Construyendo un sistema de tutoría. Una visión moderna del sistema de tutoría. Organizar un sistema de tutoría desde cero
Una de las principales direcciones a la hora de trabajar es la formación de un sistema de tutoría. La formación adecuada del nuevo personal los prepara para realizar con éxito las tareas que enfrentan. Es decir, cuanto más eficaz, más activo será el empleado.
El programa de mentoría incluye los siguientes pasos:
- Involucrar a empleados experimentados de la empresa y gerentes de línea en la formación y capacitación de jóvenes profesionales y recién llegados;
- Dominio por parte de mentores de los métodos de enseñanza de adultos;
- Desarrollo de un sistema de motivación para mentores que los impulse a realizar esta función;
- Desarrollo de criterios para evaluar el trabajo de los mentores;
- Desarrollo de criterios para evaluar la eficacia del sistema de tutoría en su conjunto.
Para evaluar la eficacia del sistema de tutoría (MS), se utiliza el siguiente sistema de indicadores:
- Reducción de la rotación de personal durante el período de prueba:
- Reducir los costes de formación del personal:
Costos de capacitación antes de la implementación de SN /Costos de capacitación después de la implementación de SN.
- Incremento del porcentaje de evaluación exitosa en función de los resultados de la formación:
Puntuación media antes de la implementación de SN /Puntuación media tras la implementación del CH
- Mayor compromiso del personal. Evaluado en base a diversas encuestas periódicas a los empleados;
- Incrementar la velocidad de entrada a una posición. Se evalúa con base en que los empleados cumplan con sus planes personales de ventas mensuales;
Además, se utilizan los siguientes indicadores de desempeño para mentores:
- Reducir la rotación de personal durante el período de prueba, siempre que el mentor sea el supervisor inmediato:
% facturación antes de la implementación de CH /% facturación después de la implementación de CH
- Calidad de la certificación de nuevos empleados. La puntuación media de los principiantes después del entrenamiento es de más de 4,4 puntos en una escala de 5 puntos;
- Porcentaje de satisfacción de los recién llegados con el trabajo del mentor. Evaluado con base en los resultados de una encuesta a los recién llegados tanto durante el proceso de adaptación como al finalizarlo;
- Evaluación del trabajo del mentor por parte de la dirección de la empresa. Evaluado con base en los resultados de una encuesta a jefes de divisiones estructurales.
Por ejemplo, como resultado de la introducción de un sistema de tutoría, uno de nuestros clientes, un holding agroindustrial, recibió los siguientes resultados económicos por persona joven especialista:
Tomemos como ejemplo el salario de un empleado de 44.000 rublos.
Incluso este ejemplo por sí solo deja claro cuánto beneficio puede aportar a una empresa un sistema de tutoría bien diseñado e implementado.
La eficacia de la tutoría se explica por su carácter individual. Ninguna otra forma de formación puede ser tan específica y cercana a las condiciones reales.
En este artículo hablaremos sobre la esencia de la tutoría. Explicaremos cómo elegir mentores e implementar el sistema en una organización para que no sea un trámite.
Del artículo aprenderás:
Descargue muestras y materiales para ayudar a implementar el sistema.
¿Cuál es la esencia de la tutoría?
Sistema de tutoría: eficaz método moderno adaptación y formación de los empleados tanto en la contratación como en el traslado a un nuevo puesto. La mentoría reduce el nivel de estrés en la contratación, acelera el desarrollo de las responsabilidades laborales y facilita el proceso de conocimiento del equipo y los valores corporativos.
Si está pensando en tutoría, significa que su empresa está bastante desarrollada. La tutoría es un sistema complejo que lleva tiempo implementar, pero tiene ventajas innegables: una implementación exitosa aumentará significativamente la eficiencia de los empleados de la organización.
La tutoría ya no es un enfoque innovador; ya se ha establecido como una opción probada y método efectivo adaptación y formación del personal. También en mundo antiguo Los maestros contrataban asistentes para que pudieran adquirir experiencia y dominar su oficio a través de la práctica. Hoy en día, muchas empresas, especialmente las de fabricación, utilizan la tutoría para los nuevos empleados. El propósito de introducir tutoría es capacitar rápidamente a los recién llegados en procesos de producción, reglas de equipo, cultura corporativa.
La tutoría es un sistema organizado, cada elemento del cual trabaja en conjunto con otros para un objetivo común. El logro del objetivo se controla periódicamente. Para ello, se distinguen los siguientes indicadores:
Cuando se trata de tutoría organizacional, la gente suele hablar de personalización y formación.
Un recién llegado, a quien un empleado experimentado le prestó atención, trabajó con él, le explicó y le presentó a otros compañeros, siente gratitud hacia la empresa y un deseo interior de devolver lo mismo. Esto ayuda a reducir el número de despidos y mejorar el ambiente en el lugar de trabajo.
¿Qué empresas requieren un sistema de mentoría?
Efecto positivo del sistema de mentoría en la organización
La tutoría tiene un efecto positivo en la velocidad de adaptación, la calidad de la formación, la lealtad y la satisfacción del personal. Pero hay otros resultados importantes de la introducción de un sistema de tutoría. Se trata de un ambiente de continuidad en la empresa, cuando los propios mentores muestran con su ejemplo qué valores corporativos son importantes para la empresa, qué funciones desempeñan los empleados, cómo se comunican entre sí, qué productos lanzan al mercado.
Se anima al mentor económica y no materialmente. Por ejemplo, un mentor talentoso puede participar en un concurso para puestos de liderazgo (en la reserva de personal).
Un sistema de tutoría eficaz también ayudará a:
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La mentoría como forma de reducir la rotación de personal
La alta rotación de personal resulta costosa para la empresa. Es especialmente alto durante el período de prueba. El aprendiz renuncia porque no siente atención hacia sí mismo y se queda solo con desconocimiento de los requisitos y estrés. Los errores que no se corrigen durante el período de prueba pueden quedar arraigados en el algoritmo de trabajo del empleado durante mucho tiempo. En un corto período de 3 a 6 meses, un recién llegado puede agotarse emocionalmente y sentirse innecesario. Un mentor ayuda a afrontar estas condiciones, da un sentimiento de significado e importancia y llena el trabajo del recién llegado de propósito y significado.
El empleado con el que trabaja el mentor se une fácilmente al equipo. Ya durante el período de prueba conoce a todos sus compañeros, sabe a quién y cuándo acudir si necesita ayuda o consejo. Un equipo amigable fortalece la confianza del recién llegado en que vale la pena quedarse y seguir trabajando en esta empresa.
La tutoría como factor que influye en el desempeño
Las pérdidas que sufre una empresa al formar a un novato no se amortizan pronto. La tutoría también ayuda con la formación, minimizando así las pérdidas de la organización. El nuevo empleado está preparado para desempeñar eficazmente sus funciones laborales, comprende los requisitos del puesto, conoce sus responsabilidades y los criterios de calidad del trabajo ya desde los primeros meses. Una atmósfera amistosa de asistencia mutua provoca un aumento de la motivación y aumenta la productividad laboral.
Los empleados antiguos también intentan hacer un buen trabajo para dar ejemplo al recién llegado. Al mismo tiempo, en el equipo reina un espíritu de competencia positiva.
Cuándo el sistema funcionará y traerá un efecto positivo.
La provisión de tutoría se basa en algunos principios con los que no todos estarán de acuerdo. Si los líderes no aceptan los principios de la tutoría, el sistema no funcionará eficazmente. Determine de antemano que su empresa está preparada para esto. La tutoría funciona si:
- no se establecen objetivos exagerados para la tutoría;
- el gerente comprende qué habilidades básicas se deben enseñar a un recién llegado;
- la empresa tiene la oportunidad de implementar un método de formación y adaptación a largo plazo;
- la organización tiene los fondos para invertir en un sistema de tutoría;
- los mentores tienen el tiempo y la oportunidad de trabajar con un recién llegado;
- es posible controlar la calidad y cantidad de conocimientos transferidos al empleado;
- el mentor trabaja con uno o más recién llegados, pero no más de 5.
Puntos clave sobre los que se desarrolla un sistema de mentoría
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En nuestra empresa, los empleados que se convierten en mentores tienen la oportunidad de recibir formación en habilidades de gestión. Además, estos especialistas reciben bonificaciones por tutoría. Todo esto está detallado en nuestro documento interno que regula el sistema de tutoría. También existe una base de información interna donde se ingresan las metas y planes del mentor, y luego se registra qué hace y cómo lo hace. En base a esto, determinamos el monto de la bonificación del mentor. Pero permítanme enfatizar que no sólo la motivación material es importante. Los empleados deben saber que la participación en el sistema de tutoría es un nuevo paso en la carrera profesional. El mentor puede recibir un ascenso, por ejemplo, convertirse en gerente líder, si antes era solo gerente, o ingresar a la reserva de personal, postulando para el puesto de adjunto o jefe de departamento.
Requisitos para un mentor
No todos los empleados son aptos para el papel de mentor. Primero, seleccione entre los empleados a aquellos que cumplan formalmente con los requisitos para ser mentor. Estas personas tienen las siguientes características:
- les encanta responder preguntas;
- compartir voluntariamente su experiencia;
- quiero ser necesitado;
- enseñar voluntariamente a otros.
¿Qué cualidades debe tener un mentor?
Luego pase a un análisis más profundo. Calcular empleados - Candidatos ideales para el rol de mentor según las siguientes características.:
- un profesional experimentado y competente que tenga conocimientos, habilidades y capacidades;
- desarrollarse y aprender constantemente;
- amplia experiencia laboral en la empresa, al menos un año de experiencia en el cargo;
- empleados ejecutivos y disciplinados que realizan su trabajo de manera eficiente y puntual durante un largo período de tiempo;
- quieren ser mentores;
- disfrutan de autoridad entre colegas y son líderes a quienes la gente acude en busca de consejo;
- profesores con tendencia a enseñar y explicar, pacientes y sensatos;
- sociable, abierta, sociable, emocional y propensa a la empatía;
- Organizado, capaz de estructurar su tiempo y su información, pensar en un plan de formación.
¿Qué cualidades debe tener un mentor eficaz?
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Sólo después de una cuidadosa selección se puede aprobar e incluir a un especialista en orden de tutoría.
Descargar documentos de mentoría
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Reglas de conducta para un mentor.
Cada mentor debe cumplir con las siguientes reglas:
comunicarse con el recién llegado de forma confidencial y abierta;
capacitar al alumno personalmente, asignarle tiempo personal;
mostrarle a un principiante los valores correctos: formación, desarrollo, superación, crecimiento;
enseñar a un principiante cómo obtener respuestas a sus preguntas, aprender eficazmente de la experiencia de los demás y de la suya propia;
elogios por el éxito.
Motivos del mentor y del recién llegado.
El éxito del sistema de tutoría en una organización depende de la combinación correcta de motivos internos de las dos partes del proceso: el alumno y el mentor.
- El mentor se afirma y el aprendiz se esfuerza por elevar su autoridad.
- El mentor exhibe un comportamiento dominante y el alumno quiere apoyo y asistencia mutua.
- El mentor se preocupa, orienta, cuida y el alumno recibe la aprobación del directivo.
Cómo formar mentores
Preparar mentores de acuerdo al plan especificado en el reglamento de mentoría de la organización.
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Tarea |
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Proporcionar a los mentores suficientes conocimientos pedagógicos. |
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Desarrollar las habilidades de enseñanza de los mentores |
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Establecer mentores para que tengan una actitud positiva hacia su tarea y estatus. |
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Introducir a los mentores en el plan de formación para recién llegados y establecer objetivos de tutoría. |
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Desarrollar un plan de formación y compartirlo con mentores. |
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Formar mentores en métodos de enseñanza. |
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Identifique los errores cometidos por los mentores y enséñeles el algoritmo de trabajo correcto. |
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Informar a los mentores sobre los resultados que el recién llegado debe lograr después de la capacitación. |
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Enseñe a los mentores a superar dificultades y problemas al enseñar a los recién llegados, lidiar con objeciones, etc. |
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Determine cuántas personas serán capacitadas por un mentor, forme grupos |
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Resalte los conocimientos y habilidades que los principiantes no pueden obtener de un mentor. Envíe dichos empleados a otros departamentos, a otras empresas. |
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Preparar materiales de capacitación. |
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Seleccione habitaciones, papelería y accesorios. |
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Planifica tu horario de clases |
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Desarrollar métodos de información y control. |
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Implantar un sistema de tutoría y control de calidad de la formación. |
Problemas de implementar un sistema de tutoría
Problema 1: la tutoría fue inventada por RR.HH.
Los empleados no comprenden el propósito de la tutoría y tratan el sistema como una idea del departamento de recursos humanos. Esto genera resistencia, los empleados no se involucran en el proceso y lo sabotean. Involucrar a los empleados en el desarrollo e implementación de las regulaciones de tutoría en la empresa manufacturera, aceptar sus ideas, realizar reuniones de equipo para que los empleados consideren la tutoría como su propia iniciativa.
Problema 2: los mentores no quieren enseñar a los novatos
Si los mentores no comprenden el valor de su trabajo, no quieren capacitar a nadie y no asumen la responsabilidad del éxito del recién llegado, el sistema de tutoría no funcionará. Asegúrese de trabajar con la motivación de los mentores, seleccione aquellos que estén internamente interesados en ser profesores del alumno. Sucede que los directivos obligan a sus subordinados a ser mentores. En este caso, el trabajo tampoco tendrá éxito.
Problema 3: Los mentores no quieren formarse en mentoría, técnicas pedagógicas y profesionales
Los mentores deben estar motivados a nivel personal y crecimiento profesional. Reserve tiempo para la capacitación para que los empleados no se queden entretenidos después del trabajo.
Problema 4: los mentores no quieren realizar el examen después de la formación
Prepare a sus empleados para actitud positiva a la certificación y la formación. El éxito del sistema depende de la calidad del dominio de las técnicas pedagógicas y profesionales.
Problema 5: los mentores adoptan un enfoque formal ante la tarea
Si los empleados no participan en la formación de los recién llegados, les dan la mínima información y no les dedican suficiente tiempo, el efecto será el contrario. Monitorear y evaluar el desempeño de los mentores. Consigue resultados tanto intermedios como finales.
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Preste atención a estos problemas. Si al menos uno de ellos está presente, los resultados de la tutoría serán los contrarios. Los empleados nuevos y antiguos se desmotivarán, los procesos de trabajo serán menos eficientes y los conocimientos no se transferirán a los pasantes en la medida necesaria. Si el alumno y el mentor no trabajan bien juntos, reemplace rápidamente al mentor con otro..
En lugar de los departamentos habituales, tenemos grupos de recursos. El jefe de este grupo, un gestor de recursos experimentado, es responsable de la formación profesional de los nuevos empleados, de su adaptación, supervisa sus actividades profesionales futuras y promueve el crecimiento profesional. El administrador de recursos elabora un “curso para jóvenes luchadores” para jóvenes especialistas y desarrolla tareas de control, monitorea cómo se realizan, trabaja en errores. Si el grupo de recursos ha crecido demasiado, el administrador de recursos puede elegir un asistente, seleccionar una persona especial en su grupo, un líder del equipo, que también asume las funciones de mentor.
Cómo implementar el mentoring en una organización
Para evitar problemas durante la implementación, consiga el apoyo de los altos directivos de la empresa. Además, RR.HH. debería crear de forma proactiva un entorno de información de apoyo en relación con la tutoría. Es necesario describir el sistema desde el mejor lado y explicar los beneficios de su implementación.
Los jefes de departamento también deben conocer y comprender los beneficios de implementar el sistema en la organización. Transmiten información a los subordinados y popularizan la tutoría dentro del equipo.
Incentivar a los mentores
Se pueden desarrollar sistemas de incentivos tanto tangibles como intangibles para los mentores. Esto podría ser una bonificación basada en los resultados de la formación de los alumnos, la compensación por las horas extras y la intensidad del trabajo. También es importante animar a los empleados a valorar su papel como mentores. Los métodos intangibles son perfectos para esto. Por ejemplo, calificar a los mejores mentores.
Ofrezca a los mentores un paquete social:
- días adicionales de vacaciones pagadas;
- descuentos en educación, seminarios, cursos y capacitaciones profesionales gratuitos;
- inclusión en reserva de personal ;
- plaza de aparcamiento corporativa gratuita;
- vales para sanatorio, vales para niños;
- premios personalizados: relojes, accesorios;
- entradas para eventos de entretenimiento, etc.
Todas las bonificaciones deben formalizarse. Los empleados deben conocer criterios claros para realizar sus tareas, las cantidades que recibirán por trabajo extra. Si el sistema de motivación no financiera está bien desarrollado y el personal es inicialmente leal a la empresa, los incentivos materiales pueden ser mínimos o incluso inexistentes.
Cómo nombrar un mentor, registrarse y pagar por su trabajo.
Señales de que una organización necesita un sistema de mentoría
La empresa cuenta con un sistema distribuido de departamentos en los que se concentra el desempeño de una variedad de funciones.
Los empleados suelen abandonar la empresa durante el período de prueba o en los primeros tres años de trabajo en la empresa.
Es difícil transferir conocimientos en la empresa, después de que un empleado se va, nadie sabe lo que hizo, no se transfiere, ya que las tareas de cada empleado no están formalizadas.
El producto de la empresa es complejo e intelectualmente rico, la empresa tiene conocimientos técnicos y requiere formación in situ para los recién llegados.
La empresa coexiste en el mercado con fuertes competidores y necesita desarrollarse constantemente.
Hay otras razones por las que puede ser necesario introducir alguna forma de tutoría en una organización.
El perfil laboral como uno de los factores de éxito del sistema de mentoría
Resumiendo todo lo dicho, queda claro que para el éxito del sistema de tutoría, tanto los componentes internos (motivacionales) como la comprensión de los objetivos (conocimientos, habilidades y habilidades específicos) son importantes. Para elegir el plan de tutoría adecuado para un nuevo empleado, es necesario crear un perfil laboral. Describa claramente las funciones de cada empleado, lo que necesita saber y poder hacer para realizar su trabajo de manera efectiva. También identificar áreas de desarrollo inmediato y posible crecimiento profesional. Esta es la base de su plan de formación de incorporación.
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Introducción
La relevancia del tema elegido se debe al hecho de que actualmente la formación del personal para la mayoría de las empresas rusas es de particular importancia.
Existe la necesidad de un desarrollo continuo del personal, es decir crear condiciones para el pleno potencial de los empleados y su capacidad para hacer una contribución tangible a las actividades de su organización.
En este trabajo, consideraré uno de los tipos de formación del personal en el lugar de trabajo: la tutoría.
La formación de empleados mediante el método de tutoría en Rusia comenzó en el siglo pasado en las empresas manufactureras, con el objetivo de "transferir métodos laborales avanzados" a los recién llegados. La mayoría de los estudios occidentales que evaluaron la eficacia de este método de formación hablaron a su favor: la tutoría se consideraba la clave para una carrera exitosa.
El método más antiguo de transferencia de experiencia se utilizaba hasta hace poco principalmente en las áreas de producción. Sin embargo, ahora muchas empresas cuyas actividades no están relacionadas con esta área están recurriendo cada vez más a prácticas probadas. Y una de las industrias donde los empleadores hoy utilizan un sistema de tutoría es la de ventas.
La tutoría implica un sistema de formación del personal en el que la transferencia de conocimientos se produce directamente en el lugar de trabajo, cuando un empleado con más experiencia transfiere sus habilidades a un recién llegado.
1 . El concepto de tutoría, funciones, principios, métodos.
La tutoría es uno de los métodos de formación del personal, cuando un empleado más experimentado comparte sus conocimientos, habilidades y habilidades con un recién llegado sin experiencia durante un cierto período de tiempo.
Hoy en día, el sistema de mentoring en las empresas está adquiriendo otras características y avanzando hacia nuevos ámbitos, por ejemplo, el mentoring en el ámbito técnico. Los mentores dependen principalmente del avance de los conocimientos o habilidades profesionales existentes. En otras palabras, enseñan lo que ellos mismos saben.
Se necesita tutoría para:
Apoyar y fomentar la implementación de la capacitación de los empleados;
Transferir los conocimientos acumulados en la organización y las normas de comportamiento aceptadas en la empresa;
Liberar el potencial del aprendiz.
La ventaja de la tutoría es la oportunidad de aprender en el trabajo. En comparación con la formación, el método es generalmente más “individualizado”, pero a menudo requiere más esfuerzo y tiempo.
La tutoría puede ser personal, grupal o colectiva. La mayoría de las veces nos encontramos con tutorías personales, en las que un mentor guía a un empleado. Este es otro beneficio de la tutoría. Menos común es la tutoría grupal (un mentor dirige a un grupo de empleados) o la tutoría colectiva (varios mentores para uno o un grupo de empleados).
Conviene distinguir entre mentoring, coaching y mentoring. Estos conceptos se complementan y tienen un espíritu cercano, ¡pero!
El coaching no tiene como objetivo tanto transferir conocimientos y desarrollar habilidades, sino activar los procesos de autoaprendizaje y autodesarrollo. Esto se produce proporcionando una retroalimentación continua a través de un proceso de análisis conjunto de situaciones y problemas.
La tutoría combina las características del coaching y la enseñanza. La retroalimentación también es importante aquí, pero se añade una buena base teórica. El mentor primero cuenta la teoría, luego muestra un ejemplo y solo entonces el estudiante completa la tarea y recibe retroalimentación.
La tutoría enfatiza la parte práctica. Un empleado con más experiencia transfiere sus conocimientos y habilidades a uno con menos experiencia. Idealmente, la tutoría puede ocurrir continuamente.
Un mentor se llama mentor. El nombre proviene de la antigua mitología griega. Un héroe llamado Mentor era un sabio consejero, todos confiaban en él, acudían con preguntas, en busca de consejo y ayuda.
Por lo general, un mentor es un empleado más experimentado con conocimientos y experiencia profesional que ayuda a un empleado joven e inexperto a superar todas las dificultades del crecimiento profesional y social. En la tutoría, a un empleado joven se le llama protegido. Se trata, por regla general, de un empleado con menos experiencia que, siguiendo los consejos de un mentor, intenta mejorar la calidad del trabajo que realiza.
Un mentor puede realizar diferentes funciones:
Mentor - asistente atento
Muestra atención y empatía, apoya, inspira. Haciendo preguntas. Crea una relación de confianza con el “estudiante”. Un mentor así es un amigo. Y se arrepentirá si no funciona y discutirá Mal humor y problemas familiares.
Mentor - samurái
Un mentor severo. Da retroalimentación de manera honesta y directa. Presenta la información de forma clara y requiere una implementación precisa. Quizás regañar. Requiere un trabajo de calidad. Es como si fuera un desafío. Un mentor así puede inicialmente causar miedo en el "estudiante". Pero un puesto como mentor permite reunirse y realizar el trabajo necesario en el menor tiempo posible.
El principio fundamental del trabajo de un mentor es el deseo de transmitir la información necesaria y ayudar al joven especialista a asimilarla. Esto significa que tiene sentido que un mentor:
Ser coherente con el nivel educativo inicial del joven especialista;
considerar pequeño experiencia de vida y grandes ambiciones propias de los jóvenes;
Asegúrese de involucrar al recién llegado en la planificación de su carrera y en la elaboración de un plan de desarrollo individual, y esté interesado en su punto de vista sobre lo que está sucediendo;
Recuerde que todas las personas son diferentes y no se puede abordar a dos jóvenes especialistas con el mismo criterio;
No haga el trabajo del recién llegado por él, a menudo brinde la oportunidad de trabajar bajo control, pero de forma independiente, con posterior retroalimentación de desarrollo.
tutoría trabajador formación de empleados
2 . Tutoría. En el trabajo de formación
La tutoría es el método más importante y exitoso para promover el desarrollo profesional. Además, la eficacia de los seminarios y formaciones que se realizan dentro de la empresa aumenta cuando se complementan con mentorías.
La formación se realiza directamente en el puesto de trabajo, bajo la dirección de un especialista experimentado que el recién llegado conoce bien; se basa en situaciones laborales y problemas reales. Al mismo tiempo, el nivel profesional inicial de un estudiante puede ser muy diferente: desde una completa falta de las habilidades necesarias hasta un "equipaje sustancial", luego el mentor, con sus consejos, ayuda a unirse al equipo, a dominar los estándares de trabajo con clientes y la cultura corporativa de la empresa.
El tema de la tutoría es de particular relevancia en relación con el desarrollo y surgimiento del concepto de empresa de aprendizaje. “Una organización que aprende es aquella que responde eficazmente al desafío de los cambios en el entorno empresarial mediante la creación de nuevas tecnologías y el dominio de nuevos conocimientos y habilidades. Integra rápidamente nuevos conocimientos y habilidades para transformar su negocio principal. En este sentido, el personal debe mejorar constantemente sus cualificaciones y profesionalidad”.
Construir una empresa de aprendizaje implica crear un sistema de formación eficaz con el funcionamiento paralelo de dos sistemas de formación que tienen tareas y contenidos similares, pero varias formas implementación. El primer sistema es la creación de una escuela interna propia de la organización, que imparte seminarios, conferencias y capacitaciones con la ayuda de formadores internos o especialistas invitados. Y el segundo es un sistema de tutoría, en el que la formación del personal se realiza directamente en el puesto de trabajo; un empleado más experimentado transfiere sus conocimientos, experiencia y sus propias tecnologías de trabajo al alumno. En consecuencia, en una empresa que aprende, el desarrollo de los empleados lo llevan a cabo no sólo los formadores especializados, sino también los ejecutivos y directivos de la empresa.
Actualmente, las empresas utilizan principalmente dos métodos de formación en el puesto de trabajo: tutoría y narración de historias.
Se entiende por tutoría el patrocinio individual o colectivo de trabajadores experimentados sobre trabajadores jóvenes individuales o sus grupos, o una forma de educación (patrocinio), formación profesional y adaptación de los empleados jóvenes en la organización, que implica la transferencia de la experiencia del mentor e inculca un Cultura laboral y valores corporativos en un recién llegado.
Storytelling (del inglés Story Telling, literalmente "contar historias") consiste en utilizar mitos e historias de la vida de las organizaciones para enseñar a los empleados jóvenes las reglas de trabajo en una corporación. Este método comienza a funcionar ya en el proceso de selección de personal para puestos vacantes. Dependiendo de lo adecuado que sea un candidato en particular, el entrevistador habla sobre la empresa, preparándose así para sus tradiciones, filosofía y cultura corporativa. Al usarlo, no se debe exagerar con lo positivo, para que no haya una gran discrepancia con la información que el empleado recibirá del equipo en el futuro.
Antes de ir a trabajar, el empleado también se familiariza con todas las normativas locales que necesita: normativa laboral interna, políticas de gestión de personal y otras.
Al comenzar a trabajar, el supervisor inmediato ayuda al nuevo empleado a conocer más rápidamente a sus compañeros, estructura organizativa la empresa (donde puede contactar con qué pregunta), un plan de ingreso al puesto (fechas de control), descripción del puesto y otras regulaciones locales necesarias para el trabajo, estándares y filosofía de la empresa. El supervisor inmediato supervisa las actividades del empleado recién contratado durante el período de prueba, ayudándolo, monitoreando y formando su lealtad a la empresa.
La tutoría se diferencia de otros métodos de formación en que el aprendizaje se produce en el trabajo en tiempo de trabajo con apoyo constante del nuevo empleado a los más experimentados y altamente calificados. El propósito de este método es minimizar el período de adaptación de los empleados de departamento recién contratados y (o) el período de desarrollo de nuevas tecnologías por parte de los empleados en el lugar de trabajo, con la ayuda del cual se resuelven las siguientes tareas:
Mejorar la calidad de la formación y las calificaciones del personal;
Desarrollar una actitud positiva hacia el trabajo en los nuevos empleados;
Brindar a los nuevos empleados la oportunidad de alcanzar rápidamente los indicadores de desempeño requeridos por la empresa;
Ahorrar tiempo a los gerentes de departamento para capacitar a nuevos empleados;
Brindar a los mentores oportunidades de crecimiento profesional, animándolos por el buen trabajo, reconociendo sus servicios a la empresa;
Reducción de la rotación de personal;
Elaboración del documento “Plan de acceso al cargo” y “Ficha de evaluación y desarrollo de competencias”.
Las características de la tutoría incluyen:
1) flexibilidad.
La tutoría se puede realizar de diversas formas y en diversas situaciones. Las condiciones necesarias son tiempo y la presencia de al menos dos personas;
2) naturaleza aplicada.
La tutoría tiene que ver con actividad profesional y cubre toda la gama de estas actividades;
3) individualidad.
La tutoría está directamente relacionada con las necesidades e intereses del individuo;
4) orientación a las personas.
Las personas son percibidas tal como son, con todos sus valores, motivos, sentimientos;
5) disponibilidad de retroalimentación;
6) alto potencial motivacional.
Las ventajas de este método de formación son el cumplimiento de las responsabilidades laborales por parte del mentor y del alumno, la implementación de un plan de trabajo (personal, departamento, empresa) y la adquisición de habilidades laborales en poco tiempo.
Existen 5 etapas principales de formación en el proceso de mentoría, que se pueden describir de la siguiente manera:
- “Yo te lo diré y tú escuchas”;
- “Te lo mostraré y tú miras”;
- "Hagámoslo juntos";
- “Hazlo tú mismo y te lo diré”;
- “Hazlo tú mismo y cuéntame qué hiciste”.
El proceso de tutoría se monitorea a través de la recepción de créditos y la evaluación del desempeño individual antes de que finalice el período de prueba basado en el plan de inducción.
Un mentor es un especialista cualificado, un profesional o un empleado con experiencia a quien otros empleados pueden pedir consejo.
Una de las principales cualidades que debe tener un mentor es el deseo de transmitir su propia experiencia a los empleados recién contratados. Por tanto, el mentor debe ser leal a la empresa, conocer el tema de la transferencia, mejorar constantemente y poder transmitir correctamente sus conocimientos. En esto le ayudan la sociabilidad, la paciencia, el sentido del humor, la apertura, la responsabilidad, la exigencia, el sentido de la proporción, el respeto por el alumno y la competencia.
Para establecer comprensión mutua y confianza con el estudiante, el mentor debe:
1) averiguar qué le interesa al estudiante, determinar la gama general de intereses
2) tratar de identificar conocidos comunes;
3) determinar la distancia en la comunicación;
4) prestar atención a los problemas del alumno;
5) determinar un posible “anticipo” de confianza;
6) realizar trabajos explicativos;
7) ser capaz de disipar las dudas del estudiante;
8) ser capaz de empatizar con el alumno;
9) brindar apoyo psicológico.
El mentor debe ser amigable, acogedor con el alumno, interesado en lo que hace y cómo lo hace, tener un sano sentido del humor y observar límites razonables en todo.
Los principales métodos utilizados por los mentores son:
Determinación del nivel inicial de conocimientos;
Determinar el tipo de estudiante;
Estructuración de la formación;
Ejemplo personal;
Explicar el material teórico en un lenguaje sencillo y accesible;
Proporcionar material de formación (para la autoeducación);
La secuencia de presentación del material, enseñando cómo hacer el trabajo más rápido y mejor;
Colaboración;
Retroalimentación en etapas intermedias;
Atención y apoyo constante, confianza y responsabilidad por el trabajo independiente;
Estímulo oportuno de los aprendices.
El interés del mentor en los resultados de la capacitación también es importante: puede ser material (pagos por cada alumno que complete con éxito el período de prueba) y (o) intangible (por ejemplo, otorgar el título de "Mejor Mentor").
En comparación con otros tipos de formación, la tutoría atrae:
1) velocidad de adaptación en un nuevo equipo;
2) poner en práctica los conocimientos adquiridos;
3) consulta constante sobre temas difíciles;
4) puntualidad de las respuestas a las preguntas emergentes;
5) motivación (importancia, autodesarrollo) del mentor.
¿Qué ganan el alumno, el mentor y la empresa en su conjunto con esta forma de formación? Dentro del sistema de tutoría, la relación mentor-aprendiz puede tener un impacto positivo en cualidades de ambas partes como la confianza en uno mismo y la autoestima, especialmente a medida que aumentan el nivel profesional de desarrollo y las habilidades del estudiante. El alumno siente el apoyo constante del mentor, analiza sus propias fortalezas (fortalezas - lados débiles), se vuelve menos proclive a conflicto interpersonal Con orientación, desarrolla habilidades, habilidades y competencias profesionales que influyen en el crecimiento profesional, la voluntad de responsabilizarse de los propios estudios y el desarrollo profesional.
El beneficio para el mentor es que:
Sus comunicaciones aumentan;
Tiene la oportunidad de estructurar la información;
En el proceso de tutoría, su autoestima y su estatus aumentan;
El reconocimiento y el respeto hacia él por parte de quienes lo rodean y su autoridad en el equipo están creciendo;
Tiene la capacidad de recibir “información actualizada;
La tutoría la proporciona él. Participación activa en el desarrollo de tu equipo;
Su satisfacción laboral personal aumenta;
Está en constante evolución.
Gracias al sistema de mentoring, la empresa cuenta con personal capacitado con un periodo de adaptación óptimo, aumenta el nivel cultural de la empresa, ayuda a la interacción de los empleados, tanto vertical como horizontalmente, e impacta positivamente en las actitudes hacia el aprendizaje.
Para un sistema de mentoría completo en una empresa, es necesaria una herramienta como la formación de mentores, ya que el trabajo de un mentor es muy responsable. Los empleados que soliciten este estatus deben ser amigables, exigentes y responsables. Es importante el tiempo que el futuro mentor haya trabajado en la empresa y su fidelidad a la misma.
Los mentores deben recibir formación en diversas técnicas en el marco del programa “formación de formadores” en un formato de formación. Los objetivos de esta formación son:
Conciencia de la importancia y singularidad del sistema de tutoría;
Actuación varias técnicas capacitación;
Pruebas prácticas de la metodología propuesta;
Adquirir las habilidades y competencias necesarias.
Durante la formación se resuelven las siguientes tareas: desarrollar criterios para nominar un mentor, desarrollar métodos para establecer contacto e interacción efectiva.
Si combinas storytelling y mentoring, entonces el sistema de formación del personal se puede dividir en las siguientes etapas:
1) Conocimiento, conversación para establecer contacto informal (intereses comunes, pasatiempos).
2) Presentación y conocimiento del personal de la unidad.
3) Apoyar al empleado y continuar el contacto informal (intereses comunes, pasatiempos), establecer relaciones de confianza, explicar las funciones e interacciones entre los empleados, familiarizarse con las regulaciones locales, establecer metas y objetivos para el período de prueba.
4) Transferencia de tu propia experiencia.
5) Probar conocimientos.
6) Pasar la prueba entrante (según el plan de ingreso al puesto).
7) Mejorar el desempeño de los empleados.
8) Evaluación del desempeño individual del empleado antes de finalizar el período de prueba.
9) Cierre del período de prueba.
Entonces, el sistema de tutoría tiene muchos aspectos positivos.
Como resultado de la aplicación de este método de formación, el empleado es profundamente consciente de su responsabilidad, se involucra plenamente en los asuntos de la empresa, se desarrolla a sí mismo y, por tanto, desarrolla la empresa.
zachseñuelo
La tutoría es el método más directo de formación y desarrollo del personal, que, además de aspectos positivos también tiene uno negativo.
Las principales desventajas de este método incluyen:
reducción de la seguridad laboral para las categorías superiores del personal, entre las cuales en la mayoría de los casos se seleccionan los mentores;
aplicar este método en las empresas, como aumento de la flexibilidad del mercado laboral interno, conlleva, en primer lugar, una disminución de la motivación y fidelidad de los mentores para implementar el programa;
En tercer lugar, las críticas a la tutoría están asociadas a sus limitaciones en el campo de la socialización natural y la continuidad de las generaciones en la etapa actual.
No poca importancia en la tutoría es la capacidad de cautivar e interesar a su estudiante. Lo que, por supuesto, aumenta significativamente la motivación y eficacia del proceso de aprendizaje. Después de todo, incluso después de que se haya completado el proceso de aprendizaje, el estudiante puede recurrir a un mentor en cualquier momento y luego, a su vez, brindarle ayuda.
Al mismo tiempo, la tarea principal del mentor es estar en constante proximidad con el alumno, apoyarlo y, con su propio ejemplo, demostrar el enfoque correcto del trabajo.
Los ingresos de la empresa dependen directamente de la profesionalidad de su personal. Desde la capacidad de los directivos de brindar a los clientes la información necesaria en el momento oportuno, hasta organizar todo para que los clientes queden satisfechos.
La consultoría de desarrollo tiene como objetivo identificar y maximizar el aprovechamiento de las habilidades y potencialidades de un individuo o de un equipo de trabajo.
Lista de literatura usada
1. Ackoff R. Planificación del futuro de la corporación. - M.: Progreso, 2011
2. Ansoff I. Gestión estratégica. - M.: Economía, 2011
3. Bestúzhev-Lada N.B. Justificación prevista para las innovaciones sociales. - M.: Ciencia, 2010
4. Empresa y administrador. - M.: Azimut-Centro, 2010
5. Blyakhman L.S., Sidorov V.A. Calidad del trabajo: el papel del factor humano. - M., 2010
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Formar personal joven es una tarea laboriosa, pero indudablemente eficaz. Después de todo, cuanto más rápido comprenda y se adapte un empleado, antes empezará a beneficiar a la empresa. Por supuesto, puede darle al nuevo empleado instrucciones impresas y decirle: "Apréndalo usted mismo, hermano". Y luego espere mucho tiempo hasta que se familiarice con las cosas. O puede asignar al recién llegado un especialista experimentado, quien le transferirá sus propios conocimientos y habilidades directamente durante el proceso de trabajo. Ésta es la esencia de la tutoría. Los expertos del mercado laboral hablaron sobre cómo este método de formación puede resultar útil para una empresa y en qué casos utilizarlo.
¿Qué es, con qué lo comen?
La tutoría, según Elena Mezrina, directora de proyectos de formación y desarrollo de British American Tobacco Rusia, es una de las métodos efectivos aumentar la eficiencia de los empleados de la empresa a través de su desarrollo en el lugar de trabajo y brindar asistencia en la resolución de cualquier problema laboral. Este método también se utiliza para revelar el potencial de un nuevo empleado y su posterior implementación en la empresa.
“Por tutoría nos referimos a la ayuda de una persona a otra para adquirir nuevos conocimientos y aumentar la eficiencia en el trabajo, no relacionada con el liderazgo directo. El objetivo principal del mentoring es ayudar a los jóvenes profesionales a adaptarse al equipo y proporcionar asistencia oportuna en el desarrollo profesional”, define el término Alexey Iodko, director de Recursos Humanos de Raiffeisenbank CJSC.
Un punto importante es que el mentor no es un supervisor directo. Si un gerente está obligado por deber a garantizar que los nuevos empleados de su departamento se integren orgánicamente en el proceso de trabajo, entonces esto no está incluido en la descripción del trabajo del mentor.
Entonces ¿quién es un mentor? Alexey Iodko cree que se trata de un empleado experimentado que acoge al recién llegado bajo su protección y le ayuda a adaptarse al trabajo en la empresa. El mentor es responsable de planificar y organizar un programa de desarrollo profesional eficaz para su aprendiz.
“Entre las principales responsabilidades de un mentor se encuentran asesorar a un joven especialista, determinar la dirección de su crecimiento profesional, elaborar un plan de desarrollo profesional, monitorear la implementación de las tareas asignadas, ajustar el plan, realizar eventos de capacitación adicionales, ayudar en la aplicación de conocimientos adquiridos fuera del trabajo, lo que demuestra un modelo a seguir positivo”, añade el experto.
Es imposible obligar a uno u otro empleado a convertirse oficialmente en maestro de un novato. La tutoría es totalmente voluntaria. Los beneficios de este método para los empleados jóvenes son claros, pero ¿por qué los empleados experimentados deberían perder tiempo y esfuerzo con los recién llegados? Se trata de motivación. También incluye la remuneración (en forma de un pequeño aumento de salario), pero aún se basa más firmemente en la parte intangible: adquirir conocimientos adicionales (los mentores asisten a cursos y capacitaciones para mejorar sus habilidades), atención y aprobación del nivel gerencial, varios insignias que elevan la autoridad en el lugar de trabajo, a los ojos del equipo, etc.
“La tutoría permite aumentar la motivación y el nivel profesional del propio mentor, adquirir nuevas habilidades y también tener la oportunidad de ascender en la carrera profesional”, resume Alexey Iodko.
¿Cuándo usar?
Lanzar y mantener el proyecto Mentoring requiere el gasto de recursos tanto financieros como humanos. La necesidad de implementar este método es aconsejable en los siguientes casos.
Si el equipo está formado principalmente por jóvenes especialistas.
“El uso de técnicas de mentoring como forma especial de formación del personal es más relevante en empresas donde el equipo está formado por empleados jóvenes. Tal especialista, habiendo llegado a su primer trabajo en un determinado segmento, aún no cuenta con la experiencia profesional necesaria, por lo que el mentor debe convertirse en la persona que pueda transmitirle todo el conjunto de conocimientos y habilidades que posee, ayudándolo a adaptarse a el entorno profesional. Por eso, para una cooperación más eficaz entre los empleados experimentados y los jóvenes, es necesario crear un sistema claro y que funcione bien para organizar programas de prácticas”, afirma María Silina, directora de atención al cliente de Agency Contact.
Si hay alta rotación de personal.
“En Raiffeisenbank utilizamos el método de tutoría para aquellos puestos donde hay mayor rotación de personal: comercio minorista, ventas directas, centro de llamadas, etc. Los empleados de estos departamentos se contratan de forma continua, por lo que el uso de la tutoría nos permite brindar capacitación según sea necesario y no esperar a que el número requerido de empleados organice la capacitación. Además, por regla general, actualizar una formación o un curso a distancia es un procedimiento que requiere más tiempo que transferir conocimientos "de mano en mano", dice Alexey Iodko.
¡Hurra! ¡Esta funcionando!
“En British American Tobacco Rusia, la tutoría es una parte importante de la cultura corporativa. Nuestros directivos combinan los roles de líder y mentor. Para ello, reciben una formación especial, durante la cual adquieren las habilidades necesarias”, afirma Elena Mezrina.
Las particularidades de la organización de la tutoría son individuales para cada empresa. La dirección de la empresa decide de forma independiente cómo motivar exactamente a los mentores, determina la duración de la formación de los recién llegados, fija el presupuesto del proyecto, etc.
Pero en su mayor parte, la implementación del mentoring se reduce a tres etapas globales: selección, formación de mentores y evaluación de su trabajo.
Consideremos cómo se construyó el sistema de tutoría en Raiffeisenbank CJSC.
Alexey Iodko comenta:
“Organizamos la tutoría según el siguiente esquema:
- desarrollo de un plan y procedimientos de proyecto, elaboración de presupuesto, análisis de la experiencia de colegas de bancos subsidiarios del grupo RBI, adaptación de los materiales necesarios;
- seleccionar un grupo de mentores y realizar su formación, elaborar planes de trabajo individuales;
- selección de ciudades piloto/sucursales bancarias;
- Realizar capacitaciones de actualización (ventas y calidad de servicio) para empleados minoristas;
- presencia de mentores en sucursales bancarias piloto, seguimiento del trabajo de los empleados, retroalimentación sobre los resultados del trabajo, capacitación en elementos de tutoría para directores de sucursales (el piloto duró cinco semanas, luego monitoreamos el proceso);
- análisis de los resultados del piloto, evaluación de mentores y aprendices, ajuste del plan de implementación del sistema de mentoría.
En nuestros centros regionales, para implementar el sistema de tutoría, nosotros:
- determinó el perfil del mentor (compiló un retrato profesional y psicológico aproximado), seleccionó mentores, capacitó en detalle, probó y seleccionó a los mejores;
- empleados minoristas capacitados (ventas y calidad) y jefes de departamentos minoristas (ventas, formación de formadores y tutorías);
- introdujo un sistema de tutoría en un departamento en particular y además capacitó al director del departamento;
- Supervisé constantemente el trabajo de los mentores y los resultados de ventas”.
Dificultades de implementación
Por supuesto, la organización de un sistema de tutoría no siempre funciona a la perfección. Alexey Iodko enumeró los principales problemas que pueden surgir al implementar este proceso:
- “Elección incorrecta del grupo de mentores. Por ejemplo, inicialmente calculamos mal la carga de trabajo esperada y no perfilamos al mentor.
- Formación larga y costosa para mentores. Estos empleados deben ser los mejores en lo que hacen y también deben dominar algunas técnicas de capacitación.
- Posicionamiento incorrecto del sistema de mentoría. Al principio, nuestros empleados percibían a los mentores como “supervisores”. La motivación, especialmente entre los especialistas experimentados, estaba disminuyendo”.
Ventajas del método de tutoría
Por supuesto, la implementación de este método de capacitación del personal es costosa porque este proyecto no se puede completar.
“El sistema de tutoría es una forma de vida. Se requiere apoyo regular para este proceso. Si no se controla la implementación del sistema de tutoría, entonces el proceso “muere”. Por ejemplo, se nos pidió que brindáramos comentarios constantes sobre el trabajo realizado, capacitación adicional, reuniones adicionales para motivar aún más a los mentores y conferencias telefónicas periódicas para discutir temas actuales, etc.”, dice Alexey Iodko.
1El artículo analiza el desarrollo de KPI para evaluar la eficacia del sistema de tutoría utilizando el ejemplo de una sucursal bancaria. Se desarrolló una metodología para evaluar la eficacia de la tutoría basada en premisas teóricas bien conocidas. Los criterios de eficiencia se formulan en tres áreas: para el mentor, para el alumno del mentor y para el proceso de gestión en su conjunto. Para evaluar la calidad de la formación de los estudiantes, se tomó como porcentaje el porcentaje de quienes aprobaron exitosamente la certificación y fueron contratados al finalizar la tutoría. Para evaluar a los mentores: el método ROE se basa en la realización de una encuesta inicial a los responsables estructurales de la organización antes de formar a los mentores y una encuesta secundaria una vez finalizada la formación. Evaluar la calidad de la metodología del proceso de gestión del sistema de mentoría: el método ROE mediante la realización de una encuesta inicial a los responsables de RRHH antes de aplicar la metodología de formación de mentoría en la empresa y una encuesta secundaria después de transferir la metodología de trabajo con mentores. Se identifican cuatro etapas del proyecto para el uso del sistema KPI.
tutoría
1. Amirov D.P. Gestión de personal: libro de texto. prestación. - M.: Prospekt, 2005. - P. 34-36.
2. Armstrong M. Gestión estratégica de recursos humanos. - M.: Infra-M, 2002. - P. 328-329.
3. Latón A.A. Gestión de personal: método educativo. prestación. - M., 2009. - P. 88-90.
4. Gusarova N.V. Construyendo una adaptación efectiva // Departamento de RRHH: revista mensual profesional. - 2010. - No. 8. - P. 16-17.
5. Shane E. Cultura organizacional y liderazgo. – PEDRO, 2012. - P. 116.
Las organizaciones modernas, en las que la gestión está bien establecida, creen que la contratación personas adecuadas es sólo el comienzo de un largo proceso de existencia de la organización. En beneficio de la propia organización, la dirección debe trabajar constantemente para mejorar plenamente el potencial de su personal. Una forma de lograr este objetivo es la tutoría. El artículo describe un método de tutoría desarrollado en relación con las condiciones específicas de una empresa: una de las oficinas regionales de un gran banco.
El propósito del estudio. fue el desarrollo de una metodología para evaluar la eficacia de la tutoría basada en premisas teóricas bien conocidas.
El objetivo principal de la tutoría es preparar a los empleados que tienen conocimientos y experiencia insuficientes en un área temática determinada para desempeñar de forma independiente y efectiva sus responsabilidades funcionales en el lugar de trabajo. Como resultado, la tutoría le permite aumentar de forma rápida y eficaz la productividad de los empleados a través de su formación profesional de alta calidad.
Se debe tener en cuenta que al construir e implementar un sistema de mentoría, el mentor y el aprendiz durante este período tendrán la oportunidad de cumplir con sus responsabilidades laborales en su totalidad, manteniendo al mismo tiempo altos niveles de eficiencia laboral. Esto debe tenerse en cuenta, ya que de lo contrario existe el riesgo de resistencia a la introducción de un sistema de tutoría tanto por parte de los jefes de departamentos sobrecargados como de los propios mentores, cuyos salarios dependen de la cantidad de trabajo realizado. Se debe prestar especial atención a aquellos departamentos que tienen indicadores de desempeño estrictos.
Si hablamos de mentoría como guía sistema efectivo, entonces debe cumplir con las siguientes características básicas: tener procesos claramente descritos, estructurados y formalizados; asegurar una distribución transparente de roles y asignar responsabilidad para la implementación de cada etapa entre todos los participantes en el proceso de tutoría; contener herramientas para evaluar la eficacia de los procesos de tutoría; ser flexible y adaptable a las condiciones ambientales cambiantes.
El desarrollo de indicadores clave de desempeño (o KPI) para las actividades de tutoría debe realizarse dentro del contexto de la gestión estratégica. La evaluación del desempeño, en esencia, nos permite identificar la relación entre la tutoría y los procesos de negocio e influir en el interés de directivos y empleados por la formación. Por ejemplo, muestra claramente a los gerentes cuáles fueron los volúmenes de ventas de los especialistas que pasaron por el proceso de tutoría y quiénes no.
Para aplicar la medición del desempeño empresarial, se desarrollan indicadores clave de desempeño (KPI). Crearlo es un procedimiento laborioso que requiere un enfoque especial. En relación con la tutoría, los criterios se desarrollarán de acuerdo con los siguientes principios: simplicidad (la información para calcular los KPI debe ser fácil de recopilar, calcular y traducir en forma gráfica); adaptabilidad (todos los KPI deben estar directamente relacionados con el sistema contable de la empresa, incluirse fácilmente en él y tener el potencial de transferirse a otros tipos de sistemas contables); indicatividad (los KPI deben ilustrar y mostrar mediante cálculos la efectividad de los esfuerzos y medios aplicados por la empresa en unidades cuantitativas y cualitativas).
Por lo general, estas evaluaciones se realizan trimestralmente o anualmente e involucran al empleado, el gerente y el departamento de recursos humanos. Teniendo en cuenta las características de la tutoría, tiene sentido desarrollar criterios de desempeño en tres áreas: para el mentor, para el estudiante y para el proceso de gestión en su conjunto. En general, los KPI para la tutoría incluyen: dominio de ciertas habilidades en un nivel específico; conocimiento de los estándares corporativos; el tiempo que le toma a un nuevo empleado tomar una decisión; aumentar la lealtad de los empleados hacia la gente nueva; reducción del tiempo dedicado a la adaptación; aumentar la motivación de los empleados para participar en la tutoría.
Es importante comprender que los indicadores clave de desempeño deben alinearse con los objetivos estratégicos de la organización y ser comprensibles para los empleados. Por tanto, se pueden proponer los siguientes KPI.
Para evaluar la calidad de la formación de los pasantes: un indicador cuantitativo es el porcentaje de quienes aprobaron con éxito la certificación y fueron contratados al finalizar la tutoría.
Evaluar la calidad de la formación de mentores: el método ROE con una evaluación del “retorno de las expectativas” mediante la realización de una encuesta inicial de los gerentes estructurales de la organización antes de capacitar a los mentores y una encuesta secundaria después de completar la capacitación. La escala de calificación debe desarrollarse conjuntamente con todos los participantes en el proceso de tutoría (desde los especialistas de VTB Higher School hasta el propio mentor).
Evaluar la calidad de la metodología del proceso de gestión del sistema de mentoría: el método ROE con una evaluación del “retorno de las expectativas” mediante la realización de una encuesta inicial a los gerentes de RR.HH. antes de aplicar la metodología de capacitación de mentoría en la empresa y una encuesta secundaria después de transferir la metodología para trabajando con mentores. La escala de calificación se desarrolla conjuntamente con el Director de RR.HH.
La aplicación del sistema KPI en la práctica encuentra muchas dificultades. Al crear un sistema de KPI, es muy importante que los indicadores utilizados sean claros para todos los empleados involucrados en el proceso. Por lo general, las personas involucradas en una transacción o proyecto específico se centran solo en su área de trabajo, tienen diferentes comprensiones sobre la efectividad de la operación y casi nunca comprenden el significado y el lugar de esta transacción en la estructura de los objetivos de la empresa. . Según los resultados de la evaluación, los mentores pueden ser descalificados. Si el mentor no cumple adecuadamente con sus deberes, puede ser excluido del proyecto de mentoría por algún tiempo o de forma permanente. Los motivos de la descalificación pueden ser: baja eficiencia del mentor; negligencia de deberes; abuso de poder; incumplimiento de los requisitos, estándares y normas de la organización por parte del mentor, etc. Después de la descalificación, el empleado: puede ser privado del derecho a solicitar el título de mentor en la empresa; privado de este derecho durante un período determinado o al alcanzar determinadas condiciones; suspendido de trabajar con un pasante en particular.
KPI es un valor (en la mayoría de los casos un número) que caracteriza un determinado proceso, que muestra qué tan lejos del objetivo está el proceso analizado. Hay cuatro etapas del proyecto del sistema KPI: formalización de objetivos estratégicos, desarrollo de KPI y cuadros de mando de departamento/empleado, desarrollo de un sistema de seguimiento de KPI, implementación piloto, desarrollo de regulaciones de motivación. Todas estas etapas representan la estrategia del proyecto. La estrategia se expresa en proyecciones que son necesarias para crear un mapa de implementación del proyecto. Hay cuatro niveles de proyecciones (Tabla 1).
tabla 1
Principales objetivos estratégicos
|
Perspectivas |
Criterios |
Descripción del objetivo |
Valores objetivo |
Iniciativas |
|
|
Incrementar el nivel de ventas de productos y servicios bancarios en la etapa de adaptación del personal. |
Crecimiento del margen neto |
Un conjunto de medidas para incrementar la rentabilidad de una sucursal bancaria. |
3% trimestral |
Crear un cronograma para lograr el objetivo. |
|
|
Aumento del número de clientes atendidos por el aprendiz. |
Análisis de la dinámica del flujo de clientes. |
Mejorará la eficiencia de la sucursal bancaria. |
Definiciones del contador de tiempo transcurrido |
||
|
Procesos de negocios |
Aumentar la eficiencia a la hora de cubrir las vacantes de mentores. |
Desviación de los valores especificados de los existentes. |
Lograr el objetivo aumentará la proporción de bonificación del mentor y reducirá el tiempo de inactividad de la tutoría. |
Crear un cronograma para cubrir vacantes |
|
|
Mentoría en el proceso de adaptación |
Desarrollar un sistema de tutoría |
Resultados de la certificación |
Mejorar la cualificación de los empleados mejorará la calidad del servicio y la rentabilidad del departamento. |
E-learning, cursos a distancia, certificación de empleados, creación de disposiciones de tutoría |
Para indicar los objetivos, también es necesario determinar la composición de los participantes (recursos) del equipo de evaluación: el jefe de la sucursal territorial del banco (hay dos, ya que puede darse la situación de que el mentor y el aprendiz son de diferentes oficinas); Especialista en reclutamiento; especialista en formación de mentores en " Escuela secundaria VTB"; mentor; interno. Basta con que un equipo de 6 personas evalúe la importancia de entre 40 y 60 goles. Es importante recordar la necesidad de seleccionar los objetivos estratégicos más significativos. Durante la implementación del proyecto, consideraremos los objetivos más importantes y, para eliminar tareas menos importantes y aclarar los resultados, tiene sentido utilizar el método "en cascada".
Próximo etapa importante es crear un mapa estratégico que nos muestre una conexión clara entre objetivos. Para determinar la relación entre objetivos, se recomienda a cada participante del proyecto establecer la mejor relación, en su opinión. Establecemos las dependencias según proyecciones, según la Tabla 1. Un ejemplo de construcción de dicho mapa se muestra en la Fig. 1.
Arroz. 1. Un ejemplo de construcción de un mapa estratégico que resalta las conexiones entre objetivos.
A continuación, debe crear tarjetas de puntuación. Un cuadro de mando de desempeño es una herramienta para calcular y visualizar el desempeño de los empleados. La tarjeta de cuenta se configura en total conformidad con el esquema de motivación previsto para un puesto específico en la plantilla. En este caso, el resultado del cálculo puede ser un indicador relativo, por ejemplo, un coeficiente de eficiencia integral o un porcentaje del salario, o volumétrico: el tamaño de la bonificación (prima). Las tareas del cuadro de mando son el cálculo automático de bonificaciones, la visualización del esquema de motivación y el análisis del desempeño de los empleados.
Las tarjetas de puntuación se pueden presentar en diferentes presentaciones visuales. Una versión simplificada del cuadro de mando puede ser una tarjeta en formato MS Excel que contenga los valores de KPI objetivo y las desviaciones permitidas (Fig. 2).
Arroz. 2. Cuadro de mando del desempeño de uno de los aprendices.
Dichas tarjetas contienen información sobre el desempeño real del empleado, reflejando la situación actual en la implementación del plan. Cada empleado conoce claramente sus indicadores y sus valores objetivo y comprende cómo puede influir en su consecución. Para visualizar el indicador de progreso, puede utilizar sus indicadores luminosos (Fig. 3).
Arroz. 3. Indicadores individuales de la luz indicadora.
Al crear un cuadro de mando de los indicadores de desempeño de los alumnos, se utilizó un indicador luminoso con los siguientes valores: rojo: de 0 a 85%, amarillo- del 85 al 100%, verde - más del 100%. La escala de luces indicadoras especificada indica que el listón para lograr los indicadores es bastante alto.
Se desarrolló e introdujo un sistema de seguimiento de KPI. Para que el sistema de tutoría de KPI propuesto funcione de forma eficaz, se requiere un seguimiento constante para resolver las desviaciones. Se crearon tarjetas de solicitud para recopilar información sobre el sistema de tutoría de KPI. Para completar dichos mapas, es necesario un procedimiento para recopilar y generar valores de indicadores reales. Las tarjetas de puntuación con valores reales de KPI deben colocarse en el servidor para que los jefes de divisiones territoriales con una división de derechos de acceso puedan acceder a ellas.
Durante el proceso de tutoría, los mentores informan diariamente sobre sus indicadores KPI, que se utilizan para analizar la eficacia del trabajo del mentor con el alumno. Los indicadores semanales se reflejan en las tarjetas de solicitud de los participantes en el proceso de mentoría (aprendiz, mentor, gerente) y se consolidan en una tarjeta corporativa para la gestión de una unidad estructural u oficina bancaria.
También se creó un ejemplo de un mapa de este tipo basándose en MS Excel (Fig. 4).
Arroz. 4. Tarjeta de solicitud de KPI para participantes en el proceso de mentoría.
Los campos los rellenan tanto el mentor como el responsable de la unidad estructural, según el objetivo de la evaluación. Así, los indicadores reflejan una visión bilateral del tema de análisis. Mapa estándar La consulta se utiliza para todas las estimaciones de indicadores; sólo se ajustan los datos de “entrada”.
Además, una de las formas de monitorear y coordinar activamente las actividades de tutoría es desarrollar un documento: un reglamento sobre tutoría. El documento desarrollado consta de 11 secciones que describen las principales disposiciones de la tutoría, los derechos y responsabilidades tanto del mentor como del aprendiz, las metas, objetivos de la tutoría, categorías y asignaciones de los mentores, las funciones del mentor, la coordinación y selección de los mentor, y también describe el procedimiento para aprobar la prueba final (certificación) .
Los métodos considerados para determinar la efectividad de la tutoría en el ejemplo de VTB 24 Bank muestran claramente la importancia de aplicar este principio de adaptación de un empleado joven en una organización. Y dependiendo de las preferencias de la organización, la elección del estilo de mentoría utilizado quedará en manos del departamento de recursos humanos y del gerente.
Para reducir los costos de la empresa, se recomienda que los especialistas en recursos humanos determinen la efectividad de sus reglas de tutoría existentes. Es mejor ajustar los indicadores en función de los indicadores del sistema de tutoría de KPI. Un conjunto de procesos comerciales interconectados garantizará la comprensión y la importancia de cada eslabón de la cadena de adaptación laboral.
Conclusión. Como resultado del trabajo realizado, se comprobó la efectividad de la metodología desarrollada y la posibilidad de su implementación exitosa. La práctica de su aplicación indica una mejora en la adaptación de los nuevos empleados a las condiciones del entorno externo e interno.
Revisores:
Rudyk E.N., Doctor en Economía, Profesor, Profesor del Departamento de Gestión de la Institución Educativa Presupuestaria del Estado de Educación Superior de la Universidad Internacional de la Naturaleza, la Sociedad y el Hombre “Dubna”, Dubna;
Panov S.A., Doctor en Ciencias Técnicas, Profesor, Jefe del Departamento de Economía, Institución Educativa Presupuestaria del Estado de Educación Superior "Universidad Internacional de la Naturaleza, la Sociedad y el Hombre" Dubna", Dubna.
Enlace bibliográfico
Fetisova M.M., Khozyainov M.S., Kvasov I.A. DETERMINACIÓN DE LA EFICACIA DE LA MENTORÍA UTILIZANDO KPI // Problemas modernos de la ciencia y la educación. – 2014. – núm. 6.;URL: http://science-education.ru/ru/article/view?id=15444 (fecha de acceso: 16/08/2019). Llamamos su atención sobre las revistas publicadas por la editorial "Academia de Ciencias Naturales".