Cómo organizar el trabajo de oficina en una organización desde cero. Administración de RRHH desde cero. Una breve guía paso a paso de muestra

Contabilidad de personaly trabajo de oficina desde cero: las instrucciones paso a paso de 2018 ya están disponibles para nuestros lectores. La organización del flujo de trabajo de recursos humanos en la empresa desde marzo de 2014 está regulada por el nuevo GOST, que deben seguir todos los funcionarios de recursos humanos.

Registros de personal: quién es responsable de mantener los registros de personal.

La administración de recursos humanos se lleva a cabo en todas las empresas donde se utiliza mano de obra contratada. ¿Cómo iniciar registros de personal en una empresa que se acaba de registrar? En una empresa de nueva creación, la administración de recursos humanos desde cero generalmente recae sobre los hombros de la cabeza. Para asegurar tales funciones, el director, aprobado por los participantes (accionistas) de la empresa, emite una orden en la que se designa a sí mismo responsable de mantener registros de personal.

Posteriormente, al contratar a un especialista al que se le confiarán los registros de personal en la organización, incluido el trabajo con el personal, se le puede encargar la cantidad de trabajo adecuada. Esto se hace mediante la emisión de una orden, que asigna la responsabilidad de la realización de esta sección de trabajo a un empleado específico. Además, estos deberes se prescriben en la descripción del trabajo, con la que el empleado se familiariza con la firma.

La administración de RR.HH. en 2018, como antes, debe llevarse a cabo de acuerdo con Código de Trabajo, instrucciones para trabajos de oficina y otros documentos legislativos y locales. La responsabilidad de los registros de personal en caso de infracción de la ley y / o órdenes internas de la dirección se asigna al culpable en forma de sanciones disciplinarias.

Instrucción para la administración de recursos humanos 2018: ¿descargar o desarrollar usted mismo?

La instrucción sobre la gestión de registros de personal no está aprobada normativamente, por lo tanto, para mantener registros de personal y flujo de documentos, se recomienda seguir GOST R 7.0.8-2013, aprobado por orden de Rosstandart con fecha 17.10.2013 No. 1185-st y puesto en vigencia el 01.03.2014.

No existe una plantilla única de instrucciones para los registros de personal y el trabajo de oficina, pero existen registros de personal desde cero paso a paso con las etapas recomendadas para organizar el flujo de trabajo del personal y la contabilidad en la empresa. Gracias a este plan paso a paso, es fácil identificar la secuencia de acciones y navegar por el volumen de trabajo.

Le recomendamos que se familiarice con las instrucciones paso a paso a continuación que le ayudarán a organizar los registros de personal desde cero. En el futuro, basándose en el material estudiado, puede desarrollar su propio plan de acción y seguirlo.

Cómo se ven las instrucciones paso a paso para la administración de recursos humanos

Entonces, pasemos a considerar las instrucciones paso a paso para la administración de recursos humanos desde cero. Aquí hay un plan detallado paso a paso que le permitirá crear su propio departamento de recursos humanos, comenzando con el registro del primer empleado en la empresa: el director. Y, por tanto, es importante desde el inicio de la actividad de la empresa agilizar los registros de personal.

Etapas de la organización de registros de personal en la empresa:

  1. Creación de una base regulatoria e informativa.

Para empezar, vale la pena decidir qué regulaciones serán demandadas en el trabajo de un oficial de personal. Por supuesto, estos son:

  • Código del Trabajo: contiene los puntos principales sobre la regulación de las horas de trabajo (cap. 15-16, 22), duración y frecuencia de las vacaciones (cap. 19), nómina (cap. 21), describe los derechos y obligaciones básicos de los empleados y empleadores;
  • resolución del Comité Estatal de Estadísticas de 04.01.2001 No. 1 - aquí se presentan todas las formas de documentos primarios requeridos en los registros de personal; su uso hoy no es obligatorio, pero sigue siendo deseable, ya que tienen en cuenta todas las columnas y detalles necesarios; si lo desea, cualquier usuario puede realizar cambios en estos formularios, conservando solo los detalles requeridos;
  • el decreto gubernamental del 16 de abril de 2003 núm. 225, que ayudará a trabajar con los libros de trabajo; este documento es el principal para el empleado, ya que confirma su experiencia laboral;
  • un manual sobre el mantenimiento de registros militares en las empresas, aprobado por el Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de Rusia el 11 de abril de 2008; estas recomendaciones ayudarán a los cuadros a acostumbrarse al registro militar obligatorio de los trabajadores en las empresas;
  • orden Rosstandart del 17 de octubre de 2013 No. 1185-st, resolución Gosstandart del 03.03.2003 No. 65-st (esta resolución es válida hasta el 1 de julio de 2017, a partir del 1 de julio de 2017, se aplica GOST R 7.0.97-2016, aprobada por orden Rosstandart del 8 de diciembre de 2016 No. 2004-st), orden del Ministerio de Cultura del 25.08.2010 No. 558 y decreto gubernamental del 15.06.2009 No. 477: estos documentos lo ayudarán a averiguar qué estándares existen en el trabajo de oficina y los asuntos de archivo de Rusia.

Cada empleado responsable de la administración de recursos humanos debe proporcionar acceso no solo a las regulaciones especificadas, sino también a otros actos legislativos que puedan ser necesarios en el curso del trabajo. Además, el oficial de personal debe seguir los últimos cambios y actualizaciones en las regulaciones. Para ello, es necesario proporcionar un seguimiento independiente de la legislación o adquirir paquetes de acceso a diversas bases de información.

A fin de proporcionar nivel alto La administración de recursos humanos en empresas con un gran personal, también puede ser necesario un software de recursos humanos especial para organizar un sistema de gestión de personal y mantener registros de recursos humanos.

Puede leer sobre uno de estos programas en nuestro artículo .

  1. Conocimiento de la documentación legal de la empresa.

El estatuto necesariamente detalla las condiciones para solicitar un director (director general, consejo de administración), el órgano ejecutivo de la empresa. Además, esta documentación constitutiva prescribe las principales condiciones para el término del jefe. Además, el oficial de personal debe estar al tanto de los últimos cambios en el estatuto, en caso de que los propietarios de la empresa acepten problemas de personal.

  1. Registro para el trabajo del jefe.

El primer empleado, cuyo registro se lleva a cabo en una empresa de nueva creación, es, por supuesto, el gerente. Entonces, sobre la base del protocolo aprobado por los propietarios de la empresa, se emite una orden, que indica la fecha en que el gerente comienza a desempeñar sus funciones. Esta será la primera orden de personal emitida en la empresa.

En el futuro, el oficial de personal debe asegurar el orden cronológico de las órdenes emitidas. Al verificar las condiciones de trabajo y los problemas de personal, las autoridades supervisoras prestan mucha atención a la numeración de los pedidos para que no haya casos en que los pedidos se emitieron retroactivamente.

  1. Elaboración de un listado de documentos de personal que participarán en la gestión de registros de personal en la empresa.

Enumeramos los principales documentos que están involucrados en los registros de personal en cualquier empresa con empleados:

  • reglas relativas a la interna horario de trabajo;
  • estructura de personal de la organización;
  • mesa de personal;
  • programa de vacaciones;
  • documentos relacionados con la protección de datos personales de los empleados.

El número de documentos obligatorios incluye los documentos contables primarios creados para cada empleado, así como registros como:

  • contratos laborales;
  • libro sobre la contabilidad del movimiento de libros de trabajo;
  • un libro sobre los formularios contables de los libros de trabajo y los formularios de estos documentos en sí, que a menudo se redactan en la empresa cuando un empleado ingresa al primer lugar de trabajo;
  • hoja de tiempo;
  • tarjetas personales de empleados;
  • órdenes de personal, que generalmente se guardan junto con los motivos de su emisión (declaraciones, notas de servicio (memo), actos, etc.);
  • descripciones de puestos y otros documentos;
  • registro de inspecciones por autoridades reguladoras.

Un formulario de contrato de trabajo está disponible en nuestro sitio web: .

También pueden publicarse los siguientes documentos:

  • acuerdo colectivo;
  • disposiciones sobre bonificaciones, certificación, secretos comerciales, etc.
  1. Aprobación de los documentos de personal y sus formularios por parte del jefe de la empresa.

Si hay comentarios sobre la forma de la documentación, el oficial de personal debe eliminarlos y reconciliar las formas de los documentos nuevamente. Los documentos que afectan no solo el mantenimiento de los registros de personal, sino también la contabilidad, también deben reflejarse en la política contable de la empresa.

Toda la información necesaria sobre registros de personal está disponible en nuestro sitio web en la sección .

  1. Nombramiento de una persona responsable de mantener y registrar los libros de trabajo.

Puede ser una persona responsable de mantener los registros del personal o puede haber un empleado independiente responsable de almacenar y registrar los libros de trabajo emitidos y recibidos. Se emite una orden correspondiente al nombramiento de una persona responsable.

  1. Contratación de empleados.

Esta es la etapa final en el mantenimiento de registros de personal desde cero. Ahora, para cada empleado contratado, se crea un conjunto de documentación de personal, que generalmente incluye un contrato de trabajo, una orden de contratación, una descripción del puesto; se acepta / redacta un libro de trabajo, se llena una tarjeta personal, se firma un acuerdo de no divulgación de datos personales y otros documentos.

Luego se elaboran otros documentos de personal sobre la regulación de la jornada laboral, el cálculo y pago de salarios, la contabilidad de vacaciones, el registro de bajas por enfermedad, viajes de negocios, etc.

Puede obtener información sobre el período de almacenamiento de los documentos de personal en nuestro artículo. .

Y lea sobre el orden de su destrucción en el artículo. .

Capítulo 1. Flujo de documentos

El flujo de documentos se refiere al movimiento de documentos en una institución desde el momento en que se reciben o crean hasta que se completa su ejecución, envío o archivo en el archivo. Esto incluye las operaciones de recepción, distribución, registro, seguimiento de ejecución, emisión de certificados, formación de casos, procesamiento previo al archivo, almacenamiento y uso de documentos.

La velocidad de aprobación del documento, la eficiencia para resolver el problema que se plantea en él, la uniformidad de la carga de trabajo de los departamentos y los funcionarios dependen de la organización correcta y racional del flujo de documentos.

El trabajo con documentos de una empresa se puede representar en forma de la siguiente cadena tecnológica de operaciones:

Recepción de documentos entrantes;

Revisión preliminar (marcado por el secretario);

Registro de documentos;

Informar al jefe de los documentos recibidos;

Toma de decisiones por parte del jefe;

Envío de documentos para ejecución;

Control sobre la ejecución de documentos;

Ejecución de documentos;

Formación de documentos en casos;

Utilización de documentos en trabajos de referencia e información;

Determinación del período de almacenamiento de documentos (transferencia al archivo, uso posterior, destrucción de documentos).

Grado de excelencia sistema tecnologico el trabajo con documentos está determinado por la velocidad de movimiento y ejecución de los documentos y la eficacia de proporcionar a la dirección de la empresa información documentada.

En el soporte documental de la empresa, se pueden distinguir tres grupos principales de documentos: documentos entrantes (entrantes), documentos salientes (salientes), documentos internos.

El registro se puede realizar para todos los grupos de documentos, principalmente para los documentos entrantes. Muchas empresas no mantienen el registro de documentos internos.

El trabajo de ejecución y control de la ejecución de documentos cubre los documentos internos, entrantes y, excepcionalmente, los salientes.

Desde la etapa de formación de las cajas, todos los grupos de documentos pasan por las mismas operaciones, excepto los documentos entrantes, que, con raras excepciones, no se transfieren al almacenamiento de archivo.

Para establecer un procedimiento unificado para redactar documentos y organizar el trabajo con ellos, una empresa está desarrollando una instrucción para el trabajo de oficina, que contiene muestras de documentos correctamente redactados y reglas para trabajar con ellos.

La recepción y el procesamiento de los documentos entrantes corre a cargo de la secretaria - asistente.

Los documentos recibidos pasan por las siguientes etapas:

Procesamiento primario;

Revisión preliminar, marcado;

Registro;

Revisión de documentos por la gerencia;

Dirección de ejecución;

Control de ejecución;

Ejecución de documentos;

Archivado de documentos en archivos.

El procesamiento primario de los documentos entrantes consiste en verificar la exactitud de la entrega de cartas. Todos los sobres están abiertos, excepto la correspondencia personal (marcada como "en persona"). Luego, se verifica la exactitud del direccionamiento del documento incluido en el sobre, el número de hojas del documento y la presencia de anexos. En ausencia de anexos u hojas del documento, se notifica al remitente de la carta y se hace una marca en el documento mismo y en el registro de documentos entrantes en la columna "Nota".

No se pueden abrir sobres con la inscripción "en persona".

Redactar acta si el texto del documento está dañado o no hay anexos.

Enviar una copia del acta junto con los documentos recibidos al destinatario.

Reenvíe el correo entregado por error a la dirección correcta.

Se aceptan cartas certificadas contra recibo.

Ponga la hora de recepción en el documento que lleva las palabras "urgente".

Como regla general, los sobres se destruyen, excepto en los casos en que la dirección del remitente, la fecha de envío y la fecha de recepción pueden determinarse solo por el sobre, o cuando el sobre está marcado como “confidencial”, “urgente”.

La consideración preliminar de los documentos entrantes se lleva a cabo con el objetivo de distribuir documentos en documentos registrados y no registrados.

Los documentos registrados están marcados con un número de entrada, la fecha de recepción del documento en la organización.

Durante el examen preliminar, también se averigua si los documentos transferidos al jefe no necesitan la selección de materiales adicionales: correspondencia previa, contratos, documentos reglamentarios, etc. Estos documentos son seleccionados por el secretario-referente y entregados junto con el documento entrante al jefe de la empresa.

Sin consideración previa, los documentos dirigidos a una unidad estructural o específicamente a un empleado de la empresa se trasladan a su destino.

El titular de la empresa examina el documento entrante y, con una resolución que refleja su decisión y los términos reales de ejecución, lo envía al albacea a través de la secretaría. El secretario inscribe la resolución en el registro. Si se indican varios artistas intérpretes o ejecutantes en la resolución, el documento se transfiere al primero de la lista, que se considera el intérprete responsable.

El contratista, trabajando con el documento, prepara una respuesta, que se envía al gerente para que la firme (junto con los materiales adjuntos que se utilizaron para preparar la respuesta).

El secretario (si es necesario) controla la ejecución del documento entrante.

El secretario recibe una carta de iniciativa del albacea y la coloca en el archivo correspondiente para su posterior almacenamiento y uso, y envía la respuesta al destinatario.

Los documentos enviados desde la empresa se denominan documentos salientes... El procesamiento de salida consta de las siguientes operaciones:

Redacción de un documento saliente;

Coordinación del borrador del documento;

Verificación de la exactitud del borrador del documento por parte del secretario;

Registro de documentos;

Comprobación de la corrección del direccionamiento;

Envío de un documento al destinatario;

Archivo de la segunda copia (copia) del documento en el archivo.

El borrador del documento saliente es elaborado y ejecutado por el contratista, y el secretario verifica la exactitud de su ejecución.

Los documentos salientes se redactan en dos copias, excepto los faxes redactados en una copia.

El borrador preparado del documento saliente se envía al titular para su firma. Junto con él, se pueden transferir otros documentos, sobre cuya base se elaboró \u200b\u200bel borrador del documento saliente (cartas de iniciativa, contratos, actos, regulaciones etc.).

El gerente puede realizar cambios y adiciones al documento firmado o devolverlo al contratista para su revisión.

Después de la firma por el jefe de dos copias, el documento es registrado por la secretaria. Los documentos a enviar están registrados en el "Diario de registro de documentos salientes".

Para registrar documentos salientes, se requieren los siguientes datos:

Índice de documentos, incluido el número de caso;

Fecha del documento;

Destino;

Marca de ejecución (registro de la resolución del problema, números de los documentos de respuesta);

Ejecutor;

Nota.

El documento registrado se envía al destinatario el mismo día. Al enviar un documento, es necesario verificar la dirección del destinatario en la carta y en el sobre.

Se adjunta una copia del documento enviado y una única copia del fax al archivo de correspondencia.

Los documentos deben procesarse y enviarse el mismo día.

Los telegramas se envían de inmediato.

Los documentos salientes se imprimen por duplicado.

Si el documento debe ser devuelto, coloque un sello o marque “Para ser devuelto” y márquelo en el archivo de registro o diario.

Para registrar documentos entrantes y salientes usando una computadora personal, puede usar las mismas columnas del diario de registro.

Documentos internos -estos son documentos que se elaboran, elaboran y ejecutan dentro de la propia organización (institución), de acuerdo con regulaciones internas elaboración de documentos.

Los documentos internos incluyen: declaraciones, actas, actas, informes y notas explicativas, etc.

El trabajo con documentos internos se lleva a cabo de la siguiente manera:

1) elaboración de un borrador de documento por parte del contratista;

2) comprobar la corrección del diseño del borrador del documento;

3) firma del documento por el titular (aprobación, si es necesario);

4) registro del documento;

5) transferencia del documento al contratista;

6) ejecución del documento;

7) control de la ejecución del documento;

8) archivo del documento ejecutado en el archivo.

Las etapas finales del trabajo con documentos internos son: uso en trabajos de referencia e información (de 1 a 3 años) y determinación del período de almacenamiento adicional (examen del valor de los documentos). Como resultado de la decisión de la comisión de expertos de la empresa, los documentos internos pueden usarse en el trabajo de referencia e información del servicio de trabajo de oficina durante más de tres años, o pueden transferirse al archivo o destruirse.

Registro de documentos. Esta es la fijación del hecho de que un documento fue creado o recibido asignando un número de registro (índice) al documento y registrando información sobre él en el diario de registro.

El registro es necesario para garantizar la seguridad de los documentos, la búsqueda operativa, la contabilidad y el control.

Dar las características cualitativas y cuantitativas de los documentos.

Confirmar el hecho de recepción o envío del documento;

Crear un aparato de registro y referencia que se pueda utilizar con fines informativos;

Supervisar la ejecución del documento;

El principio básico del registro de documentos es la entrada única. Cada documento debe registrarse con esta empresa solo una vez. Los documentos entrantes se registran el día de la recepción, los documentos salientes e internos, el día de la firma.

Hay varias formas de registro de documentos: centralizado, descentralizado, mixto.

La mayor eficiencia se logra con un sistema de registro de documentos centralizado, es decir, cuando todas las operaciones de registro se realizan en un solo lugar o por un empleado, por ejemplo, una secretaria. Dicho sistema permite crear un único centro de referencia para los documentos empresariales y establece un único procedimiento de registro.

Un sistema descentralizado implica el registro de documentos en los lugares de su creación o ejecución, es decir, en unidades estructurales.

Teniendo en cuenta las características específicas de la empresa, se puede utilizar un sistema de registro de documentos mixto, cuando parte de los documentos se registra de forma centralizada y parte de los documentos está descentralizada, en divisiones estructurales.

En las pequeñas empresas, se utiliza con mayor frecuencia un sistema de registro centralizado.

Al registrar documentos en la empresa, se deben observar las siguientes reglas:

Cada documento se registra una sola vez;

Todos los documentos están registrados en un solo lugar;

Todos los documentos se registran en una forma uniforme adoptada en la empresa.

Al registrarse, todos los documentos se dividen en varios grupos, cada uno de los cuales se registra por separado, por ejemplo:

Documentos entrantes;

Documentos salientes;

Documentos internos;

Contratos comerciales;

Documentos marcados "CT" ("Confidencial").

Al registrar cada grupo de documentos, se deben aplicar métodos unificados y uniformes para asignar números (índices) a los documentos.

Hay tres tipos principales de registro de documentos:

1) sistema de tarjetas para el registro de documentos;

2) sistema de diario para el registro de documentos;

3) sistema de registro de documentos computarizado.

Sistema de registro de tarjetas documentos

Se utiliza una única tarjeta de registro para registrar documentos. Para navegar por la masa de tarjetas, las diferencias de color se utilizan por categoría de documento.

Ejemplo del anverso de una tarjeta

Ejemplo del reverso de una tarjeta

Con el sistema de registro de tarjetas, se mantienen dos índices de tarjetas:

1) archivo de tarjeta de control de fecha límite;

2) índice de tarjetas de referencia.

La tarjeta del documento se rellena a medida que se realizan las siguientes operaciones:

1) transferencia del documento a la cabecera;

2) obtener la resolución del plazo y el albacea.

Sistema de registro de documentos de diario

El sistema de registro de revistas se utiliza si la circulación de documentos de la empresa es inferior a 500-600 documentos por año.

Las revistas tienen el siguiente formato:

1) en la esquina superior derecha indicar el nombre de la revista, organización, número de registro según la nomenclatura;

2) en la esquina inferior derecha: inicio y finalización del registro.

Registro de documentos entrantes

Registro de registro de documentos salientes e internos

Todas las páginas de la revista están numeradas en la esquina superior derecha, comenzando por la segunda, y cosidas con hilo fuerte. Los extremos medios del hilo se pegan juntos, y luego se estampa la empresa y se hace una inscripción, certificando la corrección del diseño.

Ejemplo

La revista contiene 100 páginas numeradas, atadas y selladas con un sello redondo.

El registro de documentos en una computadora permite:

1) registrar documentos simultáneamente en varios lugares de trabajo;

2) organizar el registro descentralizado de documentos en divisiones estructurales con la consolidación de la información sobre todos los documentos (recibidos e internos) en una base de datos;

3) organizar la información y el trabajo de referencia en base a la base de datos de la organización;

4) organizar el control automatizado sobre la ejecución de documentos.

Al registrarse en una computadora, los datos del documento depositados durante su registro se utilizarán automáticamente en programas de control automatizado y trabajo de referencia.

El número de registro de documentos entrantes y salientes debe constar de los siguientes elementos:

Número de serie del documento en el diario de registro;

El símbolo de una unidad estructural u oficial;

El número del caso en el que se archivará el documento o su copia.

Los documentos entrantes se registran colocando un sello de registro (fecha e índice del documento) en la esquina inferior derecha del anverso de la primera página del documento.

En los documentos enviados, la fecha y el índice del documento se colocan en el lado izquierdo de la página bajo los requisitos permanentes del formulario en un lugar especialmente designado en el formulario.

Los documentos internos y los contratos comerciales con pequeños volúmenes y que garanticen su total seguridad, por decisión de la dirección de la empresa, no podrán registrarse. En tales casos, al documento se le asigna un número secuencial que sigue al número del último documento archivado en el archivo correspondiente.

No todos los documentos entrantes y salientes están sujetos a registro. Cada empresa puede hacer una lista (lista) por sí misma no registradodocumentos. Se puede ingresar siguientes documentos : material publicitario, cartas de saludo e invitaciones, mensajes sobre reuniones, conferencias y sus programas, listas de precios, publicaciones impresas (libros, revistas, periódicos), telegramas, documentos contables, etc.

Control de ejecución están sujetos los documentos entrantes, salientes e internos más importantes.

Las acciones para controlar la ejecución de documentos incluyen la verificación y regulación directa del avance de ejecución, la contabilidad y el análisis de los resultados de la ejecución de documentos controlados de manera oportuna.

El registro de documentos puede considerarse la etapa inicial de control sobre su ejecución. La capacidad de verificar la ejecución de documentos debe incorporarse en el sistema de gestión de oficina adoptado en la empresa. En este caso, las funciones de registro y control pueden estar estrechamente relacionadas y llevarse a cabo utilizando los mismos diarios.

Después de que el gerente ha indicado que el documento debe estar bajo control, la secretaria coloca la letra "K" con un rotulador rojo en el margen izquierdo del documento frente a la variable "título". Después de eso, el secretario toma nota sobre el control en el libro de registro, sobre el momento de la ejecución, sobre el ejecutor responsable. Toda esta información se toma de la resolución del titular sobre el documento.

Para la mayoría de los documentos, la fecha de vencimiento no debe exceder los 10 días. El director de la empresa establece plazos individuales para los documentos más importantes y se indican en el propio documento.

El plazo de ejecución del documento se calcula desde el momento de su recepción en la empresa.

Si el documento entrante especifica una fecha límite para la cual se espera recibir una respuesta, esta fecha límite, como regla, debe ser respetada.

El secretario marca por sí mismo los plazos intermedios para comprobar la ejecución del documento, los anota en el diario.

El secretario realiza un control preliminar en los días establecidos y recibe información de los albaceas sobre el avance y resultados de la ejecución de documentos. Con base en los resultados de la verificación, se realiza un análisis de la ejecución de los documentos y, en caso de retraso en la ejecución, se informa al responsable de la empresa para que tome las medidas de emergencia. La prórroga de los plazos solo se puede realizar en la dirección del jefe.

El documento se considera ejecutado y el responsable lo retira del control después de que el ejecutante haya realizado el trabajo específico (preparación de una respuesta, redacción de un borrador de contrato, etc.). Resultados de ejecución en forma corta se registran en el propio documento (requisito "marca en la ejecución del documento") y también se coloca una marca en la ejecución en el registro de registro.

Se combinan el control de ejecución de documentos, como parte integral del trabajo de oficina y el control de ejecución, como función de gestión en varias empresas.

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Entonces, se le ha asignado personal. ¿Donde empezamos?

1. Abastezcamos de las leyes necesarias, literatura especial y programas. Necesitarás todo esto en tu trabajo.

  • Necesario La violación de las leyes laborales puede resultar en gran multa. Por tanto, el conocimiento y el cumplimiento de las leyes laborales deben abordarse de forma responsable.
  • De literatura especial, nos complace ofrecerle manuales (que puede descargar de forma gratuita) y nuestros mejores libros sobre administración de recursos humanos. Las despensas de las bases de datos de referencia del sitio también serán útiles.
  • Decidir con la gerencia el tema de la compra de un programa en el cual mantener registros de personal Hay muchos programas de este tipo, y muchos especializados, muy, muy convenientes. Algunos están algo pasados \u200b\u200bpor alto en términos de funcionalidad 1C. Pero la mayoría de las empresas mantienen registros de personal por tradición en 1C. El hecho es que hay muchos especialistas en apoyo de 1C en cualquier ciudad, pero no se pueden encontrar especialistas que apoyen otros programas en todas partes.

2. Tomamos copias de los documentos constitutivos de la organización de la gerencia y los estudiamos cuidadosamente.

Los documentos de personal deberán cumplir con los documentos constitutivos de la empresa y no contradecirlos de ninguna manera. Lea en la Carta el procedimiento para contratar a un director (solicitará un trabajo) y el procedimiento para fijar su salario, el período durante el cual se puede celebrar un contrato de trabajo con él; algunas peculiaridades pueden especificarse en la Carta. A veces, la Carta prescribe el procedimiento para contratar gerentes clave y establecer sistemas de remuneración para ellos (por ejemplo, con la aprobación preliminar de la junta general de fundadores), e incluso el procedimiento para aprobar la plantilla.

3. Determinamos la lista de documentos que deben estar en el área de trabajo del personal, y que elaboraremos.

Está claro que redactará los documentos obligatorios por ley en cualquier caso. Consulte con su dirección cuál de los documentos opcionales preparará para la empresa. Además, de antemano, se puede aclarar con el director qué condiciones especiales quiere ver en la normativa laboral interna, otras normativas locales, en las modalidades de contratos laborales.

Si su empresa es una microempresa, de acuerdo con 309.2 del Código Laboral de la Federación de Rusia, no puede redactar algunos documentos:

"Un empleador es una entidad de pequeña empresa clasificada como microempresa, tiene derecho a negarse, total o parcialmente, a la adopción de las regulaciones locales conteniendo normas derecho laboral (normativa laboral interna, normativa sobre retribuciones, normativa sobre bonificaciones, horario de turnos y otros). Al mismo tiempo, para regular las relaciones laborales y otras relaciones directamente relacionadas con ellas, un empleador - una pequeña empresa que está clasificada como microempresa debe incluir en los contratos laborales con los empleados condiciones que regulen cuestiones que, de acuerdo con la legislación laboral y otros actos legales regulatorios que contengan normas la legislación laboral debe estar regulada por las normativas locales ... "

4. Organizamos al director

Compruebe si el director (CEO) está debidamente formalizado. Si no es así, primero arreglamos al director. ¡Es el primer trabajador! De los documentos debe quedar claro a partir de qué fecha trabaja el director. Existe un procedimiento paso a paso para solicitar el puesto de director en una gran base de datos de referencia y en el "Paquete de oficiales de personal", las muestras de documentos necesarias, consultas temáticas allí.

5. Elaboramos la tabla de personal, normativa laboral interna, otras normativas locales (ver tabla del apartado 3).

Seguramente la empresa aún no cuenta con una plantilla y normativa laboral interna y otras normativas locales. Los componimos. Todos estos documentos están coordinados con el director. Tenemos en cuenta los comentarios y deseos del director, comprobamos si contradicen la legislación. Opciones listas los documentos anteriores se acuerdan de acuerdo con el procedimiento establecido por la ley (si es necesario, teniendo en cuenta la opinión del cuerpo representativo de los empleados), luego el jefe de la empresa los aprueba. En nuestro sitio web, hay muchas muestras de dichos documentos disponibles gratuitamente. Hay muchas más muestras de este tipo y comentarios temáticos sobre ellas, los procedimientos paso a paso para su aprobación se encuentran en la gran base de datos de referencia y en el "paquete Kadrovik". En nuestro sitio de acceso gratuito puede leer un nuevo artículo útil " Dotación de personal: forma y contenido". Recomendamos a los suscriptores de la revista" Kadrovik-Practitioner "que lean el artículo:" Redactamos normativa laboral interna: legal, reflexiva y beneficiosa para el empleador " y consulte las plantillas de las normativas locales.

6. Desarrollamos una forma estándar de contrato de trabajo, que se celebrará con los empleados.

Recomendamos las siguientes pautas para los suscriptores de la revista Kadrovik-Practitioner: "Estamos contratando un empleado: cuestiones de personal" ... De él aprenderá, entre otras cosas, qué condiciones son favorables para que el empleador incluya en el contrato de trabajo, y qué condiciones, por el contrario, no son deseables y peligrosas.

7. Estamos preparando otros documentos que necesitamos para realizar el trabajo del personal en el futuro:

Preparamos libros de contabilidad, diarios de registro, hojas de tiempo, formularios de pedidos, acuerdos de responsabilidad, etc.

8. Decidimos con la dirección la cuestión de quién llevará los libros de trabajo. .

Si los empleados aún no han sido contratados, entonces el jefe de la organización (director) primero tendrá que llevar libros de trabajo. Se emite una orden sobre esto. En nuestro sitio web hay un pedido de muestra para que el jefe de la organización se responsabilice de mantener, almacenar, registrar y emitir libros de trabajo. Tal orden es obligatoria, este es un requisito del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia. Si no es así, el empleador puede enfrentar una multa. Posteriormente, el director puede transferir estas facultades al trabajador de personal aceptado, también por orden. En nuestro sitio hay un formulario de pedido para el nombramiento de las personas responsables de mantener, almacenar, registrar y emitir libros de trabajo \u003e\u003e

9. Registramos empleados para trabajar.

Luego los empleados comenzarán a trabajar y comenzará la fase de jornadas laborales para el trabajador de personal, será necesario llevar una hoja de horarios, elaborar un cronograma de vacaciones, concertar vacaciones, utilizar incentivos y penalizaciones, viajes de negocios, combinación, despido y mucho más ... Nuestros recursos te ayudarán en todo esto. sitio.

  • inspector de recursos humanos
  • gerente de Recursos Humanos
  • contador de recursos humanos

cualquiera que quiera obtener la especialidad de "gerente de recursos humanos".

1. Principios legales de regulación de las relaciones laborales. Fuentes de regulación legal de las relaciones laborales.

  • El concepto de Código de Trabajo y legislación laboral. Documentación legislativa requerida para la administración de RRHH en la organización.
  • Fuerza legal de los documentos personales.
  • Regulaciones locales (LNA): el orden de desarrollo e implementación.
  • LNA Obligatorio, el procedimiento para desarrollar y realizar cambios: plantilla, normativa laboral interna, normativa sobre protección de datos personales, horario de vacaciones, descripciones de puestos.
  • LNA opcional: normativa sobre bonificaciones, normativa sobre contratación de personal, instrucciones sobre gestión de registros de personal, descripciones de puestos.

2. Contratos en obra de personal.

  • Contrato de empleo. Contrato de trabajo de duración determinada y indefinida. Detalles obligatorios del contrato de trabajo.
  • Contratos de derecho civil (GPA). Diferencias entre GPA y contratos laborales. Posibilidades de utilizar GPA.

3. Responsabilidad material de los empleados. El monto de la indemnización por daños.

4. Libro de trabajo.

Requisitos para cumplimentar libros de trabajo. Instrucciones para completar un libro de trabajo.

  • Registro de un libro de trabajo por primera vez, llenando la portada.
  • Realización de constancia de admisión, traslado, baja, promoción.
  • Características de llenar el inserto en el libro de trabajo.
  • Contabilidad y almacenamiento de libros de trabajo.
  • Cumplimentación del libro de ingresos y gastos de los libros de trabajo.
  • Llenar el libro de movimientos del libro de trabajo.
  • Realizar cambios en el libro de trabajo.
  • Correcciones en el libro de trabajo.

5. Principios de cálculo de la experiencia aseguradora. Qué se incluye en el concepto de experiencia aseguradora y cómo calcularlo.

6. Procedimientos paso a paso para el registro de la documentación del personal.

6.1. Contratación: procedimiento de registro paso a paso.

  • Familiarización con los actos locales.
  • Registro de un contrato de trabajo.
  • Registro de un contrato de trabajo.
  • La orden de empleo, el procedimiento para familiarizar al empleado con ella, el registro de la orden de empleo.
  • Tarjeta personal T-2.
  • Libro de trabajo, registro y registro.

6.2. Registros de registro.

  • Registros obligatorios y opcionales.
  • El procedimiento para mantener y emitir diarios de registro y libros de documentos contables.
  • Períodos de almacenamiento de registros.

6.3. Traslado de un empleado: un procedimiento de registro paso a paso.

  • Motivos del traslado de empleados.
  • Condiciones obligatorias que deben cumplirse al trasladar empleados.
  • El procedimiento para completar formularios unificados en relación con la traducción.
  • Conocimiento del empleado con la documentación.
  • Características de la transferencia iniciada por el empleador, iniciada por el empleado.
  • Registro de cambios en el contrato de trabajo.
  • Publicación de una orden de transferencia.
  • Hacer una entrada en el libro de trabajo.
  • Vacaciones pagadas y no pagadas, vacaciones adicionales: duración, condiciones para la concesión de vacaciones.
  • El procedimiento para preparar un calendario de vacaciones: lo que debe tenerse en cuenta. Períodos incluidos y no incluidos para el cálculo del tiempo de servicio que da derecho a la baja.
  • Registro de la orden de concesión de licencia.
  • Un procedimiento paso a paso para obtener unas vacaciones.

6.5. Alentar a los empleados.

  • Tipos de recompensas.
  • Instrucciones paso a paso para completar la documentación.

6.6. Acción disciplinaria.

  • Tipos de sanciones.
  • El procedimiento para imponer una sanción disciplinaria.
  • Algoritmo para emitir una orden disciplinaria.
  • Nuevas reglas para documentar un viaje de negocios.
  • Rellenar la hoja de horas de trabajo de un empleado en viaje de negocios.
  • Informar después del final del viaje de negocios.
  • Características de la terminación del TD por iniciativa del empleado y por iniciativa del empleador.
  • El procedimiento para cumplimentar la orden de destitución.
  • Procedimiento de despido paso a paso.

7. Conflictos laborales individuales.

  • El concepto de conflicto laboral individual.
  • Creación de una comisión de conflictos laborales. Reglamento de la Comisión.
  • El procedimiento y términos para la consideración de conflictos laborales.

8. Archivo y almacenamiento de documentación del personal.

  • Nomenclatura de casos del servicio de personal.
  • Nuevos períodos de almacenamiento de registros de personal.
  • Preparación de documentos para almacenamiento de archivos.

El resultado de la capacitación es el desarrollo de los conocimientos y habilidades necesarios para organizar la administración de recursos humanos de acuerdo con los requisitos de la legislación laboral de la Federación de Rusia.

Volumen del curso: 36 horas académicas, incl. 24 horas académicas Lecciones auditivas.

Administración de recursos humanos desde cero: instrucciones paso a paso 2018

Administración de recursos humanos para tontos

Hay documentos obligatorios (estipulados por el Código del Trabajo) y recomendados. Si su sala de control tiene un cero completo, debe abordar enérgicamente la creación de documentación obligatoria. En el mismísimo vista general se divide en dos categorías:

  1. Regulaciones locales.
  2. Documentos creados durante el registro de relaciones laborales.

Aquí, pero teniendo en cuenta los detalles, incluya:

  • horario de turno,
  • regulación sobre tasas de producción, etc. (si tales características existen en su empresa).
  • documentos sobre registros de personal (trabajo, contratos civiles; pedidos de personal; tarjetas personales del empleado);
  • documentos sobre contabilidad del tiempo de trabajo y liquidaciones (hojas de tiempo, nómina);
  • documentos personales de los empleados (libros de trabajo, archivos personales).

Numeración de pedidos en la gestión de registros de personal

Por lo general, los principiantes tienen una pregunta: ¿cómo numerar los pedidos? Buenas noticias: no hay requisitos legales, use el sentido común.

Hay varias preguntas de sugerencia, al responderlas, puede crear su propia lógica de numeración de pedidos.

  • ¿Cuántos empleados a tiempo completo hay en la organización: 10, 50, más de cincuenta?
  • ¿Cuál es la tasa de rotación del personal?
  • ¿Con qué frecuencia tiene que cambiar las condiciones de trabajo (transferir empleados de un puesto a otro, involucrarlos en el trabajo los fines de semana, etc.)?

Si ves que el volumen de pedidos será pequeño, puedes hacer una numeración de extremo a extremo con la adición de la letra "K" (anualmente a partir del No. 01-K) para separarlos de los pedidos de la actividad principal. Si hay muchas órdenes, los oficiales de personal con experiencia aconsejan dividir y marcar designaciones de letras diferentes tipos pedidos en función de su tema.

Para no confundirse y mantener la documentación en orden, también se recomienda llevar un registro de pedidos.

Mantenimiento de registros de recursos humanos

Este difícil trabajo se lleva a cabo sobre la base de la Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia de fecha 05.01.2004 No. 1, que contiene una biblioteca de muestras de todos los documentos que puede tomar y usar. Por cierto, desde 2013, nadie tiene derecho a exigir documentos solo en la forma en que se presentan en el decreto: pero ¿por qué perder el tiempo inventando una bicicleta?

Para empezar, se recomienda emitir una instrucción o reglamento sobre el KDP, donde se prescribe cómo se documentan todos los procedimientos del personal, cómo se llevan a cabo dentro de la organización, etc. Dicha instrucción se convertirá en una base confiable para todo el KDP en la empresa y le permitirá ponerlo en perfecto orden.

Administración de recursos humanos en la empresa

La administración de recursos humanos es una actividad dirigida a sistematización de documentos de personal y trabajar con ellos.

El departamento de RR.HH. existe en todas las organizaciones y garantiza un trabajo ininterrumpido con los documentos, así como el registro oportuno de todos los cambios por parte de la empresa y sus empleados.

¡Queridos lectores! Nuestros artículos hablan sobre formas típicas de resolver problemas legales, pero cada caso es único.

Si quiere saber cómo solucionar su problema particular, por favor contacte a través del consultor online de la derecha o llame a los teléfonos de consulta gratuitos:

Literatura requerida

Para realizar rápidamente la formación en el trabajo de oficina y aplicar los conocimientos en la práctica, los expertos recomiendan prestar atención a las siguientes publicaciones impresas:

  • una revista denominada "Personnel Practitioner", cuyo estudio no solo será útil, sino también interesante para aquellas personas que dedican mucho tiempo en el trabajo a esta industria en particular;
  • libro " Salario... Una guía práctica para un contador ”escrito por G.Yu. Kasyanova será una buena guía para los principiantes que aún no han tenido tiempo de adquirir experiencia en el camino hacia el crecimiento profesional;
  • "Errores típicos en la gestión de registros de personal" (autor Kasyanov M.Yu.) informará sobre los errores al trabajar con el personal y será útil no solo para los trabajadores experimentados en este campo, sino también para los empleados novatos, así como para los jefes de organizaciones;
  • "Problemas difíciles de los cálculos de nómina" por el autor Geyts I. será útil para aquellos que estén interesados diferentes tipos asentamientos en esta área, devengo de vacaciones pagadas u otro tipo de pagos, y especialmente para los amantes de los ejemplos ilustrativos y las soluciones a problemas complejos de producción;
  • la revista "Personnel Business" está recomendada para su lectura por usuarios experimentados de programas y personas que trabajan en este campo sin experiencia significativa y habilidades prácticas;
  • en la revista electrónica "Todo para el oficial de personal" se destacan las preguntas más frecuentes del personal del departamento de personal y aparecen todas las innovaciones en esta área.
  • Organización de la administración de RRHH desde cero

    La organización de la gestión de registros de personal desde cero debe construirse en las siguientes etapas:

      Instalación de programas especiales para computadora, diseñados para la realización de documentación competente y otros asuntos relacionados con la gestión de registros de personal.

    Hoy en día existen muchos programas diseñados para estas necesidades. Sin embargo, los jefes de organizaciones tradicionalmente elige 1C.

    Esto se debe a que existen especialistas para la instalación y mantenimiento de este programa en cualquier ciudad grande o pequeña, pero aquellos que podrían atender desarrollos innovadores no siempre pueden ser llamados por teléfono.

    Estudio de documentos importantes de la organización.

    Todos los contratos y documentos presentados deben cumplir y no contradecir los estatutos de la organización. Esto tiene una parte importante, especialmente para resolver desacuerdos con el equipo directivo o con los empleados.

    Compra o autoproducción registro de registro.

    Los documentos que estarán contenidos en el trabajo de oficina de la empresa deberán ser acordados con la dirección superior.

    Es necesario aclarar cuáles de ellos serán obligatorios, y cuáles pueden posponerse, porque en raras ocasiones se hará referencia a ellos. Es importante saber cuáles de ellos estarán ubicados en el horario de trabajo y cuáles en los formularios del contrato de trabajo.

  • Diseño del director. Es necesario verificar el correcto llenado de todos los papeles, que deben reflejar la fecha a partir de la cual el gerente trabaja en la empresa.
  • Creación de una tabla de personal y reglas para el orden interno que se aplican a todos los empleados sin excepción.

    Cómo diseñar correctamente una tabla de personal, lea nuestro artículo.

    Si la empresa no los tiene, debe crear estos documentos. Estos documentos deben ser totalmente acordados con el director de la organización y verificados por marco normativo... Es decir, debe averiguar si las innovaciones son contrarias a la ley.

  • Creación de un contrato de trabajo estándar que sea beneficioso para la organización, pero que no contradiga las normas legales.
  • Entonces se necesitan documentos básicos.

    Personal de personal no puedo hacer sin crear los siguientes valores:

    1. formularios de pedido;
    2. acuerdos de responsabilidad;
    3. registro de registro;
    4. libros de contabilidad;
    5. hoja de tiempo.
    6. Después de los documentos, debe ocuparse de quién y cómo debe llevar los libros de trabajo.

    El problema de su almacenamiento y llenado de documentos debe resolverse a tiempo y con anticipación. En etapa inicialcuando hay muy poco personal en el trabajo, esto el fundador de la empresa puede contratar... En esta ocasión, se debe emitir un pedido especial. Si está ausente, la empresa será sancionada con una multa grave.

    Si en el futuro aparece una persona cuyas funciones incluyen trabajar con documentos, se emitirá una nueva orden para designar a una persona responsable.

    La última etapa es la contratación de empleados para el empleo.

    Este procedimiento requerirá:

    1. órdenes de empleo;
    2. registro de contratos laborales;
    3. disponibilidad de libros de trabajo;
    4. tarjetas de empleado;
    5. libro para tener en cuenta los libros de trabajo.
  • Esto está lejos de todo lo que un empleado que comienza desde cero necesita saber, pero tales acciones son solo primeros conceptos básicos en una gran cantidad de información para ser estudiada en el futuro.

    Puede encontrar instrucciones sobre la administración de recursos humanos aquí.

    Responsabilidades del especialista en recursos humanos

    Un empleado tiene un campo de actividad extenso, que cubre todos los aspectos de la organización relacionados con los empleados y su trabajo. Entonces, las principales tareas de un oficinista son:

    • Registro de documentos relacionados con vacaciones, bajas por enfermedad y otros certificados.
    • Formación de un expediente personal para cada empleado.
    • Elaboración y desarrollo de una hoja de horas de trabajo.
    • Realización y preparación de pedidos de personal.
    • Cálculo y posterior nómina.

    Descargue una descripción de trabajo de muestra para un empleado de recursos humanos aquí de forma gratuita.

    Además de las tareas principales, los empleados de este campo de actividad tienen y tareas adicionales, como:

    • seguimiento del mercado salarial;
    • rastrear e invitar a candidatos para el empleo;
    • compilar una lista de vacantes abiertas en la organización;
    • desarrollo de normativa sobre despido y contratación de empleados de la empresa.

    A veces, un empleado de este departamento está comprometido actividades de valoración sobre el trabajo de los empleados y la elaboración de un informe sobre este tema.

    Es importante saber que de acuerdo con la legislación vigente, el responsable de personal no puede divulgar los datos personales del empleado a terceros. Esta responsabilidad recae enteramente en él.

    Errores cometidos en el departamento de recursos humanos

    En cualquier trabajo se pueden cometer errores. Por tanto, la administración de recursos humanos no es una excepción. Dado que este es un proceso complejo y es difícil para muchos empleados novatos recordar una gran cantidad de información, las principales son las siguientes:

      Al registrar y despedir a un empleado.

    En primer lugar, esto se aplica al diseño. La orden no puede especificar las condiciones para el período de prueba o la naturaleza del trabajo realizado. A veces se cometen errores en las iniciales o el apellido de un empleado, así como en su unidad de trabajo. Es importante considerar aquí que una orden ejecutada con la admisión de errores o emitida por una persona no autorizada no es válida.

  • Trabaja con libros de trabajo. De acuerdo con las reglas, la serie y el número de este documento deben ingresarse en el libro de contabilidad para el movimiento de libros de mano de obra, lo que no todos hacen.
  • Al concluir un contrato de trabajo. Las principales omisiones son la ausencia de alguno de los documentos requeridos para este trámite, o la contratación de ciudadanos que no pueden realizar este tipo de actividad por motivos de salud.
  • Pedidos. Se puede emitir un acto regulatorio local en la empresa, pero no contiene la firma del director de la empresa. eso grave violacióny tal documento no es válido.
  • Restaurar el orden en los registros de personal

    A veces, en una empresa pequeña sucede que se acumulan muchas violaciones y no hay ningún especialista que pueda resolver este problema. Sin embargo, si se encontró a una persona así y se le encomendó poner las cosas en orden en la documentación, entonces debe seguir siguiendo las instrucciones paso a paso:

    1. Se requerirán actos reglamentarios de última revisión, que ayudarán a resolver muchos asuntos legales, así como literatura especial sobre temas de personal y programas que faciliten la vida en la gestión de registros de personal.
    2. Revisión y verificación de documentos.

    Todo debería estar en stock documentos requeridosque se relacionan con el trabajo de oficina. Estos incluyen obligatorios, especiales y opcionales.

    Es importante que todo esté en forma y en su lugar.

    También vale la pena adquirir los opcionales para protegerse al realizar controles en la oficina.

  • Estudiar los deseos del gerente, así como cómo están las cosas en la empresa y si cumplen con los pedidos declarados y la normativa local. Esta etapa también incluye un estudio cuidadoso de los documentos constitutivos de la organización.
  • Determinación del círculo de personas que participaron en la elaboración de los documentos faltantes y aquellos empleados que posteriormente serán los responsables del flujo de trabajo y su seguridad.
  • Análisis de la plantilla de personal, que debe realizarse de forma unificada.
  • Verificación de la ejecución de los contratos de gerente, empleados y laborales en la empresa.
  • Una parte importante es el estudio de las órdenes de trabajo anteriores y las tarjetas personales de los empleados, no debe haber errores en las mismas.
  • Comprobación de libros de trabajo.
  • Comprobación de traslados y reubicaciones de empleados en la empresa, despidos, tanto pasados \u200b\u200bcomo actuales.
  • La etapa final es verificar las horas de trabajo de cada empleado.
  • Automatización de oficinas

    La administración de recursos humanos se vuelve más complicada con el tiempo y las empresas se hacen más grandes. Por tanto, la salida a esta situación es automatización de recursos humanos... Hoy en día, en casi todas las organizaciones, los problemas de personal se resuelven mediante dispositivos automáticos.

    El establecimiento del proceso de automatización debe tener lugar en varias etapas:

    • El primer paso es establecer un objetivo de automatización. La mayoría de las veces es el trabajo bien organizado y la eficiencia del sistema instalado.
    • Después de determinar la efectividad, debe comenzar a implementar el sistema, es decir, crear una base de datos automática.
    • A continuación, debe capacitar a los empleados para que trabajen en el equipo proporcionado.
    • La introducción de datos de todos los documentos de la organización en el sistema es el paso principal. En este momento, debe crear plantillas para informes.

    Para una correcta administración de RR.HH., necesitará siguientes programas:

    1. pre-sistemas, es decir, programas que brindan contabilidad;
    2. Sistemas de gestión de recursos humanos. Este es el sistema solucionador de problemas con automatización de marcos. Este es un sistema que almacena información sobre cada uno de los empleados;
    3. Sistema WFM. Estos programas tienen más funciones que los programas de automatización convencionales;
    4. Los sistemas HCM son cuestiones decisivas no solo en términos del indicador cuantitativo de personal, sino también en términos de calidad. Estos programas mejoran el desempeño de las grandes empresas en aproximadamente un 15 por ciento.

    Por supuesto, puede abandonar las nuevas tecnologías y realizar el trabajo a la antigua. Sin embargo, el progreso no se detiene y, en el futuro, puede resultar que, debido a un equipo automático incorrecto, se produzca una violación del flujo de documentos, lo que incurrir en una multa.

    Cómo organizar registros de personal en una empresa de nueva creación: consulte el video seminario:

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    Ley Federal de 29 de diciembre de 2012 N 273-FZ (modificada el 7 de marzo de 2018) "Sobre la educación en la Federación de Rusia". Artículo 76. Formación profesional adicional.

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    La administración de recursos humanos (HRC) es la base para la gestión de recursos humanos de cualquier organización, independientemente de la forma de propiedad y el tamaño de la empresa.

    El conocimiento del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y los métodos de aplicación de las normas de la legislación laboral son los requisitos clave para el personal de recursos humanos, los contables y los gerentes de cualquier nivel.

    Casi cualquier documento personal tiene valor legal (comercial). Con la ayuda de documentos personales utilizados como prueba escrita, el empleador puede probar su posición en los tribunales.

    En el entrenamiento de RRHH, usted:

    • obtiene un marco regulatorio actualizado (la base del KDP);
    • formar un conjunto de habilidades necesarias para el cumplimiento exitoso de los deberes oficiales de un empleado del departamento de personal;
    • adquirir conocimientos y habilidades sobre las formas y métodos de aplicar las normas del derecho laboral;
    • considerar “casos difíciles” de aplicación de la legislación laboral;
    • hacer tareas prácticas;
    • desarrollar competencias relevantes para el mercado moderno.

    Objetivo del curso de administración de recursos humanos

    • Desarrollar habilidades prácticas para preparar la documentación del servicio de acuerdo con los requisitos de la legislación, independientemente de la forma de propiedad de la empresa.

    Objetivos del curso de RRHH:

    1. Formar (actualizar) conocimientos y habilidades en la gestión de documentos de RRHH.
    2. Formar (actualizar) conocimientos y habilidades en la preparación de la documentación del personal de acuerdo con los requisitos reglamentarios.
    3. Formar (actualizar) el conocimiento y las habilidades de mantenimiento de formularios contables para trabajar con fondos.
    4. Formar (actualizar) conocimientos y habilidades de sistematización y archivo de documentos.
    5. Determinar formas de trabajar con trabajadores migrantes, teniendo en cuenta los últimos cambios en la legislación laboral.
    6. Practicar los conocimientos adquiridos en situaciones prácticas.

    Como resultado de la formación en cursos de personal:

    • el conocimiento y las habilidades prácticas de la administración de recursos humanos se forman en una organización moderna.

    La educación a distancia

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    “Cursos en administración de RRHH. Organización y gestión del servicio de personal ". El aprendizaje a distancia requiere una computadora personal y acceso a Internet. Entrenamiento paso a paso y materiales metodológicos, y el nivel de conocimiento de la materia se determina mediante la prueba final en línea. No hay límite de tiempo para prepararse para la prueba final. Precio del curso a distancia - 5500 rublos. Ventaja aprender en línea - no es necesario ajustarse al horario de clases - practica cuando le conviene.

    Administración de recursos humanos desde cero: una guía paso a paso 2018

    una breve guía paso a paso sobre cómo configurar la administración de recursos humanos en una empresa recién inaugurada

    (si desea poner las cosas en orden en una campaña existente, otra guía paso a paso es más adecuada para usted: restaurar registros de personal \u003e\u003e)

    Si recibió instrucciones para realizar entregas en una empresa recién inaugurada administración de recursos humanos desde ceroy tiene poca experiencia en esta área (tal vez sea un creador, un líder y hasta ahora el único empleado de una nueva empresa, un nuevo reclutador o, en general, un contador o un gerente de oficina que se ha "colgado" del personal, o un emprendedor novato) nuestro guía seguramente te ayudará. Se compila de manera simple y accesible, especialmente para los recién llegados al negocio del personal.

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    • una amplia base de referencia disponible para los suscriptores de la revista "Kadrovik-Practitioner" (todos pueden pagarla \u003e\u003e): 140 instrucciones paso a paso sobre el trabajo del personal, más de 1000 muestras de documentos personales, contenedores de consultas y artículos, un curso sobre los conceptos básicos de la gestión de registros de personal, una estantería, etc.
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    Entonces, se le ha asignado personal. ¿Donde empezamos?

    1. Abastezcamos de las leyes necesarias, literatura especial y programas. Necesitarás todo esto en tu trabajo.

    • Puede encontrar la última revisión de los actos normativos necesarios (sobre legislación laboral, asuntos de personal) aquí \u003e\u003e La infracción de la legislación laboral puede resultar en una fuerte multa. Por tanto, el conocimiento y el cumplimiento de las leyes laborales deben abordarse de forma responsable.
    • De la literatura especializada, nos complace ofrecerle manuales (que puede descargar de forma gratuita) y nuestros mejores libros sobre administración de recursos humanos. Las despensas de las bases de datos de referencia del sitio también serán útiles.
    • Decidir con la gerencia el tema de la compra de un programa en el cual mantener registros de personal Hay muchos programas de este tipo, y muchos especializados, muy, muy convenientes. Algunos están algo pasados \u200b\u200bpor alto en términos de funcionalidad 1C. Pero la mayoría de las empresas mantienen registros de personal por tradición en 1C. El hecho es que hay muchos especialistas en apoyo de 1C en cualquier ciudad, pero no se pueden encontrar especialistas que apoyen otros programas en todas partes.

    2. Tomamos copias de los documentos constitutivos de la organización de la gerencia y los estudiamos cuidadosamente.

    Los documentos de personal deberán cumplir con los documentos constitutivos de la empresa y no contradecirlos de ninguna manera. Lea en la Carta el procedimiento para contratar a un director (solicitará un trabajo) y el procedimiento para fijar su salario, el período durante el cual se puede celebrar un contrato de trabajo con él; algunas peculiaridades pueden especificarse en la Carta. A veces, la Carta prescribe el procedimiento para contratar gerentes clave y establecer sistemas de remuneración para ellos (por ejemplo, con la aprobación preliminar de la junta general de fundadores), e incluso el procedimiento para aprobar la plantilla.

    3. Determinamos la lista de documentos que deben estar en el área de trabajo del personal, y que elaboraremos.

    Está claro que redactará los documentos obligatorios por ley en cualquier caso. Consulte con su dirección cuál de los documentos opcionales preparará para la empresa. Además, de antemano, se puede aclarar con el director qué condiciones especiales quiere ver en la normativa laboral interna, otras normativas locales, en las modalidades de contratos laborales.

    Si su empresa es una microempresa, de acuerdo con 309.2 del Código Laboral de la Federación de Rusia, no puede redactar algunos documentos:

    "Un empleador es una entidad de pequeña empresa clasificada como microempresa, tiene derecho a negarse, total o parcialmente, a la adopción de las regulaciones locales conteniendo normas de derecho laboral (normativa laboral interna, normativa sobre remuneraciones, normativa sobre bonificaciones, horario de turnos, entre otras). Al mismo tiempo, para regular las relaciones laborales y otras relaciones directamente relacionadas con ellas, un empleador - una pequeña empresa que está clasificada como microempresa debe incluir en los contratos laborales con los empleados condiciones que regulen cuestiones que, de acuerdo con la legislación laboral y otros actos legales regulatorios que contengan normas la legislación laboral debería estar regulada por las normativas locales. "

    4. Organizamos al director

    Compruebe si el director (CEO) está debidamente formalizado. Si no es así, primero arreglamos al director. ¡Es el primer trabajador! De los documentos debe quedar claro a partir de qué fecha trabaja el director. Existe un procedimiento paso a paso para solicitar el puesto de director en una gran base de datos de referencia y en el "Paquete de oficiales de personal", las muestras de documentos necesarias, consultas temáticas allí.

    5. Elaboramos la tabla de personal, normativa laboral interna, otras normativas locales (ver tabla del apartado 3).

    Seguramente la empresa aún no cuenta con una plantilla y normativa laboral interna y otras normativas locales. Los componimos. Todos estos documentos están coordinados con el director. Tenemos en cuenta los comentarios y deseos del director, comprobamos si contradicen la legislación. Las versiones preparadas de los documentos nombrados se acuerdan de la manera prescrita por la ley (si es necesario, teniendo en cuenta la opinión del cuerpo representativo de los empleados), luego el jefe de la empresa las aprueba. En nuestro sitio web, hay muchas muestras de dichos documentos disponibles gratuitamente. Hay muchas más muestras de este tipo y comentarios temáticos sobre ellas, los procedimientos paso a paso para su aprobación se encuentran en la gran base de datos de referencia y en el "paquete Kadrovik". En nuestro sitio de acceso gratuito puede leer un nuevo artículo útil "Dotación de personal: forma y contenido". Recomendamos que los suscriptores del Kadrovik-Practitioner lean el artículo: "Redactamos las regulaciones laborales internas: legales, reflexivas y beneficiosas para el empleador" y miren las plantillas de las regulaciones locales.

    6. Desarrollamos una forma estándar de contrato de trabajo, que se celebrará con los empleados.

    Las muestras de contratos de trabajo (para diferentes casos de vida del personal, con diferentes condiciones) están disponibles gratuitamente en nuestro sitio web \u003e\u003e Piense de inmediato y incluir en el contrato de trabajo las condiciones que sean beneficiosas y necesarias para el empleador (al mismo tiempo, asegúrese de que no violen la ley, de lo contrario, dichas condiciones quedarán invalidadas y el empleador puede sufrir pérdidas).

    Recomendamos a los suscriptores de la revista "Kadrovik-Practitioner" el manual: "Estamos contratando un empleado: cuestiones de personal". De él aprenderá, entre otras cosas, qué condiciones son favorables para que el empleador incluya en el contrato de trabajo, y qué condiciones, por el contrario, no son deseables y peligrosas.

    7. Estamos preparando otros documentos que necesitamos para realizar el trabajo del personal en el futuro:

    Preparamos libros de contabilidad, diarios de registro, hojas de tiempo, formularios de pedidos, acuerdos de responsabilidad, etc.

    Las muestras de libros y revistas de contabilidad (es decir, pliegos con gráficos) se encuentran en la tienda de nuestro sitio en las descripciones de cada revista. Puede familiarizarse con ellos ahora mismo. Si es necesario, puede solicitar libros y diarios contables listos para usar para el trabajo del personal.

    Se pueden descargar más documentos de muestra de nuestro sitio web en la base de datos de referencia gratuita \u003e\u003e

    Muchas más muestras de documentos, así como comentarios temáticos y consultas sobre ellos, se encuentran en la gran base de datos de referencia y en el "Pack of the Personnel Manager". También recomendamos el libro "555 muestras de documentos para la administración de RRHH".

    8. Decidimos con la dirección la cuestión de quién llevará los libros de trabajo. .

    Si los empleados aún no han sido contratados, entonces el jefe de la organización (director) primero tendrá que llevar libros de trabajo. Se emite una orden sobre esto. En nuestro sitio web hay un pedido de muestra para que el jefe de la organización se responsabilice de mantener, almacenar, registrar y emitir libros de trabajo. Tal orden es obligatoria, este es un requisito del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia. Si no es así, el empleador puede enfrentar una multa. Posteriormente, el director puede transferir estas facultades al trabajador de personal aceptado, también por orden. En nuestro sitio hay un formulario de pedido para el nombramiento de las personas responsables de mantener, almacenar, registrar y emitir libros de trabajo \u003e\u003e

    9. Registramos empleados para trabajar.

    En nuestro sitio hay procedimientos paso a paso para la contratación (para el empleado principal y para un empleado a tiempo parcial) \u003e\u003e Puede familiarizarse con ellos. En esta etapa, elaborarás una gran cantidad de documentos: contratos de trabajo, pedidos de empleo, tarjetas personales, libros de trabajo, un libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo, etc. Los formularios y muestras de todos estos documentos se encuentran en las bases de datos de referencia:

    • base de referencia gratuita para la administración de recursos humanos
    • una amplia base de referencias (más de 1000 muestras de documentos, 140 procedimientos paso a paso para operaciones de personal, consultas y artículos sobre temas de personal desde 2010 hasta el presente, 200 muestras de entradas en libros de trabajo, manuales, un curso sobre los conceptos básicos de CD, etc.)
    • base de referencia "Paquete del Oficial de Personal" en disco CD (más de 3000 muestras de documentos, más de 1500 consultas y artículos, 140 procedimientos paso a paso de operaciones de personal, 200 muestras de entradas en libros de trabajo, etc.)

    Luego los empleados comenzarán a trabajar y comenzará la fase de jornadas laborales para el trabajador de personal, será necesario llevar una hoja de horarios, elaborar un cronograma de vacaciones, concertar vacaciones, utilizar incentivos y penalizaciones, viajes de negocios, combinación, despido y mucho más ... Nuestros recursos te ayudarán en todo esto. sitio.

    El artículo fue escrito en base a materiales de los sitios: www.eduel.ru, clubtk.ru, bizakon.ru, doprof.ru, www.kadrovik-praktik.ru.

    La responsabilidad de mantener registros generalmente se asigna al secretario. Este puesto no requiere educación especial y, a menudo, se contrata a candidatos con experiencia laboral mínima. Pero la gestión de documentos es un negocio responsable e importante, depende en gran medida de su precisión y corrección. trabajo exitoso empresas.

    El trabajo de oficina puede ser:

    • general - relacionado con la actividad principal de la empresa,
    • personal - para la documentación sobre el personal, mantenida por el departamento de personal,
    • secreto: se encuentra en algunas estructuras estatales y tiene estándares de conducta,
    • electrónico: cuando una información se transmite en formato digital.

    No es difícil dominar los conceptos básicos del trabajo de oficina por su cuenta. Es mejor comenzar con el documento más importante y fundamental: la nomenclatura de casos.

    Nomenclatura de casos

    Este es un documento que enumera todos los "casos" de la organización. En este caso, un "caso" significa una colección de papeles comerciales del mismo tipo o dirección.

    La nomenclatura es un sistema que permite analizar las actividades documentales de una empresa. Para compilarlo, debe determinar una lista de todas las variedades de documentos disponibles. Luego, combínelos en direcciones. A cada tipo se le asigna un número - un código, que puede constar de varios números o letras, por ejemplo, un número, año o incluso un mes de publicación, si el volumen de documentos es significativo.

    Por ejemplo: 01 / BU / 2017, donde 01 es el número en orden, BU es el departamento de contabilidad, 2017 es el año. También se indica el período de almacenamiento y el lugar en el archivo en el que se entregará el estuche. La nomenclatura puede aprobarse por un período determinado: un año, 3 años o 5 años, si no se prevén cambios. Antes de la aprobación, los jefes de departamento deben verificar el contenido de la nomenclatura en términos de su trabajo.

    Se elabora una nomenclatura con el fin de archivar cómodamente los documentos, así como para incorporar los casos al sistema. Ayuda a delinear los conceptos básicos del trabajo de oficina de manera concisa, refleja los principales tipos de documentos comerciales, teniendo en cuenta las características de la empresa. Por lo general, se compila en forma de tabla: el nombre del caso, el código (número), el lugar en el archivo, el período de almacenamiento. Es mejor agrupar los casos por tipos, departamentos de su publicación.

    Tipos de documentos en la organización.

    El número de casos y tipos de documentos está directamente relacionado con los detalles de las actividades de la empresa. A menudo, el flujo de trabajo se divide en bloques, que son realizados por especialistas en las áreas de trabajo. Pero hay una lista que es típica de cualquier empresa, ya sea comercial o estatal:

      Bandeja de entrada - entrante a la organización desde el exterior - todo lo que llegó por correo, con mensajería, entregado personalmente por representantes de otras organizaciones.

      Saliente - enviado desde la organización - todo lo dirigido a otras personas jurídicas, así como individuos (respuestas, cartas, decisiones).

      Interno - no fuera de la organización, regulando el trabajo de la empresa (órdenes, instrucciones, reglamentos, reglamentos, etc.).

    Como regla general, se mantiene un registro de registro separado para cada tipo, en el que se registra el número en orden, fecha, nombre, de dónde vino el documento o dónde se envió, el nombre de la persona a cargo.

    Si el diario registra los documentos entregados a los empleados, se deja un campo de firma en el recibo. También en la revista se puede anotar en cuyo caso, según la nomenclatura, se archiva una copia para su almacenamiento.

    La organización también puede mantener registros de viajes de negocios internos, contabilizando la devolución de llaves, la hora de llegada al lugar de trabajo e incluso las llamadas telefónicas. A veces, el número de libros de registro conduce al establecimiento de un libro de registro. Todo depende de la necesidad y la práctica existente en la empresa.

    Las revistas deben estar numeradas, cosidas y selladas, esto se hace para excluir la posibilidad de reemplazo de hojas.

    Mantenimiento de registros: los conceptos básicos del trabajo de oficina y el flujo de trabajo. El número de revistas y archivos depende de las necesidades de la empresa y del deseo de registrar todos los artículos disponibles.

    Regulación sobre el flujo de documentos

    Tras el desarrollo de la nomenclatura de casos y la lista de revistas necesarias, es razonable elaborar un Reglamento sobre el flujo de trabajo de la organización. Se trata de un reglamento que explica las reglas para la elaboración, transferencia y archivo de todos los trabajos disponibles. Describe el procedimiento para cada flujo de documentación y establece un cronograma para transferirlo de un departamento a otro.

    Declaración de muestra

    El reglamento ayudará a evitar confusiones, traspaso de responsabilidades y pérdida de papeles comerciales importantes. Para cada flujo, se prescribe una ruta, por ejemplo: publicación, aprobación, registro, envío al destinatario, archivo en el archivo.

    Sellos y sellos

    A menudo, los recién llegados, y no solo ellos, no pueden determinar en qué casos se necesita el sello de una organización y en cuáles no. La respuesta es muy sencilla: los formularios salientes están certificados con un sello, ya que la presencia de un sello certifica el origen de la carta. Los papeles internos no requieren impresión, ya que La firma del manual es suficiente en este caso.

    Los documentos entrantes después de su registro se transfieren al gerente para tomar una decisión y nombrar a una persona responsable de la ejecución o respuesta. Tampoco necesitan impresión. Sello y sello no deben confundirse. Los sellos pueden ser muy diferentes, desde "Número entrante ..." hasta "La copia es correcta", y no tienen fuerza legal. Es solo una herramienta auxiliar para el trabajo de la secretaria.