Contabilidad de personal en el empleador
Capítulo 1. Flujo de documentos
El flujo de documentos se refiere al movimiento de documentos en una institución desde el momento en que se reciben o crean hasta que se completa su ejecución, envío o archivo en el archivo. Esto incluye las operaciones de recepción, distribución, registro, seguimiento de ejecución, emisión de certificados, formación de casos, procesamiento previo al archivo, almacenamiento y uso de documentos.
La velocidad de aprobación del documento, la eficiencia para resolver el problema que se plantea en él, la uniformidad de la carga de trabajo de los departamentos y los funcionarios dependen de la organización correcta y racional del flujo de documentos.
El trabajo con documentos de una empresa se puede representar en forma de la siguiente cadena tecnológica de operaciones:
Recepción de documentos entrantes;
Revisión preliminar (marcado por el secretario);
Registro de documentos;
Informar al jefe de los documentos recibidos;
Toma de decisiones por parte del jefe;
Envío de documentos para ejecución;
Control sobre la ejecución de documentos;
Ejecución de documentos;
Formación de documentos en casos;
Utilización de documentos en trabajos de referencia e información;
Determinación del período de almacenamiento de documentos (transferencia al archivo, uso posterior, destrucción de documentos).
Grado de excelencia sistema tecnologico el trabajo con documentos está determinado por la velocidad de movimiento y ejecución de los documentos y la eficacia de proporcionar a la dirección de la empresa información documentada.
En el soporte documental de la empresa, se pueden distinguir tres grupos principales de documentos: documentos entrantes (entrantes), documentos salientes (salientes), documentos internos.
El registro se puede realizar para todos los grupos de documentos, principalmente para los documentos entrantes. Muchas empresas no mantienen el registro de documentos internos.
El trabajo de ejecución y control de la ejecución de documentos cubre los documentos internos, entrantes y, excepcionalmente, los salientes.
Desde la etapa de formación de las cajas, todos los grupos de documentos pasan por las mismas operaciones, excepto los documentos entrantes, que, con raras excepciones, no se transfieren al almacenamiento de archivo.
Para establecer un procedimiento unificado para redactar documentos y organizar el trabajo con ellos, una empresa está desarrollando una instrucción para el trabajo de oficina, que contiene muestras de documentos correctamente redactados y reglas para trabajar con ellos.
La recepción y el procesamiento de los documentos entrantes corre a cargo de la secretaria - asistente.
Los documentos recibidos pasan por las siguientes etapas:
Procesamiento primario;
Revisión preliminar, marcado;
Registro;
Revisión de documentos por la gerencia;
Dirección de ejecución;
Control de ejecución;
Ejecución de documentos;
Archivado de documentos en archivos.
El procesamiento primario de los documentos entrantes consiste en verificar la exactitud de la entrega de cartas. Todos los sobres están abiertos, excepto la correspondencia personal (marcada como "en persona"). Luego, se verifica la exactitud del direccionamiento del documento incluido en el sobre, el número de hojas del documento y la presencia de anexos. En ausencia de anexos u hojas del documento, se notifica al remitente de la carta y se hace una marca en el documento mismo y en el registro de documentos entrantes en la columna "Nota".
No se pueden abrir sobres con la inscripción "en persona".
Redactar acta si el texto del documento está dañado o no hay anexos.
Enviar una copia del acta junto con los documentos recibidos al destinatario.
Reenvíe el correo entregado por error a la dirección correcta.
Se aceptan cartas certificadas contra recibo.
Ponga la hora de recepción en el documento que lleva las palabras "urgente".
Como regla general, los sobres se destruyen, excepto en los casos en que la dirección del remitente, la fecha de envío y la fecha de recepción pueden determinarse solo por el sobre, o cuando el sobre está marcado como “confidencial”, “urgente”.
La consideración preliminar de los documentos entrantes se lleva a cabo con el objetivo de distribuir documentos en documentos registrados y no registrados.
Los documentos registrados están marcados con un número de entrada, la fecha de recepción del documento en la organización.
Durante el examen preliminar, también se averigua si los documentos transferidos al jefe no necesitan la selección de materiales adicionales: correspondencia previa, contratos, documentos reglamentarios Estos documentos son seleccionados por el secretario asistente y transferidos junto con el documento entrante al director de la empresa.
Sin consideración previa, los documentos dirigidos a una unidad estructural o específicamente a un empleado de la empresa se trasladan a su destino.
El titular de la empresa examina el documento entrante y, con una resolución que refleja su decisión y los términos reales de ejecución, lo envía al albacea a través de la secretaría. El secretario inscribe la resolución en el registro. Si se indican varios artistas intérpretes o ejecutantes en la resolución, el documento se transfiere al primero de la lista, que se considera el intérprete responsable.
El contratista, trabajando con el documento, prepara una respuesta, que se envía al gerente para que la firme (junto con los materiales adjuntos que se utilizaron para preparar la respuesta).
El secretario (si es necesario) controla la ejecución del documento entrante.
El secretario recibe una carta de iniciativa del albacea y la coloca en el archivo correspondiente para su posterior almacenamiento y uso, y envía la respuesta al destinatario.
Los documentos enviados desde la empresa se denominan documentos salientes... El procesamiento de salida consta de las siguientes operaciones:
Redacción de un documento saliente;
Coordinación del borrador del documento;
Verificación de la exactitud del borrador del documento por parte del secretario;
Registro de documentos;
Comprobación de la corrección del direccionamiento;
Envío de un documento al destinatario;
Archivo de la segunda copia (copia) del documento en el archivo.
El borrador del documento saliente es elaborado y ejecutado por el contratista, y el secretario verifica la exactitud de su ejecución.
Los documentos salientes se redactan en dos copias, excepto los faxes redactados en una copia.
El borrador preparado del documento saliente se envía al titular para su firma. Junto con él, se pueden transferir otros documentos, en base a los cuales se elaboró \u200b\u200bel borrador del documento saliente (cartas de iniciativa, contratos, actos, documentos reglamentarios, etc.).
El gerente puede realizar cambios y adiciones al documento firmado o devolverlo al contratista para su revisión.
Después de la firma por el jefe de dos copias, el documento es registrado por la secretaria. Los documentos a enviar están registrados en el "Diario de registro de documentos salientes".
Para registrar documentos salientes, se requieren los siguientes datos:
Índice de documentos, incluido el número de caso;
Fecha del documento;
Destino;
Marca de ejecución (registro de la resolución del problema, números de los documentos de respuesta);
Ejecutor;
Nota.
El documento registrado se envía al destinatario el mismo día. Al enviar un documento, es necesario verificar la dirección del destinatario en la carta y en el sobre.
Se adjunta una copia del documento enviado y una única copia del fax al archivo de correspondencia.
Los documentos deben procesarse y enviarse el mismo día.
Los telegramas se envían de inmediato.
Los documentos salientes se imprimen por duplicado.
Si el documento debe ser devuelto, coloque un sello o marque “Para ser devuelto” y márquelo en el archivo de registro o diario.
Para registrar documentos entrantes y salientes usando una computadora personal, puede usar las mismas columnas del diario de registro.
Documentos internos -estos son documentos que se elaboran, elaboran y ejecutan dentro de la propia organización (institución), de acuerdo con regulaciones internas elaboración de documentos.
Los documentos internos incluyen: declaraciones, actas, actas, informes y notas explicativas, etc.
El trabajo con documentos internos se lleva a cabo de la siguiente manera:
1) elaboración de un borrador de documento por parte del contratista;
2) comprobar la corrección del diseño del borrador del documento;
3) firma del documento por el titular (aprobación, si es necesario);
4) registro del documento;
5) transferencia del documento al contratista;
6) ejecución del documento;
7) control de la ejecución del documento;
8) archivo del documento ejecutado en el archivo.
Las etapas finales del trabajo con documentos internos son: uso en trabajos de referencia e información (de 1 a 3 años) y determinación del período de almacenamiento adicional (examen del valor de los documentos). Como resultado de la decisión de la comisión de expertos de la empresa, los documentos internos pueden usarse en el trabajo de referencia e información del servicio de trabajo de oficina durante más de tres años, o pueden transferirse al archivo o destruirse.
Registro de documentos. Esta es la fijación del hecho de que un documento fue creado o recibido asignando un número de registro (índice) al documento y registrando información sobre él en el diario de registro.
El registro es necesario para garantizar la seguridad de los documentos, la búsqueda operativa, la contabilidad y el control.
Dar las características cualitativas y cuantitativas de los documentos.
Confirmar el hecho de recepción o envío del documento;
Crear un aparato de registro y referencia que se pueda utilizar con fines informativos;
Supervisar la ejecución del documento;
El principio básico del registro de documentos es la entrada única. Cada documento debe registrarse con esta empresa solo una vez. Los documentos entrantes se registran el día de la recepción, los documentos salientes e internos, el día de la firma.
Hay varias formas de registro de documentos: centralizado, descentralizado, mixto.
La mayor eficiencia se logra con un sistema de registro de documentos centralizado, es decir, cuando todas las operaciones de registro se realizan en un solo lugar o por un empleado, por ejemplo, una secretaria. Dicho sistema permite crear un único centro de referencia para los documentos empresariales y establece un único procedimiento de registro.
Un sistema descentralizado implica el registro de documentos en los lugares de su creación o ejecución, es decir, en unidades estructurales.
Teniendo en cuenta las características específicas de la empresa, se puede utilizar un sistema de registro de documentos mixto, cuando parte de los documentos se registra de forma centralizada y parte de los documentos está descentralizada, en divisiones estructurales.
En las pequeñas empresas, se utiliza con mayor frecuencia un sistema de registro centralizado.
Al registrar documentos en la empresa, se deben observar las siguientes reglas:
Cada documento se registra una sola vez;
Todos los documentos están registrados en un solo lugar;
Todos los documentos se registran en una forma uniforme adoptada en la empresa.
Al registrarse, todos los documentos se dividen en varios grupos, cada uno de los cuales se registra por separado, por ejemplo:
Documentos entrantes;
Documentos salientes;
Documentos internos;
Contratos comerciales;
Documentos marcados "CT" ("Confidencial").
Al registrar cada grupo de documentos, se deben aplicar métodos unificados y uniformes para asignar números (índices) a los documentos.
Hay tres tipos principales de registro de documentos:
1) sistema de tarjetas para el registro de documentos;
2) sistema de diario para el registro de documentos;
3) sistema informático registro del documento.
Sistema de registro de tarjetas documentos
Se utiliza una única tarjeta de registro para registrar documentos. Para navegar por la masa de tarjetas, las diferencias de color se utilizan por categoría de documento.
Ejemplo del anverso de una tarjeta
Ejemplo del reverso de una tarjeta
Con el sistema de registro de tarjetas, se mantienen dos índices de tarjetas:
1) archivo de tarjeta de control de fecha límite;
2) índice de tarjetas de referencia.
La tarjeta del documento se rellena a medida que se realizan las siguientes operaciones:
1) transferencia del documento a la cabecera;
2) obtener la resolución del plazo y el albacea.
Sistema de registro de documentos de diario
El sistema de registro de revistas se utiliza si la circulación de documentos de la empresa es inferior a 500-600 documentos por año.
Las revistas tienen el siguiente formato:
1) en la esquina superior derecha indicar el nombre de la revista, organización, número de registro según la nomenclatura;
2) en la esquina inferior derecha: inicio y finalización del registro.
Registro de documentos entrantes
Registro de registro de documentos salientes e internos
Todas las páginas de la revista están numeradas en la esquina superior derecha, comenzando por la segunda, y cosidas con hilo fuerte. Los extremos medios del hilo se pegan juntos, y luego se estampa la empresa y se hace una inscripción, certificando la corrección del diseño.
Ejemplo
La revista contiene 100 páginas numeradas, atadas y selladas con un sello redondo.
El registro de documentos en una computadora permite:
1) registrar documentos simultáneamente en varios lugares de trabajo;
2) organizar el registro descentralizado de documentos en divisiones estructurales con la consolidación de la información sobre todos los documentos (recibidos e internos) en una base de datos;
3) organizar la información y el trabajo de referencia en base a la base de datos de la organización;
4) organizar el control automatizado sobre la ejecución de documentos.
Al registrarse en una computadora, los datos del documento depositados durante su registro se utilizarán automáticamente en programas de control automatizado y trabajo de referencia.
El número de registro de documentos entrantes y salientes debe constar de los siguientes elementos:
Número de serie del documento en el diario de registro;
El símbolo de una unidad estructural u oficial;
El número del caso en el que se archivará el documento o su copia.
Los documentos entrantes se registran colocando un sello de registro (fecha e índice del documento) en la esquina inferior derecha del anverso de la primera página del documento.
En los documentos enviados, la fecha y el índice del documento se colocan en el lado izquierdo de la página bajo los requisitos permanentes del formulario en un lugar especialmente designado en el formulario.
Los documentos internos y los contratos comerciales con pequeños volúmenes y que garanticen su total seguridad, por decisión de la dirección de la empresa, no podrán registrarse. En tales casos, al documento se le asigna un número secuencial que sigue al número del último documento archivado en el archivo correspondiente.
No todos los documentos entrantes y salientes están sujetos a registro. Cada empresa puede hacer una lista (lista) por sí misma no registradodocumentos. Se puede ingresar siguientes documentos : material publicitario, cartas de saludo e invitaciones, mensajes sobre reuniones, conferencias y sus programas, listas de precios, publicaciones impresas (libros, revistas, periódicos), telegramas, documentos contables, etc.
Control de ejecución están sujetos los documentos entrantes, salientes e internos más importantes.
Las acciones para controlar la ejecución de documentos incluyen la verificación y regulación directa del avance de ejecución, contabilización y análisis de los resultados de ejecución de documentos controlados de manera oportuna.
Se puede considerar el registro de documentos la etapa inicial control sobre su ejecución. La capacidad de verificar la ejecución de documentos debe incorporarse en el sistema de gestión de oficina adoptado en la empresa. En este caso, las funciones de registro y control pueden estar estrechamente relacionadas y llevarse a cabo utilizando los mismos registros.
Después de que el gerente ha indicado que el documento está siendo monitoreado, la secretaria coloca la letra "K" con un rotulador rojo en el margen izquierdo del documento frente a la variable "título". Después de eso, el secretario toma nota sobre el control en el libro de registro, sobre el momento de la ejecución, sobre el ejecutor responsable. Toda esta información se toma de la resolución del titular sobre el documento.
Para la mayoría de los documentos, la fecha de vencimiento no debe exceder los 10 días. El director de la empresa establece plazos individuales para los documentos más importantes y se indican en el propio documento.
El plazo para la ejecución del documento se calcula desde el momento en que se recibe en la empresa.
Si el documento entrante especifica la fecha límite en la que se espera recibir una respuesta, esta fecha límite, por regla general, debe observarse.
El secretario marca por sí mismo los plazos intermedios para comprobar la ejecución del documento, los anota en el diario.
El secretario realiza un control preliminar en los días establecidos y recibe información de los albaceas sobre el avance y resultados de la ejecución de documentos. Con base en los resultados de la verificación, se realiza un análisis de la ejecución de los documentos y, en caso de retraso en la ejecución, se informa al titular de la empresa para que tome las medidas de emergencia. La prórroga del plazo se puede realizar únicamente en la dirección del jefe.
El documento se considera ejecutado y el responsable lo retira del control después de que el ejecutante realiza el trabajo específico (preparación de una respuesta, redacción de un borrador de contrato, etc.). Resultados de ejecución en forma corta se registran en el propio documento (requisito "marca en la ejecución del documento") y también se coloca una marca en la ejecución en el registro de registro.
Se combinan el control de la ejecución de documentos, como parte integrante del trabajo de oficina, y el control de la ejecución, como función de gestión, en una serie de empresas.
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Hablamos sobre qué es el trabajo de oficina en una organización en la nuestra y dimos un ejemplo de instrucciones para el trabajo de oficina. Al mismo tiempo, como parte del trabajo general de oficina en la organización, se pueden distinguir secciones independientes, una de las cuales es el trabajo de oficina de personal.
La administración de recursos humanos puede entenderse como actividades que proporcionan documentación, flujo de trabajo, almacenamiento operativo y uso de documentos sobre temas de recursos humanos. Dependiendo de la escala y las características de las actividades de la organización, tanto los empleados de contabilidad (por ejemplo, un contador en jefe adjunto) como los empleados especialmente contratados para estos fines (por ejemplo) pueden ser designados responsables de la administración de recursos humanos.
¿Necesita instrucciones para la administración de recursos humanos?
La instrucción sobre la gestión de registros de personal no es un documento obligatorio en la organización. Al mismo tiempo, su disponibilidad permitirá asegurar un control adecuado sobre la integridad, puntualidad y corrección de la ejecución y mantenimiento de los documentos de personal. La organización desarrolla instrucciones paso a paso sobre la gestión de registros de personal de forma independiente, teniendo en cuenta sus detalles, el volumen de documentos de personal y el número de empleados responsables de mantener esta sección del trabajo de oficina.
Administración de recursos humanos generalmente implica el mantenimiento de documentación para las siguientes secciones principales:
- celebración de un contrato de trabajo y empleo;
- cambio de contrato de trabajo y transferencia a otro trabajo;
- rescisión de un contrato de trabajo y despido de empleados;
- provisión de vacaciones a empleados;
- aliento y acción disciplinaria;
- protección de datos personales de los empleados.
El procedimiento para trabajar con documentos de personal se puede proporcionar en la descripción del puesto con un empleado designado responsable de esta sección del trabajo de oficina.
La organización también puede prescribir los formularios de los documentos utilizados para los registros de personal en sus reglamentos sobre gestión de registros de personal. Además, si se van a utilizar formularios unificados para la contabilidad del personal, basta con indicarlo y no proporcionar los formularios en sí. El uso de formularios unificados de documentos de personal, cuando sea posible, es conveniente no solo porque no requiere el desarrollo independiente de formularios similares de documentos, sino también porque dichos formularios generalmente proporcionan instrucciones para completarlos, que son esencialmente instrucciones paso a paso. Entonces, por ejemplo, para redactar documentos individuales para registros de personal (por ejemplo, una orden de empleo, una tarjeta personal de un empleado o una tabla de personal), puede contactar
Le diremos cómo organizar de manera competente el trabajo con los documentos de la empresa, así como su contabilidad y almacenamiento. Las instrucciones paso a paso 2019 lo ayudarán.
Del artículo aprenderá:
Marco normativo
La gestión de registros es una actividad que proporciona documentación (creación de documentos oficiales) y determina el procedimiento para organizar el trabajo con documentos oficiales. Por supuesto, la pregunta de si es necesario pensar en el procedimiento para trabajar con documentos surge cuando es difícil encontrar un documento específico. Por un lado, uno debería alegrarse de que la empresa se esté desarrollando y creciendo, pero por otro lado, hay una nueva tarea en la agenda: cómo organizar el flujo de trabajo de manera correcta y conveniente.
El experto de la revista "Secretary's Directory" le informará sobre los principales tipos de cartas de la organización.
Con el trabajo de oficina en las instituciones oficiales es más fácil; allí este proceso está regulado por regulaciones especiales:
- Orden del Ministerio de Justicia de Rusia de 16 de abril de 2014 No. 78 "Sobre la aprobación de las Reglas de trabajo de oficina notarial" (junto con las Reglas de trabajo de oficina notarial, aprobadas por decisión de la Junta del Servicio Federal de Impuestos con fecha 17 de diciembre de 2012, por orden del Ministerio de Justicia de Rusia de 16 de abril de 2014 No. 78), se aprobaron las reglas para la circulación de documentos entre notarios;
- Por decisión de la Junta de la Comisión Económica Euroasiática de 05.05.2015 No. 46 "Sobre las Reglas de Flujo Interno de Documentos en la Comisión Económica Euroasiática", se determinaron las reglas para trabajar con documentos en la CEE;
- Orden del Departamento Judicial del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 29 de abril de 2003 No. 36 aprobó la Instrucción sobre procedimientos judiciales en el tribunal de distrito;
- La resolución de la CCA de Rusia No. 321 / 1831-6 de 20.01.2016 adoptó la Instrucción sobre trámites en la Comisión Electoral Central de la Federación de Rusia;
- Mediante el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 15 de junio de 2009 No. 477, se aprobaron las Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.
También existen normativas específicas donde se menciona cómo cuesta organizar el trabajo de oficina en ciertas organizaciones, por ejemplo, la Ley Federal de 15.04.1998 No. 66-FZ "Sobre asociaciones de ciudadanos sin fines de lucro de horticultura, horticultura y dacha" prescribe el procedimiento para realizar trabajos de oficina en tales formaciones.
En las empresas privadas, todos los asuntos relacionados con la organización del trabajo de oficina los deciden los propietarios. Más bien, desarrolle el trabajo de oficina desde cero: instrucciones paso a paso El 2019 se asigna a intérpretes específicos, a veces oficiales de recursos humanos, a veces secretarias. Dado que tal orden está madura, significa que realmente existe una necesidad de tal regulación.
Cómo organizar el trabajo de oficina
Trabajo de oficina: las instrucciones paso a paso para 2019 lo ayudarán a decidir por dónde comenzar y qué resultado debe esforzarse por lograr. Idealmente, la organización debería haber adoptado un documento interno: una instrucción de gestión de documentos. Si la empresa es grande, con divisiones, sucursales, entonces se justifica la adopción de varias leyes locales que regulen estos temas.
Paso 1.
El primer paso es decidir qué documentos estarán cubiertos por las instrucciones, diseñadas para regular el flujo de trabajo. Recuerde que toda la masa de valores de la organización se divide en internos (locales), salientes y entrantes. El orden de trabajo con ellos será diferente, por lo que vale la pena describirlo en diferentes apartados.
Paso 2.
Instrucciones de escritura (sus secciones). Establezca por separado los actos locales: cómo se aceptan, cómo se familiarizan los empleados con ellos, dónde y con quién se almacenan los actos locales. De acuerdo con la documentación entrante, es necesario describir quién y dónde registra la documentación entrante, en qué plazo, cómo se registra la transferencia del documento para su ejecución, dónde se almacena el documento entrante después de la respuesta y otros puntos del procedimiento. Para salientes: resuelva de manera similar el problema del procedimiento de registro, las reglas para enviar, firmar.
Paso 3.
Las instrucciones deben indicar qué documentos tienen un formulario estándar aprobado y, al redactar, qué documentos deben guiarse por el GOST aprobado.
Paso 4.
Determinamos las personas responsables de la implementación de cada uno de los apartados de las instrucciones. Decidimos en qué orden, dónde, bajo la responsabilidad de quién se almacenarán los documentos.
Paso 5.
Decidimos sobre la necesidad de secciones adicionales de las instrucciones. Dependiendo de los detalles de las actividades de la organización, puede ser necesario indicar el procedimiento para hacer copias, el procedimiento para trabajar con sellos y sellos, el procedimiento para intercambiar documentos entre departamentos.
Varios documentos pueden estar sujetos a otras leyes locales, por ejemplo, según el procedimiento aprobado para trabajar con datos personales o el procedimiento para preservar los secretos comerciales de la organización. Es aconsejable hacer referencias a estos actos locales. Además, el trabajo con documentos en varias organizaciones también puede estar regulado por una legislación especial; por ejemplo, la circulación de documentos en una institución de crédito está sujeta a la Ley federal "sobre bancos y actividades bancarias", que regula el procedimiento para el manejo de secretos bancarios. Estos puntos también deben tenerse en cuenta al redactar instrucciones.
Paso 6.
Aprobación de la instrucción y puesta en conocimiento de los empleados. Luego de esta etapa, entra en vigencia la ley local, y su implementación se vuelve obligatoria para todos los empleados de la empresa.
Cómo organizar la administración de recursos humanos
Es igualmente importante que la empresa reflexione administración de recursos humanosLas instrucciones paso a paso 2019 lo ayudarán con esto.
Las etapas de organización del flujo de trabajo del personal, en principio, no difieren de las etapas de formación del trabajo de oficina en su conjunto. Asimismo, se determina una lista de documentos que serán compilados, modificados, copiados y distribuidos de acuerdo con las instrucciones para la gestión de registros de personal. Aquí debe tenerse en cuenta que la organización tiene mucho menos espacio para la "imaginación" en relación con los documentos de personal; lo que debe estar presente en la empresa para los registros de personal se indica en Código de Trabajo RF y otras regulaciones. Y por la ausencia o ejecución incorrecta de los documentos personales, se prevén multas considerables. Por lo tanto, la preparación de esta instrucción debe tomarse con la mayor seriedad.
Las secciones de las instrucciones para la gestión de registros de personal deben contener información sobre los documentos estándar desarrollados en la empresa (por ejemplo, la forma aprobada del contrato de trabajo, pedidos), así como el procedimiento para familiarizar a los empleados con los documentos. También es necesario reflejar los aspectos específicos de las actividades de una organización en particular: si se elaboran horarios, a qué hora y en qué orden se envían para su aprobación, si se emite equipo de protección, en qué orden se mantendrán los registros, etc.
También debe tenerse en cuenta que para organización del trabajo de oficina, incluido el personal, se ha desarrollado un software especial para automatizar estos procesos. Las grandes empresas los utilizan actualmente, pero este hecho no niega la necesidad de desarrollar y seguir las instrucciones.
Se requieren ciertos conocimientos y habilidades para documentar todas las operaciones del personal en una organización.
El papeleo en la empresa está regulado por instrucciones desarrolladas y aprobadas independientemente por el director. Es un acto normativo interno y es obligatorio para todos los empleados de una entidad económica. El departamento de personal desarrolla y controla su implementación.
La legislación requiere la redacción de muchos documentos que aseguren todos los aspectos de la relación laboral del empleado con el empleador.
Los oficiales de personal novatos y experimentados deben mejorar sus habilidades. Para ayudarlos, se han creado sitios de Internet, que presentan cursos teóricos en administración de recursos humanos.
Los documentos de personal reflejan las actividades del personal, confirman la antigüedad de los empleados, que desempeña un papel principal en el cálculo de las pensiones. La dirección es responsable del fondo documental de la empresa.
Detalles clave en control en papel
La organización competente de los registros de personal requiere conocimientos marco normativo, seguimiento de sus cambios, orientación en las formas de los documentos utilizados.
Con que proposito es
El procedimiento para mantener registros de personal está regulado por ley. En grandes empresas con un gran personal, por regla general, se forma un servicio de personal. Sus empleados redactan los documentos relevantes de acuerdo con los requisitos del marco regulatorio de la Federación de Rusia.
Los trabajos pueden tener una forma unificada o ser desarrollados en la empresa y aprobados por leyes locales.
La administración de RR.HH. es una actividad dirigida al desarrollo y mantenimiento de documentos relacionados con registros de personal, horas de trabajo, cálculos de nómina.
Los problemas de recursos humanos incluyen los siguientes puestos:
- registro de empleo;
- movimiento interno de trabajadores;
- despido;
- regulación de las relaciones entre el gerente y los empleados;
- organización del proceso laboral;
- otros.
La correcta organización de los registros de personal ayuda a resolver una serie de problemas.
Sus principales objetivos se presentan en la tabla:
| Dirección de trabajo del personal | Tareas realizadas |
| Contabilidad y control | recepcion, contabilidad, despido de personal. |
| Planificación y reglamentación | selección, reubicación, adaptación de trabajadores. |
| Reporting y analítico |
|
| Coordinación e información |
|
| Organizacional y metodológico |
|
| Documental |
|
En Moscú y otras grandes regiones de la Federación de Rusia, las organizaciones con divisiones separadas pueden mantener registros de personal en línea. Para ello, se han desarrollado programas adecuados que permiten el intercambio de documentos en formato electrónico.
El marco legislativo
La base legislativa para la administración de recursos humanos está contenida en el Código de Trabajo de la Federación de Rusia.
Esta actividad está regulada por una serie de actos jurídicos normativos:
- Instrucciones para completar y utilizar documentos primarios sobre contabilidad y remuneración (Resolución de Goskomstat No. 1 de fecha 01/05/04);
- documentos unificados y requisitos para su preparación (resolución Gosstandart No. 65-st de 03.03.03);
- Instrucciones típicas para el trabajo de oficina para los órganos ejecutivos federales (orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia No. 536 de 08.11.05);
- Reglas para la operación de archivos (decisión del Colegio Rosarkhiv de fecha 06.02.02);
- Normas de trabajo de oficina para las autoridades ejecutivas federales (Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia Nº 477 de 15 de junio de 2009);
- La ley de información, su protección y tecnologías de la información No. 149-ФЗ con fecha 27.07.06;
- Ley de examen de solicitudes de ciudadanos rusos Nº 59-FZ, de fecha 05/02/06;
- Ley sobre idioma del estado RF No. 53-FZ de fecha 01.06.05;
- Ley de archivos N ° 125-FZ de 22.10.04;
- Ley de Secretos Comerciales No. 98-FZ de 29 de julio de 2004;
- Orden sobre los libros de trabajo No. 117n de fecha 22.12.03;
- Resolución sobre adopción de instructivo de cumplimentación laboral No. 69 de 10.10.03;
- Ordenanza sobre los libros de trabajo núm. 225 de 16.04.03;
- instrucciones del Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia.
Documentos obligatorios
El Código del Trabajo de la Federación de Rusia obliga a las organizaciones a tener sus propios marco legislativo, incluyendo una serie de documentos regulatorios locales obligatorios.
Éstas incluyen:
| La carta | El principal documento constitutivo. Explicó la forma jurídica de la empresa, los fundadores, el campo de actividad, el procedimiento de admisión y destitución del jefe, sus poderes. Gran parte de la normativa interna de la empresa se elabora en base a lo establecido en los Estatutos Sociales. |
| Normativa laboral (en adelante - Normas) |
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| Instrucción de protección de datos personales |
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| Normas de seguridad ocupacional | Está en el departamento de recursos humanos. Cada empleado está familiarizado con el documento. En empresas con más de 50 empleados, debe estar presente el puesto de un especialista en seguridad ocupacional. |
| Horario de turnos | Se utiliza en empresas con horario de trabajo por turnos. El documento es urgente y es válido por un período determinado a discreción del empleador. |
| Papeles de racionamiento laboral | Reflejan el tiempo necesario dedicado a fabricar productos (realizar el trabajo) por un empleado o un grupo y establecer estándares laborales en base a ellos. |
Actos normativos
Después de la adopción del jefe, se establece el número de puestos necesarios para el funcionamiento normal de la organización. Teniendo en cuenta las cifras obtenidas, se está elaborando el ciclo de producción y otras características de las actividades de la empresa.
Para el registro del documento, se suele utilizar un formulario uniforme. Puede descargar una muestra de forma gratuita de Internet. El empleador tiene el derecho de ajustar el horario a su discreción.
En el documento, los puestos se enumeran en orden jerárquico: desde el director hasta el personal de apoyo. Para cada uno de ellos se indica el número de unidades por estado, salario y dietas.
En la siguiente etapa, se forma el horario de trabajo. Representa los horarios de trabajo de todos los empleados. Si hay turnos, se crean horarios de turnos detallados. El documento describe brevemente los requisitos para apariencia empleados, comportamiento, rutina diaria, etc.
Además, se desarrolla la forma del contrato de trabajo. En este caso, se deben tener en cuenta las normas básicas del Código Laboral de la Federación de Rusia y los documentos regulatorios internos de la empresa. El contrato de trabajo suele ser redactado por el abogado de la organización o subcontratado.
El documento debe incluir los siguientes elementos:
- información sobre la persona jurídica: nombre, dirección, número de teléfono, nombre completo y cargo del titular;
- datos del pasaporte del empleado;
- puesto de empleado, tipos de contrato (permanente o de duración determinada) y lugar de trabajo (principal o adicional);
- una lista de responsabilidades básicas con referencia a las instrucciones para este puesto;
- información sobre salarios, pagos adicionales, beneficios, provisión de vacaciones;
- horario de trabajo, pago por procesamiento;
- motivos para rescindir el contrato y otras condiciones;
- firmas y datos de las partes, el sello de la empresa.
Para comprobar y optimizar el trabajo del personal de recursos humanos, la dirección puede realizar una auditoría interna o independiente. Esto ayuda a reducir el riesgo de sanciones administrativas, disputas y quejas del personal.
Etapas de la organización de la administración de recursos humanos desde cero
Para la formación de registros de personal, es conveniente utilizar las siguientes instrucciones paso a paso:
| Preparando lo necesario | Para organizar un servicio de personal, primero necesita comprar muebles, equipo de oficina, material de oficina, etc. Definitivamente necesitará un programa de personal, por ejemplo, "1C: ZUP" y un sistema de referencia legal. Gracias a ello, los empleados del departamento realizarán un seguimiento de los últimos cambios legislativos y tendrán acceso a documentos necesarios... La caja fuerte es necesaria para almacenar mano de obra y papeles importantes. |
| Diseño de cabeza | Un director es un funcionario ejecutivo de cualquier empresa. Firma la documentación. Para darle todos los poderes, está contratado bajo un contrato de trabajo. Se emite una orden apropiada, mediante la cual se nombra a sí mismo. |
| Nombramiento de un responsable del trabajo de RRHH | En una empresa pequeña, estas funciones pueden ser realizadas por un gerente. Si un empleado separado se dedica al trabajo de oficina, redactan con él contrato de empleo... Un pedido se prepara sobre su base. Si se asignan funciones a uno de los empleados previamente contratados, redactar acuerdo suplementario y el orden. |
| Elaboración de actos internos | Están firmados por el director y almacenados en una carpeta especial junto con los pedidos. Los documentos locales incluyen los documentos enumerados anteriormente (sección "Actos normativos"). |
| Documentar la contratación de personal | Cada empleado debe tener una carpeta para archivar todos los papeles relacionados con sus datos y actividad laboral (contrato de trabajo, orden de admisión, carnet personal). |
| Llenar libros de trabajo | En estos documentos de empleados se realizan registros de admisión, traslados, incentivos, etc. El empleador está obligado a crear un nuevo libro para un empleado que nunca haya trabajado antes. La mano de obra y su registro de registro están en los departamentos de papelería. Estos papeles deben guardarse en una caja fuerte. |
Esta instrucción también es adecuada para principiantes que no tengan experiencia en este tema.
¿Cómo se guardan los registros?
Para mantener registros, debe organizar correctamente el flujo de trabajo.
Para hacer esto, necesita hacer lo siguiente:
- desarrollar un marco regulatorio interno;
- preparar una tabla de personal para cada unidad estatal;
- hacer una colocación regular;
- preparar convenios laborales;
- desarrollar formularios para el personal;
- emitir tarjetas T-2;
- aprobar los formularios de solicitud de los empleados;
- preparar órdenes internas.
Todas las acciones del personal deben ser confirmadas. Su lista está fijada en leyes reglamentarias.
Puntos adicionales
La contabilidad del personal comienza desde cero con la contratación de personal. Es importante registrar adecuadamente a los solicitantes de empleo, preparar la documentación necesaria.
Dotación de personal y vacaciones
Uno de los documentos estándar obligatorios que debe existir en la empresa es la tabla de personal (formulario T-3).
- lista de posiciones y divisiones estructurales;
- número de unidades de personal para cada puesto;
- sueldos, bonificaciones de correos;
- fondo de sueldos de la organización.
Los departamentos se indican en el documento de acuerdo con su grado de importancia para el trabajo de la organización. Dentro de ellos, los puestos de los empleados también deben darse por orden de importancia. Los títulos de trabajo en los acuerdos laborales y las tablas de personal deben coincidir.
La dotación de personal es una forma de cronograma con los nombres ingresados \u200b\u200bde los empleados de acuerdo con los puestos ocupados.
El programa de vacaciones (formulario T-7) refleja información sobre el momento de otorgar las vacaciones anuales a todos los empleados. Compilado por un año. Es aprobado por el director de acuerdo con la organización sindical. El documento debe redactarse al menos 2 semanas antes del nuevo año. Los datos ingresados \u200b\u200bson obligatorios tanto para empleados como para empleadores. Los beneficiarios son una excepción.
El horario incluye los siguientes detalles:
- nombre de Departamento;
- título profesional;
- Nombre completo y número de personal del trabajador;
- número de días de vacaciones;
- fechas de salida de vacaciones según plan y hecho;
- la base para la transferencia de vacaciones, la fecha estimada.
Se informa al empleado sobre esto 2 semanas antes de las vacaciones. Se emite una orden, con la que se presenta al empleado contra firma. En noviembre, puede preparar un pedido para todos los jefes de departamento, obligándolos a presentar horarios de vacaciones al departamento de contabilidad antes del 1 de diciembre. Esto facilitará la preparación de un horario general.
Decoración de empleados
El trabajo completo de una organización comienza con la contratación de empleados. El llenado de vacantes se acompaña de trámites.
Los deberes de un oficial de personal al contratar empleados son los siguientes:
- registro en un diario especial de la solicitud del solicitante;
- familiarización del recién llegado con las instrucciones actuales y los actos locales;
- ejecución de un contrato de trabajo y control de su firma por las partes;
- emitir una copia del contrato a un empleado y colocar una marca en el membrete de la organización;
- ejecución y registro del pedido en el libro contable;
- llenando una tarjeta personal, archivando documentos en el caso (solicitud, copias de documentos personales, pedido, contrato);
- transferencia de documentos a la calculadora para calcular el salario del empleado.
Al crear un sistema de administración de RR.HH., debe decidir inicialmente qué documentos deben redactarse y cuáles son necesarios para un campo de actividad específico.
Los valores requeridos incluyen:
- pedidos de personal (de admisión, traslado, etc.);
- pedidos de personal (vacaciones, bonificaciones, viajes de negocios, etc.);
- tarjetas T-2;
- labor;
- acuerdos;
Otros valores obligatorios incluyen los siguientes:
- mesa de personal;
- posición OT;
- registro de viaje de negocios;
- reglas de orden interno;
- otros.
No se requieren descripciones de trabajo ni convenios colectivos, pero casi todos los empleadores tienen estos documentos.
Después de establecer la lista de documentación obligatoria, debe estudiar los documentos de la carta. Sobre esta base, es necesario desarrollar otros documentos. Su lista depende de la naturaleza de las actividades de la persona jurídica y de las características de las condiciones laborales. Por ejemplo, si es necesario proporcionar a los trabajadores uniformes y PPE, es necesario preparar una orden sobre el procedimiento y el momento de su emisión, a qué empleados los necesitan.
Se deben documentar las compensaciones y beneficios por trabajo en condiciones especiales: industrias peligrosas, irregular, nocturno, etc. Elaborar el Reglamento sobre gestión de registros de personal. Refleja la lista de papeles necesarios para el trabajo de la organización, el procedimiento para su registro y almacenamiento.
La legislación no obliga a desarrollar tal Reglamento, sin embargo, facilitará significativamente el trabajo de los oficiales de personal. Primero se contrata a un director para trabajar en una nueva organización, luego contrata al resto del personal.
La composición y el número de puestos necesarios refleja la plantilla. Las reglas de procedimiento reflejan todos los horarios de trabajo, requisitos para los empleados, etc. Se desarrolla un acuerdo laboral estándar sobre la base de las normas del Código Laboral de la Federación de Rusia.
Antes de usar diarios contables, deben prepararse: las hojas deben estar numeradas, cosidas, selladas. Una hoja de papel está pegada a la última hoja del firmware. En él se indica el número de páginas, se firma el director o ejecutivo y se pone el sello. En la primera página de la revista se escribe el nombre de la organización y la fecha en que se inició.
Uno de los documentos más importantes de los registros de personal es el libro de trabajo. De su conducta, por orden, se designa a un responsable que los rellena y es responsable de su seguridad.
Preguntas frecuentes
La organización de los registros de personal tiene ciertas sutilezas y matices:
| Orden de recuperación | El procedimiento no está reflejado en la legislación. Por lo general, consta de los siguientes pasos:
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| Características de los empresarios individuales con trabajadores contratados. | El empresario contrata personal según el escenario estándar. El contrato se concluye en varias etapas:
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| Gestión de pequeñas empresas |
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| Simplificación de la contabilidad de microempresas | Todas las condiciones de trabajo se fijan en un acuerdo con el empleado. En 2019, los responsables de estas empresas y los empresarios individuales tienen derecho a negarse a redactar la normativa local. En un plazo de 4 meses a partir de la fecha de la pérdida del estado de microempresa, la dirección está obligada a emitir la documentación de recursos humanos "tradicional". |
Por tanto, la organización de la gestión de registros de personal en una empresa es un procedimiento complejo. Requiere un estudio detallado del marco regulatorio y un seguimiento de todos los cambios. La construcción competente de registros de personal contribuye a la construcción de relaciones laborales en el marco de la legislación. Para capacitar a un oficial de personal, un empleador puede utilizar los servicios de empresas especializadas.
El departamento de gestión de personal es uno de los eslabones más importantes en cualquier organización moderna... Solo gracias a los especialistas de este servicio es posible administrar de manera efectiva las actividades de la empresa.
Administración de recursos humanos desde cero, instrucciones paso a paso
Pero para organizar adecuadamente su funcionamiento es necesario:
- definir claramente los deberes de los empleados responsables del desarrollo y preparación de los documentos necesarios; conocer las reglas para la formación de órganos ejecutivos y nombramiento
- líderes;
- contratar correctamente a los nuevos empleados, realizar su traslado y despido;
- trabajar sobre la base de las leyes aplicables en el campo de la gestión de registros de personal;
- crear las leyes y reglamentos necesarios a nivel empresarial.
Para organizar de manera rápida y competente las actividades efectivas del departamento de personal, se recomienda desarrollar y utilizar un algoritmo especial para realizar las acciones necesarias.
Quién está a cargo del papeleo en la empresa
Antes de crear un plan para organizar un flujo de trabajo efectivo, debe decidir quién desempeña el papel de un especialista en personal. Incluso en una pequeña empresa, el puesto de secretario o empleado generalmente se agrega a la tabla de personal para el flujo de documentos dentro de la organización.
Existen dos motivos principales para esto:
- grandes volúmenes de trabajo documental con los que el responsable opera a diario;
- la necesidad de una especialización limitada en el trabajo con documentos, es deseable que el empleado designado tenga una educación en la especialidad de secretaria asistente, gerente de personal o secretaria.
Por supuesto, en la práctica, está permitido imponer responsabilidades adicionales a alguien que también trabaja con documentos, como un abogado o un contador. Sin embargo, esto puede reducir seriamente la eficiencia de la actividad principal del empleado, ya que el trabajo de oficina requiere mucha atención.
Es posible la sobrecarga del responsable y la aparición de errores fatales en su trabajo. Por lo tanto, la mayoría de las veces se da preferencia a favor de introducir una posición separada.
Pasos y tutoriales
La organización de cualquier sistema de administración de RR.HH. constará de las siguientes etapas:
Documentos obligatorios
Para establecer un trabajo estable del servicio de oficina, deberá crear los siguientes documentos:
- Mesa de personal. Contiene información sobre los puestos que existen en la organización. Para redactar un documento, debe consultar la legislación actual, ya que su forma está completamente unificada para todas las empresas en el territorio de la Federación de Rusia;
- El tiempo es un recurso valioso. Para no desperdiciarlo en la redacción manual de un nuevo contrato o descripción del trabajo cada vez, se deben preparar plantillas para cada puesto de la tabla de personal;
- Cree una lista de tareas pendientes o realice cambios. La nomenclatura de casos generalmente se denomina lista de todos los tipos de documentos creados en una organización y una indicación de su lugar y tiempo de almacenamiento. Por lo general, contiene muchas secciones, una de las cuales debería estar dedicada a la administración de recursos humanos;
- Reglas internas horario de trabajo, según el cual se organizará la orden de trabajo diaria, el tiempo de descanso y mucho más.
Diseño de cabeza
Si la organización aún no ha designado a un líder, este será el primer paso. Él es quien:
- formar personal administrativo;
- registrar documentos constitutivos;
- firmar documentos organizativos, administrativos y de otro tipo.
El diseño de la cabeza se realiza de acuerdo con la decisión que toma el fundador de forma colegiada o individual. Emite una orden en relación con la persona designada por la primera persona de la empresa.
Actos normativos
Para la correcta organización del trabajo de la oficina de RRHH, deberá utilizar la normativa básica de la legislación vigente:
Documentos contables
Hay varios tipos principales de documentos contables, debido a cuyo mantenimiento se garantiza el orden adecuado del flujo de documentos:
- La hoja de contabilidad (o libro) del personal de la empresa. Se entra en información breve el número de empleados;
- Diario de registro de contratos laborales. Le permite realizar un seguimiento de la conclusión de todos los contratos con los empleados. Mantener este diario asegura la confiabilidad del almacenamiento de documentos. Nada se perderá sin dejar rastro, se puede utilizar para rastrear la presencia o ausencia de convenios laborales;
- Diario de registro necesario para el seguimiento operativo de los cambios de personal;
- Registros de registro de elementos entrantes y salientes. En ellos se puede ver el historial de correspondencia comercial diversa y aclarar el envío o recepción de varias cartas;
- El libro de contabilidad de tarjetas personales, que contiene información en formularios con datos personales de los empleados. Es necesario cuando existe la necesidad de estudiar los datos personales de un empleado.
Libros de trabajo y su almacenamiento
Trabajar con libros de trabajo tiene dos características principales que deben tenerse en cuenta.
Un empleado que sea contratado debe presentar su libro al empleador. Se mantendrá con él hasta la terminación del contrato de trabajo.
Si el trabajo en la empresa es a tiempo parcial, entonces el libro no se transfiere al almacenamiento, sin embargo, se proporcionan sus copias certificadas del lugar de trabajo principal.
En este documento, la secretaria toma nota de que el empleado ha sido contratado a la organización, se indica su forma organizativa y su nombre. Entonces este registro es certificado por el jefe de la empresa.
Registro de trabajadores
Para registrar adecuadamente a un empleado, basta con seguir un algoritmo simple:
- Lleva una declaración del empleado en la que indicará información sobre qué puesto está postulando, qué tamaño de la tarifa le interesa, a partir de qué fecha trabajará.
- Recibir del empleado las copias necesarias de los documentos, como pasaporte, SNILS, TIN, datos bancarios para la transferencia de salarios.
- Celebrar un contrato de trabajo y emitirlo bajo firma personal descripción del trabajo... Estos documentos establecen un vínculo legal entre el empleado y el empleador.
- Inicie un archivo personal, que incluirá una declaración y copias de documentos. Rellenar una ficha en el formulario T2, en la que anotar toda la información necesaria.
- Emitir una orden según la cual se contrata al empleado.
Conclusión
Por lo tanto, para crear una oficina de recursos humanos, es suficiente utilizar las instrucciones anteriores para organizar su trabajo. Lo principal al crear un servicio de este tipo es confiar en las disposiciones de la legislación actual y tener en cuenta las necesidades de la empresa, según sus características organizativas.
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