Todo sobre cuestiones de personal. Realización de registros de personal. ¿Por qué es necesario?
es una actividad dirigida a sistematización de documentos de personal. y trabajar con ellos.
El departamento de personal existe en todas las organizaciones y garantiza el trabajo ininterrumpido con los documentos, así como el registro oportuno de todos los cambios por parte de la empresa y sus empleados.
¡Queridos lectores! Nuestros artículos hablan de soluciones típicas. asuntos legales, pero cada caso es único.
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Literatura requerida
Para realizar rápidamente una formación en el trabajo de oficina y aplicar los conocimientos en la práctica, los expertos recomiendan prestar atención a las siguientes publicaciones impresas:
Organización de la gestión de registros de personal desde cero.
Organización gestión de registros de personal desde cero se debe construir paso a paso de la siguiente manera:
- Instalación de programas informáticos especiales diseñados para realizar de forma competente la documentación y otros asuntos relacionados con la gestión de registros de personal.
- Estudiar documentos importantes de la organización.
- Compra o autoproducción libro de registro.
- Diseño del director. Es necesario comprobar la correcta cumplimentación de todos los documentos, en los que debe reflejarse la fecha en la que el directivo lleva trabajando en la empresa.
- Creación de horarios de dotación de personal y normas internas que se aplican a todos los empleados sin excepción.
- Creación de un contrato de trabajo estándar que será beneficioso para la organización, pero que no contradice las normas legales.
- Entonces se requieren los documentos básicos.
Hoy en día existen muchos programas diseñados para estas necesidades. Sin embargo, los jefes de organizaciones tradicionalmente elige 1C.
Esto se debe a que existen especialistas en la instalación y mantenimiento de este programa en cualquier ciudad grande o pequeña, pero no siempre se puede llamar por teléfono a quienes podrían atender desarrollos innovadores.
Todos los acuerdos y documentos presentados deben cumplir y no contradecir los estatutos de la organización. Esto conlleva un papel importante, en primer lugar, para resolver desacuerdos con la dirección o los empleados.
Los documentos que contendrán la gestión documental de la empresa deberán ser acordados con la alta dirección.
Es necesario aclarar cuáles de ellos serán obligatorios y cuáles podrán posponerse, ya que se utilizarán en casos excepcionales. Es importante saber cuáles de ellos estarán ubicados en el cronograma de trabajo y cuáles en los formularios.
Lea nuestro artículo sobre cómo elaborar correctamente una plantilla de personal.
Si la empresa no los tiene, es necesario crear estos documentos. Estos documentos deben acordarse plenamente con el director de la organización y cotejarse con los marcos regulatorios. Es decir, es necesario averiguar si las innovaciones no contradicen la ley.
Personal no puedo pasar sin crear los siguientes papeles:
- formularios de pedidos;
- acuerdos de responsabilidad;
- libro de registro;
- libros de contabilidad;
- hoja de tiempo de trabajo.
- Después de los documentos, es necesario ocuparse de quién debe dirigir y cómo.
La cuestión de su almacenamiento y cumplimentación de documentos debe decidirse a tiempo y con antelación. En etapa inicial cuando hay muy poco personal en el trabajo, esto el fundador de la empresa puede tratar con. Se deberá dictar una orden especial al respecto. En su defecto, la empresa será objeto de una multa grave.
Si en el futuro aparece una persona cuyas responsabilidades incluyen trabajar con documentos, se emitirá una nueva orden para nombrar a una persona responsable.
Para este trámite necesitarás:
- órdenes de empleo;
- registro de contratos de trabajo;
- disponibilidad de registros de trabajo;
- tarjetas para empleados;
- un libro para tener en cuenta los registros de trabajo.
Esto no es todo lo que un empleado que comienza desde cero necesita saber, pero tales acciones son sólo los primeros conceptos básicos en una gran cantidad de información que queda por estudiar en el futuro.
Puede encontrar instrucciones sobre la gestión de registros de personal.
Responsabilidades de un especialista en recursos humanos
Un especialista en gestión de oficinas tiene una amplia gama de actividades que cubren todos los aspectos de la organización relacionados con los empleados y su trabajo. Así, las principales tareas de un oficinista son:
- Elaboración de documentos relacionados con bajas laborales y otros certificados.
- Formación de un expediente personal para cada empleado.
- Elaboración y desarrollo de hojas de tiempos de trabajo.
- Realización y preparación de pedidos de personal.
- Cálculo y posterior devengo.
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Además de las tareas principales, los empleados en este campo de actividad también tienen tareas adicionales, como:
- seguimiento del mercado por salarios;
- rastrear e invitar candidatos para empleo;
- compilar una lista de vacantes abiertas en la organización;
- desarrollo de la normativa sobre y contratación de empleados de la empresa.
A veces un empleado de este departamento está comprometido. actividades de tasación sobre el trabajo de los empleados y elaborando un informe sobre este tema.
Es importante saber que, de acuerdo con la legislación vigente, un responsable de personal no puede revelar los datos personales de un empleado a terceros. Esta responsabilidad recae enteramente en él.
Errores cometidos en el departamento de RRHH
En cualquier trabajo se pueden cometer errores. Por tanto, la gestión de registros de personal no es una excepción. Dado que se trata de un proceso complejo y a muchos empleados novatos les resulta difícil recordar una gran cantidad de información, las principales son las siguientes:
- Al dar de alta y despedir a un empleado.
- Trabajar con libros de trabajo. Según las reglas, la serie y el número de este documento deben ingresarse en el libro de trabajo, lo que no todos hacen.
- Al celebrar un contrato de trabajo. Las principales omisiones son la ausencia de alguno de los documentos requeridos para este trámite, o la contratación de ciudadanos que por motivos de salud no pueden ejercer este tipo de actividades.
- Pedidos. Se puede emitir una ley regulatoria local en una empresa, pero no contiene la firma del director de la empresa. Este violación grave, y tal documento no tiene fuerza.
En primer lugar, esto se relaciona con el diseño. La orden no podrá especificar las condiciones o la naturaleza del trabajo realizado. En ocasiones se cometen errores en las iniciales o apellidos de un empleado, así como en su unidad de trabajo. Es importante tener en cuenta aquí que una orden ejecutada con errores o emitida por una persona no autorizada no es válida.
Restaurar el orden en los registros de personal.
A veces en una pequeña empresa sucede que se acumulan muchas infracciones y no existe ningún especialista capaz de solucionar este problema. Sin embargo, si se encuentra a esa persona y se le ha confiado la tarea de poner en orden la documentación, entonces debe seguir siguiendo instrucciones paso a paso:
- Se requerirá la última edición del reglamento, que ayudará a resolver muchos problemas legales, así como literatura especial sobre asuntos de personal y programas que faciliten la vida en la gestión de registros de personal.
- Revisión y verificación de documentos.
- Estudiar los deseos del directivo, así como cómo van las cosas en la empresa y si se cumplen las órdenes indicadas y la normativa local. Esta etapa también incluye un estudio cuidadoso de los documentos constitutivos de la organización.
- Determinar el círculo de personas que participaron en la elaboración de los documentos faltantes y aquellos trabajadores que posteriormente serán responsables del flujo de documentos y su seguridad.
- Análisis de la plantilla, que deberá realizarse de forma unificada.
- Comprobación de la ejecución de los contratos del directivo, empleados y laborales en la empresa.
- Lo importante es el estudio de las órdenes de empleo anteriores y tarjetas personales de los empleados, no debe haber errores en ellas.
- Comprobación de registros de trabajo.
- Comprobación de traslados y movimientos de empleados en la empresa, despidos, tanto pasados como actuales.
- El último paso es comprobar tiempo de trabajo para cada empleado.
Todo debe estar disponible. Documentos requeridos que se relacionan con el trabajo de oficina. Estos incluyen obligatorios, especiales y opcionales.
Es importante que todo esté en buen estado y en su lugar.
También vale la pena adquirir unos opcionales para protegerse al realizar controles en la oficina.
Automatización en el trabajo de oficina
La administración de recursos humanos se vuelve cada vez más compleja con el tiempo y las empresas crecen. Por tanto, la salida a esta situación es automatización en el departamento de recursos humanos. Hoy en día, casi todas las organizaciones resuelven problemas de personal mediante dispositivos automáticos.
La configuración del proceso de automatización debe realizarse en varias etapas:
- El primer paso es establecer un objetivo para la automatización. En la mayoría de los casos, se trata del buen funcionamiento y la eficiencia del sistema instalado.
- Después de determinar la efectividad, debe comenzar a implementar el sistema, es decir, crear una base de datos automática.
- A continuación, es necesario capacitar a los empleados para operar el equipo proporcionado.
- Ingresar datos de todos los documentos de la organización al sistema es el paso principal. En este momento, necesita crear plantillas de informes.
Para una correcta gestión de registros de personal necesitará los siguientes programas:
- presistemas, es decir, programas que brindan contabilidad;
- Sistemas de gestión de recursos humanos. Este es el sistema resolución de problemas con la automatización de recursos humanos. Este es un sistema que almacena información de cada empleado;
- Sistema WFM. Estos programas tienen más funciones en comparación con el software de automatización normal;
- Los sistemas HCM resuelven problemas no solo en términos de indicador cuantitativo de personal, sino también en términos de calidad. Estos programas mejoran el desempeño de las grandes empresas en aproximadamente un 15 por ciento.
Por supuesto, puede abandonar las nuevas tecnologías y trabajar con métodos antiguos. Sin embargo, el progreso no se detiene y en el futuro puede resultar que, debido a un equipo automático incorrecto, se pueda producir una violación del flujo de documentos, lo que puede implicar una multa.
Cómo organizar los registros de personal en una empresa de nueva creación: mire el vídeo del seminario:
Administración de RRHH desde cero — instrucciones paso a paso 2016 Los años indicados en nuestro artículo ayudarán a organizar de manera competente este proceso en la empresa. Todas las etapas del trabajo con un empleado se describen de manera detallada a continuación: contratación, traslado a otro departamento, ascenso, cambio de salario, castigo, estímulo, disciplina, despido.
¿Quién es responsable de mantener los registros del personal?
El flujo de documentos del personal como parte del proceso contable debe ser controlado por el director de la empresa. Por regla general, es a la primera persona a la que inicialmente se le asigna la responsabilidad de su gestión, para lo cual se emite la orden correspondiente.
A medida que se contrata personal o especialistas contables, se les delegan estas funciones con una indicación clara de quién es responsable de qué y qué documento tiene derecho a firmar. Para cada puesto, se desarrollan instrucciones apropiadas, que definen las funciones laborales, los derechos y el nivel de responsabilidad. El empleado lee el documento administrativo y la descripción del puesto y firma:
- o en la línea prevista para ello en el propio documento;
- o en una hoja de familiarización personal especialmente creada.
Además de la descripción del puesto, es posible desarrollar reglamentos internos, reglamentos e instrucciones adicionales. Sin embargo, la base para el cumplimiento de la ley en el ámbito de la gestión de registros de personal es el Código del Trabajo de la Federación de Rusia y otras normas emitidas por el gobierno y los ministerios.
Si no se cumplen las disposiciones de la ley o las regulaciones locales de la empresa, se pueden aplicar medidas disciplinarias al empleado involucrado en el mantenimiento del flujo de documentos del personal. Y esto es bastante razonable, ya que incluso las infracciones menores pueden provocar pérdidas económicas importantes.
Descargarinstrucciones para la gestión de registros de personal - 2016 o desarrollar sus propias regulaciones?
Aprobado formalmente a nivel central instrucciones para la administración de personal No. Sin embargo, en su trabajo, los especialistas recomiendan utilizar GOST R 7.0.8-2013, aprobado por Orden de Rosstandart del 17 de octubre de 2013 No. 1185-st.
Sin embargo, gracias a muchos años de práctica en la realización de tales actividades, se ha desarrollado un cierto conjunto tácito de reglas y secuencias de acciones, que formaron la base de instrucciones paso a paso para gestión de registros de personal. Puede utilizarse de forma segura en actividades prácticas, evitando así imprecisiones y errores.
Además, utilizando la información proporcionada, puede predecir la cantidad total de documentos que deberán completarse y el tiempo que habrá que dedicar a esto y, en consecuencia, determinar cuántos empleados debe haber en el departamento de personal.
Con base en estas reglas y métodos, un empleado en ejercicio creará un algoritmo conveniente de acciones que seguirá en el futuro para realizar un trabajo de calidad. Gestión de registros de recursos humanos en 2016.
¿Cuáles son las instrucciones para realizar la gestión de registros de personal?
El siguiente es un plan universal para mantener todo el volumen de flujo de documentos de personal, que se puede utilizar en cualquier etapa del ciclo de vida de la empresa, desde la creación hasta el momento de la liquidación o reorganización. A pesar de instrucciones paso a paso para la administración de RRHH desde cero son bastante comunes, sería útil tener a mano una opción compacta y fácil de entender.
Entonces, estos son los pasos que debe seguir regularmente para lograr resultados óptimos cuando realizar registros de recursos humanos desde cero:
- Selección de leyes y reglamentos para la posterior regulación del trabajo. Es imperativo prestar atención a lo siguiente:
- Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Es necesario en su totalidad, ya que las situaciones son diferentes y de vez en cuando todavía tendrás que volver a leer algo. Las secciones más importantes son las dedicadas al concepto de tiempo de trabajo normal positivo, su contabilidad y racionamiento (capítulos 15 a 16, 22), la remuneración, sus componentes, formas y sistemas (capítulo 21), la duración de las vacaciones y las condiciones para el surgimiento de derechos sobre ellos (capítulo 19). También es imperativo familiarizarse con los derechos y responsabilidades del empleado, que están consagrados en la ley.
- Álbum de documentación primaria basado en la resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 4 de enero de 2001 No. 1. No es necesario un estricto cumplimiento de las muestras presentadas en él, ya que las empresas pueden desarrollar formularios por su cuenta, pero con los datos obligatorios indicados en ellos. Al mismo tiempo, parece inapropiado desarrollar un número excesivo de formularios propios, ya que para la mayoría de las operaciones ya existen formularios estándar con el conjunto de detalles necesario. Basta con complementarlos con los campos que faltan.
- El procedimiento para mantener y registrar libros de trabajo, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 225, que revela todos los aspectos del uso del documento principal para reflejar la duración del servicio del empleado.
- Recomendaciones aprobadas por el Estado Mayor de las Fuerzas Armadas de Rusia el 11 de abril de 2008, que regulan las complejidades de llevar registros de los ciudadanos obligados al servicio militar.
- Normas básicas para el trabajo de oficina y asuntos de personal basadas en la orden Rosstandart No. 1185-st del 17 de octubre de 2013, resolución Gosstandart No. 65-st del 3 de marzo de 2003, orden del Ministerio de Cultura No. 558 del 25 de agosto de 2010, RF Resolución Gubernamental No. 477 de 15 de junio de 2009.
Un empleado involucrado en el flujo de documentos de personal debe tener siempre esta lista de documentos a mano y también actualizar sus conocimientos en esta área cuando sea necesario, así como en caso de cambios significativos en la legislación. Esto se puede hacer de forma independiente o mediante la celebración de un contrato con proveedores de marcos legales regulatorios especializados.
- Estudio de los estatutos de la empresa y, en su caso, de los documentos de registro. Esto ayudará a determinar las reglas y condiciones para la recepción del director de la empresa o de los miembros de la junta directiva, el principal órgano ejecutivo. Además, estos documentos contienen información sobre el período máximo de su mandato, el nivel de remuneración y el procedimiento de cese en el cargo.
- Publicación de un documento administrativo sobre el nombramiento de un directivo. La base para ello serán las actas de la junta general de fundadores. Este será, por tanto, el primer pedido de personal de la nueva empresa. A partir de ahí se debe realizar su numeración continua, lo cual es de suma importancia, pues para los servicios de control es de suma importancia cumplir con el orden de emisión de los documentos al momento de las transacciones.
- Elaboración de documentación para el registro de operaciones de trabajo con personal. La lista universal debería incluir:
- reglas internas regulaciones laborales(PVTR);
- estructura de departamentos y puestos en la empresa;
- plantilla de personal (formalmente opcional, pero en la práctica solicitada por la mayoría de los inspectores);
- programa de vacaciones;
- documentos que regulan la protección de los datos personales de los empleados.
Para el registro personalizado de los datos de los empleados se requiere un conjunto de documentos:
- contrato de empleo;
- diario de movimiento de libros de trabajo;
- un registro de los formularios del libro de trabajo y, además, el formulario en sí (para emitir libros de trabajo a los empleados para quienes este es su primer lugar de trabajo);
- documentos para el registro de horas de trabajo (hojas T-12 o T-13);
- tarjetas personales (T-2);
- órdenes de personal y motivos de las mismas;
- nóminas y nóminas;
- nóminas individuales;
- descripciones de trabajo, regulaciones.
Si en la empresa existe un sindicato o un representante de la junta general de trabajadores, se puede elaborar y firmar un convenio colectivo. Un documento muy importante puede ser el reglamento sobre remuneraciones y bonificaciones. Reducirá el alcance del contrato de trabajo y establecerá claramente el procedimiento para calcular la remuneración del trabajo.
Si la empresa ha implementado evaluaciones periódicas del personal, es necesaria una disposición sobre certificación. Para proteger la información interna se debe desarrollar un documento sobre la protección de secretos comerciales.
- Elaboración de formularios y su coordinación con la dirección de la empresa. No es necesario crear todo desde cero, puede utilizar formularios estándar, añadiéndoles los detalles faltantes que correspondan a las particularidades de la empresa. Es posible que el nuevo formulario no sea aprobado en el primer intento, entonces deberá realizar adiciones de acuerdo con los deseos del director y enviarlo nuevamente para su aprobación.
- Seleccionar un empleado para asignarle responsabilidades de mantenimiento y registro de libros de trabajo. Para ello se elabora un documento administrativo adecuado. Puede ser un empleado individual que realiza solo la función especificada o la combina con otros trabajos en el servicio de personal.
- Organizar la incorporación de nuevos empleados. Al ser la última etapa del ciclo de gestión de registros de personal, este procedimiento incluye un conjunto de acciones interrelacionadas. Implica la necesidad de cumplimentar una serie de documentos (contrato de trabajo, orden de trabajo, tarjeta personal), familiarizar al empleado con la descripción del puesto, reglamento de la empresa, realizar anotaciones en el libro de registro de trabajo, etc.
Posteriormente, se elaboran documentos sobre las actividades actuales del empleado: registro de jornada, nómina, vacaciones, días de descanso según certificados de donante o sin remuneración, traslados.
Mantener el flujo de documentos del personal no es tan difícil como parece a primera vista. A pesar de la abundancia de normativas dispares y diversas que regulan esta materia, se puede seleccionar y sistematizar toda la información necesaria.
Además, lo anterior es una hoja de referencia breve y clara que puede ayudar a un nuevo especialista en recursos humanos e incluso a un empleado experimentado, facilitándole la comprensión general de todos los pasos que deben seguirse.
Lo principal en asuntos de este tipo es la atención y la escrupulosidad en los detalles, ya que pequeños errores en la documentación pueden acarrear graves problemas a la empresa, tanto económicos como reputacionales.
Se deben mantener registros de personal en cualquier empresa, independientemente de la forma de propiedad y el número de empleados. La gestión de registros de personal no se ve afectada por la cantidad de personal. Todas las organizaciones están sujetas a los mismos requisitos, basados principalmente en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Por lo tanto, las empresas que acaban de registrarse deben conocer bien derecho laboral y realizar negocios de manera eficiente.
¿Para qué sirve?
Ninguna empresa, ni siquiera la más tecnológica, puede prescindir de empleados. Por lo tanto, su el movimiento debe ser controlado. Organizar un control cualificado sobre el personal de una empresa es una de las principales tareas de un directivo.
Los registros de personal son un conjunto de procedimientos y cuestiones organizativas relacionadas con el seguimiento de las acciones del personal de la empresa. Este trabajo de oficina permite regular claramente cualquier relación entre el empleador y los trabajadores de la organización.
Cualquier movimiento de trabajadores dentro de la organización debe estar documentado. La gestión de registros de personal garantiza el registro legal de las relaciones laborales entre la organización y sus empleados.
La legislación rusa obliga a controlar al personal en cada empresa. Dependiendo de la cantidad de empleados a tiempo completo, una organización puede emplear un oficial de recursos humanos o un departamento completo. Además, el número de responsables de recursos humanos depende de las características específicas de la empresa. Las empresas con condiciones laborales nocivas y peligrosas requieren una contabilidad más engorrosa, por lo que habrá más funcionarios de personal en su plantilla.
Si no entramos en pequeños detalles, en general, los registros de personal solucionan los siguientes problemas:
Cada organización tiene derecho a asignar ciertos poderes a los empleados de RRHH. Las responsabilidades funcionales pueden variar según la composición cuantitativa y las características de las actividades de la empresa.
Instrucciones paso a paso para organizar la contabilidad desde cero.
Al organizar una empresa, sus empleados responsables se enfrentan a una tarea difícil: establecer un flujo de trabajo, junto con todo el flujo de documentos necesario.
Esto depende en gran medida de las calificaciones del personal. En consecuencia, para el puesto de responsable de los registros de personal debe designarse a una persona que conozca bien la legislación laboral rusa y tenga experiencia en este tipo de trabajos.
En la etapa inicial, junto con el director de la empresa, debe decidir sobre una lista de documentación opcional, pero necesaria para el trabajo.
Antes de elaborar un plan de acción para organizar el flujo de documentos, el gerente de recursos humanos u otra persona responsable de trabajar con las unidades de personal debe estudiar el marco regulatorio vigente y los documentos constitutivos de la empresa. Toda la documentación del personal se elabora de acuerdo con ellos.
Las instrucciones paso a paso para crear registros de personal desde cero tienen los siguientes pasos:
- Contratación de un gerente. Este punto es el primero, porque todos los reglamentos laborales, contratos, horarios de personal y otros documentos obligatorios deben ser firmados por el responsable, que es el director o su organismo autorizado.
- Entonces es necesario formular reglas internas.
- En la tercera etapa, se completa la dotación de personal.
- De acuerdo con legislación rusa Se elabora un modelo de contrato de trabajo.
- Antes de contratar personal, es necesario desarrollar el consentimiento del empleado para proporcionar datos personales, así como una disposición sobre su protección.
- Registro oficial de empleados mediante la celebración de contratos.
- Elaboración de órdenes sobre responsabilidad financiera, normativa sobre protección laboral y otra documentación.
Después de contratar a todos los empleados, el departamento de RR.HH. comienza a trabajar como de costumbre. La regla básica es que cualquier evento relacionado con las relaciones laborales quede documentado en documentación primaria.
Reglas para la redacción, tramitación y firma de documentos. regulado por instrucciones internas de la empresa.. Todo el trabajo de oficina relacionado con el personal es responsabilidad del gerente de recursos humanos u otro empleado al que se le asignen las funciones de mantener el flujo de documentos del personal.
Documentos requeridos
Para organizar el control del personal, es necesario mantener registros del personal. Se trata de un conjunto de órdenes, memorandos y otras cosas que registran todas las relaciones laborales dentro de la empresa entre la administración y los trabajadores.
El control legal del personal garantiza registro legal y consolidación de relaciones laborales entre empleador y personal.
La ley no prohíbe la preparación de documentos internos en una empresa para la conveniencia de trabajar con el personal. Su volumen y diseño dependen de las características específicas del trabajo de la institución.
A nivel legislativo se requieren las siguientes regulaciones:
- Reglamento Interno de Trabajo (ILR). Regulan la formalización de todas las relaciones laborales dentro de la organización: contratación y despido, celebración de contratos de trabajo, resolución de conflictos. En base a él, se forman las responsabilidades laborales de los trabajadores y su horario de trabajo con tiempos de trabajo y descanso claramente indicados. La presencia de reglas es obligatoria según el Código del Trabajo;
- mesa de personal. Establece el número de personal y refleja la estructura de la empresa. Enumera todos los puestos disponibles y los salarios y asignaciones correspondientes. Desde la tabla de personal puede obtener información sobre las vacantes disponibles. El cronograma entra en vigor después de la firma del titular o su organismo autorizado;
- contrato de empleo. Este documento define claramente todas las relaciones laborales entre el empleador y el personal. Establece claramente las responsabilidades laborales del empleado, los derechos y obligaciones de las partes y las disposiciones generales. El contenido del contrato de trabajo debe cumplir plenamente con los requisitos del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, art. 56;
- tarjetas personales. Este documento refleja toda la información sobre el empleado. También se le puede llamar un asunto personal. No existen directrices legislativas claras sobre las reglas para la gestión de asuntos personales. Lo principal es que toda la información sobre el movimiento del trabajador, vacaciones, incentivos y similares debe ingresarse en la tarjeta. El caso se forma a través de datos personales, fotografías y copias de documentos adjuntos;
- órdenes relativas a contratación, despido o traslado a otro puesto de trabajo, concesión de licencias;
- programa de vacaciones. Se elabora teniendo en cuenta los deseos de los empleados, la opinión de la organización sindical y los derechos de determinadas categorías de trabajadores;
- hoja de tiempo. Preparado para monitorear las horas reales trabajadas por cada empleado. Es especialmente relevante para trabajadores con horarios flexibles;
- libros de trabajo. Registran la experiencia laboral total de la persona. De conformidad con el art. 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, debe presentarse a los trabajadores al solicitar trabajo. Los libros de trabajo se almacenan y completan de acuerdo con las Instrucciones aprobadas por el Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia;
- órdenes de protección laboral;
- Normativa sobre protección de datos personales. Este requisito legal es muy a menudo violado por el empleador. La presencia obligatoria de la disposición se define en la legislación federal y el código del trabajo.
El mantenimiento, cumplimentación y almacenamiento de toda la documentación del personal debe realizarse de forma responsable.
Se prevé responsabilidad administrativa por la ausencia de los documentos requeridos o su mantenimiento incorrecto. El monto de la multa para las personas jurídicas puede alcanzar los 50 mil rublos.
Restauración de registros de personal.
No siempre es posible mantener adecuadamente la documentación del personal. Hay varias razones para esto:
- falta de un oficial de control de personal calificado;
- la organización no contaba con un servicio de personal y el empleado al que se le asignó la "carga" de la gestión de registros de personal no podía hacer frente físicamente a las responsabilidades asignadas;
- La dirección de la empresa no prestó la debida atención a este departamento y a motivos similares.
Si los registros de personal están en mal estado, se pueden restaurar. Cuanto más largo sea el período de tiempo sin realizar el trabajo normal, más difícil será realizarlo. En primer lugar, es necesario encontrar un empleado responsable y con experiencia que conozca bien la legislación laboral rusa.
La recuperación pasa por las siguientes etapas:
- Estudiar detenidamente los documentos existentes y ordenarlos por departamento y cronología. El análisis debe comenzar con la documentación estatutaria desde el momento de la apertura de la empresa, luego se debe verificar directamente la documentación del personal.
- Se investiga la disponibilidad de los documentos necesarios para la contabilidad.
- Comprobación del contenido de la documentación existente. Deberías comenzar con los registros de trabajo. Deberán contener constancia del inicio de la relación laboral.
- Se realiza un análisis del cumplimiento del contenido de la plantilla, contratos de trabajo y estados de nómina. ¿El cálculo se realizó sobre la base de una hoja de tiempo?
- Aprender a completar correctamente las hojas de tiempo. ¿Existen todos los memorandos necesarios para trabajar en días festivos o fines de semana, se ha recibido el consentimiento del empleado, se han acordado estas acciones con la organización sindical?
- Consultar el calendario de vacaciones y reflejarlo en la hoja de horas.
- Análisis de dotación de personal. Cualquier cambio de profesiones, subsidios o vacantes debe reflejarse en la nueva plantilla.
- Comenzamos a estudiar la disponibilidad de contratos de trabajo, pedidos y otros documentos.
- Elaboramos un plan paso a paso para la recuperación de documentos. Empecemos la restauración.
Un empleado asignado a un área tan compleja debe, tras estudiar el estado de la documentación, aceptar el caso. En esta etapa, describe qué documentos específicos y en qué condiciones aceptó. Sólo después de esto comienza la recuperación.
Deberías empezar con restauración de contratos de trabajo. Puede resultar difícil explicar a los empleados la necesidad de firmar contratos y pedidos “retroactivamente”; puede ser aún más difícil invitar a la empresa a un empleado que ya no trabaja para completar documentos.
La cronología de los acontecimientos es importante en los registros de personal. Puede intentar celebrar un contrato de trabajo a partir de la fecha actual e indicar en él la fecha real de aceptación del trabajo. Pero la inspección del trabajo no considerará que dicho documento esté correctamente redactado.
Por lo tanto, para evitar la imposición de multas importantes, la preparación de la documentación del personal debe completarse de manera oportuna.
¿Es necesario para organizaciones pequeñas?
En cualquier empresa, incluso si tiene un solo empleado contratado, el control del personal es necesario. Independientemente de la forma de tributación, tipo de actividad o características específicas de la producción, debe haber una persona responsable de la integridad y corrección de la documentación de registro. Este requisito de la legislación laboral rusa se aplica a los empresarios individuales (IP).
Es decir, si un empleado contratado aparece en la plantilla, empresario individual es necesario mantener registros del personal. Si un empresario individual lleva a cabo sus actividades de forma independiente, no se necesitan registros de personal.
El administrador tiene derecho a elegir de forma independiente el método de ejercicio del control:
- por tu cuenta. Para ello se contrata a un especialista con la cualificación adecuada;
- atraer organizaciones de terceros que brinden servicios de subcontratación;
- uso de servicios de Internet de pago.
Por registro indebido del personal Un empresario individual puede incurrir en responsabilidad tanto administrativa como penal..
La lista de documentos necesarios para mantener es la misma tanto para un empresario individual como para una entidad legal.
Las diferencias aparecen cuando un empresario individual se convierte en empleador por primera vez. Está obligado a registrarse ante las autoridades territoriales:
- en el Fondo de Pensiones dentro de los 30 días siguientes a la fecha del primer empleado;
- a la caja del seguro social en un plazo de 10 días.
El incumplimiento de este requisito conlleva graves sanciones por parte de las autoridades de inspección.
Programas que ayudan a mantener registros de personal.
Si solo hay uno en el estado empleado, los registros de personal no son complicados. Legislación no limita el número de empleados de un empresario individual. Por lo tanto, a medida que su negocio se expanda, necesitará automatizar su flujo de trabajo.
El empresario tiene derecho a elegir de forma independiente un programa especial. Recientemente, el software se ha convertido en el más extendido. "1C: Salario y Personal". Ayuda a automatizar no sólo los registros de personal, sino que también facilita la contabilidad.
Además de este programa un emprendedor puede utilizar las siguientes plataformas para automatizar el trabajo con el personal:
- Personal de Kors;
- Marcos Plus;
- Departamento de Recursos Humanos;
- Empleados de empresas y otros.
Se han desarrollado muchos programas. Algunos son de pago, pero permiten utilizar versiones preliminares, otros son completamente gratuitos, pero tienen una serie de restricciones. Existen algunos programas en la nube, cuyo uso requiere un pago mensual.
Vale la pena considerar que ni un solo programa no exime de responsabilidad por la correcta ejecución y cumplimentación de los documentos. El software simplifica su trabajo y proporciona plantillas para la mayoría de los documentos necesarios.
Los registros de personal tienen gran importancia para el funcionamiento de cualquier organización. Le permite realizar un seguimiento claro de la cronología de cualquier evento laboral y proteger los derechos tanto de los empleados como de la administración de la empresa. El departamento de personal es la cara de la empresa por la que se juzgan las actividades de la empresa en su conjunto.
En este vídeo, visual y instrucciones detalladas sobre cómo organizar los registros de personal en una organización paso a paso.
El proceso laboral de cualquier organización incluye las actividades de los empleados y la dirección: algunos realizan sus funciones laborales, otros proporcionan las condiciones laborales requeridas y salarios aceptables. Con el fin de proceso laboral se estructuró y se llevó a cabo dentro del marco establecido por la ley, se aplica contabilidad de personal y el flujo de documentos está organizado. ¿Qué representan estos conceptos? ¿Es posible organizar registros de personal de forma independiente sin utilizar los servicios de empresas especializadas y cómo hacerlo de la manera más eficiente posible?
El concepto de registros de personal y flujo de documentos.
Cada organización que contrata trabajadores entabla relaciones laborales formales con ellos. Contratación y despido, pago de salarios e irse de vacaciones: todo esto va acompañado de papeleo. Y deben cumplir estrictamente con la ley.
Para el funcionamiento ordenado de la empresa es necesario llevar registros del personal.
Grandes organizaciones donde trabajan. un gran número de una persona forma un departamento de recursos humanos para tales tareas. Pero los registros de personal no son menos importantes para un empresario individual. Un empresario individual debe mantenerlo si contrata trabajadores. No importa cuántas personas trabajen para él, lo principal es que existan. Un empresario individual debe mantener registros de personal y flujo de documentos a la par de las LLC y empresas de otras formas de propiedad.
La contabilidad de personal es un registro de las actividades de todos los empleados que ocupan determinados puestos en la empresa. Es necesario organizar relaciones laborales legales y más efectivas entre empleado y empleador.
El flujo de documentos en el ámbito del personal es la preparación y movimiento de documentos que registran datos sobre los empleados y sus condiciones de trabajo, en particular el cálculo de los salarios, la formación del horario de trabajo, etc.
Dependiendo de lo que haga la empresa, la contabilidad tendrá sus particularidades. Pero existen formularios que son obligatorios para todos los ámbitos de actividad. Están regulados por la normativa de nuestro país.
El flujo de documentos en la organización se lleva a cabo de acuerdo con marco normativo
Tabla: actos legislativos sobre el flujo de documentos de personal
y la fecha de su aprobación
Otras regulaciones
Además de las leyes mencionadas anteriormente, en el ámbito del trabajo de personal se utilizan las siguientes:
- Ley sobre la consideración de recursos de ciudadanos rusos Nº 59-FZ de 05.02.06.
- ley sobre idioma estatal RF No. 53-FZ del 01/06/05.
- Ley de Secretos Comerciales N° 98-FZ de 29 de julio de 2004.
- Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones (aprobadas por decisión de la junta directiva de Rosarkhiv el 6 de febrero de 2002).
- Directorio unificado de calificación de puestos, directivos, especialistas y empleados.
Organización de registros de personal desde cero.
Los empresarios individuales y las LLC pueden utilizar los servicios de una empresa de subcontratación dedicada a la gestión de registros de personal. Si la dirección de una organización decide mantener registros de forma independiente, primero se nombra a una persona responsable o se crea un departamento de personal.
Las organizaciones tienen su propio marco regulatorio, que incluye regulaciones locales.
Los registros de personal incluyen:
Las actividades de contabilidad de personal comienzan con una amplia gama de actividades. Es necesario, sin ir más allá de las normas legislativas, elaborar la documentación interna del personal de la empresa, en particular la plantilla y el horario de trabajo. Los empleados deben estar empleados oficialmente mediante la emisión de órdenes de empleo y la firma de acuerdos laborales. Se hacen anotaciones en el libro de trabajo de todos (si no hay libro, se crea uno), se redactan tarjetas personales y otros documentos necesarios.
El flujo de documentos se lleva a cabo en todas las etapas del funcionamiento de la organización, incluye regulaciones locales, formularios estandarizados de documentación contable primaria y derivados, diarios y libros de registro, etc.
¿Qué es la documentación local y para qué se reclama?
Estos incluyen una variedad de reglas, regulaciones e instrucciones. La documentación local se utiliza más de una vez (a diferencia, por ejemplo, de los pedidos y las instrucciones). El propio gerente determina cuándo se deben realizar cambios. Los LNA no se aplican a un empleado específico, sino al equipo en su conjunto o a sus componentes individuales (por ejemplo, a un puesto o división).
Los actos locales son documentación de múltiples acciones.
LNA incluye:
- normativa laboral interna (artículo 189 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
- instrucciones sobre la protección de datos personales (artículo 87 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
- normas de protección laboral para los trabajadores (artículo 212 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
- descripciones de trabajo;
- regulaciones sobre la unidad estructural;
- niveles de estructura y dotación de personal;
- dotación de personal;
- Horario de turnos, si es necesario.
Todos los empleados de la organización están familiarizados con dichas leyes locales. Los documentos anteriores deben estar disponibles para las autoridades reguladoras. Si alguno de ellos no se encuentra durante la inspección, se comunica a la dirección la necesidad de su creación. Si continúa faltando la documentación requerida, se podrá imponer una multa.
El marco legislativo no proporciona una lista exhaustiva de leyes locales. El procedimiento de registro de LNA se establece mediante orden interna de dirección. En el proceso de creación de LNA pueden participar diferentes especialistas. Depende de qué cuestiones se aborden en estas leyes. Por ejemplo, el responsable de personal está presente en la creación de las reglas organizativas y el jefe del departamento participa en el desarrollo. descripciones de trabajo. Una vez que se hayan resuelto todas las características del documento que se está creando, se debe acordar con otras divisiones existentes de la organización. Las opiniones y comentarios de los especialistas se presentan por escrito.
El marco legislativo especifica requisitos claros sobre cómo deben redactarse determinadas leyes locales. En relación con el resto, se aplican las mismas reglas que para cualquier documento del plan organizativo y administrativo. En este sentido, es mejor consultar GOST R6.30–2003.
El formulario LNA contiene los siguientes datos:
- nombre de la organización de acuerdo con los documentos constitutivos;
- nombre (reglamentos, reglas, etc.);
- número, fecha y lugar de aprobación;
- visa de aprobación si el documento es aprobado por organizaciones superiores;
- una marca especial si hay archivos adjuntos;
- visa aprobada por el gerente;
- la fecha en que el documento entre en vigor, si difiere de la fecha de la firma.
Algunas palabras sobre la dotación de personal
Consideremos un ejemplo específico de una ley local, a saber, la plantilla.
La plantilla es un documento interno de la organización que registra datos sobre el número de personas empleadas en la organización, así como los puestos que ocupan. Se redacta según el formulario estándar T-3.
Este documento debe registrar las divisiones de la organización (enumeradas en orden de importancia), los puestos y la cantidad de personal, y los salarios de los empleados. Firmware, numeración de páginas, sellado: todos estos son requisitos necesarios para la dotación de personal. Este tipo de LNA está aprobado por orden del director y se almacena durante 3 años después de su vencimiento. Si se realizan cambios en la dotación de personal o en los niveles salariales, se reflejan en la tabla de personal.
La plantilla está certificada con el sello y firma del gerente.
Vale la pena considerar la importancia de este documento, ya que a menudo ayuda a comprender la situación cuando surgen diversos tipos de malentendidos entre un empleado y la gerencia durante las actividades laborales (por ejemplo, durante un proceso judicial).
El Código del Trabajo de nuestro país contiene un artículo (artículo 22), según el cual todas las personas empleadas deben estar familiarizadas con las disposiciones de las leyes locales contra recibo. Esto se aplica a todos los documentos que los regulan al menos en cierta medida. actividad laboral. Si se prevén cambios futuros en las condiciones laborales del empleado, el departamento de RRHH deberá comunicárselo con antelación. No hay forma de familiarizar a los empleados con LNA. Los visados de familiarización con el propio documento se utilizan, por regla general, cuando hay una plantilla pequeña y permanente. En caso contrario, puede adjuntar una hoja de familiarización al LNA, así como elaborar un diario especial.
Todos los empleados deben certificar con su firma que están familiarizados con las regulaciones locales de la empresa si se relacionan directamente con su trabajo.
Documentación de personal primario.
Los formularios de documentación primaria del personal de la empresa están aprobados por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de fecha 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formularios unificados de documentación contable primaria del trabajo y su pago". Deben compilarse y almacenarse en todas las organizaciones. Si la empresa no los tiene, se le impone una multa. Además, la dirección es responsable en caso de infracción de las normas de almacenamiento de documentación (una multa de hasta quinientos rublos).
Los detalles requeridos del documento primario son:
Tabla: documentos de personal primarios
| Título del documento | Forma | Duración | Nota |
| Contrato de empleo | Formulario modelo | 75 años | Consiste en escribiendo con cada empleado. Firmado por ambas partes. Cualquier cambio en este documento deberá ser acordado con el empleado. |
| Historial de empleo | Tras el despido, se entrega al empleado. Los registros de trabajo no reclamados se almacenan durante 50 años. | Debe ser por cada empleado que haya trabajado más de cinco días. | |
| Acuerdo sobre plena responsabilidad financiera | Formulario modelo | 5 años | Se concluye con los empleados que dan servicio directamente a los bienes materiales. |
| Orden (instrucción) sobre la contratación de un empleado | T-1 - para un empleado T-1a |
75 años | Publicado sobre la base de un contrato de trabajo. Anunciado al empleado contra firma dentro de los tres días siguientes a la fecha del inicio real del trabajo. |
| Orden (instrucción) para transferir a un empleado a otro trabajo | T-5 - para un empleado T-5a - para varios empleados |
75 años | Publicado sobre la base de un acuerdo de transferencia a otro trabajo ( acuerdo adicional A contrato de empleo). |
| Orden (instrucción) sobre la concesión de licencia a un empleado | T-6 - para un empleado T-6a - para varios empleados |
5 años | Publicado en base al calendario de vacaciones o solicitud del empleado. |
| Orden (instrucción) sobre la rescisión (rescisión) de un contrato de trabajo con un empleado (despido) | T-8 - para un empleado T-8a - para varios empleados |
75 años | |
| Orden (instrucción) sobre el envío de un empleado a un viaje de negocios | T-9 | 5 años | Completado sobre la base de una asignación de trabajo (formulario T-10a) |
| Orden (instrucción) para animar a un empleado | T-11 - para un empleado T-11a - para varios empleados |
5 años | Publicado por iniciativa del empleador. Es la base para realizar una anotación adecuada en la tarjeta personal y en el libro de trabajo del empleado. |
| Cálculo de notas sobre la concesión de licencia a un empleado | T-60 | Para calcular los pagos de vacaciones adeudados a un empleado. | |
| Nota de cálculo tras la rescisión (rescisión) de un contrato de trabajo con un empleado (despido) | T-61 | 5 años sujeto a inspección | Se utiliza para contabilizar y calcular salarios, compensación por vacaciones no utilizadas y otros pagos a los empleados tras la terminación de un contrato de trabajo. |
| Certificado de aceptación del trabajo realizado en virtud de un contrato de trabajo de duración determinada celebrado por la duración de un trabajo específico | T-73 | 5 años sujeto a inspección | Sirve como base para el cálculo final o escalonado de los importes a pagar. |
| Órdenes sobre las principales actividades del empleado. | 5 años sujeto a inspección | Publicado según sea necesario. No constituye una violación de la ley emitir una orden de cualquier forma si contiene toda la información necesaria. |
Video: flujo de documentos para empresarios individuales y organizaciones.
Documentación secundaria
Además de los documentos primarios, también existen derivados (secundarios), que se basan en la información original del primero. Estos documentos realizan las siguientes tareas:
Tabla: documentación secundaria de personal de la empresa.
| Título del documento | Forma | Duración | Nota |
| tarjeta personal de empleado | T-2 | 75 años | Contiene, si es posible, datos personales completos del empleado. |
| Programa de vacaciones | T-7 | 1 año | Aprobado por el empleador a más tardar dos semanas antes del inicio del año calendario. Se debe notificar al empleado la hora de inicio de las vacaciones a más tardar dos semanas antes de su inicio. |
| Hojas de tiempo para registrar las horas de trabajo y calcular los salarios. | T-12 | 75 años | Refleja lo que realmente trabajó cada empleado. tiempo |
| hoja de tiempo | T-13 | 5 años (en condiciones de trabajo peligrosas - 75 años) | Sirve como base para calcular los salarios. |
| Nómina de sueldos | T-49 | 5 años sujeto a inspección | Calcular y pagar salarios a los empleados. En caso de transferencia de dinero a tarjetas bancarias, sólo se elabora una nómina. Otras formas son para pagos en efectivo. |
| Recibo de nómina | T-51 | ||
| Declaración de pago | T-53 | ||
| Cuenta personal | T-54 T-54a (SVT) |
75 años | Se utiliza para el reflejo mensual de información sobre salarios, todos los devengos, deducciones y pagos a favor del empleado durante el año calendario. |
| Libros y revistas de registro, | De 3 a 75 años según la finalidad. |
tarjeta personal de empleado
La lista de documentos personales obligatorios incluye una tarjeta personal del formulario unificado T-2. Se proporcionan formularios separados para los funcionarios públicos (T-2GS) y los trabajadores científicos (T-4). Además, existen tarjetas de registro personal para especialistas, personal militar, etc., en forma de documentos tradicionales y electrónicos.
En la parte superior del formulario de tarjeta personal estándar se ingresa el nombre de la organización. La siguiente tabla contiene los siguientes datos:
- Fecha de preparación;
- número de personal del empleado;
- número SNILS;
- alfabeto (primera letra del apellido del empleado);
- naturaleza del trabajo;
- tipo de trabajo;
Se crea una tarjeta personal para cada empleado de la organización.
La tarjeta en sí incluye 11 secciones. Por ejemplo, la primera sección contiene información general:
- contrato de trabajo (número, fecha);
- Nombre completo del empleado;
- su lugar de nacimiento;
- ciudadanía;
- conocimiento de lengua extranjera;
- educación de los empleados;
- profesión;
- Experiencia laboral;
- si está casado;
- composición familiar;
- datos del pasaporte;
- Dirección del lugar de residencia (registro y dirección real).
La tarjeta personal consta de 11 secciones.
Elaboración y aprobación de revistas y libros de registro.
En el campo de la gestión de registros de personal, se utilizan diarios especiales (en algunos casos libros) para registrar documentos. Son necesarios para tener en cuenta el movimiento de toda la documentación y la seguridad de la información. En caso de disputas entre un empleador y un empleado, ayudan a resolver muchos problemas (sirven como prueba documentada de un hecho en particular).
Existen las siguientes revistas (libros):
- registro de solicitudes;
- registro de notificaciones;
- registro de presentaciones;
- registro de pedidos de principales actividades y personal;
- contabilidad de recepción, movimiento (traslado), despido de empleados;
- contabilidad de contratos de trabajo y acuerdos adicionales;
- contabilizar la emisión de libros de trabajo y encartes para los mismos;
- contabilidad de empleados que realizan viajes de negocios;
- contabilidad de correspondencia entrante y saliente;
- registro de accidentes industriales, etc.
Si es necesario, la organización podrá disponer de otros documentos contables.
Para registrar la correspondencia entrante y saliente, se utilizan diarios contables especiales.
Los especialistas pueden mantener revistas y libros de forma libre o unificada.“El libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y los encartes en ellos”, por ejemplo, cumple con la norma. Dichos formularios están aprobados por Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia, Orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social y Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia. Muy a menudo, los registros de personal se presentan en forma de tabla. Los siguientes datos se ingresan en la tabla:
Todos los requisitos de diseño están subordinados al propósito de preservar la información. Cabe señalar que la revista está numerada y cosida. En la contraportada está escrito cuántas hojas están numeradas y cosidas, y también se indica el nombre del gerente. La inscripción deberá estar certificada por el sello de la organización.
Vídeo: La importancia de los libros de registro
Software para la gestión documental de RR.HH.
Para optimizar el trabajo del servicio de RR.HH. ante un flujo de documentos cada vez más complejo, se utiliza software. Puede ser básico, incluyendo un sistema operativo, una suite ofimática, herramientas para trabajar en Internet y con Por correo electrónico etc. Los estándares son versiones software de Microsoft (Microsoft Windows como sistema operativo y Microsoft Office como conjunto de aplicaciones ofimáticas). Además, existen programas especializados que aseguran el funcionamiento del servicio de RRHH. Entre ellos, la plataforma 1C es la más popular. Eso permite:
- mantener registros de varias empresas en un programa;
- tener en cuenta las horas de trabajo;
- tener en cuenta el movimiento de empleados y mantener estadísticas;
- mantener tarjetas personales de los empleados;
- mantener un archivo de registros de despidos;
- organizar una reserva de personal;
- mantener horarios de personal y directorios de trabajo;
- Imprima fácilmente cualquier informe.
- minimiza la cantidad de toda la documentación existente;
- reduce los costos de gestión documental;
- supervisa el cumplimiento de las normas legales;
- ayuda a mejorar la tasa de aprobación de inspecciones por parte de la Inspección Estatal del Trabajo (GIT);
- minimiza las pérdidas materiales en caso de conflictos laborales.
- Emitir orden para realizar una inspección y también encargarse del nombramiento de albaceas. Asegúrese de definir claramente los objetivos de la auditoría y el plazo dentro del cual se llevará a cabo.
- Después de emitir la orden, determine las etapas de la auditoría de personal. En primer lugar, se determina si todos los documentos exigidos por la ley están disponibles. La segunda etapa implica la realización de un examen, cuyo objetivo es determinar el cumplimiento de toda la documentación con las normas legales.
Para simplificar el proceso de mantener el flujo de documentos del personal, se utiliza software.
También se suele utilizar “SBIS: Gestión de documentos electrónicos”. En el programa podrás:
La propia dirección de la organización debe decidir qué programa utilizar. Para ello, conviene que te familiarices con los más habituales y eficaces para poder tomar la mejor decisión.
Video: revisión del programa 1C.
Acerca de la auditoría de recursos humanos
Una auditoría de personal es una evaluación del desempeño del departamento de personal, su parte o la persona responsable, así como la verificación de que los documentos cumplan con los requisitos de la ley.
En etapas diferentes funcionamiento de la organización, puede ser necesario realizar una auditoría de personal (por ejemplo, cuando se espera un cambio de especialista en personal). En general, la auditoría realiza las siguientes tareas:
En determinadas situaciones, es necesario realizar una auditoría de personal.
El gerente decide de forma independiente si recurrir o no a los servicios de organizaciones que operan en esta área. Pero muchas personas prefieren arreglárselas solas, porque esto les permite mantener la confidencialidad. Si decide realizar una auditoría usted mismo, deberá:
A menudo, las organizaciones no utilizan formas de documentación estandarizadas, sino las suyas propias (si esto no contradice la ley). En este caso, estos formularios se aprueban mediante orden. Sobre la base de los resultados de la auditoría, se elabora un informe sobre los resultados de la inspección. Incluye información sobre errores detectados y sugiere medidas para eliminarlos. También es necesario caracterizar el estado de los registros de personal y qué riesgos existen en una determinada organización o empresario individual.
Vídeo: algoritmo de auditoría de recursos humanos paso a paso
Organizar registros de recursos humanos desde cero en empresarios individuales y LLC es bastante difícil. Primero necesitas familiarizarte con el marco regulatorio. La legislación proporciona una lista de documentos personales obligatorios que deben estar disponibles. Se entiende que serán tratados y almacenados de conformidad con la normativa legal. La violación de estas normas genera responsabilidad (la mayoría de las veces en forma de sanciones). El gerente tiene una opción: utilizar los servicios de empresas especializadas en esta materia u organizar el trabajo de oficina y los registros de personal de forma independiente, basándose únicamente en sus propias fuerzas y en la experiencia de los responsables de personal.
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El trabajo de un especialista en informática consiste en el conocimiento de sus tareas y la capacidad de realizar de forma competente el trabajo diario, que es muy diverso. En las condiciones actuales de minimización del número de CS, debido al nombramiento de oficiales de personal jóvenes e "inexplorados", los oficiales de personal suelen estar sobrecargados. Las facultades y cursos de gestión de recursos humanos están dominados por el academicismo más que por la práctica. En base a esto, se propone una especie de “brújula” para desarrollar su rumbo directo hacia la profesionalidad.
Cap. 1. Ingreso y dominio del trabajo de personal.
1. Tareas de un especialista en informática
- Proporcionar el personal necesario. Planificación de las necesidades de personal (cantidad, calidad, oportunidad) que cumpla con los objetivos del negocio hoy y para el futuro.
- Desarrollo e implementación de un sistema de búsqueda y selección de personal: fuentes de selección, contenido de las solicitudes de vacantes, tecnología de selección masiva.
- Registro de contratación, despido, traslado, etc.
- Almacenamiento de tr. libros y su contabilidad, hojas personales, mantenimiento de la documentación del personal de acuerdo con la nomenclatura de archivos.
- Llenado tr. libros, hojas personales, emisión de certificados a los empleados.
- Conocimiento de la legislación laboral (Código del Trabajo de la Federación de Rusia, Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia e instrucciones) y consultoría sobre estos temas.
- Elaboración y mantenimiento de documentos normativos locales: Plantilla de personal, Reglamento: De personal, De salarios, De realización de concursos, etc., Reglamento interno de trabajo (ILR), etc.
- Reunir y establecer relaciones comerciales con los jefes de departamento.
2. Introducción al trabajo de un oficial de personal.
Primeros pasos
Desde el principio se deben establecer relaciones comerciales normales con los jefes de departamento. Establezca como regla visitarlos en su ubicación. No esperes a que alguien venga a ti. Al mismo tiempo, tenga algunas preguntas para ellos, y siempre existen. Es útil recibir consejos sobre algunas cosas, así como plantear preguntas sobre la unidad con tacto. Entonces lo percibirán como un oficial de personal normal y no como un empleado de oficina, y gradualmente cambiará a relaciones amistosas. Conocer a las personas y a los departamentos no es menos importante que desempeñarse de manera competente. trabajo técnico. El trabajo competente es el resultado no sólo de la profesionalidad, sino también de la interacción eficaz con los directivos de todos los niveles. A menudo se desarrollan relaciones difíciles con el departamento de contabilidad, que se ha "cubierto con la manta".
Es importante recordar que se encuentra en la entrada principal del emprendimiento. Y lo importante aquí es su organización, imparcialidad, capacidad para estructurar con tacto una conversación, ganarse la confianza del candidato en usted, informarle sobre las principales responsabilidades, acordar acciones futuras y finalizar la reunión de manera profesional y respetuosa. Es necesario tener en mente un plan de conversación sobre la empresa con antelación, responsabilidades laborales y cuestiones de personal.
Para comenzar necesitas lo siguiente:
- escriba la redacción del Código del Trabajo de la Federación de Rusia para los casos de contratación y despido. Por lo tanto, será más fácil dominar los artículos principales del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y la redacción adoptada. Las cuestiones de despido se describen en los artículos 77 a 84 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
- familiarizarse con los procedimientos de contratación y despido;
- registro de Pedidos y Hoja Personal T2 en el programa 1C;
- tener “a mano” la tabla de personal para el seguimiento de vacantes, formularios de empleo y otros contratos, solicitudes (de trabajo, despido, traslado, vacaciones), solicitudes de vacantes, recordatorios al candidato sobre la presentación de documentos, “control deslizante” para despido, certificado de empleo, formularios para la emisión de una tarjeta bancaria, información para la contabilidad. (Puede haber otros documentos).
Al recibir la Solicitud, asegúrese de estudiarla y aclarar los detalles del trabajo para el puesto y cuestiones poco claras hablar con su autor. Esto es importante en principio para comprender las tareas principales de las vacantes y establecer contactos comerciales.
A la hora de despedir se requiere una actitud respetuosa y discreta hacia la persona, especialmente si el despido no es por iniciativa suya. Después de todo, “lo que venga, también responderá”.
El día de la terminación del contrato de trabajo, el empleador está obligado a entregar al empleado un libro de trabajo y realizarle los pagos, art. 140 conocimientos tradicionales.
Si es imposible emitir un libro de trabajo a un empleado debido a su ausencia o negativa a recibirlo, el empleador está obligado a enviar al empleado un aviso de la necesidad de presentarse a libro de trabajo o dar consentimiento para enviarlo por correo, art. 84 conocimientos tradicionales. Tr no recibido. los libros se guardan en el Tribunal Constitucional junto con las Órdenes.
La suspensión del trabajo está regulada por el art. 76 conocimientos tradicionales.
La orden de contratación deberá ser anunciada al empleado dentro de los tres días siguientes a la fecha del inicio efectivo del trabajo con su firma. En 2 semanas se realiza una entrada en Tr. libro o se inicia uno nuevo si falta. Las cuestiones de contratación se describen en el art. 67 – 71 TK. El surgimiento de las relaciones laborales se analiza en el art. 16 – 20 conocimientos tradicionales.
Según el art. 72 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, los cambios en los términos de un contrato de trabajo se permiten mediante acuerdo de las partes mediante la elaboración de un acuerdo adicional al contrato de trabajo.
La conveniencia de celebrar contratos de derecho civil (CLA) en lugar de contratos laborales se puede consultar en el “Paquete de personal”. Una forma común de cooperación se basa en el GPA en forma de Acuerdo sobre servicios remunerados (sobre la realización del trabajo).
Sobre el registro trabajo extra(combinación, desempeño de funciones de un empleado temporalmente ausente sin liberación del trabajo especificado en el contrato de trabajo, expansión de áreas de servicio, aumento en el volumen de trabajo) deben documentarse para trabajo combinado o a tiempo parcial, ver "Paquete de Recursos Humanos".
Según el art. 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador está obligado a llevar registros del tiempo realmente trabajado por cada empleado. Formulario unificado aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de 5 de enero de 2004. No. 1: Hoja de registro de jornada y cálculo de salarios (Formulario N T-12), Hoja de registro de jornada (Formulario N T-13).
Si la empresa organiza el trabajo por turnos, se requieren horarios de turnos, aprobados por los jefes de departamento y con las firmas de los empleados.
Los traslados a otros puestos y divisiones se realizan sobre la base de la solicitud del empleado de acuerdo con los jefes de ambas divisiones y la orden correspondiente.
3. Dominar las funciones de un oficial de personal.
- Domine el programa 1C: contratación, despido, completar una Hoja personal, realizar cambios en la Hoja. Al prepararse para la publicación de una Orden de Admisión/Despido, debe "ingresar" inmediatamente los datos en 1C para imprimirlos. En este caso, el candidato estudia y firma Tr. contrato en 2 copias. (uno es para él y el otro está en el Archivo Personal junto con copias de documentos). Realizar el asiento necesario en el Diario de Contabilidad Laboral. libros. Obtener firmas de la persona involucrada en todos los documentos. libro de registro tr. Los libros se pueden combinar teniendo en cuenta las instrucciones (TB, Instrucción primaria, etc.)
- Maestro completando Tr. libros, prestando atención a la exactitud de las entradas de acuerdo con el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, porque la inexactitud puede afectar posteriormente al cálculo de las pensiones o a la percepción de prestaciones profesionales. Sobre este tema y las enmiendas al Tr. libro, consulte “Paquete de personal”.
Tendrás que:
- expedir Certificados de Trabajo a solicitud del empleado, en los que se indique el número de Orden de Admisión, cargo y salario.
- recopile hojas de horas de todos los departamentos para ingresar la información necesaria en Hojas personales (sobre vacaciones, enfermedad, viaje de negocios...) y transfiéralas al departamento de contabilidad para el cálculo de la nómina.
- asesorar a los jefes de departamento y empleados. Este es un aspecto importante del trabajo de un especialista en informática.
La planificación de las necesidades de personal debe prever tanto las tareas de producción actuales como las futuras. Al garantizar tareas a largo plazo, es útil crear una reserva de alta calidad. Para que sea real y ya esté enfocado en el próximo trabajo, es necesario que estas personas ya trabajen en la empresa en puestos similares.
4. Trabajo de contenidos
Este trabajo está relacionado principalmente con documentos regulatorios locales.
- La plantilla es el documento principal que refleja todo estructura organizativa empresa, una lista completa de puestos en departamentos, su número y salarios. El personal es aprobado por el director de la empresa. Los cambios se realizan mediante la adopción de una nueva plantilla de personal o mediante la emisión de una adición a la plantilla de personal (esto es para estructuras grandes).
- El reglamento laboral interno (ILR) suele ser elaborado por el CC, acordado con la dirección de la empresa y aprobado por el director. PVTR establece la relación entre empleador y empleados y el régimen laboral. El contenido de PVTR en diferentes empresas puede variar significativamente. La normativa laboral interna debe cumplir con: legislación vigente, documentos constitutivos, dotación de personal.
- Diversos Reglamentos que regulan diversos aspectos de la actividad. Pero, por regla general, están dirigidos a empleados de la empresa. Por tanto, su desarrollo e implementación corre a cargo de la CS. Entre ellos pueden encontrarse los Reglamentos: Sobre personal, Sobre salarios, Sobre evaluación del desempeño, Sobre la realización de un concurso, etc.
Cap. 2. Profesionalización de los RRHH
Habiendo superado y dominado las etapas anteriores de trabajo y autoformación, no tendrás ningún problema para realizar el trabajo de personal actual. Y podrá resolver problemas con los jefes de departamento y desarrollar los documentos reglamentarios locales anteriores, incl. Shtadkas y PVTR. Así, su abanico de intereses irá más allá de la “rutina” y se acercará a las tareas del CS, que son mucho más amplias que las de un especialista.
Para el desarrollo profesional, es necesario resumir por uno mismo los resultados de cuestiones específicas resueltas, entendiendo en qué circunstancias fue posible o por qué ocurrió el fracaso. El profesionalismo crece cuando uno comprende lo que se ha hecho y expresa lo que tiene sentido por escrito. De hecho, es importante no sólo hacerlo, sino también ver qué hay detrás. A menudo sucede que una persona trabaja durante años, pero no hay nada que decir al respecto, sólo acciones específicas en ausencia de una visión común.
En esta etapa toca trabajar con diversas publicaciones que tengan buena presencia en Internet. Podemos recomendar los siguientes sitios: Elitarium, e-xecutive, ITeam, Business World. Esto será suficiente si te suscribes allí.
Consíguete una unidad flash, selecciona carpetas para los temas que te interesen y complétalas mientras estudias cada artículo. Inicialmente, se requieren las siguientes carpetas: Legal. consultas, KDP, Gestión de recursos humanos (HRM), Gobierno corporativo, Trabajo de la CS, Trabajo de los directivos, Local regulaciones, Descripción de competencias profesionales, Psicología personal, Práctica sociopsicológica, Cambios corporativos, Selección de personal, Evaluación de personal, Estimulación de empleados y equipos, Mis desarrollos, etc. A medida que se acumulen materiales irán apareciendo otras secciones.
En unos años usted mismo podrá realizar algunos desarrollos temáticos. Mientras tanto, anota cualquier idea que tengas, ahorra y llegará su momento.
Los principales materiales para el trabajo actual son: el sitio web para la gestión de registros de personal “Paquete HR”, donde se encuentran respuestas a diversas preguntas; Código del Trabajo de la Federación de Rusia y Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia. Para otras preguntas, incl. contratación: sitios de Internet SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru, así como revistas de personal, de las cuales hay muchas.
En conclusión, es recomendable señalar que la práctica y las diferencias objetivamente presentes entre las personas indican que no todos pueden ser oficiales de personal. De hecho, la mayoría gravita hacia una determinada gama de tareas.
Aplicaciones
COMITÉ ESTATAL DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA DE ESTADÍSTICAS
RESOLUCIÓN
SOBRE LA APROBACIÓN DE FORMAS UNIFICADAS DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE PRIMARIA PARA LA CONTABILIDAD LABORAL Y SU PAGO
Para implementar los requisitos Código de Trabajo Federación Rusa de 30 de diciembre de 2001 N 197-FZ Comité Estatal La Federación de Rusia en materia de estadísticas decide:
1. Aprobar los acordados con el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia, el Ministerio desarrollo economico y comercio de la Federación de Rusia, el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Social de la Federación de Rusia unificó formas de documentación contable primaria para registrar el trabajo y su pago:
1.1. Para registros de personal:
N T-1 “Orden (instrucción) sobre contratación de empleados”, N T-1a “Orden (instrucción) sobre contratación de empleados”, N T-2 “Tarjeta personal de empleado”, N T-2GS (MS) “Tarjeta personal de un empleado estatal (municipal), N T-3 "Tabla de dotación de personal", N T-4 "Tarjeta de registro de un trabajador científico, científico y pedagógico", N T-5 "Orden (instrucción) sobre el traslado de un empleado a otro trabajo", N T-5a “Orden (instrucción) sobre la transferencia de empleados a otro trabajo”, N T-6 “Orden (instrucción) sobre la concesión de licencia a un empleado”, N T-6a “Orden (instrucción) sobre la concesión de licencia a los empleados”, N T- 7 “Calendario de vacaciones”, N T-8 “Orden (instrucción) sobre la terminación (rescisión) de un contrato de trabajo con un empleado (despido)”, N T-8a “Orden (instrucción) sobre la terminación (rescisión) de un contrato de trabajo con empleados (despido)” ", N T-9 "Orden (instrucción) sobre el envío de un empleado a un viaje de negocios", N T-9a "Orden (instrucción) sobre el envío de empleados a un viaje de negocios ", N T-10 "Certificado de viaje", N T-10a "Asignación de oficina para enviar un viaje de negocios y un informe sobre su implementación”, N T-11 “Orden (instrucción) sobre cómo animar a un empleado”, N T- 11a “Orden (instrucción) sobre cómo animar a los empleados”.
1.2. Para el registro de jornada laboral y liquidaciones con el personal por salarios:
N T-12 “Hoja de jornada de trabajo y cálculo de salarios”, N T-13 “Hoja de jornada de trabajo”, N T-49 “Hoja de nómina”, N T-51 “Hoja de nómina”, N T-53 “Hoja de nómina”, N T-53a “Diario de registro de nómina”, N T-54 “Cuenta personal”, N T-54a “Cuenta personal (swt)”, N T-60 “Nota-cálculo sobre la concesión de licencia a un empleado”, N T- 61 “Nota-cálculo al momento de la terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (despido)”, N T-73 “Acto de aceptación del trabajo realizado en virtud de un contrato de trabajo de duración determinada celebrado por la duración de un trabajo específico”.
2. Extender las formas unificadas de documentación contable primaria especificadas en la cláusula 1.1 de esta Resolución a las organizaciones, independientemente de la forma de propiedad, que operan en el territorio de la Federación de Rusia, en la cláusula 1.2 - a las organizaciones, independientemente de la forma de propiedad, que operan en el territorio de la Federación de Rusia, excepto las instituciones presupuestarias.
Notas
- Todas las carpetas están numeradas de acuerdo con la Nomenclatura de Casos de OK.
- Todos los pedidos (contrataciones, despidos, traslados) y tr. existentes no recibidos. Los libros se conservan durante 50 años. En casos de cambios societarios, estos documentos son conservados por el sucesor legal.
- El resto del material personal se almacena, por regla general, durante 3 años. Los materiales de las carpetas anteriores se almacenan de acuerdo con las pautas corporativas durante 5 a 15 años.
- Los materiales OK de acuerdo con la Nomenclatura de Casos se transfieren de acuerdo con el Certificado de Transferencia y Aceptación.