Registros de recursos humanos del empleador
Capítulo 1. Flujo de documentos
El flujo de documentos se refiere al movimiento de documentos en una institución desde el momento en que se reciben o crean hasta su finalización, envío o archivo. Esto incluye operaciones de recepción, distribución, registro, control de ejecución, expedición de certificados, formación de expedientes, tramitación previa al archivo, almacenamiento y utilización de documentos.
La velocidad de aprobación de un documento, la eficiencia de la resolución del problema planteado en él, la uniformidad de la carga de trabajo de departamentos y funcionarios dependen de la organización correcta y racional del flujo de documentos.
Trabajar con documentos empresariales se puede presentar en forma de la siguiente cadena tecnológica de operaciones:
Recepción de documentos entrantes;
Revisión preliminar (calificación por el secretario);
Registro de documentos;
Informar al gerente sobre los documentos recibidos;
Toma de decisiones por parte del gerente;
Envío de documentos para ejecución;
Control de ejecución de documentos;
Ejecución de documentos;
Formación de documentos en casos;
Uso de documentos en trabajos de referencia e información;
Determinación de los plazos de conservación de documentos (traslado al archivo, uso posterior, destrucción de documentos).
Grado de perfección sistema tecnológico El trabajo con documentos está determinado por la eficiencia del movimiento y ejecución de los documentos y la eficacia de proporcionar a la dirección empresarial información documentada.
En el soporte documental de una empresa, se pueden distinguir tres grupos principales de documentos: documentos entrantes (entrantes), documentos salientes (enviados) y documentos internos.
El registro se puede realizar para todos los grupos de documentos, principalmente para los documentos entrantes. Muchas empresas no mantienen registros de los documentos internos.
Los trabajos de ejecución y control de la ejecución de documentos abarcan los documentos internos, entrantes y únicamente, como excepción, los salientes.
Desde la etapa de formación del caso, todos los grupos de documentos se someten a las mismas operaciones, excepto los documentos entrantes que, salvo raras excepciones, no se transfieren al almacenamiento de archivos.
Para establecer un procedimiento uniforme para redactar documentos y organizar el trabajo con ellos, la empresa está desarrollando instrucciones para el trabajo de oficina, que contienen muestras de documentos correctamente ejecutados y reglas para trabajar con ellos.
La recepción y tramitación de los documentos entrantes la realiza la secretaria asistente.
Los documentos recibidos pasan por las siguientes etapas:
Procesamiento primario;
Revisión preliminar, calificación;
Registro;
Revisión de documentos por parte de la dirección;
Dirección de ejecución;
Control de ejecución;
Ejecución de documentos;
Archivar documentos para archivos.
El tratamiento primario de los documentos entrantes consiste en comprobar la correcta entrega de las cartas. Todos los sobres se abren, a excepción de la correspondencia personal (marcada como “personal”). Luego se verifica la exactitud de la dirección del documento encerrado en el sobre, el número de hojas del documento y la presencia de archivos adjuntos. Si no hay archivos adjuntos ni hojas del documento, se notifica al remitente de la carta y se toma una nota en el documento en sí y en el registro de documentos entrantes en la columna "Nota".
Los sobres marcados “personalmente” no se pueden abrir.
Elaborar un informe si el texto del documento está dañado o faltan archivos adjuntos.
Enviar una copia del acta junto con los documentos recibidos al destinatario.
Reenviar la correspondencia entregada por error a la dirección correcta.
Se aceptan cartas certificadas contra firma.
Indique la hora de recepción en el documento que está marcado como "urgente".
Los sobres, por regla general, se destruyen, excepto en los casos en que sólo el sobre pueda utilizarse para determinar la dirección del remitente, la fecha de envío y la fecha de recepción, o cuando el sobre esté marcado como "confidencial" o "urgente".
Se lleva a cabo una revisión preliminar de los documentos entrantes para distribuirlos en documentos registrados y no registrados.
Los documentos registrados están marcados con un número de entrada y la fecha en que la organización recibió el documento.
Durante el examen preliminar, también queda claro si los documentos transferidos al gerente requieren la selección de materiales adicionales: correspondencia previa, contratos, documentos reglamentarios etc. Estos documentos son seleccionados por el subsecretario y transferidos junto con el documento entrante al director de la empresa.
Sin examen previo, los documentos dirigidos a una unidad estructural o específicamente a un empleado de la empresa se transfieren a su destino.
El responsable de la empresa revisa el documento entrante y lo envía al contratista a través del secretario con una resolución que refleja su decisión y los plazos reales de ejecución. El secretario inscribe la resolución en el registro. Si en la resolución se indican varios albaceas, entonces el documento se transfiere al primero de la lista, quien se considera albacea responsable.
El contratista, trabajando con el documento, prepara una respuesta, que se envía al gerente para su firma (junto con los materiales adjuntos que se utilizaron para preparar la respuesta).
El secretario (si es necesario) supervisa la ejecución del documento entrante.
El secretario recibe una carta de iniciativa del albacea y la coloca en el archivo correspondiente para su posterior almacenamiento y uso, y envía la respuesta al destinatario.
Los documentos enviados desde la empresa se llaman. documentos salientes. El procesamiento de documentos salientes consta de las siguientes operaciones:
Elaboración de un borrador del documento saliente;
Aprobación del borrador del documento;
Comprobar la exactitud del borrador del documento por parte del secretario;
Registro de un documento;
Comprobar la exactitud del direccionamiento;
Envío de un documento al destinatario;
Archivar la segunda copia (copia) del documento en el archivo.
El borrador del documento saliente es redactado y ejecutado por el albacea, y el secretario verifica la exactitud de su ejecución.
Los documentos de salida se redactan en dos ejemplares, a excepción de los faxes, que se redactan en un ejemplar.
El borrador preparado del documento saliente se envía al gerente para su firma. Junto con él, se pueden transferir otros documentos, a partir de los cuales se elabora el borrador del documento saliente (cartas de iniciativa, contratos, actos, documentos reglamentarios, etc.).
El gerente puede realizar cambios y adiciones al documento firmado o devolverlo al contratista para su revisión.
Después de que el gerente firma dos copias, el secretario registra el documento. Los documentos enviados quedan registrados en el “Diario de Registro de Documentos Salientes”.
Para registrar documentos salientes, se requieren los siguientes datos:
Índice del documento, incluido el número de caso;
Fecha del documento;
Destino;
Nota de cumplimiento (acta de resolución del asunto, números de documentos de respuesta);
Ejecutor;
Nota.
El documento registrado se envía al destinatario el mismo día. Al enviar un documento, debe comprobar la dirección del destinatario en la carta y en el sobre.
En el expediente de correspondencia se archiva una copia del documento que se envía y una única copia del fax.
Los documentos deben procesarse y enviarse el mismo día.
Los telegramas se envían inmediatamente.
Los documentos salientes se imprimen en dos copias.
Si el documento debe ser devuelto, sellarlo o márquelo como “Retornable” y márquelo en el expediente o diario.
Para registrar documentos entrantes y salientes utilizando una computadora personal, puede utilizar las mismas columnas del diario de registro.
Documentos internos - Estos son documentos que se preparan, ejecutan y ejecutan dentro de la propia organización (institución), de acuerdo con reglas internas desarrollo de documentos.
Los documentos internos incluyen: declaraciones, actas, protocolos, informes y notas explicativas, etc.
El trabajo con documentos internos se realiza de la siguiente manera:
1) elaboración de un borrador de documento por parte del contratista;
2) comprobar la exactitud del borrador del documento;
3) firma del documento por parte del gerente (aprobación, si es necesario);
4) registro del documento;
5) transferencia del documento al contratista;
6) ejecución del documento;
7) control de ejecución de documentos;
8) archivar el documento otorgado en el expediente.
Las etapas finales del trabajo con documentos internos son: uso en trabajos de referencia e información (de 1 año a 3 años) y determinación del período de almacenamiento adicional (examen del valor de los documentos). Como resultado de la decisión de la comisión de expertos de la empresa, los documentos internos pueden utilizarse en el trabajo de referencia e información del servicio de gestión de oficina durante más de tres años o pueden transferirse al archivo o destruirse.
Registro de documentos. Se trata de un registro del hecho de la creación de un documento o de su recepción asignando un número de registro (índice) al documento y registrando información sobre el mismo en el diario de registro.
El registro es necesario para garantizar la seguridad de los documentos, la pronta búsqueda, contabilidad y control.
Dar características cualitativas y cuantitativas de los documentos.
Confirmar la recepción o envío del documento;
Crear un aparato de registro y referencia que pueda ser utilizado con fines informativos;
Supervisar la ejecución del documento;
El principio básico del registro de documentos es el registro único. Cada documento debe registrarse en una empresa determinada una sola vez. Los documentos entrantes se registran el día de su recepción, los documentos salientes e internos, el día de la firma.
Existen varias formas de registro de documentos: centralizado, descentralizado, mixto.
La mayor eficiencia se logra con un sistema de registro de documentos centralizado, es decir, cuando todas las operaciones de registro se realizan en un solo lugar o por un empleado, por ejemplo, una secretaria. Dicho sistema permite crear un centro de referencia único para documentos empresariales y establece un procedimiento de registro uniforme.
Un sistema descentralizado implica el registro de documentos en los lugares de su creación o ejecución, es decir, en divisiones estructurales.
Teniendo en cuenta las características específicas de la empresa, se puede utilizar un sistema de registro de documentos mixto, cuando algunos documentos se registran de forma centralizada y otros se registran de forma descentralizada, en divisiones estructurales.
Las pequeñas empresas suelen utilizar un sistema de registro centralizado.
Al registrar documentos en una empresa, se deben observar las siguientes reglas:
Cada documento se registra una sola vez;
Todos los documentos se registran en un solo lugar;
Todos los documentos se registran según un formulario único aceptado por la empresa.
Durante el registro, todos los documentos se dividen en varios grupos, cada uno de los cuales se registra por separado, por ejemplo:
Documentos entrantes;
Documentos salientes;
Documentos internos;
Contratos comerciales;
Documentos marcados “CT” (“Confidencial”).
Al registrar cada grupo de documentos, se deben utilizar métodos unificados unificados para asignar números (índices) a los documentos.
Hay tres tipos principales de registro de documentos:
1) sistema de tarjetas para el registro de documentos;
2) sistema de diario para el registro de documentos;
3) sistema informático registro de documentos.
Sistema de registro de tarjetas documentos
Se utiliza una única tarjeta de registro para registrar documentos. Para navegar entre la gran cantidad de tarjetas, se utilizan diferencias de color por categoría de documento.
Ejemplo de frente de tarjeta
Ejemplo del reverso de una tarjeta
Con un sistema de registro de tarjetas, se mantienen dos archivos de tarjetas:
1) archivo de control basado en el tiempo;
2) archivo de referencia.
La tarjeta del documento se completa a medida que se realizan las siguientes operaciones:
1) transferencia del documento al administrador;
2) obtener una resolución sobre el plazo de ejecución y el albacea.
Sistema de registro de documentos de diario.
El sistema de registro diario se utiliza si el flujo de documentos de la empresa es inferior a 500 a 600 documentos por año.
Los registros tienen el formato siguiente:
1) en la esquina superior derecha indicar el nombre de la revista, organización, número de registro según la nomenclatura;
2) en la esquina inferior derecha: el principio y el final del registro.
Registro de documentos entrantes
Libro de registro de documentos salientes e internos.
Todas las hojas de la revista están numeradas en la esquina superior derecha, comenzando por la segunda, y cosidas con hilo fuerte. Se pegan los extremos medios del hilo, luego se coloca el sello de la empresa y se hace una inscripción que certifica la exactitud del diseño.
Ejemplo
La revista tiene 100 hojas numeradas, entrelazadas y selladas con precinto redondo.
Registrar documentos en una computadora le permite:
1) registrar documentos simultáneamente en varios lugares de trabajo;
2) organizar el registro descentralizado de documentos en divisiones estructurales con la integración de información sobre todos los documentos (recibidos e internos) en una base de datos;
3) organizar la información y el trabajo de referencia con base en la base de datos de la organización;
4) organizar el control automatizado sobre la ejecución de documentos.
Al registrarse en una computadora, los datos sobre el documento almacenados durante su registro se utilizarán automáticamente en programas de control automatizado y trabajo de referencia.
El número de registro de documentos entrantes y salientes debe constar de los siguientes elementos:
Número de serie del documento en el diario de registro;
Símbolo de una unidad estructural o funcionario;
El número del expediente en el que se archivará el documento o su copia.
El registro de los documentos entrantes se produce colocando un sello de registro (fecha e índice del documento) en la esquina inferior derecha del anverso de la primera página del documento.
En los documentos salientes, la fecha y el índice del documento se indican en el lado izquierdo de la página, debajo de los detalles permanentes del formulario, en un lugar especialmente designado del formulario.
Los documentos internos y los contratos comerciales de pequeño volumen y que garanticen su total seguridad, por decisión de la dirección de la empresa, no podrán registrarse. En tales casos, al documento se le asigna un número de serie a continuación del número del último documento presentado en el expediente correspondiente.
No todos los documentos entrantes y salientes están sujetos a registro. Cada empresa puede crear una lista para sí misma (lista) no registrado documentos. pueden entrar siguientes documentos : material publicitario, cartas de felicitación y tarjetas de invitación, mensajes sobre reuniones, conferencias y sus programas, listas de precios, publicaciones impresas (libros, revistas, periódicos), telegramas, documentos contables, etc.
Control sobre la ejecución Los documentos entrantes, salientes e internos más importantes están sujetos a revisión.
Las acciones para controlar la ejecución de documentos incluyen la verificación directa y regulación del avance de la ejecución, registro y análisis de los resultados de la ejecución de los documentos controlados dentro del plazo establecido.
Se puede considerar el registro de documentos. etapa inicial control sobre su implementación. La capacidad de verificar la ejecución de los documentos debe integrarse en el sistema de gestión de oficina adoptado por la empresa. Las funciones de registro y control pueden estar estrechamente vinculadas y realizarse utilizando los mismos registros.
Después de las instrucciones del gerente para presentar el documento para control, el secretario coloca la letra "K" con un rotulador rojo en el margen izquierdo del documento, frente al atributo "encabezado". Posteriormente, el secretario anota sobre el control en el diario de registro, sobre los plazos y sobre el albacea responsable. Toda esta información está extraída de la resolución del gestor sobre el documento.
Para la mayoría de los documentos, el plazo de ejecución no debe exceder los 10 días. Los plazos individuales los establece el director de la empresa para los documentos más importantes y se indican en el propio documento.
El plazo de ejecución del documento se computa desde el momento en que es recibido por la empresa.
Si el documento entrante especifica una fecha límite para la cual se espera una respuesta, esta fecha límite generalmente debe respetarse.
El secretario se marca los plazos intermedios para comprobar la ejecución del documento y los anota en el diario.
El secretario realiza un control preliminar en los días establecidos y recibe información de los albaceas sobre el avance y resultados de la ejecución de los documentos. Con base en los resultados de la inspección se realiza un análisis de la ejecución de los documentos y, en caso de retraso en la ejecución, se informa al titular de la empresa para que tome medidas de emergencia. La ampliación de los plazos sólo podrá realizarse por instrucciones del responsable.
El documento se considera ejecutado y el gerente lo retira del control después de que el contratista haya realizado un trabajo específico (preparación de una respuesta, redacción de un borrador de contrato, etc.). La ejecución da como resultado forma corta se registran en el documento mismo (el atributo “marca de ejecución del documento”) y también se coloca una marca de ejecución en el diario de registro.
En varias empresas se combinan el control de la ejecución de documentos, como parte integral del trabajo de oficina, y el control de la ejecución, como función de gestión.
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Hablamos sobre qué es el trabajo de oficina en una organización como la nuestra y dimos un ejemplo de instrucciones sobre el trabajo de oficina. Al mismo tiempo, como parte del trabajo de oficina general en una organización, se pueden distinguir secciones independientes, una de las cuales es el trabajo de oficina de personal.
La gestión de registros de personal puede entenderse como actividades que garantizan la documentación, el flujo de documentos, el almacenamiento rápido y el uso de documentos en asuntos de personal. Dependiendo de la escala y las características de las actividades de la organización, tanto los empleados de contabilidad (por ejemplo, el subdirector de contabilidad) como los empleados especialmente contratados para estos fines (por ejemplo) pueden ser designados responsables de la gestión de registros de personal.
¿Necesita instrucciones sobre administración de recursos humanos?
Las instrucciones para la gestión de registros de personal no son un documento obligatorio en la organización. Al mismo tiempo, su presencia garantizará un control adecuado sobre la integridad, puntualidad y corrección de la ejecución y mantenimiento de los documentos de personal. La organización desarrolla instrucciones paso a paso para la gestión de registros de personal de forma independiente, teniendo en cuenta sus detalles, el volumen de documentos de personal y el número de empleados responsables de mantener esta sección de gestión de registros.
Gestión de registros de recursos humanos. Por lo general implica mantener la documentación en las siguientes secciones principales:
- celebración de un contrato de trabajo y contratación;
- cambiar el contrato de trabajo y trasladarse a otro trabajo;
- terminación de contratos de trabajo y despido de empleados;
- proporcionar permisos a los empleados;
- estímulo y acción disciplinaria;
- protección de datos personales de los empleados.
El procedimiento para trabajar con documentos de personal puede estipularse en la descripción del puesto con el empleado designado responsable de esta sección del trabajo de oficina.
Una organización también puede prescribir las formas de los documentos utilizados para los registros de personal en sus reglamentos sobre gestión de registros de personal. Además, si se van a utilizar formularios unificados para registrar al personal, basta con indicarlo y no proporcionar los formularios en sí. El uso de formularios unificados de documentos de personal, cuando sea posible, es conveniente no solo porque no requiere el desarrollo independiente de formularios similares de documentos, sino también porque dichos formularios generalmente proporcionan instrucciones para completarlos, que son esencialmente paso a paso. instrucciones. Entonces, por ejemplo, para preparar documentos individuales para registros de personal (por ejemplo, una orden de empleo, una tarjeta personal de un empleado o una tabla de personal), puede comunicarse con
Le diremos cómo organizar de manera competente el trabajo con los documentos de la empresa, así como su contabilidad y almacenamiento. Las instrucciones paso a paso para 2019 le ayudarán.
Del artículo aprenderás:
Marco normativo
El trabajo de oficina se reconoce como una actividad que asegura la documentación (creación de documentos oficiales) y determina el procedimiento de organización del trabajo con documentos oficiales. Por supuesto, la pregunta de si es necesario pensar en el orden de trabajo con los documentos surge cuando resulta difícil encontrar un documento específico. Por un lado, deberíamos alegrarnos de que la empresa se esté desarrollando y creciendo, pero por otro lado, hay una nueva tarea en la agenda: cómo organizar adecuada y cómodamente el flujo de documentos.
Un experto de la revista "Manual del Secretario" hablará sobre los principales tipos de cartas en una organización.
Es más fácil con el trabajo de oficina en instituciones oficiales; allí este proceso está regulado por normas especiales:
- Orden del Ministerio de Justicia de Rusia de 16 de abril de 2014 No. 78 “Sobre la aprobación del Reglamento para el trabajo notarial” (junto con el Reglamento para el trabajo notarial aprobado por decisión de la Junta de la FNP del 17 de diciembre de 2012, orden del Ministerio de Justicia de Rusia de 16 de abril de 2014 No. 78) aprobó las reglas de flujo de documentos para notarios;
- La decisión de la Junta de la Comisión Económica Euroasiática de fecha 5 de mayo de 2015 No. 46 "Sobre las reglas para la gestión de documentos internos en la Comisión Económica Euroasiática" determinó las reglas para trabajar con documentos en la CEE;
- Por Orden del Departamento Judicial del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 29 de abril de 2003 No. 36, se aprobaron las Instrucciones para la gestión de expedientes judiciales en el tribunal de distrito;
- Por Resolución de la Comisión Electoral Central de Rusia de 20 de enero de 2016 No. 321/1831-6 se adoptaron las Instrucciones para el trabajo de oficina en la Comisión Electoral Central de la Federación de Rusia;
- Por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15 de junio de 2009 No. 477 se aprobaron las Normas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.
También existen regulaciones específicas que mencionan cómo organizar el trabajo de oficina en determinadas organizaciones, por ejemplo, la Ley Federal Nº 66-FZ de 15 de abril de 1998 "Sobre asociaciones de ciudadanos sin fines de lucro de horticultura, jardinería y dacha" prescribe el procedimiento para realizar trabajos de oficina en dichas entidades.
En las empresas privadas, todas las cuestiones relativas a la organización del trabajo de oficina las deciden los propietarios. O mejor dicho, desarrollar el trabajo de oficina desde cero: instrucciones paso a paso 2019 se confía a personas específicas: a veces responsables de recursos humanos, a veces secretarias. Dado que dicha orden ha madurado, significa que realmente existe una necesidad de dicha regulación.
Cómo organizar el trabajo de oficina
Trabajo de oficina: las instrucciones paso a paso para 2019 le ayudarán a decidir por dónde empezar y por qué resultado debe esforzarse. Idealmente, la organización debería adoptar un documento interno: instrucciones para el trabajo de oficina. Si la empresa es grande, con divisiones y sucursales, entonces está justificada la adopción de varias leyes locales que regulen estas cuestiones.
Paso 1.
El primer paso es decidir qué documentos estarán sujetos a las instrucciones destinadas a regular el flujo de documentos. Recordemos que toda la masa de documentos se divide en la organización en internos (locales), salientes y entrantes. El procedimiento para trabajar con ellos será diferente, por lo que merece la pena describirlo en diferentes apartados.
Paso 2.
Redacción de instrucciones (sus apartados). Prever por separado las leyes locales: cómo se adoptan, cómo se familiarizan con ellas los empleados, dónde y con quién se almacenan las leyes locales. Con base en la documentación entrante, es necesario describir quién y dónde registra la documentación entrante, dentro de qué plazo, cómo se registra la transferencia de un documento para su ejecución, dónde se almacena el documento entrante después de una respuesta y otras cuestiones de procedimiento. Para salientes, resuelva de manera similar la cuestión del procedimiento de registro, las reglas de envío y la firma.
Paso 3.
Las instrucciones deben indicar qué documentos tienen un formulario estándar aprobado y, al redactar, qué documentos deben guiarse por el GOST aprobado.
Etapa 4.
Determinamos las personas responsables de la implementación de cada sección de las instrucciones. Nosotros decidimos en qué orden, dónde y bajo la responsabilidad de quién se almacenarán los documentos.
Paso 5.
Determinamos la necesidad de secciones adicionales de las instrucciones. Dependiendo de las características específicas de las actividades de la organización, puede ser necesario indicar el procedimiento para realizar copias, el procedimiento para trabajar con sellos y sellos y el procedimiento para el intercambio de documentos entre departamentos.
Varios documentos pueden estar sujetos a otras leyes locales, por ejemplo, según el procedimiento aprobado para trabajar con datos personales o el procedimiento para preservar los secretos comerciales de una organización. Es aconsejable hacer referencias a estas leyes locales. Además, el trabajo con documentos en varias organizaciones también puede estar regulado por una legislación especial; por ejemplo, el flujo de documentos en una institución de crédito está sujeto a la Ley federal "sobre bancos y actividades bancarias", que regula el procedimiento para manejar el secreto bancario. . Estos puntos también deben tenerse en cuenta a la hora de redactar las instrucciones.
Paso 6.
Aprobación de instrucciones y puesta en conocimiento de los empleados. Después de esta etapa, la ley local entra en vigor y su implementación pasa a ser obligatoria para todos los empleados de la empresa.
Cómo organizar la gestión de registros de personal.
Es igualmente importante que la empresa piense detenidamente gestión de registros de personal, las instrucciones paso a paso 2019 ayudarán con esto.
Las etapas de organización del flujo de documentos del personal, en principio, no difieren de las etapas de establecimiento del trabajo de oficina en su conjunto. También se determina una lista de documentos que serán compilados, modificados, copiados y distribuidos de acuerdo con las instrucciones para la gestión de registros de personal. Aquí es necesario tener en cuenta que la organización tiene mucho menos espacio para la "imaginación" en relación con los documentos de personal: lo que necesariamente debe estar presente en la empresa para los registros de personal se indica en Código de Trabajo RF y otras regulaciones. Y por la ausencia o ejecución incorrecta de documentos personales, se imponen multas considerables. Por tanto, la preparación de esta instrucción debe abordarse con la máxima seriedad.
Las secciones de las instrucciones para la gestión de registros de personal deben contener información sobre los documentos estándar desarrollados en la empresa (por ejemplo, el formulario aprobado de un contrato de trabajo, pedidos), así como el procedimiento para familiarizar a los empleados con los documentos. También es necesario reflejar los aspectos específicos de las actividades de una organización en particular: si se elaboran cronogramas, en qué plazo y en qué orden se presentan para su aprobación, si se emiten equipos de protección, en qué orden se realizarán los registros. conservarse, etc.
También se debe tener en cuenta que para organización del trabajo de oficina, incluido el personal, se ha desarrollado un software especial para automatizar estos procesos. Grandes compañias Actualmente los están utilizando, pero este hecho no niega la necesidad de desarrollar y seguir instrucciones.
Para documentación Todas las operaciones de recursos humanos en una organización requieren ciertos conocimientos y habilidades.
El trabajo de oficina en la empresa está regulado por instrucciones desarrolladas y aprobadas de forma independiente por el director. Es un acto normativo interno y su cumplimiento es obligatorio para todos los empleados de la entidad comercial. El departamento de RR.HH. desarrolla y supervisa su implementación.
La ley exige la preparación de muchos documentos que documenten todos los aspectos de la relación laboral del empleado con el empleador.
Los oficiales de personal experimentados y novatos deben mejorar sus habilidades. Para ayudarles, se han creado sitios en Internet en los que se presentan cursos teóricos sobre administración de personal.
Los registros de personal reflejan las actividades del personal y confirman la duración del servicio de los empleados, que juega un papel principal en el cálculo de las pensiones. La dirección es responsable del fondo documental de la empresa.
Los principales detalles en control en papel.
La organización competente de los registros de personal requiere conocimientos. marco normativo, seguimiento de sus cambios, orientación en las formas de los documentos utilizados.
¿Con qué finalidad se lleva a cabo?
El procedimiento para mantener registros de personal está regulado por la ley. En grandes empresas Con una plantilla numerosa, por regla general, se forma un servicio de personal. Sus empleados redactan los documentos pertinentes de acuerdo con los requisitos del marco regulatorio de la Federación de Rusia.
Los documentos pueden tener una forma unificada o desarrollarse en la empresa y aprobarse en leyes locales.
La gestión de registros de personal es una actividad destinada a desarrollar y mantener documentos relacionados con la contabilidad del personal, las horas de trabajo y el cálculo de nómina.
Los asuntos de personal incluyen los siguientes puestos:
- registro de empleo;
- movimiento interno de trabajadores;
- despido;
- regulación de las relaciones entre el gerente y los empleados;
- organización del proceso laboral;
- otros.
La organización adecuada de los registros de personal ayuda a resolver una serie de problemas.
Sus principales objetivos se presentan en la tabla:
| Dirección de trabajo de personal. | Tareas realizadas |
| Contabilidad y control | recepción, contabilidad, despido de personal. |
| Planificación y regulación | selección, reubicación, adaptación de trabajadores. |
| Informes y análisis |
|
| Coordinación e información. |
|
| Organizacional y metodológico |
|
| Documental |
|
En Moscú y otras grandes regiones de la Federación de Rusia, las organizaciones con divisiones independientes pueden mantener registros de personal en línea. Para ello se han desarrollado programas adecuados que permiten el intercambio de documentos en formato electrónico.
El marco legislativo
La base legislativa para la gestión de registros de personal está contenida en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Esta actividad está regulada por una serie de normas:
- Instrucciones para completar y aplicar documentos primarios para contabilidad y remuneración (Decreto del Comité Estatal de Estadística No. 1 del 05/01/04);
- documentos unificados y requisitos para su preparación (Decreto Gosstandart No. 65-st del 03.03.03);
- Instrucciones estándar para el trabajo de oficina para las autoridades ejecutivas federales (orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia Nº 536 de 11.08.05);
- Reglas para el funcionamiento de los archivos (decisión de la Junta de Rosarkhiv del 06/02/02);
- Normas de trabajo de oficina para los órganos ejecutivos federales (Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia Nº 477 de 15 de junio de 2009);
- Ley de la información, su protección y tecnologías de la información No. 149-FZ de 27 de julio de 2006;
- Ley de examen de recursos de ciudadanos rusos Nº 59-FZ de 2 de mayo de 2006;
- ley sobre idioma estatal RF No. 53-FZ de 06.01.05;
- Ley de Archivos Nº 125-FZ de 22 de octubre de 2004;
- Ley de Secretos Comerciales N° 98-FZ de 29 de julio de 2004;
- Orden sobre libros de trabajo No. 117n de 22 de diciembre de 2003;
- Resolución sobre la adopción del instructivo para la cumplimentación de documentos laborales No. 69 de 10.10.03;
- Resolución sobre libros de trabajo No. 225 de 16 de abril de 2003;
- instrucciones del Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de la Federación de Rusia.
Documentos obligatorios
El Código del Trabajo de la Federación de Rusia obliga a las organizaciones a tener su propia Marco legislativo, que incluye una serie de documentos reglamentarios locales obligatorios.
Éstas incluyen:
| Carta | Documento constitutivo principal. Detalla la forma jurídica de la empresa, los fundadores, el campo de actividad, el procedimiento para contratar y despedir a un gerente y sus poderes. Muchos reglamentos internos de la empresa se elaboran sobre la base de las disposiciones de la Carta. |
| Reglamento de trabajo (en adelante, el Reglamento) |
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| Instrucciones sobre la protección de datos personales |
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| Normativa sobre protección laboral. | Está ubicado en el departamento de RR.HH. Cada empleado está familiarizado con el documento. Las empresas con más de 50 empleados deben tener un puesto de especialista en seguridad laboral. |
| Horario de turnos | Utilizado en empresas con horario de trabajo por turnos. El documento es urgente y tiene una validez de un período determinado a criterio del empleador. |
| Documentos sobre normas laborales. | Reflejan los costos de tiempo necesarios para la fabricación de productos (realización de trabajo) por parte de un empleado o grupo y el establecimiento de estándares laborales en base a ellos. |
Actos regulatorios
Luego de contratar un gerente, se establece el número de puestos necesarios para el normal funcionamiento de la organización. Se está preparando teniendo en cuenta las cifras obtenidas, el ciclo de producción y otras características de las actividades de la empresa.
Para redactar un documento se suele utilizar un formulario unificado. Puede descargar la muestra de forma gratuita desde Internet. El empleador tiene derecho a ajustar el horario a su discreción.
El documento enumera los puestos en orden jerárquico, comenzando con el director y terminando con el personal de apoyo. Para cada uno de ellos se indica el número de unidades por estado, salario y asignaciones.
En la siguiente etapa, se forma un cronograma de trabajo. Representa horarios de trabajo para todos los empleados. Si hay turnos, se crean horarios de turnos detallados. El documento describe brevemente los requisitos para apariencia empleados, comportamiento, rutina diaria, etc.
A continuación se desarrolla la forma del contrato de trabajo. En este caso, se deben tener en cuenta las normas básicas del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y los documentos normativos internos de la empresa. Un contrato de trabajo normalmente lo redacta el abogado de la organización o una persona externa.
El documento debe incluir los siguientes elementos:
- información sobre la persona jurídica: nombre, dirección, número de teléfono, nombre completo y cargo del gerente;
- datos del pasaporte del empleado;
- cargo del empleado, tipos de contrato (permanente o de duración determinada) y lugar de trabajo (principal o adicional);
- una lista de responsabilidades principales con referencia a las instrucciones para este puesto;
- información sobre salarios, pagos adicionales, beneficios, vacaciones;
- horario de trabajo, pago de horas extras;
- motivos de rescisión del contrato y otras condiciones;
- firmas y datos de las partes, sello de la empresa.
Para comprobar y optimizar el trabajo de los responsables de recursos humanos, la dirección puede realizar una auditoría interna o independiente. Esto ayuda a reducir el riesgo de sanciones administrativas, disputas y quejas del personal.
Etapas de organización de registros de recursos humanos desde cero.
Para crear registros de personal, es conveniente utilizar las siguientes instrucciones paso a paso:
| Preparación de lo necesario | Para organizar un servicio de personal, primero debe comprar muebles, equipo de oficina, material de oficina, etc. Definitivamente necesitará un programa de personal, por ejemplo, "1C: ZUP" y un sistema de referencia legal. Gracias a esto, los empleados del departamento estarán al tanto de los últimos cambios legislativos y tendrán acceso a documentos necesarios. Se necesita una caja fuerte para guardar el trabajo y los papeles importantes. |
| registro de gerente | Un director es el director ejecutivo de cualquier empresa. Firma la documentación. Para conferirle plenos poderes, se le contrata mediante un contrato de trabajo. Se dicta la orden correspondiente, por la que se designa a sí mismo. |
| Nombramiento de una persona responsable del trabajo del personal. | En una empresa pequeña, estas funciones pueden ser realizadas por un gerente. Si un empleado individual se dedica a trabajos de oficina, se redacta un documento con él. contrato de empleo. En base a ello se está preparando un pedido. Si las funciones se asignan a uno de los empleados previamente contratados, un acuerdo adicional y el orden. |
| Redacción de actos internos. | Están firmados por el director y guardados en una carpeta especial junto con los pedidos. Los documentos locales incluyen los documentos enumerados anteriormente (sección "Leyes reglamentarias"). |
| Documentación de recepción de personal. | Cada empleado deberá contar con una carpeta para archivar todos los documentos relacionados con sus datos y actividad laboral(contrato de trabajo, orden de trabajo, tarjeta personal). |
| Llenar libros de trabajo | En estos documentos de los empleados se realizan registros de admisión, traslados, incentivos, etc. El empleador está obligado a abrir un nuevo libro de registro para un empleado que nunca ha trabajado antes. Los registros laborales y su diario de registro están disponibles en los departamentos de material de oficina. Estos papeles deben guardarse en una caja fuerte. |
Esta instrucción también es adecuada para teteras que no tienen experiencia en este tema.
¿Cómo se mantienen los registros?
Para mantener registros, es necesario organizar adecuadamente el flujo de documentos.
Para hacer esto necesitas hacer lo siguiente:
- desarrollar un marco regulatorio interno;
- preparar una plantilla para cada unidad de personal;
- hacer arreglos de personal;
- preparar convenios laborales;
- desarrollar formularios para el personal;
- emitir tarjetas T-2;
- aprobar formularios de solicitud para empleados;
- preparar órdenes internas.
Todas las acciones del personal deben ser confirmadas. Su lista está fijada en el reglamento.
Puntos adicionales
La contabilidad de personal desde cero comienza con la contratación de personal. Es importante registrar correctamente a los solicitantes de empleo y preparar la documentación necesaria.
Dotación de personal y vacaciones
Uno de los documentos estándar obligatorios que debe existir en una empresa es la plantilla (formulario T-3).
- lista divisiones estructurales y puestos;
- número de unidades de personal para cada puesto;
- salarios, asignaciones por puesto;
- fondo de salarios de la organización.
Las divisiones se indican en el documento según su grado de importancia para el funcionamiento de la organización. Dentro de ellos, los puestos de los empleados también deben enumerarse en orden de importancia. Los títulos de los puestos de trabajo en los acuerdos laborales y los horarios de personal deben coincidir.
La distribución del personal es una forma de cronograma en el que se ingresan los nombres completos de los empleados de acuerdo con sus puestos.
El calendario de vacaciones (formulario T-7) refleja información sobre el momento en que se otorgan las vacaciones anuales a todos los empleados. Compilado durante un año. Es aprobado por el director de acuerdo con el órgano sindical. El documento debe completarse al menos 2 semanas antes del nuevo año. Los datos introducidos en él son vinculantes tanto para los empleados como para los empleadores. La excepción es para los beneficiarios.
El cronograma incluye los siguientes detalles:
- Nombre de Departamento;
- Título profesional;
- Nombre completo y número de personal del trabajador;
- número de días de vacaciones;
- fechas de salida de vacaciones según lo previsto y real;
- motivo de reprogramación de vacaciones, fecha estimada.
Se informa al empleado sobre esto 2 semanas antes de las vacaciones. Se emite una orden, con la cual el empleado está familiarizado con la firma. En noviembre, puede preparar una orden para todos los jefes de departamento, obligándoles a presentar calendarios de vacaciones al departamento de contabilidad antes del 1 de diciembre. Esto facilitará la preparación del cronograma general.
Registro de empleados
El trabajo completo de una organización comienza con la contratación de empleados. La cobertura de vacantes va acompañada de trámites.
Las responsabilidades del oficial de recursos humanos al contratar empleados son las siguientes:
- registro de una solicitud de un solicitante en una revista especial;
- familiarizar al recién llegado con las instrucciones actuales y las regulaciones locales;
- elaboración de un contrato de trabajo y seguimiento de su firma por las partes;
- emitir una copia del contrato al empleado y poner una nota al respecto en el membrete de la organización;
- ejecución y registro de la orden en el libro contable;
- cumplimentar una tarjeta personal, archivar documentos en el expediente (solicitudes, copias de documentos personales, pedidos, contratos);
- transferencia de documentos al contador para calcular el salario del empleado.
Al crear un sistema de gestión de registros de personal, inicialmente debe decidir qué documentos deben prepararse y cuáles son necesarios para un campo de actividad específico.
Los documentos requeridos incluyen:
- pedidos de personal (recepción, traslado, etc.);
- pedidos de personal (para vacaciones, bonificaciones, viajes de negocios, etc.);
- Tarjetas T-2;
- mano de obra;
- acuerdos;
Otros documentos requeridos incluyen los siguientes:
- calendario de dotación de personal;
- posición de TO;
- diario de viaje;
- reglas de orden interior;
- otros.
No es necesario mantener descripciones de puestos ni un convenio colectivo, pero casi todos los empleadores tienen estos documentos.
Después de establecer la lista de documentación obligatoria, conviene estudiar los documentos legales. A partir de ellos es necesario desarrollar otros documentos. Su lista depende de la naturaleza de las actividades de la persona jurídica y de las características de las condiciones laborales. Por ejemplo, si es necesario proporcionar a los empleados uniformes y PPE, es necesario preparar una orden sobre el procedimiento y el momento de su emisión, y qué empleados los necesitan.
Se deben documentar las compensaciones y beneficios por trabajo en condiciones especiales: industrias peligrosas, irregular, nocturno, etc. A continuación, se elabora el Reglamento de gestión de registros de personal. Refleja la lista de documentos necesarios para el trabajo de la organización, el procedimiento para su ejecución y almacenamiento.
La legislación no obliga a desarrollar dicho Reglamento, pero facilitará significativamente el trabajo de los oficiales de personal. Primero se contrata a un director para trabajar en una nueva organización y luego contrata al resto del personal.
La composición y el número de puestos requeridos se reflejan en la plantilla. Las reglas de operación reflejan todos los horarios de trabajo, requisitos para los empleados, etc. Se desarrolla un acuerdo laboral estándar basado en las normas del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Antes de utilizar diarios contables, conviene prepararlos: las hojas deben estar numeradas, cosidas y selladas. Se pega una hoja de papel a la última hoja de firmware. En él se indica el número de páginas, el director o ejecutivo firma y se coloca un sello. En la primera página del diario escriben el nombre de la organización y la fecha de inicio de su mantenimiento.
Uno de los documentos de registro de personal más importantes es el libro de trabajo. Para mantenerlos, la orden designa a una persona responsable que los completa y es responsable de su seguridad.
Preguntas más frecuentes
La organización de los registros de personal tiene ciertas sutilezas y matices:
| Procedimiento de recuperación | El procedimiento no está reflejado en la legislación. Suele constar de los siguientes pasos:
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| Características de los empresarios individuales con empleados contratados. | Un empresario contrata personal según un escenario estándar. El contrato se concluye en varias etapas:
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| Administrar una pequeña empresa |
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| Simplificación de la contabilidad para microempresas | Todas las condiciones de trabajo se fijan en un acuerdo con el empleado. En 2019, los directivos de estas empresas y los empresarios individuales tienen derecho a negarse a elaborar reglamentos locales. En un plazo de 4 meses a partir de la fecha de pérdida del estatus de microempresa, la dirección está obligada a preparar la documentación del personal "tradicional". |
Por tanto, organizar la gestión de registros de personal en una empresa es un procedimiento complejo. Requiere un estudio detallado del marco regulatorio y un seguimiento de todos los cambios. La construcción competente de registros de personal contribuye a la construcción de relaciones laborales en el marco de la ley. Para formar a un oficial de personal, un empleador puede utilizar los servicios de empresas especializadas.
El departamento de RRHH es uno de los eslabones más importantes en cualquier organización moderna. Sólo gracias a los especialistas de este servicio es posible gestionar eficazmente las actividades de una empresa.
Administración de RRHH desde cero, instrucciones paso a paso
Pero para organizar adecuadamente su funcionamiento es necesario:
- definir claramente responsabilidades laborales empleados responsables del desarrollo y preparación de los documentos necesarios; conocer las reglas para la formación de órganos ejecutivos y nombramiento
- gerentes;
- contratar correctamente nuevos empleados, transferirlos y despedirlos;
- trabajar sobre la base de las leyes vigentes en el campo de la gestión de registros de personal;
- crear las leyes y regulaciones necesarias a nivel empresarial.
Para organizar de manera rápida y competente las actividades efectivas del departamento de recursos humanos, se recomienda desarrollar y utilizar un algoritmo especial para realizar las acciones necesarias.
¿Quién es responsable del trabajo de oficina en la empresa?
Antes de crear un plan para organizar el flujo de documentos eficaz, debe decidir quién desempeñará el papel de especialista en recursos humanos. Incluso en una pequeña empresa, para el flujo de documentos dentro de la organización, el puesto de secretaria o empleado generalmente se incluye en la plantilla.
Existen dos motivos principales para esto:
- grandes volúmenes de trabajo documental que el responsable maneja a diario;
- La necesidad de una especialización limitada en el trabajo con documentos, es deseable que el empleado designado tenga una educación en la especialidad de secretaria asistente, gerente de recursos humanos o empleado de oficina.
Por supuesto, en la práctica es aceptable asignar responsabilidades adicionales a alguien que también trabaja con documentos, como un abogado o un contable. Sin embargo, esto puede reducir seriamente la eficiencia de las principales actividades del empleado, ya que el papeleo requiere mucha atención.
La persona responsable puede verse sobrecargada y cometer errores fatales en su trabajo. Por lo tanto, la mayoría de las veces se da preferencia a la introducción de un puesto separado.
Pasos y tutoriales
La organización de cualquier sistema de gestión de registros de personal constará de las siguientes etapas:
Documentos obligatorios
Para establecer un funcionamiento estable del servicio de trabajo de oficina, deberá crear los siguientes documentos:
- Horario de dotación de personal. Contiene información sobre puestos existentes en la organización. Para redactar un documento, es necesario consultar la legislación vigente, ya que su forma está completamente unificada para todas las empresas de la Federación de Rusia;
- El tiempo es un recurso valioso. Para no desperdiciarlo redactando manualmente un nuevo contrato o descripción del puesto cada vez, conviene preparar plantillas para cada puesto a partir de la plantilla;
- Crear una lista de casos o realizar cambios. La nomenclatura de archivos suele denominarse lista de todo tipo de documentos creados en una organización y una indicación de su lugar y período de almacenamiento. Por lo general, contiene muchas secciones, una de las cuales debería dedicarse a la gestión de registros de personal;
- Reglas internas regulaciones laborales, según el cual se organizará la rutina diaria de trabajo, el tiempo de descanso y mucho más.
registro de gerente
Si la organización aún no ha designado un gerente, esto se hará primero. Él será el indicado:
- formar personal administrativo;
- registrar documentos constitutivos;
- firmar documentos organizativos, administrativos y de otro tipo.
La formación de un director se produce de acuerdo con la decisión que el fundador toma colectiva o individualmente. Emiten una orden en relación con la persona designada como primera persona de la empresa.
Actos regulatorios
Para organizar adecuadamente el trabajo de la oficina de RRHH será necesario utilizar las normas básicas de la legislación vigente:
Documentos contables
Existen varios tipos principales de documentos contables, cuyo mantenimiento garantiza el flujo adecuado de documentos:
- Hoja (o libro) de contabilidad del personal de la empresa. se entra en Breve información sobre el número de empleados;
- Diario de registro de contratos de trabajo. Le permite realizar un seguimiento de la celebración de todos los contratos con los empleados. El mantenimiento de este diario garantiza un almacenamiento fiable de los documentos. Nada se perderá sin dejar rastro, se puede utilizar para rastrear la presencia o ausencia de acuerdos laborales;
- Un registro de registro necesario para un rápido seguimiento de los cambios de personal;
- Registros de envíos entrantes y salientes. En ellos puedes ver la historia de diferentes correspondencia de negocios y aclarar el envío o recepción de diversas cartas;
- Un libro de tarjetas personales, que contiene información sobre formularios con datos personales de los empleados. Es necesario cuando es necesario estudiar los datos personales de un empleado.
Libros de trabajo y su almacenamiento.
Trabajar con libros de trabajo Tiene dos características principales que deben tenerse en cuenta.
Un empleado contratado debe proporcionar su libro al empleador. Será conservado por él hasta la extinción del contrato de trabajo.
Si el trabajo en la empresa es a tiempo parcial, el libro no se transfiere para su almacenamiento, pero se proporcionan copias certificadas del lugar de trabajo principal.
En este documento, el secretario anota que el empleado ha sido contratado por la organización, indicando su forma organizativa y nombre. Este registro luego es certificado por el director de la empresa.
Registro de empleados
Para registrar correctamente a un empleado, basta con seguir un algoritmo simple:
- Llevar una solicitud del empleado en la que indicará información sobre qué puesto postula, qué salario le interesa y en qué fecha comenzará a trabajar.
- Reciba del empleado las copias necesarias de los documentos, como pasaporte, SNILS, TIN, datos bancarios para la transferencia de salarios.
- Celebrar un contrato de trabajo y emitirlo con firma personal. descripción del trabajo. Estos documentos establecen una conexión legal entre el empleado y el empleador.
- Cree un expediente personal, que incluirá una solicitud y copias de los documentos. Rellena la ficha del formulario T2, en la que anota toda la información necesaria.
- Emitir una orden según la cual se contrata al empleado.
Conclusión
Por tanto, para crear un servicio de registros de personal, basta con utilizar las instrucciones anteriores para organizar su trabajo. Lo principal a la hora de crear un servicio de este tipo es basarse en las disposiciones de la legislación vigente y tener en cuenta las necesidades de la empresa, en función de sus características organizativas.
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