முதலாளியின் HR பதிவுகள்
அத்தியாயம் 1. ஆவண ஓட்டம்
ஆவண ஓட்டம் என்பது ஒரு நிறுவனத்தில் ஆவணங்கள் பெறப்பட்ட அல்லது உருவாக்கப்பட்ட தருணத்திலிருந்து செயல்படுத்தல், அனுப்புதல் அல்லது காப்பகப்படுத்துதல் முடியும் வரை அவற்றின் இயக்கத்தைக் குறிக்கிறது. வரவேற்பு, விநியோகம், பதிவு செய்தல், செயல்படுத்தல் கட்டுப்பாடு, சான்றிதழ்களை வழங்குதல், கோப்புகளை உருவாக்குதல், காப்பகத்திற்கு முந்தைய செயலாக்கம், ஆவணங்களின் சேமிப்பு மற்றும் பயன்பாடு ஆகியவை இதில் அடங்கும்.
ஒரு ஆவணம் கடந்து செல்லும் வேகம், அதில் எழுப்பப்பட்ட சிக்கலைத் தீர்ப்பதற்கான திறன், துறைகள் மற்றும் அதிகாரிகளின் பணிச்சுமையின் சீரான தன்மை ஆகியவை ஆவண ஓட்டத்தின் சரியான, பகுத்தறிவு அமைப்பைப் பொறுத்தது.
நிறுவன ஆவணங்களுடன் பணிபுரிவது பின்வரும் தொழில்நுட்ப செயல்பாடுகளின் வடிவத்தில் வழங்கப்படலாம்:
உள்வரும் ஆவணங்களின் வரவேற்பு;
பூர்வாங்க ஆய்வு (செயலாளரால் குறிக்கப்படுகிறது);
ஆவணங்களின் பதிவு;
பெறப்பட்ட ஆவணங்கள் குறித்து மேலாளரிடம் புகாரளிக்கவும்;
மேலாளரால் முடிவெடுப்பது;
செயல்படுத்த ஆவணங்களை அனுப்புதல்;
ஆவண செயலாக்கத்தின் கட்டுப்பாடு;
ஆவணங்களை நிறைவேற்றுதல்;
வழக்குகளில் ஆவணங்களை உருவாக்குதல்;
குறிப்பு மற்றும் தகவல் வேலைகளில் ஆவணங்களின் பயன்பாடு;
ஆவணங்களுக்கான சேமிப்பக காலங்களை தீர்மானித்தல் (காப்பகத்திற்கு மாற்றுதல், மேலும் பயன்பாடு, ஆவணங்களை அழித்தல்).
முழுமையின் பட்டம் தொழில்நுட்ப அமைப்புஆவணங்களுடன் பணிபுரிவது ஆவணங்களின் இயக்கம் மற்றும் செயல்படுத்தலின் செயல்திறன் மற்றும் ஆவணப்படுத்தப்பட்ட தகவல்களுடன் நிறுவன நிர்வாகத்தை வழங்குவதன் செயல்திறன் ஆகியவற்றால் தீர்மானிக்கப்படுகிறது.
ஒரு நிறுவனத்தின் ஆவணப்படுத்தல் ஆதரவில், ஆவணங்களின் மூன்று முக்கிய குழுக்களை வேறுபடுத்தி அறியலாம்: உள்வரும் ஆவணங்கள் (உள்வரும்), வெளிச்செல்லும் ஆவணங்கள் (அனுப்பப்பட்டவை), உள் ஆவணங்கள்.
ஆவணங்களின் அனைத்து குழுக்களுக்கும் பதிவு செய்யப்படலாம், முதன்மையாக உள்வரும் ஆவணங்களுக்கு. பல நிறுவனங்கள் உள் ஆவணங்களின் பதிவுகளை வைத்திருப்பதில்லை.
ஆவணங்களைச் செயல்படுத்துதல் மற்றும் கட்டுப்படுத்துதல் ஆகியவற்றின் வேலை உள், உள்வரும் ஆவணங்கள் மற்றும் விதிவிலக்காக, வெளிச்செல்லும் ஆவணங்களை மட்டுமே உள்ளடக்கியது.
வழக்கு உருவாக்கும் கட்டத்தில் இருந்து, உள்வரும் ஆவணங்களைத் தவிர, ஆவணங்களின் அனைத்து குழுக்களும் ஒரே செயல்பாடுகளுக்கு உட்படுகின்றன, அவை அரிதான விதிவிலக்குகளுடன், காப்பக சேமிப்பகத்திற்கு மாற்றப்படாது.
ஆவணங்களை வரைவதற்கும் அவற்றுடன் பணியை ஒழுங்கமைப்பதற்கும் ஒரு சீரான நடைமுறையை நிறுவ, நிறுவனம் அலுவலக வேலைக்கான வழிமுறைகளை உருவாக்குகிறது, இதில் சரியாக செயல்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களின் மாதிரிகள் மற்றும் அவற்றுடன் பணிபுரியும் விதிகள் உள்ளன.
உள்வரும் ஆவணங்களின் வரவேற்பு மற்றும் செயலாக்கம் செயலாளர்-உதவியாளரால் மேற்கொள்ளப்படுகிறது.
பெறப்பட்ட ஆவணங்கள் பின்வரும் நிலைகளில் செல்கின்றன:
முதன்மை செயலாக்கம்;
பூர்வாங்க ஆய்வு, குறியிடுதல்;
பதிவு;
நிர்வாகத்தால் ஆவணங்களின் மதிப்பாய்வு;
செயல்படுத்துவதற்கான திசை;
செயல்படுத்தல் கட்டுப்பாடு;
ஆவணங்களை நிறைவேற்றுதல்;
கோப்புகளுக்கான ஆவணங்களை தாக்கல் செய்தல்.
உள்வரும் ஆவணங்களின் முதன்மை செயலாக்கம் கடிதங்களின் சரியான விநியோகத்தை சரிபார்க்கிறது. தனிப்பட்ட கடிதத் தொடர்புகளைத் தவிர ("தனிப்பட்ட" எனக் குறிக்கப்பட்ட) அனைத்து உறைகளும் திறக்கப்படுகின்றன. பின்னர் உறையில் இணைக்கப்பட்ட ஆவணத்தின் முகவரியின் சரியான தன்மை, ஆவணத்தின் தாள்களின் எண்ணிக்கை மற்றும் அவற்றுக்கான இணைப்புகளின் இருப்பு ஆகியவை சரிபார்க்கப்படுகின்றன. ஆவணத்தின் இணைப்புகள் அல்லது தாள்கள் இல்லை என்றால், கடிதத்தை அனுப்புபவருக்கு அறிவிக்கப்பட்டு, ஆவணத்தின் மீதும், "குறிப்பு" நெடுவரிசையில் உள்வரும் ஆவணங்களின் பதிவிலும் ஒரு குறிப்பு செய்யப்படுகிறது.
"தனிப்பட்ட முறையில்" குறிக்கப்பட்ட உறைகளை திறக்க முடியாது.
ஆவணத்தின் உரை சேதமடைந்தாலோ அல்லது இணைப்புகள் விடுபட்டாலோ அறிக்கையை வரையவும்.
பெறப்பட்ட ஆவணங்களுடன் சட்டத்தின் ஒரு நகலை முகவரிக்கு அனுப்பவும்.
தவறான முறையில் அனுப்பப்பட்ட கடிதத்தை சரியான முகவரிக்கு அனுப்பவும்.
கையொப்பத்திற்கு எதிராக பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதங்கள் ஏற்றுக்கொள்ளப்படுகின்றன.
"அவசரம்" எனக் குறிக்கப்பட்ட ஆவணத்தில் ரசீது நேரத்தைக் குறிக்கவும்.
அனுப்புநரின் முகவரி, அனுப்பிய தேதி மற்றும் ரசீது தேதியை தீர்மானிக்க உறை மட்டுமே பயன்படுத்தப்படும் சந்தர்ப்பங்களில் அல்லது உறை "ரகசியமானது" அல்லது "அவசரமானது" எனக் குறிக்கப்பட்டால் தவிர, ஒரு விதியாக, உறைகள் அழிக்கப்படுகின்றன.
பதிவு செய்யப்பட்ட மற்றும் பதிவு செய்யப்படாத ஆவணங்களில் ஆவணங்களை விநியோகிப்பதற்காக உள்வரும் ஆவணங்களின் ஆரம்ப மதிப்பாய்வு மேற்கொள்ளப்படுகிறது.
பதிவுசெய்யப்பட்ட ஆவணங்கள் உள்வரும் எண் மற்றும் நிறுவனத்தால் ஆவணம் பெறப்பட்ட தேதியுடன் குறிக்கப்பட்டுள்ளன.
பூர்வாங்க தேர்வின் போது, மேலாளருக்கு மாற்றப்பட்ட ஆவணங்கள் கூடுதல் பொருட்களைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டுமா என்பதும் தெளிவாகிறது: முந்தைய கடிதங்கள், ஒப்பந்தங்கள், ஒழுங்குமுறை ஆவணங்கள்இந்த ஆவணங்கள் உதவி செயலாளரால் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டு, உள்வரும் ஆவணத்துடன் நிறுவனத்தின் தலைவருக்கு மாற்றப்படும்.
பூர்வாங்க பரிசீலனை இல்லாமல், ஒரு கட்டமைப்பு அலகுக்கு அல்லது குறிப்பாக நிறுவனத்தின் பணியாளருக்கு அனுப்பப்பட்ட ஆவணங்கள் அவர்களின் இலக்குக்கு மாற்றப்படுகின்றன.
நிறுவனத்தின் தலைவர் உள்வரும் ஆவணத்தை மதிப்பாய்வு செய்து, ஒப்பந்தக்காரருக்கு தனது முடிவையும் செயல்படுத்துவதற்கான உண்மையான காலக்கெடுவையும் பிரதிபலிக்கும் தீர்மானத்துடன் செயலாளர் மூலம் அனுப்புகிறார். செயலாளர் தீர்மானத்தை பதிவேட்டில் உள்ளிடுகிறார். தீர்மானத்தில் பல நிறைவேற்றுநர்கள் சுட்டிக்காட்டப்பட்டால், ஆவணம் பட்டியலில் உள்ள முதல்வருக்கு மாற்றப்படும், அவர் பொறுப்பான நிறைவேற்றுபவராகக் கருதப்படுகிறார்.
ஒப்பந்ததாரர், ஆவணத்துடன் பணிபுரிந்து, ஒரு பதிலைத் தயாரிக்கிறார், இது மேலாளருக்கு கையொப்பத்திற்காக அனுப்பப்படுகிறது (பதிலைத் தயாரிப்பதில் பயன்படுத்தப்பட்ட பொருட்களுடன்).
செயலாளர் (தேவைப்பட்டால்) உள்வரும் ஆவணத்தை செயல்படுத்துவதை கண்காணிக்கிறார்.
செயலாளரிடமிருந்து ஒரு முன்முயற்சிக் கடிதத்தைப் பெற்று, அதை மேலும் சேமிப்பதற்கும் பயன்படுத்துவதற்கும் பொருத்தமான கோப்பில் வைப்பார், மேலும் முகவரிக்கு பதிலை அனுப்புகிறார்.
நிறுவனத்திலிருந்து அனுப்பப்பட்ட ஆவணங்கள் அழைக்கப்படுகின்றன வெளிச்செல்லும் ஆவணங்கள். வெளிச்செல்லும் ஆவணங்களின் செயலாக்கம் பின்வரும் செயல்பாடுகளைக் கொண்டுள்ளது:
வெளிச்செல்லும் ஆவணத்தின் வரைவை வரைதல்;
வரைவு ஆவணத்தின் ஒப்புதல்;
செயலாளரால் வரைவு ஆவணத்தின் சரியான தன்மையை சரிபார்த்தல்;
ஒரு ஆவணத்தின் பதிவு;
முகவரியின் சரியான தன்மையை சரிபார்க்கிறது;
முகவரிக்கு ஒரு ஆவணத்தை அனுப்புதல்;
ஆவணத்தின் இரண்டாவது நகலை (நகல்) கோப்பில் தாக்கல் செய்தல்.
வெளிச்செல்லும் வரைவு ஆவணம் நிறைவேற்றுபவரால் வரையப்பட்டு செயல்படுத்தப்படுகிறது, மேலும் செயலாளர் அதன் செயல்பாட்டின் சரியான தன்மையை சரிபார்க்கிறார்.
வெளிச்செல்லும் ஆவணங்கள் இரண்டு நகல்களில் வரையப்பட்டுள்ளன, தொலைநகல்களைத் தவிர, அவை ஒரு நகலில் வரையப்பட்டுள்ளன.
வெளிச்செல்லும் ஆவணத்தின் தயாரிக்கப்பட்ட வரைவு கையொப்பத்திற்காக மேலாளரிடம் சமர்ப்பிக்கப்படுகிறது. அதனுடன், பிற ஆவணங்களை மாற்றலாம், அதன் அடிப்படையில் வரைவு வெளிச்செல்லும் ஆவணம் வரையப்படுகிறது (முயற்சி கடிதங்கள், ஒப்பந்தங்கள், செயல்கள், ஒழுங்குமுறை ஆவணங்கள் போன்றவை).
மேலாளர் கையொப்பமிடப்பட்ட ஆவணத்தில் ஏதேனும் மாற்றங்கள் மற்றும் சேர்த்தல்களைச் செய்யலாம் அல்லது ஒப்பந்தக்காரரிடம் திருத்தம் செய்ய திரும்பலாம்.
மேலாளர் இரண்டு பிரதிகளில் கையெழுத்திட்ட பிறகு, ஆவணம் செயலாளரால் பதிவு செய்யப்படுகிறது. அனுப்பப்பட்ட ஆவணங்கள் "வெளிச்செல்லும் ஆவணங்களின் பதிவு இதழில்" பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளன.
வெளிச்செல்லும் ஆவணங்களை பதிவு செய்ய, பின்வரும் தரவு தேவை:
வழக்கு எண் உட்பட ஆவணக் குறியீடு;
ஆவண தேதி;
இலக்கு;
பூர்த்தி குறிப்பு (பிரச்சினையின் தீர்வு பதிவு, பதில் ஆவணங்களின் எண்ணிக்கை);
நிறைவேற்றுபவர்;
குறிப்பு.
பதிவு செய்யப்பட்ட ஆவணம் அதே நாளில் முகவரிக்கு அனுப்பப்படும். ஒரு ஆவணத்தை அனுப்பும்போது, கடிதத்திலும் உறையிலும் பெறுநரின் முகவரியைச் சரிபார்க்க வேண்டும்.
அனுப்பப்படும் ஆவணத்தின் நகல் மற்றும் தொலைநகலின் ஒரு நகல் கடிதக் கோப்பில் தாக்கல் செய்யப்பட்டுள்ளது.
ஆவணங்கள் ஒரே நாளில் செயலாக்கப்பட்டு அனுப்பப்பட வேண்டும்.
தந்திகள் உடனடியாக அனுப்பப்படுகின்றன.
வெளிச்செல்லும் ஆவணங்கள் இரண்டு பிரதிகளில் அச்சிடப்படுகின்றன.
ஆவணம் திரும்பப் பெறப்பட வேண்டும் என்றால், முத்திரையிடவும் அல்லது "திரும்பக்கூடியது" எனக் குறிக்கவும் மற்றும் பதிவு கோப்பு அல்லது பத்திரிகையில் அதைக் குறிக்கவும்.
தனிப்பட்ட கணினியைப் பயன்படுத்தி உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் ஆவணங்களைப் பதிவு செய்ய, பதிவு இதழின் அதே நெடுவரிசைகளைப் பயன்படுத்தலாம்.
உள் ஆவணங்கள் -இவை அமைப்பு (நிறுவனம்) க்குள் தயாரிக்கப்பட்ட, செயல்படுத்தப்பட்ட மற்றும் செயல்படுத்தப்படும் ஆவணங்கள் ஆகும். உள் விதிகள்ஆவண மேம்பாடு.
உள் ஆவணங்களில் பின்வருவன அடங்கும்: அறிக்கைகள், செயல்கள், நெறிமுறைகள், அறிக்கைகள் மற்றும் விளக்கக் குறிப்புகள் போன்றவை.
உள் ஆவணங்களுடன் பணி பின்வருமாறு மேற்கொள்ளப்படுகிறது:
1) ஒப்பந்தக்காரரால் வரைவு ஆவணத்தை வரைதல்;
2) வரைவு ஆவணத்தின் சரியான தன்மையை சரிபார்த்தல்;
3) மேலாளரால் ஆவணத்தில் கையொப்பமிடுதல் (தேவைப்பட்டால் ஒப்புதல்);
4) ஆவணத்தின் பதிவு;
5) ஒப்பந்தக்காரருக்கு ஆவணத்தை மாற்றுதல்;
6) ஆவணத்தை நிறைவேற்றுதல்;
7) ஆவணத்தை செயல்படுத்துவதற்கான கட்டுப்பாடு;
8) செயல்படுத்தப்பட்ட ஆவணத்தை கோப்பில் தாக்கல் செய்தல்.
உள் ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் இறுதி நிலைகள்: குறிப்பு மற்றும் தகவல் வேலைகளில் (1 வருடம் முதல் 3 ஆண்டுகள் வரை) பயன்படுத்துதல் மற்றும் மேலும் சேமிப்பக காலத்தை தீர்மானித்தல் (ஆவணங்களின் மதிப்பை ஆய்வு செய்தல்). நிறுவனத்தின் நிபுணர் ஆணையத்தின் முடிவின் விளைவாக, உள் ஆவணங்கள் மூன்று ஆண்டுகளுக்கும் மேலாக அலுவலக மேலாண்மை சேவையின் குறிப்பு மற்றும் தகவல் வேலைகளில் பயன்படுத்தப்படலாம் அல்லது காப்பகத்திற்கு மாற்றப்படலாம் அல்லது அழிக்கப்படலாம்.
ஆவணங்களின் பதிவு.ஆவணத்திற்கு ஒரு பதிவு எண்ணை (குறியீட்டை) ஒதுக்குவதன் மூலமும், பதிவு இதழில் அதைப் பற்றிய தகவல்களைப் பதிவு செய்வதன் மூலமும் ஒரு ஆவணத்தை உருவாக்குவது அல்லது அதன் ரசீது பற்றிய பதிவு இது.
ஆவணங்களின் பாதுகாப்பு, உடனடி தேடல், கணக்கியல் மற்றும் கட்டுப்பாடு ஆகியவற்றை உறுதிப்படுத்த பதிவு அவசியம்.
ஆவணங்களின் தரம் மற்றும் அளவு பண்புகளை கொடுங்கள்.
ஆவணத்தின் ரசீது அல்லது அனுப்புதலை உறுதிப்படுத்தவும்;
தகவல் நோக்கங்களுக்காகப் பயன்படுத்தக்கூடிய பதிவு மற்றும் குறிப்பு எந்திரத்தை உருவாக்கவும்;
ஆவணத்தின் செயல்பாட்டைக் கண்காணிக்கவும்;
ஆவணப் பதிவின் அடிப்படைக் கொள்கை ஒரு முறை பதிவு ஆகும். ஒவ்வொரு ஆவணமும் கொடுக்கப்பட்ட நிறுவனத்தில் ஒரு முறை மட்டுமே பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். உள்வரும் ஆவணங்கள் ரசீது, வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள் ஆவணங்கள் - கையொப்பமிடும் நாளில் பதிவு செய்யப்படுகின்றன.
ஆவண பதிவுக்கு பல வடிவங்கள் உள்ளன: மையப்படுத்தப்பட்ட, பரவலாக்கப்பட்ட, கலப்பு.
ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட ஆவணப் பதிவு முறை மூலம் மிகப்பெரிய செயல்திறன் அடையப்படுகிறது, அதாவது, அனைத்து பதிவு நடவடிக்கைகளும் ஒரே இடத்தில் அல்லது ஒரு பணியாளரால் மேற்கொள்ளப்படும் போது, எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு செயலாளர். அத்தகைய அமைப்பு நிறுவன ஆவணங்களுக்கான ஒற்றை குறிப்பு மையத்தை உருவாக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது மற்றும் ஒரு சீரான பதிவு நடைமுறையை நிறுவுகிறது.
ஒரு பரவலாக்கப்பட்ட அமைப்பானது ஆவணங்களை உருவாக்கும் அல்லது செயல்படுத்தும் இடங்களில் பதிவு செய்வதை உள்ளடக்குகிறது, அதாவது கட்டமைப்பு பிரிவுகளில்.
நிறுவனத்தின் பிரத்தியேகங்களை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வதன் மூலம், சில ஆவணங்கள் மையமாக பதிவு செய்யப்படும்போது, சில ஆவணங்கள் பரவலாக்கப்பட்ட, கட்டமைப்பு பிரிவுகளில் பதிவுசெய்யப்பட்டால், ஒரு கலவையான ஆவண பதிவு முறையைப் பயன்படுத்தலாம்.
சிறு நிறுவனங்கள் பெரும்பாலும் மையப்படுத்தப்பட்ட பதிவு முறையைப் பயன்படுத்துகின்றன.
ஒரு நிறுவனத்தில் ஆவணங்களை பதிவு செய்யும் போது, பின்வரும் விதிகளை கடைபிடிக்க வேண்டும்:
ஒவ்வொரு ஆவணமும் ஒரு முறை மட்டுமே பதிவு செய்யப்படுகிறது;
அனைத்து ஆவணங்களும் ஒரே இடத்தில் மட்டுமே பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளன;
அனைத்து ஆவணங்களும் நிறுவனத்தால் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட ஒரு படிவத்தின் படி பதிவு செய்யப்படுகின்றன.
பதிவின் போது, அனைத்து ஆவணங்களும் பல குழுக்களாக பிரிக்கப்படுகின்றன, ஒவ்வொன்றும் தனித்தனியாக பதிவு செய்யப்படுகின்றன, எடுத்துக்காட்டாக:
உள்வரும் ஆவணங்கள்;
வெளிச்செல்லும் ஆவணங்கள்;
உள் ஆவணங்கள்;
வணிக ஒப்பந்தங்கள்;
"CT" ("ரகசியம்") எனக் குறிக்கப்பட்ட ஆவணங்கள்
ஆவணங்களின் ஒவ்வொரு குழுவையும் பதிவு செய்யும் போது, ஆவணங்களுக்கு எண்களை (குறியீடுகள்) ஒதுக்குவதற்கான ஒருங்கிணைந்த ஒருங்கிணைந்த முறைகள் பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்.
ஆவணப் பதிவில் மூன்று முக்கிய வகைகள் உள்ளன:
1) ஆவண பதிவுக்கான அட்டை அமைப்பு;
2) ஆவண பதிவுக்கான பத்திரிகை அமைப்பு;
3) கணினி அமைப்புஆவண பதிவு.
அட்டை பதிவு அமைப்பு ஆவணங்கள்
ஆவணங்களை பதிவு செய்ய ஒற்றை பதிவு அட்டை பயன்படுத்தப்படுகிறது. கார்டுகளின் நிறை வழியாக செல்ல, ஆவண வகையால் வண்ண வேறுபாடுகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.
அட்டை முன் உதாரணம்
அட்டையின் பின்புறத்தின் எடுத்துக்காட்டு
ஒரு அட்டை பதிவு அமைப்புடன், இரண்டு அட்டை கோப்புகள் பராமரிக்கப்படுகின்றன:
1) நேர அடிப்படையிலான கட்டுப்பாட்டு கோப்பு;
2) குறிப்பு கோப்பு.
பின்வரும் செயல்பாடுகள் செய்யப்படுவதால் ஆவண அட்டை நிரப்பப்படுகிறது:
1) ஆவணத்தை மேலாளருக்கு மாற்றுதல்;
2) மரணதண்டனைக்கான காலக்கெடு மற்றும் நிறைவேற்றுபவரின் தீர்மானத்தைப் பெறுதல்.
ஜர்னல் ஆவணம் பதிவு அமைப்பு
நிறுவனத்தின் ஆவண ஓட்டம் ஆண்டுக்கு 500-600 ஆவணங்களுக்கு குறைவாக இருந்தால், பத்திரிகை பதிவு முறை பயன்படுத்தப்படுகிறது.
இதழ்கள் பின்வருமாறு வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன:
1) மேல் வலது மூலையில் பெயரிடலின் படி பத்திரிகை, அமைப்பு, பதிவு எண் ஆகியவற்றைக் குறிக்கவும்;
2) கீழ் வலது மூலையில் - பதிவு ஆரம்பம் மற்றும் முடிவு.
உள்வரும் ஆவணங்களின் பதிவு
வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள் ஆவணங்களின் பதிவு புத்தகம்
பத்திரிகையின் அனைத்து தாள்களும் மேல் வலது மூலையில் எண்ணப்பட்டு, இரண்டாவது தொடங்கி, வலுவான நூலால் தைக்கப்படுகின்றன. நூலின் நடுத்தர முனைகள் ஒன்றாக ஒட்டப்படுகின்றன, பின்னர் நிறுவனத்தின் முத்திரை ஒட்டப்பட்டு, வடிவமைப்பின் சரியான தன்மையை சான்றளிக்கும் ஒரு கல்வெட்டு செய்யப்படுகிறது.
உதாரணமாக
இதழில் 100 தாள்கள் எண்ணிடப்பட்டு, லேஸ் செய்யப்பட்ட மற்றும் ஒரு வட்ட முத்திரையுடன் சீல் செய்யப்பட்டுள்ளன.
கணினியில் ஆவணங்களை பதிவு செய்வது உங்களை அனுமதிக்கிறது:
1) பல பணியிடங்களில் ஒரே நேரத்தில் ஆவணங்களை பதிவு செய்தல்;
2) ஒரு தரவுத்தளத்தில் அனைத்து ஆவணங்கள் (பெறப்பட்ட மற்றும் உள்) பற்றிய தகவல்களை ஒருங்கிணைப்பதன் மூலம் கட்டமைப்பு பிரிவுகளில் ஆவணங்களின் பரவலாக்கப்பட்ட பதிவை ஒழுங்கமைத்தல்;
3) நிறுவனத்தின் தரவுத்தளத்தின் அடிப்படையில் தகவல் மற்றும் குறிப்புப் பணிகளை ஒழுங்கமைத்தல்;
4) ஆவணங்களை செயல்படுத்துவதில் தானியங்கி கட்டுப்பாட்டை ஒழுங்கமைத்தல்.
ஒரு கணினியில் பதிவு செய்யும் போது, அதன் பதிவின் போது சேமிக்கப்பட்ட ஆவணம் பற்றிய தரவு தானியங்கு கட்டுப்பாடு மற்றும் குறிப்பு வேலைக்கான நிரல்களில் தானாகவே பயன்படுத்தப்படும்.
உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் ஆவணங்களின் பதிவு எண் பின்வரும் கூறுகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்:
பதிவு இதழில் உள்ள ஆவணத்தின் வரிசை எண்;
ஒரு கட்டமைப்பு அலகு அல்லது அதிகாரியின் சின்னம்;
ஆவணம் அல்லது அதன் நகல் தாக்கல் செய்யப்படும் கோப்பின் எண்ணிக்கை.
உள்வரும் ஆவணங்களின் பதிவு ஆவணத்தின் முதல் பக்கத்தின் முன் பக்கத்தின் கீழ் வலது மூலையில் பதிவு முத்திரையை (ஆவணத்தின் தேதி மற்றும் குறியீட்டு) வைப்பதன் மூலம் நிகழ்கிறது.
வெளிச்செல்லும் ஆவணங்களில், ஆவணத்தின் தேதி மற்றும் அட்டவணையானது, படிவத்தின் நிரந்தர விவரங்களின் கீழ், படிவத்தில் சிறப்பாக நியமிக்கப்பட்ட இடத்தில் பக்கத்தின் இடது பக்கத்தில் குறிக்கப்படும்.
நிறுவன நிர்வாகத்தின் முடிவின் மூலம், சிறிய அளவிலான உள் ஆவணங்கள் மற்றும் வணிக ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் அவற்றின் முழுமையான பாதுகாப்பை உறுதிப்படுத்துதல் ஆகியவை பதிவு செய்யப்படாமல் போகலாம். இதுபோன்ற சந்தர்ப்பங்களில், ஆவணம் தொடர்புடைய கோப்பில் கடைசியாக தாக்கல் செய்யப்பட்ட ஆவணத்தின் எண்ணைத் தொடர்ந்து வரிசை எண் ஒதுக்கப்படுகிறது.
அனைத்து உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் ஆவணங்கள் பதிவுக்கு உட்பட்டவை அல்ல. ஒவ்வொரு நிறுவனமும் தனக்கென ஒரு பட்டியலை உருவாக்கிக்கொள்ளலாம் (பட்டியல்) பதிவு செய்யப்படாதஆவணங்கள். அவர்கள் அதில் நுழையலாம் பின்வரும் ஆவணங்கள் : விளம்பரப் பொருட்கள், வாழ்த்துக் கடிதங்கள் மற்றும் அழைப்பிதழ்கள், கூட்டங்கள், மாநாடுகள் மற்றும் அவற்றின் நிகழ்ச்சிகள் பற்றிய செய்திகள், விலைப் பட்டியல்கள், அச்சிடப்பட்ட வெளியீடுகள் (புத்தகங்கள், பத்திரிகைகள், செய்தித்தாள்கள்), தந்திகள், கணக்கு ஆவணங்கள் போன்றவை.
மரணதண்டனை மீதான கட்டுப்பாடுமிக முக்கியமான உள்வரும், வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள் ஆவணங்கள் மதிப்பாய்வுக்கு உட்பட்டவை.
ஆவணங்களைச் செயல்படுத்துவதைக் கட்டுப்படுத்துவதற்கான செயல்கள், நிறுவப்பட்ட காலக்கெடுவிற்குள் கட்டுப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவதன் முடிவுகளை நேரடியாகச் சரிபார்த்தல் மற்றும் செயல்படுத்துதல், பதிவு செய்தல் மற்றும் பகுப்பாய்வு செய்தல் ஆகியவை அடங்கும்.
ஆவணங்களின் பதிவு பரிசீலிக்கப்படலாம் ஆரம்ப கட்டத்தில்அவற்றை செயல்படுத்துவதில் கட்டுப்பாடு. ஆவணங்களைச் செயல்படுத்துவதைச் சரிபார்க்கும் திறன் நிறுவனத்தால் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட அலுவலக மேலாண்மை அமைப்பில் கட்டமைக்கப்பட வேண்டும். பதிவு மற்றும் கட்டுப்பாட்டு செயல்பாடுகளை நெருக்கமாக இணைக்கலாம் மற்றும் அதே பதிவுகளைப் பயன்படுத்தி மேற்கொள்ளலாம்.
கட்டுப்பாட்டுக்கான ஆவணத்தை சமர்ப்பிக்க மேலாளரின் அறிவுறுத்தல்களுக்குப் பிறகு, செயலாளர் "தலைப்பு" பண்புக்கூறுக்கு எதிரே உள்ள ஆவணத்தின் இடது விளிம்பில் சிவப்பு உணர்ந்த-முனை பேனாவுடன் "K" என்ற எழுத்தை வைக்கிறார். இதற்குப் பிறகு, பதிவு இதழில் உள்ள கட்டுப்பாடு, காலக்கெடு மற்றும் பொறுப்பான நிறைவேற்றுபவரைப் பற்றி செயலாளர் ஒரு குறிப்பை செய்கிறார். இந்த தகவல்கள் அனைத்தும் ஆவணத்தில் மேலாளரின் தீர்மானத்திலிருந்து எடுக்கப்பட்டது.
பெரும்பாலான ஆவணங்களுக்கு, செயல்படுத்தும் காலம் 10 நாட்களுக்கு மிகாமல் இருக்க வேண்டும். தனிப்பட்ட காலக்கெடு மிக முக்கியமான ஆவணங்களுக்கு நிறுவனத்தின் தலைவரால் அமைக்கப்பட்டுள்ளது மற்றும் ஆவணத்திலேயே குறிக்கப்படுகிறது.
ஆவணத்தை செயல்படுத்துவதற்கான காலக்கெடு நிறுவனத்தால் பெறப்பட்ட தருணத்திலிருந்து கணக்கிடப்படுகிறது.
உள்வரும் ஆவணம் ஒரு பதிலை எதிர்பார்க்கும் காலக்கெடுவைக் குறிப்பிட்டால், இந்த காலக்கெடு பொதுவாக மதிக்கப்பட வேண்டும்.
ஆவணத்தின் செயல்பாட்டைச் சரிபார்ப்பதற்கான இடைநிலை காலக்கெடுவை செயலாளர் தனக்காகக் குறிப்பிட்டு அவற்றை பத்திரிகையில் உள்ளிடுகிறார்.
செயலாளர் நிறுவப்பட்ட நாட்களில் பூர்வாங்க காசோலை நடத்துகிறார் மற்றும் ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவதன் முன்னேற்றம் மற்றும் முடிவுகள் பற்றிய தகவல்களை நிறைவேற்றுபவர்களிடமிருந்து பெறுகிறார். ஆய்வின் முடிவுகளின் அடிப்படையில், ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவது பற்றிய பகுப்பாய்வு செய்யப்படுகிறது, மேலும் செயல்படுத்துவதில் தாமதம் ஏற்பட்டால், அவசர நடவடிக்கைகளை எடுப்பதற்காக நிறுவனத்தின் தலைவருக்கு தெரிவிக்கப்படுகிறது. மேலாளரின் அறிவுறுத்தலின் பேரில் மட்டுமே காலக்கெடுவை நீட்டிக்க முடியும்.
ஆவணம் செயல்படுத்தப்பட்டதாகக் கருதப்படுகிறது மற்றும் ஒப்பந்தக்காரரால் குறிப்பிட்ட பணிகள் மேற்கொள்ளப்பட்ட பிறகு மேலாளரால் கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்றப்படும் (பதிலைத் தயாரித்தல், வரைவு ஒப்பந்தத்தை வரைதல் போன்றவை). செயல்படுத்தல் விளைகிறது குறுகிய வடிவம்ஆவணத்திலேயே பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது ("ஆவணத்தை செயல்படுத்துவதற்கான குறி" பண்புக்கூறு) மற்றும் பதிவு இதழில் செயல்படுத்துவதற்கான குறியும் வைக்கப்பட்டுள்ளது.
அலுவலகப் பணியின் ஒருங்கிணைந்த பகுதியாக ஆவணங்களைச் செயல்படுத்துவதற்கான கட்டுப்பாடு மற்றும் நிர்வாகச் செயல்பாடாக செயல்படுத்தும் கட்டுப்பாடு ஆகியவை பல நிறுவனங்களில் இணைக்கப்பட்டுள்ளன.
கணக்கியல் கோட்பாடு: விரிவுரை குறிப்புகள் புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் தரேவா யூலியா அனடோலெவ்னாவிரிவுரை எண் 9. ஆவணம் மற்றும் ஆவண ஓட்டம்
நூலாசிரியர் ஷெவ்சுக் டெனிஸ் அலெக்ஸாண்ட்ரோவிச்24. சட்ட நிறுவனங்களின் வைப்பு நடவடிக்கைகள், ஆவண ஓட்டம், சாத்தியமான மீறல்கள். சட்ட நிறுவனங்கள் தற்காலிகமாக இலவசமாக வைக்கலாம் பணம்உள்ள வைப்பு கணக்குகளில் வணிக வங்கிகூடுதல் வருமானம் ஈட்டுவதற்காக. எனினும், சட்ட
வங்கி தணிக்கை புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் ஷெவ்சுக் டெனிஸ் அலெக்ஸாண்ட்ரோவிச்25. வைப்பு நடவடிக்கைகள் தனிநபர்கள், ஆவண ஓட்டம், சாத்தியமான மீறல்கள். ஈர்க்கப்பட்ட பொறுப்புகள் வங்கியின் ஆதாரத் தளத்தின் முக்கிய ஆதாரமாகும். திரட்டப்பட்ட நிதியின் முக்கிய பங்கு வைப்புத்தொகைக்கு சொந்தமானது. வங்கிக்கும் இடையிலான உறவின் முதல் கட்டம்
குத்தகை புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் வாடகை புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் செமெனிகின் விட்டலி விக்டோரோவிச்குத்தகைதாரருக்கு சொத்தை மாற்றுதல் - ஆவண ஓட்டம் மற்றும் கணக்கியல் ஒரு குத்தகை (சொத்து குத்தகை) ஒப்பந்தத்தின் கீழ், குத்தகைதாரர் (குத்தகைதாரர்) தற்காலிக உடைமை மற்றும் பயன்பாட்டிற்காக அல்லது தற்காலிக பயன்பாட்டிற்காக வாடகைக்கு (குத்தகைதாரருக்கு) சொத்தை வழங்குவதை மேற்கொள்கிறார். இதில்
வாடகை புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் செமெனிகின் விட்டலி விக்டோரோவிச்குத்தகைதாரருக்கு சொத்தை திரும்பப் பெறுதல் - ஆவண ஓட்டம் மற்றும் கணக்கியல் குத்தகை ஒப்பந்தம் முடிவடைந்தவுடன், குத்தகைதாரர் சொத்துக்களை குத்தகைதாரருக்கு அவர் பெற்ற நிலையில், சாதாரண தேய்மானம் அல்லது நிர்ணயிக்கப்பட்ட நிலையில் திருப்பித் தர கடமைப்பட்டிருக்கிறார். ஒப்பந்தத்தின் மூலம். இந்தக் கட்டுரை
வாடகை புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் செமெனிகின் விட்டலி விக்டோரோவிச்குத்தகைதாரரால் சொத்தைப் பெறுதல் - ஆவண ஓட்டம் மற்றும் கணக்கியல் பல நிறுவனங்கள், தேவையான சொத்தை வாங்குவதற்கு நிதி இல்லாததால், அதை குத்தகைக்கு விடுகின்றன. அத்தகைய பரிவர்த்தனையில் ஆர்வமுள்ள கட்சிகள் குத்தகைதாரர் மற்றும் குத்தகைதாரர். அம்சங்கள் பற்றி
வாடகை புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் செமெனிகின் விட்டலி விக்டோரோவிச்குத்தகைதாரரால் சொத்தை திரும்பப் பெறுதல் - ஆவண ஓட்டம் மற்றும் கணக்கியல் குத்தகை ஒப்பந்தம் முடிவடைந்தவுடன், குத்தகைதாரர் சொத்துக்களை குத்தகைதாரருக்கு அவர் பெற்ற நிலையில், சாதாரண தேய்மானம் அல்லது நிர்ணயிக்கப்பட்ட நிலையில் திருப்பித் தர கடமைப்பட்டிருக்கிறார். ஒப்பந்தத்தின் மூலம். அம்சங்கள் பற்றி
வாடகை புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் செமெனிகின் விட்டலி விக்டோரோவிச்ஒப்பந்தத்தை முடித்தல் மற்றும் குத்தகைதாரருக்கு சொத்தை திரும்பப் பெறுதல் - ஆவண ஓட்டம் மற்றும் கணக்கியல் - குத்தகைதாரருடன் இருப்பு வைத்திருப்பவருக்கு இரண்டு விருப்பங்களுடன் ஒப்பந்தத்தை முடித்தல் மற்றும் குத்தகைதாரருக்கு சொத்தை திரும்பப் பெறுதல் ஆகியவை மேற்கொள்ளப்படலாம்: அதன் காலாவதி தொடர்பாக செல்லுபடியாகும் மற்றும் பூர்த்தி
வாடகை புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் செமெனிகின் விட்டலி விக்டோரோவிச் படைப்பு புத்தகத்திலிருந்து சட்ட நிறுவனம்அல்லது பிரிவுகள் நூலாசிரியர் செமெனிகின் விட்டலி விக்டோரோவிச்தலையை மாற்றும்போது பதிவு மற்றும் முழுமையான ஆவண ஓட்டம் அமைப்பின் தலைவரின் மாற்றம் குறித்த தரவு ஒருங்கிணைந்த மாநில பதிவேட்டில் இருக்க வேண்டும். இன்று சட்டம் வேறுபடுத்துகிறது மாநில பதிவுதொகுதியில் மாற்றங்கள் செய்யப்பட்டன
சிறு வணிகம் என்ற புத்தகத்திலிருந்து. கனவு காண்பதை நிறுத்துங்கள், செயல்பட வேண்டிய நேரம் இது! நூலாசிரியர் ஷெஸ்டரென்கின் எகோர்அத்தியாயம் 2. ஒரு சிறிய தொழில்முனைவோருக்கான ஆவண ஓட்டம் பொதுவாக, ஒரு நிறுவனத்திற்கான ஆவண ஓட்டம் என்பது மிகவும் கடினமான விஷயம், நிறைய நுணுக்கங்கள் மற்றும் நுணுக்கங்கள் உள்ளன. அதிர்ஷ்டவசமாக, ஒரு தொழில்முனைவோருக்கு சட்டப்பூர்வ நிறுவனத்தை விட ஆவண ஓட்டத்திற்கு மிகக் குறைவான தேவைகள் உள்ளன. மிகவும்
செயலக விவகாரங்கள் புத்தகத்திலிருந்து நூலாசிரியர் பெட்ரோவா யூலியா அலெக்ஸாண்ட்ரோவ்னா2.1 ஆவண ஓட்டம் என்பது ஆவணங்கள் உருவாக்கப்பட்ட அல்லது பெறப்பட்ட தருணத்திலிருந்து செயல்படுத்துதல் அல்லது அனுப்புதல் முடியும் வரை ஆவணங்களின் இயக்கம் ஆகும். பின்வரும் முக்கிய ஆவண ஓட்டங்கள் வேறுபடுகின்றன: 1) பிற நிறுவனங்களிலிருந்து வரும் ஆவணங்கள் (உள்வரும்); 2) ஆவணங்கள்
நூலாசிரியர் மோகோவ் ஜார்ஜி அவ்டோண்டிலோவிச்3 ஒரு பயண நிறுவனத்தின் கணக்கியல் மற்றும் ஆவண ஓட்டம் ஒரு பயண நிறுவனத்தில் கணக்கியல் தேவைப்படுகிறது சிறப்பு கவனம். "பெர்சோனா கிராட்டா" என்ற சட்ட ஏஜென்சியின் நடைமுறையில், ஒரு வருடம் பணிபுரிந்த பிறகு, மிகவும் வெற்றிகரமான டிராவல் ஏஜென்சிகள் கட்டாயப்படுத்தப்பட்டபோது பல வழக்குகள் இருந்தன.
டிராவல் ஏஜென்சி புத்தகத்திலிருந்து: எங்கு தொடங்குவது, எப்படி வெற்றி பெறுவது நூலாசிரியர் மோகோவ் ஜார்ஜி அவ்டோண்டிலோவிச்ஆவண ஓட்டம் பயண முகவர் - டூர் ஆபரேட்டர் டூர் ஆபரேட்டர்களுடனான ஒப்பந்தங்களின் கீழ் சுற்றுப்பயணங்களுக்கு செலுத்தும் செலவுகளை நியாயப்படுத்த வேண்டியதன் அவசியத்தால் டிராவல் ஏஜென்சிகளின் வேலையில் சில சிரமங்கள் ஏற்படுகின்றன. நாங்கள் ஏற்கனவே கூறியது போல், ஒரு பயண முகவர் ஒரு டூர் ஆபரேட்டரின் சார்பாக செயல்பட்டு சுற்றுலாப் பொருட்களை விற்கிறார்,
டிராவல் ஏஜென்சி புத்தகத்திலிருந்து: எங்கு தொடங்குவது, எப்படி வெற்றி பெறுவது நூலாசிரியர் மோகோவ் ஜார்ஜி அவ்டோண்டிலோவிச்ஆவண ஓட்டம் பயண முகவர் - சுற்றுலா ஒரு சுற்றுலா வாங்கும் போது, ஒரு சுற்றுலா தயாரிப்பு மற்றும் ஒரு சுற்றுலா வவுச்சர் விற்பனை ஒப்பந்தம் பெற வேண்டும். சுற்றுலாப் பயணிகள் சேவைகளின் இறுதி உறுதிப்படுத்தலைப் பெறுவதற்கு முன், அவர்கள் ஆர்டர் செய்யப்பட வேண்டும். இந்த நோக்கத்திற்காக, ஒரு விண்ணப்பம் அல்லது தாள்
எங்களுடைய நிறுவனத்தில் அலுவலக வேலை என்ன என்பதைப் பற்றி பேசினோம் மற்றும் அலுவலக வேலைக்கான வழிமுறைகளுக்கு ஒரு உதாரணம் கொடுத்தோம். அதே நேரத்தில், ஒரு நிறுவனத்தில் பொது அலுவலகப் பணியின் ஒரு பகுதியாக, சுயாதீனமான பிரிவுகளை வேறுபடுத்தி அறியலாம், அவற்றில் ஒன்று பணியாளர் அலுவலக வேலை.
ஆவணப்படுத்தல், ஆவண ஓட்டம், செயல்பாட்டு சேமிப்பு மற்றும் பணியாளர் விஷயங்களில் ஆவணங்களின் பயன்பாடு ஆகியவற்றை உறுதிப்படுத்தும் செயல்பாடுகளாக பணியாளர் பதிவு மேலாண்மை புரிந்து கொள்ள முடியும். நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளின் அளவு மற்றும் பண்புகளைப் பொறுத்து, கணக்கியல் ஊழியர்கள் (உதாரணமாக, துணை தலைமை கணக்காளர்) மற்றும் இந்த நோக்கங்களுக்காக சிறப்பாக பணியமர்த்தப்பட்ட ஊழியர்கள் (உதாரணமாக,) பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மைக்கு பொறுப்பாக நியமிக்கப்படலாம்.
மனிதவள நிர்வாகம் குறித்த வழிமுறைகள் உங்களுக்கு வேண்டுமா?
பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மைக்கான வழிமுறைகள் நிறுவனத்தில் கட்டாய ஆவணம் அல்ல. அதே நேரத்தில், அதன் இருப்பு முழுமை, சரியான நேரத்தில் மற்றும் பணியாளர் ஆவணங்களை செயல்படுத்துதல் மற்றும் பராமரிப்பது ஆகியவற்றின் சரியான கட்டுப்பாட்டை உறுதி செய்யும். பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மைக்கான படிப்படியான வழிமுறைகளை நிறுவனம் சுயாதீனமாக உருவாக்குகிறது, அதன் பிரத்தியேகங்கள், பணியாளர்கள் ஆவணங்களின் அளவு மற்றும் பதிவுகள் நிர்வாகத்தின் இந்த பகுதியை பராமரிப்பதற்கு பொறுப்பான ஊழியர்களின் எண்ணிக்கை ஆகியவற்றை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்கிறது.
HR பதிவுகள் மேலாண்மைபொதுவாக பின்வரும் முக்கிய பிரிவுகளில் ஆவணங்களை பராமரிப்பதை உள்ளடக்கியது:
- வேலை ஒப்பந்தத்தை முடித்தல் மற்றும் பணியமர்த்தல்;
- வேலை ஒப்பந்தத்தை மாற்றுதல் மற்றும் வேறு வேலைக்கு மாற்றுதல்;
- வேலை ஒப்பந்தங்களை முடித்தல் மற்றும் ஊழியர்களை பணிநீக்கம் செய்தல்;
- ஊழியர்களுக்கு விடுப்பு வழங்குதல்;
- ஊக்கம் மற்றும் ஒழுங்கு நடவடிக்கை;
- ஊழியர்களின் தனிப்பட்ட தரவு பாதுகாப்பு.
பணியாளர் ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் செயல்முறை, அலுவலகப் பணியின் இந்த பிரிவுக்கு பொறுப்பான பணியாளருடன் பணி விளக்கத்தில் வழங்கப்படலாம்.
பணியாளர்கள் பதிவுகள் மேலாண்மை குறித்த அதன் விதிமுறைகளில், பணியாளர்கள் பதிவுகளுக்குப் பயன்படுத்தப்படும் ஆவணங்களின் வடிவங்களையும் ஒரு நிறுவனம் பரிந்துரைக்கலாம். மேலும், பணியாளர்களை பதிவு செய்ய ஒருங்கிணைந்த படிவங்கள் பயன்படுத்தப்பட்டால், அதைக் குறிப்பிடுவது போதுமானது மற்றும் படிவங்களை அவர்களே வழங்கக்கூடாது. தனிநபர் ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த படிவங்களைப் பயன்படுத்துவது வசதியானது, ஏனெனில் இது போன்ற ஆவணங்களின் சுயாதீன உருவாக்கம் தேவையில்லை, ஆனால் அத்தகைய படிவங்கள் பொதுவாக அவற்றை நிரப்புவதற்கான வழிமுறைகளை வழங்குகின்றன, அவை அடிப்படையில் படிப்படியாக உள்ளன. அறிவுறுத்தல்கள். எனவே, எடுத்துக்காட்டாக, பணியாளர்கள் பதிவுகளுக்கான தனிப்பட்ட ஆவணங்களைத் தயாரிக்க (உதாரணமாக, வேலைக்கான உத்தரவு, ஒரு பணியாளரின் தனிப்பட்ட அட்டை அல்லது பணியாளர் அட்டவணை), நீங்கள் தொடர்பு கொள்ளலாம்
நிறுவனத்தின் ஆவணங்கள் மற்றும் அவற்றின் கணக்கியல் மற்றும் சேமிப்பகத்துடன் வேலையை எவ்வாறு திறமையாக ஒழுங்கமைப்பது என்பதை நாங்கள் உங்களுக்குக் கூறுவோம். 2019 ஆம் ஆண்டிற்கான படிப்படியான வழிமுறைகள் உங்களுக்கு உதவும்.
கட்டுரையிலிருந்து நீங்கள் கற்றுக்கொள்வீர்கள்:
ஒழுங்குமுறை கட்டமைப்பு
அலுவலக வேலை ஆவணங்களை (அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்களை உருவாக்குதல்) உறுதி செய்யும் ஒரு செயலாக அங்கீகரிக்கப்பட்டுள்ளது மற்றும் உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்களுடன் பணியை ஒழுங்கமைப்பதற்கான நடைமுறையை தீர்மானிக்கிறது. நிச்சயமாக, ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணத்தை கண்டுபிடிப்பது சிரமத்தை ஏற்படுத்தும் போது ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் வரிசையின் மூலம் சிந்திக்க வேண்டியது அவசியமா என்ற கேள்வி எழுகிறது. ஒருபுறம், நிறுவனம் வளர்ந்து வளர்ந்து வருகிறது என்பதில் நாம் மகிழ்ச்சியாக இருக்க வேண்டும், ஆனால் மறுபுறம், ஒரு புதிய பணி நிகழ்ச்சி நிரலில் உள்ளது - ஆவண ஓட்டத்தை எவ்வாறு ஒழுங்காகவும் வசதியாகவும் ஒழுங்கமைப்பது.
"செகரட்டரி கையேடு" இதழின் நிபுணர் ஒரு நிறுவனத்தில் கடிதங்களின் முக்கிய வகைகளைப் பற்றி பேசுவார்.
உத்தியோகபூர்வ நிறுவனங்களில் அலுவலக வேலைகளுடன் இது எளிதானது - அங்கு இந்த செயல்முறை சிறப்பு விதிமுறைகளால் கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது:
- ஏப்ரல் 16, 2014 தேதியிட்ட ரஷ்யாவின் நீதி அமைச்சகத்தின் ஆணை எண். 78 "நோட்டரி அலுவலக வேலை விதிகளின் ஒப்புதலின் பேரில்" (டிசம்பர் 17, 2012 இன் FNP வாரியத்தின் முடிவால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நோட்டரி அலுவலகப் பணியின் விதிகளுடன் சேர்ந்து, ஏப்ரல் 16, 2014 தேதியிட்ட ரஷ்யாவின் நீதி அமைச்சகத்தின் உத்தரவு எண் 78) நோட்டரிகளுக்கான ஆவண ஓட்டத்தின் விதிகளை அங்கீகரித்தது;
- 05.05.2015 எண் 46 தேதியிட்ட யூரேசிய பொருளாதார ஆணையத்தின் வாரியத்தின் முடிவு "யூரேசிய பொருளாதார ஆணையத்தில் உள்ளக ஆவண மேலாண்மைக்கான விதிகள்" EEC இல் ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் விதிகளை தீர்மானித்தது;
- ஏப்ரல் 29, 2003 எண் 36 தேதியிட்ட ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் உச்ச நீதிமன்றத்தில் நீதித்துறையின் ஆணையின் மூலம், மாவட்ட நீதிமன்றத்தில் நீதித்துறை பதிவுகள் மேலாண்மைக்கான வழிமுறைகள் அங்கீகரிக்கப்பட்டன;
- ஜனவரி 20, 2016 தேதியிட்ட ரஷ்யாவின் மத்திய தேர்தல் ஆணையத்தின் தீர்மானம் எண் 321/1831-6 ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் மத்திய தேர்தல் ஆணையத்தில் அலுவலக வேலைக்கான வழிமுறைகளை ஏற்றுக்கொண்டது;
- ஜூன் 15, 2009 தேதியிட்ட ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் அரசாங்கத்தின் ஆணை எண் 477 கூட்டாட்சி நிர்வாக அதிகாரிகளில் அலுவலக வேலைக்கான விதிகளை அங்கீகரித்தது.
எப்படி என்பதைக் குறிப்பிடும் குறிப்பிட்ட விதிமுறைகளும் உள்ளன அலுவலக வேலைகளை ஏற்பாடு செய்யுங்கள்சில நிறுவனங்களில், எடுத்துக்காட்டாக, ஏப்ரல் 15, 1998 தேதியிட்ட ஃபெடரல் சட்டம் எண். 66-FZ "தோட்டக்கலை, தோட்டக்கலை மற்றும் குடிமக்களின் இலாப நோக்கற்ற சங்கங்களில்" அத்தகைய நிறுவனங்களில் அலுவலக வேலைகளை நடத்துவதற்கான நடைமுறையை பரிந்துரைக்கிறது.
தனியார் நிறுவனங்களில், அலுவலக வேலைகளை ஒழுங்கமைப்பதற்கான அனைத்து சிக்கல்களும் உரிமையாளர்களால் தீர்மானிக்கப்படுகின்றன. அல்லது மாறாக, புதிதாக அலுவலக வேலைகளை உருவாக்குங்கள்: படிப்படியான வழிமுறைகள் 2019 குறிப்பிட்ட கலைஞர்களிடம் ஒப்படைக்கப்பட்டுள்ளது - சில நேரங்களில் மனிதவள அதிகாரிகள், சில சமயங்களில் செயலாளர்கள். அத்தகைய உத்தரவு முதிர்ச்சியடைந்துள்ளதால், உண்மையில் அத்தகைய ஒழுங்குமுறை தேவை என்று அர்த்தம்.
அலுவலக வேலைகளை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது
அலுவலக வேலை: 2019 ஆம் ஆண்டிற்கான படிப்படியான வழிமுறைகள், எங்கு தொடங்குவது மற்றும் எந்த முடிவை அடைய முயற்சி செய்ய வேண்டும் என்பதை தீர்மானிக்க உதவும். வெறுமனே, அமைப்பு ஒரு உள் ஆவணத்தை ஏற்றுக்கொள்ள வேண்டும் - அலுவலக வேலைக்கான வழிமுறைகள். நிறுவனம் பெரியதாக இருந்தால், பிரிவுகள் மற்றும் கிளைகளுடன், இந்த சிக்கல்களை ஒழுங்குபடுத்தும் பல உள்ளூர் சட்டங்களை ஏற்றுக்கொள்வது நியாயமானது.
படி 1.
எந்த ஆவணங்கள் ஆவண ஓட்டத்தை ஒழுங்குபடுத்தும் வழிமுறைகளுக்கு உட்பட்டது என்பதை முடிவு செய்வது முதல் படியாகும். நிறுவனத்தில் முழு அளவிலான காகிதங்களும் உள் (உள்ளூர்), வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள்வரும் என பிரிக்கப்பட்டுள்ளன என்பதை நினைவில் கொள்வோம். அவர்களுடன் பணிபுரியும் செயல்முறை வித்தியாசமாக இருக்கும், எனவே அதை வெவ்வேறு பிரிவுகளில் விவரிப்பது மதிப்பு.
படி 2.
எழுதும் வழிமுறைகள் (அதன் பிரிவுகள்). உள்ளூர் செயல்களுக்கு தனித்தனியாக வழங்கவும்: அவை எவ்வாறு ஏற்றுக்கொள்ளப்படுகின்றன, ஊழியர்கள் எவ்வாறு அவர்களுடன் நன்கு அறிந்திருக்கிறார்கள், உள்ளூர் செயல்கள் எங்கே, யாருடன் சேமிக்கப்படுகின்றன. உள்வரும் ஆவணங்களின் அடிப்படையில், உள்வரும் ஆவணங்களை யார், எங்கு பதிவு செய்கிறார்கள், எந்த காலக்கெடுவிற்குள், ஒரு ஆவணத்தை செயல்படுத்துவதற்கான பரிமாற்றம் எவ்வாறு பதிவு செய்யப்படுகிறது, உள்வரும் ஆவணம் அதன் பதிலுக்குப் பிறகு எங்கே சேமிக்கப்படுகிறது மற்றும் பிற நடைமுறை சிக்கல்களை விவரிக்க வேண்டியது அவசியம். வெளிச்செல்லும் போது - இதேபோல் பதிவு நடைமுறை, அனுப்புவதற்கான விதிகள், கையொப்பமிடுதல் ஆகியவற்றின் சிக்கலை தீர்க்கவும்.
படி 3.
எந்த ஆவணங்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிலையான படிவத்தைக் கொண்டுள்ளன என்பதையும், எந்த ஆவணங்களை வரையும்போது அங்கீகரிக்கப்பட்ட GOST ஆல் வழிநடத்தப்பட வேண்டும் என்பதையும் அறிவுறுத்தல்கள் குறிப்பிட வேண்டும்.
படி 4.
அறிவுறுத்தல்களின் ஒவ்வொரு பிரிவையும் செயல்படுத்துவதற்கு பொறுப்பான நபர்களை நாங்கள் தீர்மானிக்கிறோம். ஆவணங்கள் எந்த வரிசையில், எங்கு, யாருடைய பொறுப்பின் கீழ் சேமிக்கப்படும் என்பதை நாங்கள் தீர்மானிக்கிறோம்.
படி 5.
அறிவுறுத்தல்களின் கூடுதல் பிரிவுகளின் தேவையை நாங்கள் தீர்மானிக்கிறோம். நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளின் பிரத்தியேகங்களைப் பொறுத்து, நகல்களை தயாரிப்பதற்கான நடைமுறை, முத்திரைகள் மற்றும் முத்திரைகளுடன் பணிபுரியும் நடைமுறை மற்றும் துறைகளுக்கு இடையில் ஆவணங்களை பரிமாறிக்கொள்வதற்கான நடைமுறை ஆகியவற்றைக் குறிப்பிடுவது அவசியமாக இருக்கலாம்.
பல ஆவணங்கள் பிற உள்ளூர் செயல்களுக்கு உட்பட்டதாக இருக்கலாம், எடுத்துக்காட்டாக, தனிப்பட்ட தரவுகளுடன் பணியாற்றுவதற்கான அங்கீகரிக்கப்பட்ட நடைமுறை அல்லது நிறுவனத்தின் வர்த்தக ரகசியங்களைப் பாதுகாப்பதற்கான நடைமுறையின் கீழ். இந்த உள்ளூர் செயல்களைப் பற்றிய குறிப்புகளைச் செய்வது நல்லது. கூடுதலாக, பல நிறுவனங்களில் ஆவணங்களுடன் பணிபுரிவது சிறப்பு சட்டத்தால் கட்டுப்படுத்தப்படலாம் - எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு கடன் நிறுவனத்தில் ஆவண ஓட்டம் "வங்கிகள் மற்றும் வங்கி செயல்பாடுகளில்" கூட்டாட்சி சட்டத்திற்கு உட்பட்டது, இது வங்கி ரகசியத்தை கையாளும் நடைமுறையை ஒழுங்குபடுத்துகிறது. . வழிமுறைகளை வரையும்போது இந்த புள்ளிகளையும் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்.
படி 6.
அறிவுறுத்தல்களை அங்கீகரித்தல் மற்றும் அவற்றை ஊழியர்களின் கவனத்திற்கு கொண்டு வருதல். இந்த கட்டத்திற்குப் பிறகு, உள்ளூர் சட்டம் நடைமுறைக்கு வருகிறது, மேலும் அதை செயல்படுத்துவது நிறுவனத்தின் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் கட்டாயமாகிறது.
பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மையை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது
நிறுவனம் சிந்திப்பது சமமாக முக்கியமானது பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மை, படிப்படியான வழிமுறைகள் 2019 இதற்கு உதவும்.
பணியாளர்களின் ஆவண ஓட்டத்தை ஒழுங்கமைக்கும் நிலைகள், கொள்கையளவில், ஒட்டுமொத்தமாக அலுவலக வேலைகளை நிறுவும் நிலைகளிலிருந்து வேறுபட்டவை அல்ல. பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மைக்கான வழிமுறைகளின்படி தொகுக்கப்பட்ட, திருத்தப்பட்ட, நகலெடுக்கப்பட்ட மற்றும் விநியோகிக்கப்படும் ஆவணங்களின் பட்டியல் தீர்மானிக்கப்படுகிறது. பணியாளர் ஆவணங்கள் தொடர்பாக நிறுவனத்திற்கு "கற்பனைக்கு" மிகக் குறைவான இடமே உள்ளது என்பதை இங்கே கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வது அவசியம் - பணியாளர்கள் பதிவுகளுக்கு நிறுவனத்தில் அவசியம் என்ன இருக்க வேண்டும் என்பது சுட்டிக்காட்டப்படுகிறது. தொழிலாளர் குறியீடு RF மற்றும் பிற விதிமுறைகள். பணியாளர் ஆவணங்கள் இல்லாத அல்லது தவறாக செயல்படுத்தப்படுவதற்கு, கணிசமான அபராதம் வழங்கப்படுகிறது. எனவே, இந்த அறிவுறுத்தலின் தயாரிப்பு மிகவும் தீவிரத்துடன் அணுகப்பட வேண்டும்.
பணியாளர்கள் பதிவுகளை நிர்வகிப்பதற்கான வழிமுறைகளின் பிரிவுகளில் நிறுவனத்தில் உருவாக்கப்பட்ட நிலையான ஆவணங்கள் (உதாரணமாக, ஒரு வேலை ஒப்பந்தத்தின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட வடிவம், ஆர்டர்கள்), அத்துடன் ஆவணங்களுடன் ஊழியர்களை அறிமுகப்படுத்துவதற்கான நடைமுறை பற்றிய தகவல்கள் இருக்க வேண்டும். ஒரு குறிப்பிட்ட அமைப்பின் செயல்பாடுகளின் குறிப்பிட்ட அம்சங்களைப் பிரதிபலிப்பதும் அவசியம்: அட்டவணைகள் வரையப்பட்டால், எந்த காலக்கெடு மற்றும் எந்த வரிசையில் அவை ஒப்புதலுக்காக சமர்ப்பிக்கப்படுகின்றன, பாதுகாப்பு உபகரணங்கள் வழங்கப்பட்டால், எந்த வரிசையில் பதிவுகள் இருக்கும் வைக்க வேண்டும், முதலியன
என்பதற்காக என்பதையும் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும் அலுவலக வேலைகளின் அமைப்பு, பணியாளர்கள் உட்பட, இந்த செயல்முறைகளை தானியக்கமாக்க சிறப்பு மென்பொருள் உருவாக்கப்பட்டுள்ளது. பெரிய நிறுவனங்கள்தற்போது அவற்றைப் பயன்படுத்துகின்றனர், ஆனால் இந்த உண்மை வழிமுறைகளை உருவாக்கி பின்பற்ற வேண்டிய அவசியத்தை மறுக்கவில்லை.
க்கு ஆவணங்கள்ஒரு நிறுவனத்தில் அனைத்து HR செயல்பாடுகளுக்கும் சில அறிவு மற்றும் திறன்கள் தேவை.
நிறுவனத்தில் அலுவலகப் பணிகள் இயக்குநரால் சுயாதீனமாக உருவாக்கப்பட்ட மற்றும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட வழிமுறைகளால் கட்டுப்படுத்தப்படுகின்றன. இது ஒரு உள் ஒழுங்குமுறைச் சட்டம் மற்றும் வணிக நிறுவனத்தின் அனைத்து ஊழியர்களாலும் இணங்குவதற்கு கட்டாயமாகும். மனிதவளத் துறை அதன் செயலாக்கத்தை உருவாக்கி கண்காணிக்கிறது.
முதலாளியுடனான பணியாளரின் வேலைவாய்ப்பு உறவின் அனைத்து அம்சங்களையும் ஆவணப்படுத்தும் பல ஆவணங்களைத் தயாரிப்பது சட்டத்திற்கு தேவைப்படுகிறது.
அனுபவம் வாய்ந்த மற்றும் புதிய பணியாளர்கள் தங்கள் திறமைகளை மேம்படுத்த வேண்டும். அவர்களுக்கு உதவ, இணைய தளங்கள் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன, அதில் பணியாளர் நிர்வாகத்தில் தத்துவார்த்த படிப்புகள் வழங்கப்படுகின்றன.
பணியாளர்களின் பதிவுகள் பணியாளர்களின் செயல்பாடுகளை பிரதிபலிக்கின்றன மற்றும் ஊழியர்களின் சேவையின் நீளத்தை உறுதிப்படுத்துகின்றன, இது ஓய்வூதியங்களை கணக்கிடுவதில் முக்கிய பங்கு வகிக்கிறது. நிறுவனத்தின் ஆவணப்பட நிதிக்கு நிர்வாகம் பொறுப்பு.
காகிதத்தில் கட்டுப்பாட்டில் உள்ள முக்கிய விவரங்கள்
பணியாளர் பதிவுகளின் திறமையான அமைப்புக்கு அறிவு தேவை ஒழுங்குமுறை கட்டமைப்பு, அதன் மாற்றங்களைக் கண்காணித்தல், பயன்படுத்தப்படும் ஆவணங்களின் வடிவங்களில் நோக்குநிலை.
எந்த நோக்கத்திற்காக இது மேற்கொள்ளப்படுகிறது?
பணியாளர்கள் பதிவுகளை பராமரிப்பதற்கான நடைமுறை சட்டத்தால் கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது. அன்று பெரிய நிறுவனங்கள்ஒரு பெரிய ஊழியர்களுடன், ஒரு விதியாக, ஒரு பணியாளர் சேவை உருவாகிறது. அதன் ஊழியர்கள் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் ஒழுங்குமுறை கட்டமைப்பின் தேவைகளுக்கு ஏற்ப தொடர்புடைய ஆவணங்களை வரைகிறார்கள்.
தாள்கள் ஒரு ஒருங்கிணைந்த படிவத்தைக் கொண்டிருக்கலாம் அல்லது நிறுவனத்தில் உருவாக்கப்பட்டு உள்ளூர் சட்டங்களில் அங்கீகரிக்கப்படலாம்.
பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மை என்பது பணியாளர் கணக்கியல், வேலை நேரம் மற்றும் ஊதியக் கணக்கீடுகள் தொடர்பான ஆவணங்களை உருவாக்குதல் மற்றும் பராமரிப்பதை நோக்கமாகக் கொண்ட ஒரு செயலாகும்.
பணியாளர் சிக்கல்கள் பின்வரும் பதவிகளை உள்ளடக்கியது:
- வேலைவாய்ப்பு பதிவு;
- தொழிலாளர்களின் உள் இயக்கம்;
- பணிநீக்கம்;
- மேலாளர் மற்றும் ஊழியர்களுக்கு இடையிலான உறவுகளை ஒழுங்குபடுத்துதல்;
- தொழிலாளர் செயல்முறையின் அமைப்பு;
- மற்றவைகள்.
பணியாளர் பதிவேடுகளின் முறையான அமைப்பு பல சிக்கல்களை தீர்க்க உதவுகிறது.
அதன் முக்கிய குறிக்கோள்கள் அட்டவணையில் வழங்கப்பட்டுள்ளன:
| பணியாளர்கள் பணியின் திசை | பணிகளை ஆற்றினார் |
| கணக்கியல் மற்றும் கட்டுப்பாடு | வரவேற்பு, கணக்கியல், பணியாளர்களை பணிநீக்கம் செய்தல். |
| திட்டமிடல் மற்றும் ஒழுங்குமுறை | தொழிலாளர்களின் தேர்வு, இடமாற்றம், தழுவல். |
| அறிக்கை மற்றும் பகுப்பாய்வு |
|
| ஒருங்கிணைப்பு மற்றும் தகவல் |
|
| அமைப்பு மற்றும் வழிமுறை |
|
| ஆவணப்படம் |
|
மாஸ்கோ மற்றும் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் பிற பெரிய பகுதிகளில், தனித்தனி பிரிவுகளைக் கொண்ட நிறுவனங்கள் ஆன்லைனில் பணியாளர்களின் பதிவுகளை பராமரிக்க முடியும். இந்த நோக்கத்திற்காக, மின்னணு வடிவத்தில் ஆவணங்களை பரிமாறிக்கொள்ள அனுமதிக்கும் பொருத்தமான திட்டங்கள் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன.
சட்டமன்ற கட்டமைப்பு
பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மைக்கான சட்டமன்ற அடிப்படை ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொழிலாளர் குறியீட்டில் உள்ளது.
இந்த செயல்பாடு பல விதிமுறைகளால் கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது:
- கணக்கியல் மற்றும் ஊதியத்திற்கான முதன்மை ஆவணங்களை பூர்த்தி செய்வதற்கும் விண்ணப்பிப்பதற்கும் வழிமுறைகள் (01/05/04 இன் மாநில புள்ளியியல் குழு எண் 1 இன் ஆணை);
- ஒருங்கிணைந்த ஆவணங்கள் மற்றும் அவற்றின் தயாரிப்புக்கான தேவைகள் (Gosstandart ஆணை எண். 65-வது தேதி 03.03.03);
- ஃபெடரல் நிர்வாக அதிகாரிகளுக்கான அலுவலக வேலைக்கான நிலையான வழிமுறைகள் (08.11.05 இன் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் எண். 536 இன் கலாச்சார அமைச்சகத்தின் உத்தரவு);
- காப்பகங்களின் செயல்பாட்டிற்கான விதிகள் (02/06/02 தேதியிட்ட Rosarkhiv வாரியத்தின் முடிவு);
- கூட்டாட்சி நிர்வாக அதிகாரிகளுக்கான அலுவலக வேலை விதிகள் (ஜூன் 15, 2009 இன் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் எண் 477 இன் அரசாங்கத்தின் தீர்மானம்);
- தகவல் பற்றிய சட்டம், அதன் பாதுகாப்பு மற்றும் தகவல் தொழில்நுட்பம்ஜூலை 27, 2006 தேதியிட்ட எண். 149-FZ;
- 02.05.06 தேதியிட்ட ரஷ்ய குடிமக்கள் எண் 59-FZ இன் மேல்முறையீடுகளை பரிசீலிப்பதற்கான சட்டம்;
- சட்டம் மாநில மொழி RF எண். 53-FZ தேதி 01.06.05;
- அக்டோபர் 22, 2004 தேதியிட்ட காப்பக விவகாரங்கள் எண். 125-FZ மீதான சட்டம்;
- ஜூலை 29, 2004 தேதியிட்ட வர்த்தக ரகசியங்கள் எண். 98-FZ மீதான சட்டம்;
- டிசம்பர் 22, 2003 தேதியிட்ட வேலை புத்தகங்கள் எண் 117n மீதான ஆணை;
- 10.10.03 தேதியிட்ட தொழிலாளர் ஆவணங்கள் எண் 69 ஐ நிரப்புவதற்கான வழிமுறைகளை ஏற்றுக்கொள்வது குறித்த தீர்மானம்;
- ஏப்ரல் 16, 2003 தேதியிட்ட வேலை புத்தகங்கள் எண் 225 மீதான தீர்மானம்;
- ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் ஆயுதப் படைகளின் பொது ஊழியர்களின் அறிவுறுத்தல்கள்.
கட்டாய ஆவணங்கள்
ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொழிலாளர் கோட் நிறுவனங்கள் தங்கள் சொந்தத்தை வைத்திருக்க வேண்டும் சட்டமன்ற கட்டமைப்பு, இதில் பல கட்டாய உள்ளூர் ஒழுங்குமுறை ஆவணங்கள் அடங்கும்.
இவற்றில் அடங்கும்:
| சாசனம் | முக்கிய தொகுதி ஆவணம். இது நிறுவனத்தின் சட்ட வடிவம், நிறுவனர்கள், செயல்பாட்டுத் துறை, ஒரு மேலாளரை பணியமர்த்தும் மற்றும் பணிநீக்கம் செய்வதற்கான நடைமுறை மற்றும் அவரது அதிகாரங்களை விவரிக்கிறது. சாசனத்தின் விதிகளின் அடிப்படையில் நிறுவனத்தின் பல உள் கட்டுப்பாடுகள் வரையப்பட்டுள்ளன. |
| பணி விதிமுறைகள் (இனி விதிகள் என குறிப்பிடப்படுகிறது) |
|
| தனிப்பட்ட தரவைப் பாதுகாப்பதற்கான வழிமுறைகள் |
|
| தொழிலாளர் பாதுகாப்பு தொடர்பான விதிமுறைகள் | இது மனிதவளத் துறையில் அமைந்துள்ளது. ஒவ்வொரு பணியாளரும் ஆவணத்தை நன்கு அறிந்திருக்கிறார்கள். 50 க்கும் மேற்பட்ட பணியாளர்களைக் கொண்ட நிறுவனங்கள் தொழில்சார் பாதுகாப்பு நிபுணர் பதவியைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். |
| ஷிப்ட் அட்டவணை | ஷிப்ட் வேலை அட்டவணை உள்ள நிறுவனங்களில் பயன்படுத்தப்படுகிறது. ஆவணம் அவசரமானது மற்றும் முதலாளியின் விருப்பப்படி ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு செல்லுபடியாகும். |
| தொழிலாளர் தரநிலைகள் பற்றிய ஆவணங்கள் | ஒரு ஊழியர் அல்லது குழுவால் தயாரிப்புகளை உற்பத்தி செய்வதற்கு (வேலை செய்வது) தேவையான நேர செலவுகளை அவை பிரதிபலிக்கின்றன மற்றும் அவற்றின் அடிப்படையில் தொழிலாளர் தரங்களை நிறுவுகின்றன. |
ஒழுங்குமுறைச் செயல்கள்
ஒரு மேலாளரை பணியமர்த்திய பிறகு, நிறுவனத்தின் இயல்பான செயல்பாட்டிற்கு தேவையான பதவிகளின் எண்ணிக்கை நிறுவப்பட்டது. பெறப்பட்ட புள்ளிவிவரங்கள், உற்பத்தி சுழற்சி மற்றும் நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளின் பிற அம்சங்களை கணக்கில் எடுத்துக்கொண்டு, அது தயாரிக்கப்படுகிறது.
ஒரு ஆவணத்தை வரைய, ஒரு ஒருங்கிணைந்த படிவம் பொதுவாக பயன்படுத்தப்படுகிறது. நீங்கள் இணையத்திலிருந்து மாதிரியை இலவசமாக பதிவிறக்கம் செய்யலாம். அதன் விருப்பப்படி அட்டவணையை சரிசெய்ய முதலாளிக்கு உரிமை உண்டு.
ஆவணம், இயக்குனரிடம் தொடங்கி, ஆதரவு ஊழியர்களுடன் முடிவடையும் படிநிலை வரிசையில் நிலைகளை பட்டியலிடுகிறது. அவை ஒவ்வொன்றிற்கும், ஒரு மாநிலத்திற்கு அலகுகளின் எண்ணிக்கை, சம்பளம் மற்றும் கொடுப்பனவுகள் குறிக்கப்படுகின்றன.
அடுத்த கட்டத்தில், ஒரு வேலை அட்டவணை உருவாக்கப்பட்டது. இது அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் பணி அட்டவணையை பிரதிபலிக்கிறது. மாற்றங்கள் இருந்தால், விரிவான ஷிப்ட் அட்டவணைகள் உருவாக்கப்படும். அதற்கான தேவைகளை ஆவணம் சுருக்கமாக விவரிக்கிறது தோற்றம்ஊழியர்கள், நடத்தை, தினசரி வழக்கம் போன்றவை.
அடுத்து, வேலைவாய்ப்பு ஒப்பந்தத்தின் வடிவம் உருவாக்கப்பட்டது. இந்த வழக்கில், ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொழிலாளர் குறியீட்டின் அடிப்படை விதிமுறைகள் மற்றும் நிறுவனத்தின் உள் ஒழுங்குமுறை ஆவணங்கள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்பட வேண்டும். ஒரு வேலை ஒப்பந்தம் பொதுவாக நிறுவனத்தின் வழக்கறிஞர் அல்லது வெளிநாட்டவரால் வரையப்படுகிறது.
ஆவணத்தில் பின்வரும் உருப்படிகள் இருக்க வேண்டும்:
- சட்ட நிறுவனம் பற்றிய தகவல்கள்: பெயர், முகவரி, தொலைபேசி எண், முழு பெயர் மற்றும் மேலாளரின் நிலை;
- பணியாளர் பாஸ்போர்ட் விவரங்கள்;
- பணியாளர் நிலை, ஒப்பந்த வகைகள் (நிரந்தர அல்லது நிலையான கால) மற்றும் பணியிடம் (முக்கிய அல்லது கூடுதல்);
- இந்த நிலைக்கான வழிமுறைகளைக் குறிக்கும் முக்கிய பொறுப்புகளின் பட்டியல்;
- ஊதியங்கள், கூடுதல் கொடுப்பனவுகள், நன்மைகள், விடுமுறைகள் பற்றிய தகவல்கள்;
- வேலை அட்டவணை, கூடுதல் நேரத்திற்கான கட்டணம்;
- ஒப்பந்தம் மற்றும் பிற நிபந்தனைகளை முடிப்பதற்கான காரணங்கள்;
- கட்சிகளின் கையொப்பங்கள் மற்றும் விவரங்கள், நிறுவனத்தின் முத்திரை.
மனிதவள அதிகாரிகளின் பணியைச் சரிபார்த்து மேம்படுத்த, நிர்வாகம் உள் அல்லது சுயாதீன தணிக்கையை நடத்தலாம். இது நிர்வாக அபராதங்கள், தகராறுகள் மற்றும் ஊழியர்களிடமிருந்து வரும் புகார்களின் அபாயத்தைக் குறைக்க உதவுகிறது.
புதிதாக HR பதிவுகளை ஒழுங்கமைக்கும் நிலைகள்
பணியாளர் பதிவுகளை உருவாக்க, பின்வரும் படிப்படியான வழிமுறைகளைப் பயன்படுத்துவது வசதியானது:
| தேவையானவற்றை தயாரித்தல் | ஒரு பணியாளர் சேவையை ஒழுங்கமைக்க, நீங்கள் முதலில் தளபாடங்கள், அலுவலக உபகரணங்கள், எழுதுபொருட்கள் போன்றவற்றை வாங்க வேண்டும். உங்களுக்கு நிச்சயமாக ஒரு பணியாளர் திட்டம் தேவைப்படும், எடுத்துக்காட்டாக, "1C: ZUP" மற்றும் சட்டக் குறிப்பு அமைப்பு. இதற்கு நன்றி, துறை ஊழியர்கள் சட்டத்தில் சமீபத்திய மாற்றங்களைக் கண்காணித்து அணுகலாம் தேவையான ஆவணங்கள். வேலை மற்றும் முக்கியமான ஆவணங்களை சேமிக்க ஒரு பாதுகாப்பு தேவை. |
| மேலாளரின் பதிவு | எந்த ஒரு நிறுவனத்தின் நிர்வாக அதிகாரியும் இயக்குனர். அவர் ஆவணத்தில் கையெழுத்திடுகிறார். அவருக்கு முழு அதிகாரம் வழங்க, அவர் வேலைவாய்ப்பு ஒப்பந்தத்தின் கீழ் பணியமர்த்தப்படுகிறார். அதற்கான உத்தரவு பிறப்பிக்கப்படுகிறது, அதன் மூலம் அவர் தன்னை நியமிக்கிறார். |
| பணியாளர் பணிக்கு பொறுப்பான நபரின் நியமனம் | ஒரு சிறிய நிறுவனத்தில், இந்த செயல்பாடுகளை மேலாளரால் செய்ய முடியும். ஒரு தனிப்பட்ட ஊழியர் அலுவலக வேலையில் ஈடுபட்டிருந்தால், அவருடன் ஒரு ஆவணம் வரையப்படுகிறது பணி ஒப்பந்தம். அதன் அடிப்படையில், உத்தரவு தயாராகி வருகிறது. முன்னர் பணியமர்த்தப்பட்ட ஊழியர்களில் ஒருவருக்கு கடமைகள் ஒதுக்கப்பட்டால், ஏ கூடுதல் ஒப்பந்தம்மற்றும் ஒழுங்கு. |
| உள் செயல்களை வரைதல் | அவை இயக்குனரால் கையொப்பமிடப்பட்டு ஆர்டர்களுடன் ஒரு சிறப்பு கோப்புறையில் சேமிக்கப்படுகின்றன. உள்ளூர் ஆவணங்களில் மேலே பட்டியலிடப்பட்ட ஆவணங்கள் அடங்கும் (பிரிவு "ஒழுங்குமுறைச் சட்டங்கள்"). |
| பணியாளர்கள் வரவேற்பு ஆவணங்கள் | ஒவ்வொரு பணியாளரும் தனது தரவு தொடர்பான அனைத்து ஆவணங்களையும் தாக்கல் செய்ய ஒரு கோப்புறையை வைத்திருக்க வேண்டும் தொழிலாளர் செயல்பாடு(வேலை ஒப்பந்தம், வேலை ஆணை, தனிப்பட்ட அட்டை). |
| வேலை புத்தகங்களை நிரப்புதல் | இந்த பணியாளர் ஆவணங்களில் சேர்க்கை, இடமாற்றங்கள், ஊக்கத்தொகை போன்றவற்றின் பதிவுகள் செய்யப்படுகின்றன. இதற்கு முன் வேலை செய்யாத ஒரு பணியாளருக்கு ஒரு புதிய பதிவு புத்தகத்தை முதலாளி திறக்க வேண்டும். தொழிலாளர் பதிவுகள் மற்றும் அவர்களின் பதிவு இதழ் அலுவலக விநியோகத் துறைகளில் கிடைக்கும். இந்த காகிதங்களை பாதுகாப்பாக சேமிக்க வேண்டும். |
இந்த விஷயத்தில் எந்த அனுபவமும் இல்லாத தேநீர் தொட்டிகளுக்கும் இந்த அறிவுறுத்தல் பொருத்தமானது.
பதிவுகள் எவ்வாறு வைக்கப்படுகின்றன?
பதிவுகளை பராமரிக்க, நீங்கள் ஆவண ஓட்டத்தை ஒழுங்காக ஒழுங்கமைக்க வேண்டும்.
இதைச் செய்ய, நீங்கள் பின்வருவனவற்றைச் செய்ய வேண்டும்:
- உள் ஒழுங்குமுறை கட்டமைப்பை உருவாக்குதல்;
- ஒவ்வொரு பணியாளர் அலகுக்கும் ஒரு பணியாளர் அட்டவணையைத் தயாரிக்கவும்;
- பணியாளர்களை ஏற்பாடு செய்யுங்கள்;
- தொழிலாளர் ஒப்பந்தங்களைத் தயாரிக்கவும்;
- பணியாளர்களுக்கான படிவங்களை உருவாக்குதல்;
- T-2 அட்டைகளை வழங்குதல்;
- ஊழியர்களுக்கான விண்ணப்ப படிவங்களை அங்கீகரிக்கவும்;
- உள் ஆர்டர்களைத் தயாரிக்கவும்.
அனைத்து பணியாளர் நடவடிக்கைகளும் உறுதிப்படுத்தப்பட வேண்டும். அவர்களின் பட்டியல் விதிமுறைகளில் சரி செய்யப்பட்டுள்ளது.
கூடுதல் புள்ளிகள்
புதிதாக பணியாளர் கணக்கியல் பணியாளர்களை பணியமர்த்துவதன் மூலம் தொடங்குகிறது. வேலைக்கான விண்ணப்பதாரர்களை சரியாக பதிவு செய்து தேவையான ஆவணங்களைத் தயாரிப்பது முக்கியம்.
பணியாளர்கள் மற்றும் விடுமுறைகள்
ஒரு நிறுவனத்தில் இருக்க வேண்டிய கட்டாய நிலையான ஆவணங்களில் ஒன்று பணியாளர் அட்டவணை (படிவம் T-3).
- பட்டியல் கட்டமைப்பு பிரிவுகள்மற்றும் பதவிகள்;
- ஒவ்வொரு பதவிக்கும் பணியாளர் அலகுகளின் எண்ணிக்கை;
- பதவிக்கு ஏற்ப சம்பளம், கொடுப்பனவுகள்;
- அமைப்பின் சம்பள நிதி.
அமைப்பின் செயல்பாட்டிற்கு அவற்றின் முக்கியத்துவத்தின் அளவிற்கு ஏற்ப பிரிவுகள் ஆவணத்தில் குறிக்கப்படுகின்றன. அவற்றுள், முக்கியத்துவத்தின் வரிசையில் பணியாளர் பதவிகளும் பட்டியலிடப்பட வேண்டும். வேலைவாய்ப்பு ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் பணியாளர் அட்டவணையில் உள்ள வேலை தலைப்புகள் பொருந்த வேண்டும்.
பணியாளர் ஏற்பாடு என்பது பணியாளர்களின் முழுப் பெயர்களையும் அவர்களின் பதவிகளுக்கு ஏற்ப உள்ளிடப்பட்ட அட்டவணையின் ஒரு வடிவமாகும்.
விடுமுறை அட்டவணை (படிவம் T-7) அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் வருடாந்திர விடுமுறைகளை வழங்கும் நேரத்தைப் பற்றிய தகவலை பிரதிபலிக்கிறது. ஒரு வருடம் தொகுக்கப்பட்டது. இது தொழிற்சங்க அமைப்புடன் ஒப்பந்தத்தின் மூலம் இயக்குநரால் அங்கீகரிக்கப்பட்டுள்ளது. புதிய ஆண்டிற்கு 2 வாரங்களுக்கு முன்னதாக ஆவணம் பூர்த்தி செய்யப்பட வேண்டும். அதில் உள்ளிடப்பட்ட தரவு ஊழியர்கள் மற்றும் முதலாளிகள் இருவருக்கும் கட்டாயமாகும். விதிவிலக்கு பயனாளிகளுக்கு.
அட்டவணையில் பின்வரும் விவரங்கள் உள்ளன:
- துறை பெயர்;
- வேலை தலைப்பு;
- பணியாளரின் முழு பெயர் மற்றும் பணியாளர் எண்;
- விடுமுறை நாட்களின் எண்ணிக்கை;
- திட்டம் மற்றும் உண்மையான படி விடுமுறைக்கு செல்லும் தேதிகள்;
- விடுமுறையை மீண்டும் திட்டமிடுவதற்கான காரணம், மதிப்பிடப்பட்ட தேதி.
விடுமுறைக்கு 2 வாரங்களுக்கு முன்பு ஊழியருக்கு இது குறித்து தெரிவிக்கப்படுகிறது. ஒரு உத்தரவு வழங்கப்படுகிறது, அதில் பணியாளர் கையொப்பத்துடன் நன்கு அறிந்தவர். நவம்பரில், டிசம்பர் 1 ஆம் தேதிக்குள் கணக்கியல் துறைக்கு விடுமுறை அட்டவணையை சமர்ப்பிக்க வேண்டிய அனைத்து துறைத் தலைவர்களுக்கும் நீங்கள் ஒரு ஆர்டரைத் தயாரிக்கலாம். இது ஒட்டுமொத்த அட்டவணையைத் தயாரிப்பதை எளிதாக்கும்.
பணியாளர் பதிவு
ஒரு நிறுவனத்தின் முழு அளவிலான பணி ஊழியர்களை ஆட்சேர்ப்பதில் தொடங்குகிறது. காலியிடங்களை நிரப்புவது காகிதப்பணியுடன் உள்ளது.
பணியாளர்களை பணியமர்த்தும்போது HR அதிகாரியின் பொறுப்புகள் பின்வருமாறு:
- ஒரு சிறப்பு பத்திரிகையில் விண்ணப்பதாரரிடமிருந்து விண்ணப்பத்தை பதிவு செய்தல்;
- தற்போதைய அறிவுறுத்தல்கள் மற்றும் உள்ளூர் விதிமுறைகளுடன் புதியவரைப் பழக்கப்படுத்துதல்;
- ஒரு வேலை ஒப்பந்தத்தை வரைதல் மற்றும் கட்சிகள் கையொப்பமிடுவதை கண்காணித்தல்;
- பணியாளருக்கு ஒப்பந்தத்தின் நகலை வழங்குதல் மற்றும் நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட்டில் அதைப் பற்றிய குறிப்பை இடுதல்;
- கணக்கியல் புத்தகத்தில் ஆர்டரை செயல்படுத்துதல் மற்றும் பதிவு செய்தல்;
- தனிப்பட்ட அட்டையை நிரப்புதல், கோப்பில் ஆவணங்களை தாக்கல் செய்தல் (விண்ணப்பங்கள், தனிப்பட்ட ஆவணங்களின் நகல்கள், ஆர்டர்கள், ஒப்பந்தங்கள்);
- பணியாளரின் சம்பளத்தை கணக்கிடுவதற்கான ஆவணங்களை கணக்காளருக்கு மாற்றுதல்.
ஒரு பணியாளர் பதிவு மேலாண்மை அமைப்பை உருவாக்கும்போது, எந்த ஆவணங்கள் தயாரிக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் ஒரு குறிப்பிட்ட செயல்பாட்டுத் துறைக்கு எது தேவை என்பதை நீங்கள் முதலில் தீர்மானிக்க வேண்டும்.
தேவையான ஆவணங்கள் அடங்கும்:
- பணியாளர்களுக்கான உத்தரவுகள் (வரவேற்பு, இடமாற்றம் போன்றவை);
- பணியாளர்கள் ஆர்டர்கள் (விடுமுறைகள், போனஸ், வணிக பயணங்கள் போன்றவை);
- T-2 அட்டைகள்;
- தொழிலாளர்;
- ஒப்பந்தங்கள்;
தேவையான பிற ஆவணங்களில் பின்வருவன அடங்கும்:
- பணியாளர்கள்;
- OT நிலை;
- பயண பதிவு;
- உள் ஒழுங்கு விதிகள்;
- மற்றவைகள்.
வேலை விளக்கங்கள் மற்றும் ஒரு கூட்டு ஒப்பந்தத்தை பராமரிக்க வேண்டிய அவசியமில்லை, ஆனால் கிட்டத்தட்ட ஒவ்வொரு முதலாளிக்கும் இந்த ஆவணங்கள் உள்ளன.
கட்டாய ஆவணங்களின் பட்டியலை நிறுவிய பிறகு, நீங்கள் சட்டப்பூர்வ ஆவணங்களைப் படிக்க வேண்டும். அவற்றின் அடிப்படையில், பிற ஆவணங்கள் உருவாக்கப்பட வேண்டும். அவர்களின் பட்டியல் சட்ட நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளின் தன்மை மற்றும் பணி நிலைமைகளின் பண்புகள் ஆகியவற்றைப் பொறுத்தது. எடுத்துக்காட்டாக, ஊழியர்களுக்கு சீருடை மற்றும் பிபிஇ வழங்குவது அவசியமானால், அவற்றை வழங்குவதற்கான நடைமுறை மற்றும் நேரத்தைப் பற்றிய ஒரு ஆர்டரைத் தயாரிக்க வேண்டியது அவசியம், மேலும் எந்த ஊழியர்களுக்கு அவை தேவைப்படுகின்றன.
சிறப்பு நிபந்தனைகளின் கீழ் வேலைக்கான இழப்பீடுகள் மற்றும் நன்மைகள் ஆவணப்படுத்தப்பட வேண்டும்: அபாயகரமான தொழில்கள், ஒழுங்கற்ற, இரவு, முதலியன. அடுத்து, அவர்கள் பணியாளர்கள் பதிவுகள் மேலாண்மை மீதான விதிமுறைகளை வரைகிறார்கள். இது நிறுவனத்தின் பணிக்கு தேவையான ஆவணங்களின் பட்டியல், அவற்றின் செயலாக்கம் மற்றும் சேமிப்பிற்கான நடைமுறை ஆகியவற்றை பிரதிபலிக்கிறது.
அத்தகைய ஒழுங்குமுறையின் வளர்ச்சியை சட்டம் கட்டாயப்படுத்தாது, ஆனால் இது பணியாளர் அதிகாரிகளின் பணியை கணிசமாக எளிதாக்கும். ஒரு புதிய நிறுவனத்தில் பணிபுரிய ஒரு இயக்குனர் முதலில் பணியமர்த்தப்படுகிறார், பின்னர் அவர் மீதமுள்ள ஊழியர்களை நியமிக்கிறார்.
தேவையான பதவிகளின் கலவை மற்றும் எண்ணிக்கை பணியாளர் அட்டவணையில் பிரதிபலிக்கிறது. செயல்பாட்டு விதிகள் அனைத்து வேலை அட்டவணைகள், ஊழியர்களுக்கான தேவைகள், முதலியன பிரதிபலிக்கின்றன. ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொழிலாளர் குறியீட்டின் விதிமுறைகளின் அடிப்படையில் ஒரு நிலையான தொழிலாளர் ஒப்பந்தம் உருவாக்கப்பட்டது.
கணக்கியல் இதழ்களைப் பயன்படுத்துவதற்கு முன், அவை தயாரிக்கப்பட வேண்டும்: தாள்கள் எண்ணிடப்பட்டு, தைக்கப்பட்டு, சீல் வைக்கப்பட வேண்டும். ஃபார்ம்வேரின் கடைசி தாளில் ஒரு துண்டு காகிதம் ஒட்டப்பட்டுள்ளது. பக்கங்களின் எண்ணிக்கை அதில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது, இயக்குனர் அல்லது நிர்வாக அதிகாரி கையொப்பமிட்டு, ஒரு முத்திரை ஒட்டப்பட்டுள்ளது. பத்திரிகையின் முதல் பக்கத்தில் அவர்கள் அமைப்பின் பெயரையும் அதன் பராமரிப்பின் தொடக்க தேதியையும் எழுதுகிறார்கள்.
மிக முக்கியமான பணியாளர் பதிவு ஆவணங்களில் ஒன்று பணி புத்தகம். அவற்றைப் பராமரிக்க, உத்தரவு ஒரு பொறுப்பான நபரை நியமிக்கிறது, அவர் அவற்றை நிரப்புகிறார் மற்றும் அவர்களின் பாதுகாப்பிற்கு பொறுப்பானவர்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
பணியாளர் பதிவுகளின் அமைப்பு சில நுணுக்கங்களையும் நுணுக்கங்களையும் கொண்டுள்ளது:
| மீட்பு செயல்முறை | நடைமுறை சட்டத்தில் பிரதிபலிக்கவில்லை. இது பொதுவாக பின்வரும் படிகளைக் கொண்டுள்ளது:
|
| பணியமர்த்தப்பட்ட ஊழியர்களுடன் தனிப்பட்ட தொழில்முனைவோரின் அம்சங்கள் | ஒரு தொழில்முனைவோர் ஒரு நிலையான சூழ்நிலைக்கு ஏற்ப ஊழியர்களை பணியமர்த்துகிறார். ஒப்பந்தம் பல கட்டங்களில் முடிக்கப்படுகிறது:
|
| ஒரு சிறு வணிகத்தை நிர்வகித்தல் |
|
| குறு நிறுவனங்களுக்கான கணக்கியலை எளிமைப்படுத்துதல் | அனைத்து பணி நிலைமைகளும் பணியாளருடனான ஒப்பந்தத்தில் சரி செய்யப்படுகின்றன. 2019 ஆம் ஆண்டில், இந்த நிறுவனங்களின் மேலாளர்கள் மற்றும் தனிப்பட்ட தொழில்முனைவோர் உள்ளூர் விதிமுறைகளை உருவாக்க மறுக்க உரிமை உண்டு. மைக்ரோ-எண்டர்பிரைஸ் அந்தஸ்தை இழந்த நாளிலிருந்து 4 மாதங்களுக்குள், "பாரம்பரிய" பணியாளர் ஆவணங்களைத் தயாரிக்க நிர்வாகம் கடமைப்பட்டுள்ளது. |
எனவே, ஒரு நிறுவனத்தில் பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மையை ஒழுங்கமைப்பது ஒரு சிக்கலான செயல்முறையாகும். இதற்கு ஒழுங்குமுறை கட்டமைப்பின் விரிவான ஆய்வு மற்றும் அனைத்து மாற்றங்களின் கண்காணிப்பு தேவைப்படுகிறது. பணியாளர் பதிவுகளின் திறமையான கட்டுமானம் சட்டத்தின் கட்டமைப்பிற்குள் தொழிலாளர் உறவுகளை நிர்மாணிக்க பங்களிக்கிறது. ஒரு பணியாளர் அதிகாரிக்கு பயிற்சி அளிக்க, ஒரு முதலாளி சிறப்பு நிறுவனங்களின் சேவைகளைப் பயன்படுத்தலாம்.
மனிதவளத் துறையானது மிக முக்கியமான இணைப்புகளில் ஒன்றாகும் நவீன அமைப்பு. இந்த சேவையின் நிபுணர்களுக்கு நன்றி மட்டுமே ஒரு நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளை திறம்பட நிர்வகிக்க முடியும்.
புதிதாக HR நிர்வாகம், படிப்படியான வழிமுறைகள்
ஆனால் அதன் செயல்பாட்டை ஒழுங்காக ஒழுங்கமைக்க இது அவசியம்:
- தெளிவாக வரையறுக்க வேலை பொறுப்புகள்தேவையான ஆவணங்களை உருவாக்குவதற்கும் தயாரிப்பதற்கும் பொறுப்பான ஊழியர்கள்; நிர்வாக அமைப்புகளை உருவாக்குவதற்கும் நியமனம் செய்வதற்கும் விதிகளை அறிந்து கொள்ளுங்கள்
- மேலாளர்கள்;
- புதிய பணியாளர்களை சரியாக பணியமர்த்துதல், இடமாற்றம் செய்தல் மற்றும் பணிநீக்கம் செய்தல்;
- பணியாளர்கள் பதிவுகள் மேலாண்மை துறையில் தற்போதைய சட்டங்களின் அடிப்படையில் வேலை;
- நிறுவன மட்டத்தில் தேவையான செயல்கள் மற்றும் ஒழுங்குமுறைகளை உருவாக்குதல்.
மனிதவளத் துறையின் பயனுள்ள நடவடிக்கைகளை விரைவாகவும் திறமையாகவும் ஒழுங்கமைக்க, தேவையான செயல்களைச் செய்வதற்கு ஒரு சிறப்பு வழிமுறையை உருவாக்கவும் பயன்படுத்தவும் பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.
நிறுவனத்தில் அலுவலகப் பணிகளுக்கு யார் பொறுப்பு?
பயனுள்ள ஆவண ஓட்டத்தை ஒழுங்கமைப்பதற்கான திட்டத்தை உருவாக்குவதற்கு முன், HR நிபுணரின் பங்கை யார் செய்வது என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்க வேண்டும். ஒரு சிறிய நிறுவனத்தில் கூட, உள் நிறுவன ஆவண ஓட்டத்திற்கு, செயலாளர் அல்லது எழுத்தர் பதவி பொதுவாக பணியாளர் அட்டவணையில் சேர்க்கப்படும்.
இதற்கு இரண்டு முக்கிய காரணங்கள் உள்ளன:
- பொறுப்பான நபர் தினசரி கையாளும் பெரிய அளவிலான ஆவணப் பணிகள்;
- ஆவணங்களுடன் பணிபுரிவதில் ஒரு குறுகிய நிபுணத்துவத்தின் தேவை, நியமிக்கப்பட்ட பணியாளருக்கு செயலாளர்-உதவியாளர், மனிதவள மேலாளர் அல்லது எழுத்தர் பணியாளரின் சிறப்புக் கல்வி இருப்பது விரும்பத்தக்கது.
நிச்சயமாக, நடைமுறையில் ஒரு வழக்கறிஞர் அல்லது கணக்காளர் போன்ற ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் ஒருவருக்கு கூடுதல் பொறுப்புகளை வழங்குவது ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது. இருப்பினும், இது பணியாளரின் முக்கிய செயல்பாடுகளின் செயல்திறனைக் குறைக்கலாம், ஏனெனில் காகிதப்பணிக்கு அதிக கவனம் தேவை.
பொறுப்பான நபர் அதிக சுமையுடன் இருக்கலாம் மற்றும் அவரது வேலையில் அபாயகரமான பிழைகள் ஏற்படலாம். எனவே, ஒரு தனி நிலையை அறிமுகப்படுத்துவதற்கு பெரும்பாலும் முன்னுரிமை அளிக்கப்படுகிறது.
படிகள் மற்றும் நடைபாதைகள்
எந்தவொரு பணியாளர் பதிவு மேலாண்மை அமைப்பின் அமைப்பும் பின்வரும் நிலைகளைக் கொண்டிருக்கும்:
கட்டாய ஆவணங்கள்
அலுவலக பணி சேவையின் நிலையான செயல்பாட்டை நிறுவ, நீங்கள் பின்வரும் ஆவணங்களை உருவாக்க வேண்டும்:
- பணியாளர் அட்டவணை. நிறுவனத்தில் இருக்கும் பதவிகள் பற்றிய தகவல்களைக் கொண்டுள்ளது. ஒரு ஆவணத்தை வரைவதற்கு, தற்போதைய சட்டத்தைப் பார்க்க வேண்டியது அவசியம், ஏனெனில் அதன் வடிவம் ரஷ்ய கூட்டமைப்பில் உள்ள அனைத்து நிறுவனங்களுக்கும் முற்றிலும் ஒன்றிணைக்கப்பட்டுள்ளது;
- நேரம் ஒரு மதிப்புமிக்க வளம். ஒவ்வொரு முறையும் ஒரு புதிய ஒப்பந்தம் அல்லது வேலை விளக்கத்தை கைமுறையாக வரைவதில் அதை வீணாக்காமல் இருக்க, பணியாளர் அட்டவணையில் இருந்து ஒவ்வொரு நிலைக்கும் வார்ப்புருக்களை நீங்கள் தயாரிக்க வேண்டும்;
- வழக்குகளின் பட்டியலை உருவாக்குதல் அல்லது மாற்றங்களைச் செய்தல். கோப்புகளின் பெயரிடல் பொதுவாக ஒரு நிறுவனத்தில் உருவாக்கப்பட்ட அனைத்து வகையான ஆவணங்களின் பட்டியல் மற்றும் அவற்றின் இடம் மற்றும் சேமிப்பக காலத்தின் அறிகுறியாகும். வழக்கமாக இது பல பிரிவுகளைக் கொண்டுள்ளது, அவற்றில் ஒன்று பணியாளர்கள் பதிவு மேலாண்மைக்கு அர்ப்பணிக்கப்பட வேண்டும்;
- உள் விதிகள் தொழிலாளர் விதிமுறைகள், அதன்படி தினசரி வேலை, ஓய்வு நேரம் மற்றும் பல ஏற்பாடு செய்யப்படும்.
மேலாளரின் பதிவு
அமைப்பு இன்னும் மேலாளரை நியமிக்கவில்லை என்றால், இது முதலில் செய்யப்படும். அவர் ஒருவராக இருப்பார்:
- நிர்வாக ஊழியர்களை உருவாக்குதல்;
- தொகுதி ஆவணங்களை பதிவு செய்தல்;
- நிறுவன, நிர்வாக மற்றும் பிற ஆவணங்களில் கையொப்பமிடவும்.
ஒரு இயக்குனரின் உருவாக்கம் நிறுவனர் கூட்டாக அல்லது தனித்தனியாக எடுக்கும் முடிவின் படி நிகழ்கிறது. நிறுவனத்தின் முதல் நபராக நியமிக்கப்பட்ட நபர் தொடர்பாக அவர்கள் ஒரு உத்தரவை வெளியிடுகிறார்கள்.
ஒழுங்குமுறைச் செயல்கள்
மனிதவள அலுவலகத்தின் வேலையை ஒழுங்காக ஒழுங்கமைக்க, தற்போதைய சட்டத்தின் அடிப்படை விதிமுறைகளை நீங்கள் பயன்படுத்த வேண்டும்:
கணக்கியல் ஆவணங்கள்
கணக்கியல் ஆவணங்களில் பல முக்கிய வகைகள் உள்ளன, அவற்றின் பராமரிப்பு முறையான ஆவண ஓட்டத்தை உறுதி செய்கிறது:
- நிறுவன பணியாளர்களின் கணக்கியல் தாள் (அல்லது புத்தகம்). இது உள்ளிடப்பட்டுள்ளது சுருக்கமான தகவல்ஊழியர்களின் எண்ணிக்கையில்;
- வேலைவாய்ப்பு ஒப்பந்தங்களின் பதிவு இதழ். ஊழியர்களுடனான அனைத்து ஒப்பந்தங்களின் முடிவையும் கண்காணிக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது. இந்த பத்திரிகையை பராமரிப்பது ஆவணங்களின் நம்பகமான சேமிப்பை உறுதி செய்கிறது. ஒரு தடயமும் இல்லாமல் எதுவும் இழக்கப்படாது; தொழிலாளர் ஒப்பந்தங்களின் இருப்பு அல்லது இல்லாமையைக் கண்காணிக்க இது பயன்படுத்தப்படலாம்;
- பணியாளர்களின் மாற்றங்களை உடனுக்குடன் கண்காணிக்க தேவையான பதிவு பதிவு;
- உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் ஏற்றுமதிகளின் பதிவுகள். அவற்றில் நீங்கள் வெவ்வேறு வரலாற்றைக் காணலாம் வணிக கடிதமற்றும் பல்வேறு கடிதங்களை அனுப்புதல் அல்லது பெறுதல் ஆகியவற்றை தெளிவுபடுத்துதல்;
- தனிப்பட்ட அட்டைகளின் புத்தகம், இது பணியாளர்களின் தனிப்பட்ட தரவுகளுடன் படிவங்கள் பற்றிய தகவல்களைக் கொண்டுள்ளது. ஒரு பணியாளரின் தனிப்பட்ட தரவைப் படிக்க வேண்டிய அவசியம் இருக்கும்போது இது தேவைப்படுகிறது.
வேலை புத்தகங்கள் மற்றும் அவற்றின் சேமிப்பு
உடன் வேலை செய்யுங்கள் வேலை புத்தகங்கள்கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்பட வேண்டிய இரண்டு முக்கிய அம்சங்களைக் கொண்டுள்ளது.
பணியமர்த்தப்பட்ட ஒரு ஊழியர் தனது புத்தகத்தை முதலாளியிடம் வழங்க வேண்டும். வேலை ஒப்பந்தம் முடிவடையும் வரை அது அவரால் வைக்கப்படும்.
நிறுவனத்தில் வேலை பகுதி நேரமாக இருந்தால், புத்தகம் சேமிப்பிற்காக மாற்றப்படாது, ஆனால் அதன் சான்றளிக்கப்பட்ட பிரதிகள் வேலை செய்யும் முக்கிய இடத்திலிருந்து வழங்கப்படுகின்றன.
இந்த ஆவணத்தில், ஊழியர் நிறுவனத்தால் பணியமர்த்தப்பட்டுள்ளார், அதன் நிறுவன வடிவம் மற்றும் பெயரைக் குறிக்கும் வகையில் செயலாளர் குறிப்பிடுகிறார். இந்த பதிவு பின்னர் நிறுவனத்தின் தலைவரால் சான்றளிக்கப்படுகிறது.
பணியாளர்களின் பதிவு
ஒரு பணியாளரை சரியாக பதிவு செய்ய, ஒரு எளிய வழிமுறையைப் பின்பற்றினால் போதும்:
- ஊழியரிடமிருந்து ஒரு விண்ணப்பத்தை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள், அதில் அவர் எந்த பதவிக்கு விண்ணப்பிக்கிறார், அவர் எந்த சம்பளத்தில் ஆர்வமாக உள்ளார், எந்த தேதியில் வேலை செய்யத் தொடங்குவார் என்பது பற்றிய தகவலைக் குறிப்பிடுவார்.
- பாஸ்போர்ட், SNILS, INN, ஊதியத்தை மாற்றுவதற்கான வங்கி விவரங்கள் போன்ற ஆவணங்களின் தேவையான நகல்களை ஊழியரிடமிருந்து பெறவும்.
- ஒரு வேலை ஒப்பந்தத்தை முடித்து தனிப்பட்ட கையொப்பத்தின் கீழ் அதை வழங்கவும் வேலை விவரம். இந்த ஆவணங்கள் பணியாளருக்கும் முதலாளிக்கும் இடையே சட்டப்பூர்வ தொடர்பை ஏற்படுத்துகின்றன.
- ஒரு தனிப்பட்ட கோப்பை உருவாக்கவும், அதில் ஒரு விண்ணப்பம் மற்றும் ஆவணங்களின் நகல்கள் இருக்கும். டி2 படிவத்தில் அட்டையை நிரப்பவும், அதில் தேவையான அனைத்து தகவல்களையும் எழுதுங்கள்.
- பணியாளரை பணியமர்த்துவதற்கான உத்தரவை வழங்கவும்.
முடிவுரை
எனவே, ஒரு பணியாளர் பதிவு சேவையை உருவாக்க, அதன் வேலையை ஒழுங்கமைக்க மேலே உள்ள வழிமுறைகளைப் பயன்படுத்தினால் போதும். அத்தகைய சேவையை உருவாக்கும் போது முக்கிய விஷயம் என்னவென்றால், தற்போதைய சட்டத்தின் விதிகளை நம்புவதும், அதன் நிறுவன பண்புகளைப் பொறுத்து நிறுவனத்தின் தேவைகளை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வதும் ஆகும்.
உடன் தொடர்பில் உள்ளது