de unidades de personal, el tamaño de los salarios de los empleados. El firmware, la numeración de páginas y el estampado son todos requisitos necesarios para la tabla de personal. Este tipo de LNA está aprobado por orden del jefe y se almacena durante 3 años después de la expiración de la acción. Si se realizan cambios en la dotación de personal o en el tamaño de los salarios, se reflejan en la tabla de dotación de personal.
La tabla de personal está certificada por el sello y la firma del director.
Vale la pena considerar la importancia de este documento, ya que a menudo ayuda a comprender la situación cuando, durante el trabajo, surgen todo tipo de malentendidos entre el empleado y la gerencia (por ejemplo, durante las audiencias judiciales).
El Código del Trabajo de nuestro país contiene un artículo (Art. 22), según el cual todos los empleados deben estar familiarizados con las disposiciones de las leyes locales al recibirlos. Esto se aplica a todos los documentos que regulan al menos en cierta medida su actividad laboral. En el caso de que se esperen cambios en las condiciones de trabajo de un empleado en el futuro, el departamento de personal debe notificarlo con anticipación. No se proporcionan formas de familiarizar a los empleados con LNA. Las visas de conocido en el documento en sí se usan generalmente cuando hay un personal pequeño y permanente. De lo contrario, se puede adjuntar una hoja de conocimiento al LNA, así como se puede redactar una revista especial.
Todos los empleados deben certificar con su firma que están familiarizados con los actos locales de la empresa, si se relacionan directamente con su trabajo.
Documentación primaria de recursos humanos
Los formularios de documentación primaria del personal de la empresa están aprobados por la Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia de fecha 05.01.2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria del trabajo y su pago". Son obligatorios para la compilación y el almacenamiento en todas las organizaciones. Si no están en la empresa, se le impone una multa. Además, la responsabilidad de la administración está prevista en caso de violación de las reglas para almacenar documentación (una multa de hasta quinientos rublos).
Los detalles obligatorios del documento principal son:
Tabla: documentos de personal primarios
| Título del documento | La forma | Periodo de almacenamiento | Nota |
| Contrato laboral | Forma típica | 75 años | Se concluye por escrito con cada empleado. Firmado por ambas partes. Cualquier cambio en este documento se acuerda con el empleado. |
| Historial de empleo | Tras el despido, se entrega al empleado. Los libros de trabajo no reclamados se almacenan durante 50 años. | Debe ser para cada empleado que haya trabajado más de cinco días. | |
| Acuerdo de responsabilidad total | Forma típica | 5 años | Se concluye con empleados que atienden directamente activos materiales. |
| Orden (orden) sobre el empleo de un empleado | T-1 - para un empleado T-1a |
75 años | Publicado sobre la base de un contrato de trabajo. Se anuncia al empleado contra firma dentro de los tres días a partir de la fecha de inicio real del trabajo. |
| Orden (instrucción) para transferir a un empleado a otro trabajo | T-5 - para un empleado T-5a - para varios empleados |
75 años | Publicado sobre la base de un acuerdo de transferencia a otro trabajo (acuerdo adicional para contrato laboral). |
| Orden (instrucción) sobre la concesión de licencia a un empleado | T-6 - para un empleado T-6a - para varios empleados |
5 años | Publicado sobre la base de un calendario de vacaciones o la declaración de un empleado. |
| Orden (orden) de rescisión (rescisión) de un contrato de trabajo con un empleado (despido) | T-8 - para un empleado T-8a - para varios empleados |
75 años | |
| Orden (instrucción) sobre el envío de un empleado a un viaje de negocios | T-9 | 5 años | Para completar sobre la base de una asignación de trabajo (formulario T-10a) |
| Orden (orden) sobre incentivos para empleados | T-11 - para un empleado T-11a - para varios empleados |
5 años | Publicado por iniciativa del empleador. Es la base para realizar una entrada correspondiente en la tarjeta personal y libro de trabajo del empleado. |
| Cálculo de notas sobre la concesión de licencia a un empleado | T-60 | Calcular el pago de vacaciones adeudado a un empleado. | |
| Nota de cálculo tras la terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (despido) | T-61 | 5 años sujeto a verificación | Se utiliza para la contabilidad y el cálculo de salarios, compensación por vacaciones no utilizadas y otros pagos a empleados tras la terminación de un contrato de trabajo. |
| El acto de aceptación del trabajo realizado bajo un contrato de trabajo de duración determinada celebrado por la duración de un determinado trabajo. | T-73 | 5 años sujeto a verificación | Sirve de base para el cálculo final o por etapas de los importes a pagar. |
| Pedidos para la actividad principal del empleado. | 5 años sujeto a verificación | Publicado según sea necesario. No es una violación de la ley emitir una orden en cualquier forma, si contiene toda la información necesaria. |
Video: flujo de trabajo para empresas y organizaciones individuales
Documentación secundaria
Además de los documentos primarios, también existen derivados (secundarios), que se basan en la información original del primero. Estos documentos realizan las siguientes tareas:
Tabla: documentación de personal secundaria de la empresa
| Título del documento | La forma | Periodo de almacenamiento | Nota |
| Tarjeta personal del empleado | T-2 | 75 años | Contiene, si es posible, los datos personales completos del empleado. |
| Programa de vacaciones | T-7 | 1 año | Aprobado por el empleador a más tardar dos semanas antes del inicio del año calendario. El empleado debe ser notificado de la hora de inicio de las vacaciones a más tardar dos semanas antes de su inicio. |
| Hoja de tiempo y nómina | T-12 | 75 años | Refleja el trabajo real realizado por cada empleado. hora |
| Hoja de horas | T-13 | 5 años (en condiciones de trabajo peligrosas - 75 años) | Sirve de base para la nómina. |
| Nómina de sueldos | T-49 | 5 años sujeto a verificación | Calcular y pagar los salarios de los empleados. En caso de transferir dinero a tarjetas bancarias, solo se compila una nómina. Otras formas son para pagos en efectivo. |
| Nómina | T-51 | ||
| Declaración de pago | T-53 | ||
| Cuenta personal | T-54 T-54a (SVT) |
75 años | Se utiliza para el reflejo mensual de información sobre salarios, todas las devengaciones, deducciones y pagos a favor del empleado durante el año calendario. |
| Libros y revistas de registro, | de 3 a 75 años según finalidad |
Tarjeta personal del empleado
La lista de documentos de personal obligatorios incluye una tarjeta personal del formulario unificado T-2. Se proporcionan formularios separados para funcionarios públicos (T-2GS) y trabajadores científicos (T-4). Además, existen tarjetas de registro personal para especialistas, responsables del servicio militar, etc., en forma de documentos tradicionales y electrónicos.
En la parte superior del formulario estándar de una tarjeta personal, se ingresa el nombre de la organización. La siguiente tabla muestra los siguientes datos:
- fecha de preparación;
- número de personal del empleado;
- número SNILS;
- alfabeto (la primera letra del apellido del empleado);
- la naturaleza del trabajo;
- tipo de trabajo;
Se crea una tarjeta personal para cada empleado de la organización
La tarjeta en sí incluye 11 secciones. Por ejemplo, la primera sección contiene información general:
- contrato de trabajo (número, fecha);
- Nombre completo del empleado;
- lugar de su nacimiento;
- ciudadanía;
- conocimiento de lengua extranjera;
- educación de los empleados;
- profesión;
- experiencia laboral;
- está casado;
- composición familiar;
- datos del pasaporte;
- dirección del lugar de residencia (registro y dirección real).
La tarjeta personal consta de 11 secciones
Elaboración y aprobación de revistas y libros de registro.
En el campo de la gestión de registros de personal, se utilizan revistas especiales (en algunos casos, libros) para registrar documentos. Son necesarios para tener en cuenta el movimiento de toda la documentación y la seguridad de la información. En el caso de una disputa entre el empleador y el empleado, ayudan a resolver muchos problemas (sirven como evidencia documentada de un hecho).
Existen las siguientes revistas (libros):
- registro de solicitudes;
- registro de notificaciones;
- registro de presentaciones;
- registro de pedidos para la actividad principal y personal;
- contabilidad de la contratación, mudanza (transferencia), despido de empleados;
- contabilidad de contratos laborales y acuerdos adicionales;
- contabilizar la emisión de libros de trabajo y anexos;
- contabilidad de los empleados que se van en viajes de negocios;
- contabilidad de correspondencia entrante y saliente;
- registro de accidentes laborales, etc.
La organización puede tener otros documentos contables según sea necesario.
Para el registro de correspondencia entrante y saliente, se utilizan diarios contables especiales
Los especialistas pueden conservar revistas y libros en cualquier forma o de forma unificada. "El libro de contabilidad del movimiento de los libros de trabajo y los insertos en ellos", por ejemplo, corresponde al estándar. Dichos formularios están aprobados por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia, la Orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social y el Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia. La mayoría de las veces, los registros de personal se elaboran en forma de tabla. Los datos de este tipo se ingresan en la tabla:
Todos los requisitos de diseño están subordinados al propósito de preservar la información. Vale la pena señalar que la revista está numerada y cosida. En la contraportada está escrito cuántas hojas están numeradas y cosidas, y también se indica el nombre de la cabecera. La inscripción debe estar certificada por el sello de la organización.
Video: La importancia de los registros
Software en el flujo de trabajo de recursos humanos
El software se utiliza para optimizar el trabajo del departamento de RR.HH. ante la complicación del flujo de trabajo. Puede ser básico, incluyendo un sistema operativo, una suite ofimática, herramientas para trabajar en Internet y con correo electrónico, etc. Los estándares son versiones software de Microsoft (Microsoft Windows como sistema operativo y Microsoft Office como suite ofimática). Además, existen programas especializados que aseguran el trabajo del personal de servicio. Entre ellos, la plataforma 1C es la más popular. Te permite:
- mantener registros de varias empresas en un programa;
- tener en cuenta las horas de trabajo;
- tener en cuenta el movimiento de empleados y llevar estadísticas;
- mantener tarjetas personales de empleados;
- mantener un archivo de registros de despido;
- organizar una reserva de personal;
- mantener los formularios de la tabla de personal y el libro de referencia de puestos;
- fácil de imprimir cualquier informe.
- minimiza la cantidad de toda la documentación existente;
- reduce el costo del flujo de documentos;
- monitorea el cumplimiento de las regulaciones legales;
- ayuda a mejorar la tasa de aprobación de las inspecciones de la Inspección de Trabajo del Estado (Inspección de Trabajo del Estado);
- minimiza las pérdidas materiales en caso de conflictos laborales.
- Emitir orden para realizar una auditoría, así como encargarse del nombramiento de ejecutores. No olvide definir claramente los objetivos de la auditoría y el plazo en el que se llevará a cabo.
- Después de emitir la orden, determine las etapas de la auditoría de personal. En primer lugar, se comprueba si se dispone de todos los documentos exigidos por la ley. La segunda etapa implica un examen, cuyo propósito es identificar el cumplimiento de toda la documentación con las normas legislativas.
El software se utiliza para simplificar el proceso de gestión de documentos de recursos humanos.
SBS: la gestión electrónica de documentos también se utiliza a menudo. En el programa puedes:
La propia dirección de la organización debe decidir qué programa utilizar. Para hacer esto, debe familiarizarse con los más comunes y efectivos para poder tomar la mejor decisión.
Vídeo: descripción general del programa 1C
Acerca de la auditoría de recursos humanos
La auditoría de RR.HH. es una evaluación del desempeño del departamento de RR.HH., su parte o un responsable, así como la verificación de los documentos para su cumplimiento con los requisitos de la ley.
En diferentes etapas del funcionamiento de la organización, puede ser necesario realizar una auditoría de personal (por ejemplo, cuando se espera un cambio de especialista en personal). En general y en general, la auditoría realiza las siguientes tareas:
En determinadas situaciones, es necesario realizar una auditoría de personal.
El jefe decide por sí mismo si recurre o no a los servicios de las organizaciones que operan en esta área. Pero muchas personas prefieren arreglárselas solas, ya que esto le permite mantener la confidencialidad. Si decide realizar una auditoría usted mismo, debe:
A menudo, las organizaciones no utilizan formas estandarizadas de documentación, sino las suyas propias (si esto no contradice la legislación). En este caso, estos formularios se aprueban mediante pedido. A partir de los resultados de la auditoría, se elabora un informe sobre los resultados de la auditoría. Incluye información sobre los errores encontrados y ofrece medidas para eliminarlos. También debe caracterizar el estado de los registros de personal, qué riesgos existen en esta organización o empresario individual.
Video: un algoritmo de auditoría de recursos humanos paso a paso
Organizar la administración de recursos humanos desde cero en un empresario individual y una LLC es bastante difícil. Primero debe familiarizarse con el marco regulatorio. La legislación establece una lista de documentos de personal obligatorios que deben estar disponibles. Se entiende que serán procesados \u200b\u200by almacenados de acuerdo con la normativa legal. La violación de estas normas conlleva responsabilidad (la mayoría de las veces en forma de sanciones). El gerente tiene una opción: utilizar los servicios de empresas especializadas en esta materia u organizar el trabajo de oficina y los registros de personal por su cuenta, confiando solo en su propia fuerza y \u200b\u200bexperiencia de los oficiales de personal.
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El trabajo de un especialista en KS consiste en conocer sus tareas y la capacidad para realizar de manera competente el trabajo diario, que es muy diverso. En las condiciones actuales de minimizar el número de KS, debido al nombramiento de oficiales de personal jóvenes y "no capacitados", generalmente están sobrecargados. Las facultades y cursos de HRM están dominados por el academicismo, no por la práctica. Partiendo de esto, se propone una especie de "brújula" para desarrollar el propio rumbo directo hacia la profesionalidad.
Ch. 1. Ingresar y dominar el trabajo del personal.
1. Tareas del especialista en CS
- Proporcionar el personal necesario. Planificación de las necesidades de personal (cantidad, calidad, tiempo) que satisfaga los desafíos del negocio hoy y para el futuro.
- Desarrollo e implementación de un sistema de búsqueda y selección de personal: fuentes de selección, contenido de postulaciones para vacantes, tecnología de selección masiva.
- Registro de contratación, despido, traslado, etc.
- Almacenamiento de tr. libros y su contabilidad, hojas personales, mantenimiento de registros de personal de acuerdo con la nomenclatura de casos.
- Llenado tr. libros, hojas personales, emisión de certificados a empleados.
- Conocimiento de la legislación laboral (Código del Trabajo de la Federación de Rusia, Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia e instrucciones) y asesoramiento sobre estos temas.
- Elaboración y mantenimiento de documentos normativos locales: Dotación de personal, Reglamento: Sobre personal, Sobre sueldos, Sobre competencia, etc., Reglamento Interno de Trabajo (PVTR), etc.
- Conocimiento y establecimiento de relaciones comerciales con jefes de departamento.
2. Introducción a la labor de un oficial de personal
Los primeros pasos
Desde el principio, se deben establecer buenas relaciones comerciales con los líderes de departamento. Haga una regla visitarlos en el lugar. No espere que alguien se acerque a usted. Al mismo tiempo, tenga algunas preguntas para ellos, y siempre lo serán. Es útil tener algunos consejos sobre ciertas cosas, así como hacer preguntas con tacto sobre la unidad. Entonces lo percibirán como un oficial de personal normal y no como un empleado de oficina, y gradualmente pasará a la compañía. Conocer a las personas y los departamentos es tan importante como hacerlo correctamente trabajo técnico... El trabajo competente es el resultado no solo de la profesionalidad, sino también de la interacción efectiva con los gerentes de todos los niveles. A menudo se forma una relación difícil con el departamento de contabilidad, que "se puso la manta".
Es importante recordar que se encuentra en la puerta principal de la empresa. Y aquí es importante su orden, imparcialidad, la capacidad de entablar una conversación con tacto, depositar la confianza del candidato en usted, informarle sobre las principales responsabilidades, acordar acciones adicionales y finalizar la reunión de manera profesional y respetuosa. De antemano, necesita "en su cabeza" tener un esquema de conversación sobre la empresa, las responsabilidades laborales y los problemas de personal.
Primero necesitas lo siguiente:
- redactar el texto del Código de Trabajo de la Federación de Rusia para los casos de admisión y despido. Por lo tanto, será más fácil dominar los artículos principales del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y las formulaciones adoptadas. Las cuestiones relativas a los despidos se describen en los artículos 77 a 84 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
- familiarizarse con los procedimientos de despido;
- ejecución de Órdenes y Hoja Personal T2 en el programa 1C;
- tener "a mano" la tabla de dotación de personal para el seguimiento de vacantes, formas de empleo y otros contratos, solicitudes (de trabajo, despido, transferencia, vacaciones), solicitudes de vacantes, instrucción al candidato sobre la entrega de documentos, "corredor" para el despido, certificado de trabajo formularios para el registro de una tarjeta bancaria, información para contabilidad. (Puede haber otros documentos).
Al recibir la Solicitud, asegúrese de estudiarla y aclarar los detalles del trabajo en el puesto y problemas poco claros hablar con su autor. En principio, es importante para comprender las principales tareas de las vacantes y establecer contactos comerciales.
Tras el despido, se requiere una actitud respetuosa y discreta hacia una persona, especialmente si el despido no es por iniciativa suya. Después de todo, "cuando se presente, responderá".
El día de la terminación del contrato de trabajo, el empleador está obligado a emitir al empleado un libro de trabajo y llegar a un acuerdo con él, art. 140 TC.
Si es imposible emitir un libro de trabajo a un empleado debido a su ausencia o negativa a recibirlo, el empleador está obligado a enviar al empleado un aviso de la necesidad de presentarse para un libro de trabajo o aceptar enviarlo por correo, Art. 84 TC. Tr. Sin recibir. los libros se guardan en el KS junto con los pedidos.
La suspensión del trabajo se rige por el art. 76 TC.
La orden de empleo debe ser anunciada al empleado dentro de los tres días posteriores a la fecha de inicio real del trabajo con su firma. Dentro de 2 semanas, se realiza una entrada en Tr. reservar o empezar uno nuevo si no está. Los problemas de contratación se describen en el art. 67 - 71 TC. El surgimiento de las relaciones laborales se considera en el art. 16 - 20 TC.
Según el art. 72 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia, los cambios en los términos de un contrato de trabajo están permitidos por acuerdo de las partes mediante la elaboración de un acuerdo adicional al contrato de trabajo.
La conveniencia de celebrar contratos de derecho civil (GPA) en lugar de contratos laborales se puede encontrar en el "Paquete de personal". Se ha generalizado una forma de cooperación basada en el GPA en la forma de un Acuerdo sobre Servicios Pagos (sobre desempeño del trabajo).
Al registrarse trabajo adicional (combinando, cumpliendo con los deberes de un empleado temporalmente ausente sin ser liberado del trabajo definido por el contrato de trabajo, expandiendo áreas de servicio, aumentando el volumen de trabajo) debe estar documentado para trabajos combinados o de medio tiempo, ver "Paquete de Oficial de Personal"
Según el art. 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador está obligado a llevar un registro del tiempo realmente trabajado por cada empleado. El formulario unificado, aprobado por decreto del Comité Estatal de Estadística de 5 de enero de 2004. No. 1: Cuadro de contabilidad de horas de trabajo y cálculo de remuneración (formulario N T-12), Cuadro de contabilidad de horas de trabajo (formulario N T-13).
Si la empresa ha organizado el trabajo por turnos, entonces se requieren horarios de turnos, aprobados por los jefes de departamento y con las firmas de los empleados.
Los traslados a otros cargos y divisiones se realizan en base a la solicitud del empleado de acuerdo con los jefes de ambas divisiones y el pedido correspondiente.
3. Dominar las funciones de un oficial de personal
- Para dominar el programa 1C: contratar, despedir, completar una hoja personal, realizar cambios en la hoja. Al realizar la publicación de la Orden de aceptación / destitución, debe "completar" inmediatamente los datos en 1C para su impresión. En este caso, el candidato estudia y firma Tr. contrato en 2 copias (uno - para él, y el otro - en el Archivo Personal junto con copias de documentos). Realice la entrada necesaria en el Tr. libros. Obtenga las firmas de la persona involucrada en todos los documentos. Libro de registro de tr. Los libros se pueden combinar teniendo en cuenta las instrucciones (TB, Instrucciones iniciales, etc.)
- Relleno maestro Tr. libros, prestando atención a la precisión de las entradas de acuerdo con el Código de Trabajo de la Federación de Rusia, tk. Las inexactitudes pueden afectar aún más el cálculo de las pensiones o la recepción de beneficios por profesión. Sobre este tema y la introducción de correcciones en Tr. para un libro, consulte "Paquete de Kadrovik".
Tendrás que:
- emitir certificados de trabajo a solicitud del empleado, que indica el número de orden de admisión, cargo y salario.
- recopilar Hojas de Horas de todos los departamentos para ingresar la información necesaria en las Hojas Personales (sobre vacaciones, enfermedad, viaje de negocios ...) y transferirlas al departamento de contabilidad para la nómina.
- asesorar a jefes de departamento y empleados. Este es un aspecto importante del trabajo de un especialista en KS.
La planificación de los requisitos de personal debe garantizar tanto los objetivos de producción actuales como los futuros. Al proporcionar tareas a largo plazo, es útil crear una reserva de alta calidad. Para que sea real y ya orientado hacia el trabajo venidero, es necesario que estas personas ya trabajen en la empresa en puestos cercanos.
4. Trabajar en el contenido
Este trabajo está principalmente relacionado con documentos regulatorios locales.
- La tabla de personal es el documento principal, que refleja todos estructura organizativa empresas, una lista completa de puestos en los departamentos, su número y salarios. El personal es aprobado por el director de la empresa. Los cambios se realizan mediante la adopción de un nuevo personal o mediante la publicación de una adición a la tabla de personal (esto es para estructuras grandes).
- Las regulaciones laborales internas (PVTP) se desarrollan, por regla general, en el CC, acordadas con los jefes de la empresa y aprobadas por el director. PITP establece la relación entre empleador y empleados y el régimen laboral. El contenido de PVTP en diferentes empresas puede variar significativamente. La normativa laboral interna debe cumplir con: legislación vigente, documentos constitutivos, tabla de personal.
- Diversas disposiciones que rigen diferentes aspectos de las actividades. Pero, por regla general, se centran en los empleados de la empresa. Por tanto, su desarrollo e implementación es responsabilidad del CC. Entre ellos puede haber Regulaciones: Sobre personal, Sobre salario, Sobre evaluación de desempeño, Sobre competición, etc.
Ch. 2. Profesionalización del oficial de personal
Habiendo superado y dominado las etapas anteriores de trabajo y autoformación, no tendrá problemas para realizar el trabajo actual del personal. Y podrá resolver problemas con los jefes de departamento y participar en el desarrollo de los documentos normativos locales anteriores, incl. Tallos y PVTP. Así, su círculo de intereses irá más allá de la "rotación" y estará cerca de las tareas del CW, que son mucho más amplias que las tareas de un especialista.
Para el desarrollo profesional, es necesario resumir por sí mismo los resultados en temas específicos resueltos, comprendiendo bajo qué circunstancias tuvo éxito o por qué fue un fracaso. El profesionalismo crece al comprender lo hecho y la expresividad de la escritura significativa. De hecho, es importante no solo hacer, sino también ver qué hay detrás. A menudo sucede que una persona ha estado trabajando durante años, pero no tiene nada que decir al respecto, solo acciones concretas en ausencia de una visión común.
En este punto, es el momento de trabajar con varias publicaciones que están bien representadas en Internet. Se pueden recomendar los siguientes sitios: Elitarium, e-xecutive, ITeam, Business World. Esto será suficiente suscribiéndote allí.
Consiga una unidad flash USB, seleccione carpetas en ella para temas de su interés y rellénelas, estudiando cada artículo. Inicialmente, necesita las siguientes carpetas: Legal. consultas, KDP, Gestión de Recursos Humanos (HRM), Gobierno corporativo, Trabajo de KS, Trabajo de liderazgo, Local regulaciones, Descripción de competencias profesionales, Psicología de la personalidad, Práctica socio-psicológica, Cambios corporativos, Selección de personal, Evaluación de personal, Estimulación de empleados y equipos, Mis desarrollos, etc. A medida que se acumulan los materiales, aparecerán otros epígrafes.
En unos años, usted mismo podrá realizar algún desarrollo temático. Mientras tanto, anota cualquiera de tus pensamientos, ahorra y llegará su momento.
Los principales materiales para el trabajo actual son: el sitio para la gestión de registros de personal "Paquete de personal", donde hay respuestas a diversas preguntas; Código del Trabajo de la Federación de Rusia y Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia. Para otras preguntas, incl. reclutamiento: los sitios de Internet SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru, así como revistas de personal, de las cuales hay muchas.
En conclusión, es aconsejable señalar que la práctica y las diferencias objetivamente presentes en las personas indican que no todo el mundo puede ser un oficial de personal generalista. De hecho, la mayoría gravita hacia una determinada gama de tareas.
Aplicaciones
COMITÉ ESTATAL DE LA FEDERACIÓN RUSA DE ESTADÍSTICAS
RESOLUCIÓN
SOBRE LA APROBACIÓN DE LAS FORMAS UNIFICADAS DE DOCUMENTOS CONTABLES PRIMARIOS PARA LA CONTABILIDAD LABORAL Y SU PAGO
Para cumplir con los requisitos Código de Trabajo Federación Rusa de 30 de diciembre de 2001 N 197-FZ, el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia decide:
1. Aprobar acordado con el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia, el Ministerio desarrollo economico y comercio de la Federación de Rusia, el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Social de la Federación de Rusia, formas unificadas de documentación contable primaria para la contabilidad laboral y la remuneración:
1.1. Contabilidad de personal:
N T-1 "Orden (orden) sobre la contratación de un empleado", N T-1a "Orden (orden) sobre la contratación de trabajadores", N T-2 "Tarjeta personal de empleado", N T-2GS (MS) " Tarjeta personal de un empleado estatal (municipal) ", N T-3" Dotación de personal ", N T-4" Tarjeta de registro de un trabajador científico, científico y pedagógico ", N T-5" Orden (orden) sobre el traslado de un empleado a otro trabajo ", N T-5a "Orden (orden) de transferencia de trabajadores a otro trabajo", N T-6 "Orden (orden) de concesión de licencia a un empleado", N T-6a "Orden (orden) de concesión de licencia a empleados", N T- 7 "Programa de vacaciones", N T-8 "Orden (orden) sobre la rescisión (rescisión) de un contrato de trabajo con un empleado (despido)", N T-8а "Orden (orden) sobre la rescisión (rescisión) de un contrato de trabajo con empleados (despido) ", N T-9" Pedido (pedido) para enviar a un empleado a un viaje de negocios ", N T-9a" Pedido (pedido) para enviar trabajadores a un viaje de negocios ", N T-10" Viaje de negocios certificado ", N T-10a" Asignación de servicio para envío en viaje de negocios e informe sobre su implementación ", N T-11" Orden (orden) sobre incentivos para empleados ", N T-11a" Orden (orden) sobre incentivos para empleados ".
1.2. Sobre la contabilidad de horas de trabajo y pagos al personal en concepto de retribución:
N T-12 "Hoja de horas de trabajo y cálculo de salarios", N T-13 "Hoja de horas de trabajo", N T-49 "Nómina", N T-51 "Nómina", N T-53 "Nómina", N T-53a "Diario de registro de nóminas", N T-54 "Cuenta personal", N T-54a "Cuenta personal (svt)", N T-60 "Cálculo de notas sobre la concesión de licencia a un empleado" , N T-61 "Nota-cálculo a la terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (despido)", N T-73 "Ley de aceptación de trabajo realizado bajo un contrato de trabajo de duración determinada celebrado por la duración de un determinado trabajo".
2. Distribuir las formas unificadas de documentación contable primaria especificadas en la cláusula 1.1 de esta Resolución a las organizaciones, independientemente de la forma de propiedad, que operan en el territorio de la Federación de Rusia, en la cláusula 1.2 - a las organizaciones, independientemente de su forma de propiedad, que operan en el territorio de la Federación de Rusia, excepto para el presupuesto instituciones.
Notas
- Todas las carpetas están numeradas de acuerdo con la nomenclatura OK To-Do.
- Todos los pedidos (aceptación, despido, transferencias) y tr disponibles no recibidos. los libros se guardan durante 50 años. En caso de cambios corporativos, estos documentos son conservados por el sucesor legal.
- El resto de materiales del personal generalmente se almacenan durante 3 años. Los materiales de las carpetas anteriores se almacenan de acuerdo con las pautas adoptadas por la empresa durante 5 a 15 años.
- Los materiales OK de acuerdo con la Nomenclatura de casos se transfieren bajo la Ley de Aceptación de Transferencia.